Besluit tot verlenen van mandaat, volmacht en machtiging 2018 (Heemskerk)

Besluit tot verlenen van mandaat, volmacht en machtiging 2018Burgemeester en wethouders van Heemskerk, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft; gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en op de Gemeentewet; besluiten vast te stellen het Besluit tot verlenen van mandaat, volmacht en machtiging 2018 Artikel 1 In deze regeling en de daarbij behorende bijlage wordt onder mandaat verstaan: de bevoegdheid om namens burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar besluiten te nemen (mandaat); de bevoegdheid om namens burgemeester en wethouders privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (volmacht); de bevoegdheid om namens de burgemeester de gemeente te vertegenwoordigen en de bevoegdheid om namens burgemeester en wethouders of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (machtiging); de bevoegdheid om door burgemeester en wethouders, de burgemeester, de heffingsambtenaar of de invorderingsambtenaar genomen besluiten namens hem te ondertekenen (ondertekeningmandaat). Artikel 2 1.Aan de functionarissen, genoemd in de bijlage van dit besluit, wordt mandaat verleend voor de daarbij genoemde bevoegdheden. 2.Onder aangewezen functionaris wordt verstaan de ambtenaar die met de uitoefening van de genoemde functie is belast. Artikel 3 1.De gemandateerde handelt overeenkomstig de instructies, vermeld in de kolom ‘instructies’. 2.Wanneer het bestuursorgaan met betrekking tot de gemandateerde bevoegdheid een beleidsregel als bedoeld in artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht heeft vastgesteld, handelt de gemandateerde overeenkomstig deze beleidsregel. 3.Als de uitzondering van artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht toegepast moet worden, maakt de gemandateerde geen gebruik van het mandaat, maar legt het besluit voor aan de mandaatgever. Artikel 4 1.De bevoegdheid kan door de functionaris worden uitgeoefend en door zijn plaatsvervangers: Wanneer het mandaat is verleend aan een bureauhoofd, worden als vervanger aangewezen de andere bureauhoofden of het door de secretaris aangewezen waarnemend bureauhoofd en de secretaris; als het mandaat is verleend aan andere functionarissen, dan genoemd onder a) worden als vervanger aangewezen hun bureauhoofd, de andere bureauhoofden en de secretaris. Artikel 5 Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals genoemd in artikel 1, lid 1, 2, en 3 van dit besluit worden de namens burgemeester en wethouders1, de burgemeester2, de heffingsambtenaar3, de invorderingsambtenaar4 uitgaande stukken als volgt ondertekend: Hoogachtend, 1namens burgemeester en wethouders, 2namens de burgemeester van Heemskerk, 3namens de heffingsambtenaar van Heemskerk, 4namens de invorderingsambtenaar van Heemskerk, (4 x enter voor handtekening gemandateerde) functie gemandateerde met naam bureau/afdeling Artikel 6 Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals genoemd in artikel 1, lid 4 van dit besluit worden de namens burgemeester en wethouders1, burgemeester2, heffingsambtenaar3, invorderingsambtenaar4 uitgaande stukken als volgt ondertekend: Hoogachtend, 1overeenkomstig het door burgemeester en wethouders genomen besluit, 2overeenkomstig het door de burgemeester genomen besluit, 3overeenkomstig het door de heffingsambtenaar genomen besluit, 4overeenkomstig het door de invorderingsambtenaar genomen besluit, (4 x enter voor handtekening gemandateerde) functie gemandateerde met naam bureau/afdeling Artikel 7 De Regeling mandaten 2017 wordt ingetrokken. Artikel 8 Dit besluit treedt in werking op 24 januari

1. Artikel 9 Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling mandaten
2. Aldus vastgesteld d.d. 23 januari 2018Burgemeester en wethouders van Heemskerk,secretaris burgemeesterde burgemeester heffingsambtenaar invorderingsambtenaarBijlage1:Mandaatregister Bijlage 1: Mandaatregister Toelichting artikelen Toelichting artikel 1 In navolging van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) kent dit besluit een schakelbepaling, waaruit blijkt dat dit besluit betrekking heeft op mandaten van bestuursrechtelijke besluiten, privaatrechtelijke volmachten, feitelijke machtigingen en het ondertekenen van besluiten. Toelichting artikel 2 Een algemeen mandaat moet schriftelijk worden verleend. Het besluit moet volgens de regels van artikel 3:42 Awb bekend worden gemaakt. Dat wil zeggen publicatie in het digitale gemeenteblad. Om te voorkomen dat het besluit veelvuldig moet worden aangepast, worden de gemandateerden bij functie genoemd en niet bij naam. Deze constructie maakt het nodig dat de organisatie vast legt welke persoon welke functie vervult. Dit kan een aanstellingsbesluit zijn. Ook kan een functiebeschrijving van toepassing verklaard zijn. Toelichting artikel 3 Lid 1: Instructies zijn vorm vrij. Het is aan de mandaatverlener om te beoordelen welke instructies hij geeft. Te denken valt aan het inwinnen van adviezen, overleg met een budgethouder en het overleg met of informeren van een portefeuillehouder. Lid 2: Een bestuursorgaan kan beleidsregels vaststellen met betrekking tot hem toekomende bevoegdheden. Het bestuursorgaan moet handelen overeenkomstig de beleidsregel, dus ook degene die namens hem de bevoegdheid toepast. Dit is nog eens vastgelegd in het mandaatbesluit. Lid 3: De Awb maakt een uitzondering indien “toepassing van de beleidsregel voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen”. In die gevallen moet het bestuursorgaan afwijken van de beleidsregel. Dit mandaatbesluit is zo opgesteld, dat het mandaat niet van toepassing is in de gevallen dat deze uitzonderingsclausule wordt toegepast en moet worden afgeweken van de beleidsregel. Dit betekent dat in die gevallen het besluit niet door de gemandateerde wordt genomen, maar door de mandaatgever. In die gevallen dat de beleidsregel zelf of de wettelijke regeling een hardheidsclausule bevat, dan behoort het wel of niet toepassen van de clausule wel tot de gemandateerde bevoegdheid. Er wordt immers niet van de beleidsregel of de wettelijke regeling afgeweken. De gemandateerde mag dan over de toepassing een besluit nemen en hoeft het besluit niet aan de mandaatgever voor te leggen. Toelichting artikel 4 De praktijk leert dat het nodig is dat een functionaris kan worden vervangen bij afwezigheid van deze functionaris. Daarom is het nodig dat de organisatie vastlegt hoe de vervanging van een bepaalde functie is geregeld. Het mandaatbesluit geeft een algemene regeling voor de vervanging van functionarissen. Zo’n algemene regeling heeft het voordeel dat er geen extra besluiten nodig zijn om vervangers aan te wijzen of om ondermandaat te geven. Toelichting artikel 5 en 6 De Awb schrijft voor dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Daaruit volgt logischerwijs dat het genomen besluit wordt ondertekend door degene aan wie het mandaat is verleend. Omdat het mandaatbesluit uitgaat van functies en niet van personen, verdient het aanbeveling in de ondertekening de functie te vermelden van de persoon die ondertekent. Onder de uitgaande stukken staat dus de functie van de gemandateerde en niet de functie van de vervanger, zonder de vermelding van ‘in afwezigheid’ (i.a.) of iets dergelijks.