Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (Oudewater)

Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidtDe raad van de gemeente Oudewater; gelezen het voorstel d.d. 26 september 2017 van: -Presidium gelet op het bepaalde in de Gemeentewet; De artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en

1. Tevens gelet op de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit
2. b e s l u i t: Een vertrouwenscommissie in te stellen die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt; De ‘Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt’ vast te stellen, waarin de samenstelling en werkwijze van de vertrouwenscommissie geregeld worden; De vertrouwenscommissie te ontbinden nadat alle werkzaamheden hebben plaatsgevonden. "Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt" Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaand onder: minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; commissaris: de commissaris van de Koning van de provincie Utrecht; commissie: de vertrouwenscommissie zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van deze verordening; raad: de raad van de gemeente Oudewater; burgemeester: de burgemeester van de gemeente Oudewater; aanbeveling: de schriftelijke verklaring van de gemeenteraad omtrent de herbenoeming van de burgemeester. Artikel2Taak en bevoegdheden De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden. De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester op basis van onder andere de profielschets uit 2012 en de gevoerde functioneringsgesprekken. De commissie brengt over haar oordeel een schriftelijk en vertrouwelijk verslag uit aan de raad. Dit verslag wordt voorzien van een conceptaanbeveling. Artikel3Samenstelling De commissie bestaat uit de volgende raadsleden: de heer R.A. van den Hoogen; de heer K. de Bruijn; mevrouw A.P.M. van Wijk; de heer J. Broere. De functie van voorzitter van de commissie wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad, de heer R.A. van den Hoogen. Plaatsvervangend voorzitter van de commissie is de heer K. de Bruijn. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap is persoonlijk. Artikel4Ambtelijke ondersteuning De griffier is secretaris van de commissie. De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie. De secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht. Artikel5Geheimhouding De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of gesprek. De (fungerend) voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. De commissie, haar leden en de secretaris verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en het behandelde in haar vergadering aan raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 2, lid
3. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De commissie, noch de gemeenteraad, zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris. Artikel6Vergaderingen De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie. De commissie vergadert niet als niet ten minste drie leden aanwezig zijn. De van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Artikel7Verslag en stemmen De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste: een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel heeft gevormd over het functioneren van de burgemeester; en heeft in ieder geval de volgende bijlagen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling. Het verslag van de commissie wordt bij meerderheid van de stemmen vastgesteld. De commissie streeft naar uniformiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad gebracht. Artikel8Overleg tussen de commissie en de burgemeester Alvorens de commissie het verslag van haar bevindingen naar de raad stuurt, bespreekt ze het concept met de burgemeester. Indien ter zake van zijn functioneren in het gesprek, bedoeld in het tweede lid, afspraken met de burgemeester zijn gemaakt, worden deze in het verslag aan de raad gemeld. De burgemeester kan, voorafgaand aan de bespreking in de raad, schriftelijk zijn zienswijze over het verslag geven. Op dit stuk is geheimhouding van toepassing. Artikel9Contactpersoon De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten. Alle stukken van de commissie worden, onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’, aan de voorzitter gericht en door de secretaris bewaard. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden, onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’, door de secretaris verzonden, zonder tussenkomst van derden. De secretaris bewaart de stukken aan en van de commissie op kantoor in een afgesloten ruimte, totdat de uiteindelijke archivering plaatsvindt. Artikel10Ontbinden van commissie De commissie wordt ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister een besluit is genomen op de aanbeveling door de raad. Artikel11 Archivering van stukken De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip als bedoeld in artikel 10 alle archiefbescheiden die door de commissie zelf zijn opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar een krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats. Zij dragen er eveneens zorg voor dat uitvoering wordt gegeven aan het bepaalde in de volgende leden van dit artikel. Van de in het eerste lid bedoelde overbrenging wordt een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15 lid 1 sub. a en c van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldend voor een periode van 75 jaar. Alle overige bescheiden en kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd. Artikel12Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen. Artikel13 Inwerkingtreding en citeertitel De verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt’. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en vervalt op de dag, bedoeld in artikel
4. Onverminderd het bepaalde in het tweede lid blijft de geheimhouding, als bedoeld in artikel 5, gelden na het vervallen van deze verordening. Aldus besloten door de raad van de gemeente Oudewater in zijn openbare vergadering, gehouden op 26 oktober 2017de griffier, de plv. voorzitter,mr. A. van der Lugt R.A. van den Hoogen