Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2018Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, gelet op: de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant, hoofdstuk 9 de Gemeentewet met name art 212 de Algemene wet bestuursrecht met name hoofdstuk 10 het organisatiebesluit met name de artikelen inzake control, attributie, delegatie en (onder)mandaat de financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2018; met name art. 19 de mandaat- en ondermandaatbesluiten van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant de bepalingen uit het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) besluit: vast te stellen de regeling budgetbeheer, waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van de begroting zijn opgenomen binnen de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant (hierna te noemen VRMWB). Artikel1Definities Algemeen Bestuur:de burgemeesters van de deelnemende gemeenten in de Veiligheidsregio Midden en West Brabant. Dagelijks Bestuur:de voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en tenminste drie en ten hoogste vijf andere leden, aan te wijzen door en uit het Algemeen Bestuur. Algemeen Directeur:: eindverantwoordelijk voor de regievoering, waaronder o.a. te verstaan: het bewaken van het verloop van onder meer de beleidsprocessen, de budgetcyclus en de beleidsplannen, overeenkomstig de door het Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur vastgestelde kaders. Sector- of stafhoofd:hoofd van een van de organisatieonderdelen van de VRMWB Budgethouder: de algemeen directeur is budgethouder en daarmee verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget in de beleidsbegroting. Hij/zij kan een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden doormandateren aan een budgetbeheerder Budgetbeheerder:een functionaris die door een budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren rekening houdende met de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen. Budgetregister:: document waarin gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders. Budget: is een hoeveelheid financiële middelen, te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling op basis van de productenraming. Een budget komt tot uitdrukking in een bedrag voor baten en/of lasten Exploitatiebudget:een hoeveelheid financiële middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen. Investeringsbudget:een hoeveelheid financiële middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (= investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft. Rechten respectievelijk Verplichtingen:verkrijging van (subsidie)gelden respectievelijk de financiële verplichtingen die voortvloeien uit het besluit tot aangaan van overeenkomsten met betrekking tot levering van goederen, diensten of werken Mandaat:opdracht of bevoegdheid om namens en onder verantwoordelijkheid van een ander zaken af te handelen. Mandaatbesluiten:door het Algemeen bestuur vastgestelde regelingen met betrekking tot de bevoegdheid voor het verlenen van mandaten of ondermandaten binnen de Veiligheidsregio MWB Artikel2Algemeen In de mandaatbesluiten is opgenomen dat sector- en stafhoofden op het gebied van financiën, planning en control moeten handelen overeenkomstig relevante kaders, richtlijnen, verordeningen, besluiten, regelingen, hoe dan ook genaamd die binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zijn vastgesteld. Rechten en verplichtingen kunnen alleen door de daartoe aangewezen budgethouders, budgetbeheerders en bestellers worden aangegaan; hierbij dienen de regels in acht genomen te worden zoals verwoord in het laatst vastgestelde ondermandaatbesluit, het inkoop- en aanbestedingsbeleid, regeling budgetbeheer, vastgestelde processen en/of nadere (uitvoerings)voorschriften die door AB of AD worden vastgesteld. Uitoefening van bevoegdheden vinden slechts plaats voor zover dit past binnen de taken en verantwoordelijkheden die in het Organisatiebesluit Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant of andere relevante regelingen aan de gemandateerde en/of zijn organisatieonderdeel zijn toegewezen. Artikel3Bevoegdheden budgethouder 1.De budgethouder krijgt jaarlijks de financiële middelen, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur in de begroting voor dat jaar, voor de uitvoering van de opgedragen taken aan de organisatie. 2.De budgethouder is bevoegd binnen het toegekende budget te schuiven. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden verbonden: de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd; de verschuiving is vastgelegd in een (administratieve) begrotingswijziging; 3De budgethouder heeft de bevoegdheid inkomsten te realiseren ten gunste van de aan hem toegekende budgetten. 4.De budgethouder heeft de bevoegdheid ondermandaat te verlenen in de lijn, volgens de mandaatbesluiten. Artikel4Bevoegdheden budgetbeheerders 1.De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende budget. Indien toereikend budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen, diensten en werken ten behoeve van zijn dienst binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Daarnaast moet de verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget gekoppelde taken. 2.De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor langere duur dan het betreffende begrotingsjaar (maximaal 12 maanden) boven het aan hem/ haar gemandateerde bedrag. Het betreft hier de totale contractwaarde. 3.De budgetbeheerder is bevoegd binnen het toegekende budget voor een product te schuiven. Aan deze bevoegdheid zijn de volgende voorwaarden erbonden: de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd; incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven de verschuiving is vastgelegd in een (administratieve) begrotingswijziging. Artikel5Budgetregister 1.Jaarlijks wordt een budgetregister opgesteld. In dit register zijn de gegevens vastgelegd met betrekking tot de toedeling van budgetten aan budgetbeheerders en de maximale bedragen per opdracht tot het aangaan van een verplichting. Het budgetregister wordt jaarlijks vastgesteld door de Algemeen Directeur. 2.Afdeling Financien, Planning en Control, bureau financiële administratie voert de administratie van het budgetregister en is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten en de bijbehorende budgethouder/-beheerders in de financiële administratie. 3.Tussentijdse wijzigingen worden in het register verwerkt door middel van de “wijzigingsopdracht budgetregister”. 4.Budgetten worden toegewezen aan een bepaalde functie. Indien een persoon de functie niet meer vervult, vervalt gelijktijdig de bevoegdheid met betrekking tot het desbetreffende budget. Richtlijnen maximale bedragen waarvoor verplichtingen (niet zijnde investeringen) mogen worden aangegaan: Maximaal bedrag Functie Algemeen directeur < € 250.000,- (Plv) Regionaal Commandant < € 100.000,- Sectormanager Risicobeheersing Sectormanager Incidentbestrijding Sectormanager Crisisbeheersing Manager Strategie & Ontwikkeling GMK GHOR < € 25.000,- Afdelingshoofd RB West Afdelingshoofd RB Midden Afdelingshoofd RB Oost Afdelingshoofd RB industriële veiligheid Clustercommandanten Programmamanagers Afdelingshoofd TFL centraal Afdelingshoofd Vakbekwaamheid Afdelingshoofd Planvorming & Repressie Afdelingshoofd Communicatie Afdelingshoofd F, P&C Afdelingdhoofd Informatisering Afdelingshoofd Inkoop en contractmanagement Afdelingshoof P&O < € 15.000,- Hoofden TFL clusters Projectleiders Themaverwantwoordelijken crisisbeheersing Voorzitter OR < € 1.000,- Bestellers* € 0,- Bestellers* *Bestellers: Bestellers zijn medewerkers die geen budgetbeheerder zijn, maar wel kleine bestellingen mogen doen in het kader van flexibiliteit en werkbaarheid. Bestellers worden aangewezen door budgethouder of budgetbeheerders en worden opgenomen in het register. ”0”- bestellers hebben geen bevoegdheid tot aangaan van verplichtingen, maar kunnen ondersteunen in het administratieve proces en worden in het register opgenomen. Artikel6Budgetverschuivingen De budgetbeheerder heeft geen bevoegdheid tot: het verschuiven van budgetten van loon- en kapitaallasten, behalve na goedkeuring van de Algemeen Directeur. het verschuiven van budgetten tussen subsidies en reserves, behalve na goedkeuring van respectievelijk de Algemeen Directeur en het Algemeen Bestuur. Artikel7Overhevelen van het budget 1.Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar tenzij het Algemeen Bestuur toestemming verleent. 2.Budgetoverschotten en tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar. 3.Het restant van een investeringsbudget kan maximaal twee jaar overgeheveld worden naar het volgende jaar tenzij de Algemeen Directeur toestemming verleent. De budgetbeheerder geeft aan het eind van het jaar aan of het investeringsbudget overgeheveld dient te worden c.q. kan worden afgesloten. Artikel8Investeringen 1.Jaarlijks wordt het meerjareninvesteringsplan vastgesteld door het Algemeen Bestuur. 2.Alle investeringen worden door middel van de vastgestelde procedure voor investeringen ingediend bij het sector- of stafhoofd; 3.In geval van afwijking op investeringskredieten moet vooraf, afhankelijk van de soort overschrijding, goedkeuring worden gevraagd bij de Commissie Middelen, Dagelijks Bestuur of Algemeen Bestuur, zie artikel 5 van de Nota waardering en afschrijving vaste activa VRMWB. Artikel9Vervanging Bij afwezigheid van de budgethouder tekent zijn plaatsvervanger die daartoe door hem is aangewezen. Deze vervanging is opgenomen in het budgetregister. Bij afwezigheid van een budgetbeheerder tekent zijn/ haar plaatsvervanger binnen het zelfde niveau of een niveau hoger zoals vastgesteld in het (onder-) mandaatbesluit. Artikel10Functiescheiding De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de functie van medewerker financiele administratie en/of treasury. Artikel11Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 februari 2018. Met deze verordening komen eerdere versies en aanvullingen te vervallen Artikel12Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: "Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2018". Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van de VRMWB.Datum: 1 februari 2018de plv voorzitter, de secretaris,de heer J.M.L. Niederer, de heer M.T.C. van Lieshout
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.