Notitie investeringen, Waardering en Afschrijving (Houten)

Notitie investeringen, Waardering en AfschrijvingGemeente Houten Notitie investeringen,Waardering en Afschrijving Vastgesteld door het college op 27 maart 2018 Inhoud 1 MANAGEMENTSAMENVATTING 3 2 INLEIDING 5 1 Algemeen 5 2 Wettelijk kader 5 3 Begrippen 5 4 Leeswijzer 5 3 INVESTERINGEN 6 1 Definitie investeringen 6 2 Onderscheid investeringen versus vervangingsinvesteringen 6 3 Beschikbaar stellen krediet investeringen 7 4 Meerjareninvesteringsplan 8 5 Voorbereidingskrediet 8 6 VERVANGINGSINVESTERINGEN 9 3.6.1 Algemeen 9 3.6.2 Lijst vervangingsinvesteringen 9 3.6.3 Actueel houden lijst vervangingsinvesteringen 11 3.6.4 Aanvraag vervangingsinvestering 11 4 ACTIVEREN 13 4.1 Soorten activa 13 4.1.1 Immateriële vaste activa 13 4.1.2 Materiële vaste activa 14 4.1.3 Financiële vaste activa 15 2 Niet activeerbare kosten 16 3 Lease 17 4 Criteria voor het activeren van activa 17 5 WAARDEREN 18 1 Waarderingsgrondslagen 18 2 BTW 18 3 Afwaarderen activa 18 4 Desinvesteren activa 19 6 AFSCHRIJVEN 20 1 Inleiding 20 2 Methoden van afschrijven 20 3 Restwaarde 20 4 Afschrijvingstermijnen 21 5 Ingangsmoment van de afschrijvingen 21 6 Rentetoerekening 21 7 Componentbenadering 22 7 BIJLAGEN 23 1 Bijlage I: Begrippen en definities 23 2 Bijlage II: Wetgeving 24 3 Bijlage III : Afschrijvingstermijnen 31 4 Bijlage IV: Schema cyclus investeren en activeren 32 MANAGEMENTSAMENVATTING Voor u ligt de ‘Notitie investeringen, waardering en afschrijving” . Deze notitie is een nadere uitwerking van het kader rondom investeren zoals dat is opgenomen in de financiële verordening en vervangt de Notitie investeringen, waardering en afschrijving 2011. Deze actualisering van het investeringsbeleid is noodzakelijk vanwege de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten die in 2016 van kracht is geworden. De begroting en het investeringsbeleid van de gemeente moeten hierop zijn aangepast. De belangrijkste wijzigingen van de wetgeving i.r.t. het investeringsbeleid zijn: De systematiek van activering en afschrijving wordt voor alle investeringen gelijk getrokken. Investeringen met een maatschappelijk nut worden, evenals investeringen met een economisch nut, geactiveerd en over de verwachte toekomstige gebruiksduur afgeschreven. Daarmee wordt een betere vergelijkbaarheid van de kosten beoogd. In het kader van de uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid tussen gemeenten is het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht van de investering. Het verrekenen van bijdragen uit de reserves is met ingang van het begrotingsjaar 2017 niet meer toegestaan. Deze notitie geeft verder inzicht in de uitgangspunten om bepaalde investeringen te activeren (op de balans te presenteren) en de termijn waarop deze investeringen worden afgeschreven. In onderstaande tabel staan alle beleidsmatige uitgangspunten opgenomen. Uitgangspunt Omschrijving 1 Binnen gemeente Houten wordt onderscheid gemaakt tussen ‘nieuwe’ investeringen en vervangingsinvesteringen. 2 Nieuwe investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen en minimaal € 25.000 bedragen (bruto bedragen), dienen voor het aangaan van de verplichtingen aan de raad te worden voorgelegd. 3 Niet benutte kredieten blijven in principe niet langer dan twee jaar openstaan. 4 Bij een kredietoverschrijding van minimaal 10% van een beschikbaar gesteld krediet voor investeringen met een minimum van € 25.000, wordt eerst gerapporteerd aan het college en vervolgens aan de raad middels een verantwoordingsdocument. 5 Een meerjareninvesteringsplan wordt vastgesteld door de gemeenteraad. De uitvoering van het meerjareninvesteringsplan vindt plaats via separaat aan te vragen kredieten. 6 Indien de raad besluit tot beschikbaarstelling van het definitieve krediet, dan wordt een voorbereidingskrediet toegevoegd aan de investering. 7 Als de investering niet tot stand komt, dan wordt het voorbereidingskrediet in één keer afgeschreven ten laste van het resultaat. 8 Van vervangingen groter of gelijk aan € 10.000 worden de kapitaallasten functioneel geraamd. 9 De initiële aanschaf van een bedrijfsmiddel dat opgenomen moet worden op de lijst van vervangingsinvesteringen wordt altijd voorgelegd aan het college van B&W. 10 De raad autoriseert bij de vaststelling van de begroting een lijst van de te verwachten vervangingsinvesteringen. De uitgevoerde vervangingsinvesteringen worden vervolgens bij de eerstvolgende bestuursrapportage verantwoord. 11 Afwijkingen van de door de raad geautoriseerde lijst vervangingsinvesteringen worden gemeld bij de eerstvolgende bestuursrapportage. 12 Bij afwijkingen per vervanging vanaf € 25.000 moet men eerst naar de raad ter goedkeuring. 13 De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden lineair afgeschreven gedurende de periode gelijk aan de looptijd van de betreffende geldlening. 14 Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in maximaal 5 jaar afgeschreven. 15 Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd, indien aan de voorwaarden wordt voldaan. 16 Voor afvalstoffenheffing en rioolheffing geldt een kostendekkend tarief. 17 Materiele vaste activa met een maatschappelijk nut moeten met ingang van 2017 worden geactiveerd. 18 Er dient sprake te zijn van meerjarig nut (exploitatieduur > 2 jaar). 19 Activa met een economische levensduur van 2 jaar of minder worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. 20 Activa met een economisch nut met een waarde < € 10.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Activa met een maatschappelijk nut < € 250.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. 21 Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, inclusief toegerekende uren, rente wordt niet geactiveerd. 22 Niet compensabele of verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van het actief en geactiveerd. 23 De lineaire afschrijvingsmethode wordt toegepast voor de afschrijving van activa. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve van de producten riolering en afvalinzameling, en activa die terugverdiend worden middels huurinkomsten. Op deze activa wordt annuïtair afgeschreven. In bijzondere gevallen kan in het raadsvoorstel of middels een collegebrief hiervan worden afgeweken.. 24 Activa worden afgeschreven naar een boekwaarde van nihil. Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. 25 De afschrijvingstermijnen die als bijlage zijn gevoegd bij de notitie investeringen, waardering en afschrijving worden als basis gehanteerd voor het afschrijven van de vaste activa. 26 De afschrijvingslasten starten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt. 27 -Aan de geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend middels een berekend omslagpercentage. -Voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari ( de ‘aanwezige activa’) op de staat van activa wordt rente berekend over die boekwaarde per 1 januari. 2 INLEIDING 2.1 Algemeen In de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Houten” (verder te noemen “Financiële verordening gemeente Houten”) stelt de raad de kaders vast waarbinnen vervolgens specifieke detailnotities per onderwerp worden uitgewerkt. Deze notities worden door het college vastgesteld. Ingevolge artikel 8 van de verordening worden de kaders voor de waardering en afschrijving van de vaste activa uitgewerkt in de “Notitie investeringen, waardering en afschrijving”. Deze notitie vervangt de Notitie Investeringen, waardering en Afschrijvingen 2011. Ten opzichte van de Notitie Investeringen, waardering en Afschrijvingen 2011 zijn eventuele inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd die voortvloeien uit het Besluit Begroting en Verantwoording en zijn aanpassingen gedaan op basis van voortschrijdend inzicht. Door de actualisatie sluit de notitie aan op de vigerende Financiële verordening gemeente Houten. De notitie is een instrument dat zorgt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Voor zowel bestuur als ambtelijke organisatie is het van belang om een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen. Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. De notitie beperkt zich tot de investeringen en vervangingsinvesteringen die van invloed zijn op de begroting van de ‘Algemene Dienst’. Investeringen binnen de grondexploitatie worden in deze regeling niet behandeld, vanwege het specifieke karakter ervan. 2.2Wettelijk kader Bij het actualiseren van de regeling zijn de volgende kaders van belang: De “Financiële verordening gemeente Houten”, vastgesteld in de vergadering van de raad van 14 februari 2017. De regelgeving op basis van Besluit Begroting en Verantwoording ( BBV). De vraag en antwoordrubriek en gepubliceerde notities met richtlijnen door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording. De antwoorden zijn niet vrijblijvend maar worden gezien als een stellige uitspraak, waar uitsluitend op basis van gegronde redenen van afgeweken mag worden. 2.3 Begrippen Eenduidige definities zijn belangrijk bij toepassing van kaders. In bijlage I zijn daarom de definities opgenomen van de begrippen die horen bij activeren, waarderen en afschrijven. 2.4 Leeswijzer In deze nota worden uitgangspunten weergegeven in omkaderde vakken. In de tekst na de uitgangspunten wordt de onderbouwing gegeven van het betreffende uitgangspunt. 3 INVESTERINGEN 3.1 Definitie investeringen Investeringen zijn uitgaven voor zaken die over een periode van meerdere jaren opbrengsten en/of nut opleveren. De kosten van investeren worden uitgesmeerd over de periode dat de opbrengsten en/of het nut optreden (afschrijven). Investeringsuitgaven zijn eenmalig. De afschrijvingen over de volgende jaren komen jaarlijks terug tot het moment dat de investering geheel is afgeschreven. Investeringen leggen door de jaarlijkse afschrijvingen beslag op de begrotingen van meerdere jaren. 3.2 Onderscheid investeringen versus vervangingsinvesteringen Uitgangspunt 1: Binnen gemeente Houten wordt onderscheid gemaakt tussen ‘nieuwe’ investeringen en vervangingsinvesteringen. Investeringen kunnen worden onderverdeeld in ‘nieuwe’ investeringen en vervangingsinvesteringen. Van vervangingsinvesteringen is sprake als de investeringen gedaan worden ter vervanging van een bestaand (intern) bedrijfsmiddel waarvan de afschrijvingstermijn verstreken is en de vervanging noodzakelijk is. Nieuwe investeringen geven in de regel een uitbreiding van de activa. Het onderscheid tussen nieuw en vervanging is zowel beleidsmatig als financieel van belang. Aan nieuwe investeringen liggen vrijwel altijd beleidsmatige veranderingen ten grondslag terwijl bij vervangingsinvesteringen sprake is van een going concern gedachte (bestaand beleid). Ook financieel is het onderscheid van belang. Bij vervangingsinvesteringen is in principe dekking binnen de begroting aanwezig. Nieuwe investeringen behoeven een nieuw aan te geven dekking en een expliciete beslissing van de raad. Vervangingsinvesteringen kennen een relatief korte levensduur (maximaal 15 jaar). Vervangingsinvesteringen zijn bedoeld om de bestaande processen in stand te houden te denken valt aan meubilair en inventaris, automatiseringsapparatuur, software, telefooncentrales, (vracht)auto’s, andere voertuigen en overig zwaar materieel, gereedschappen en instrumentarium. Als het gaat om investeringen ter vervanging van bestaande activa waarbij sprake is van andere (nieuwe cq uitgebreidere) functionaliteiten is sprake van een nieuwe investering en niet van een vervangingsinvestering. De grens tussen wanneer er wel en wanneer er niet sprake is van een vervanging is niet altijd even duidelijk. Ieder geval zal dan ook apart moeten worden beoordeeld. In paragraaf 3.5 wordt nader ingegaan op het monitoren en aanvragen van vervangingsinvesteringen. 3.3 Beschikbaar stellen krediet investeringen Uitgangspunt 2: Nieuwe investeringen die niet in de begroting zijn opgenomen en minimaal € 25.000 bedragen (bruto bedragen), dienen voor het aangaan van de verplichtingen aan de raad te worden voorgelegd. Uitgangspunt 3: Niet benutte kredieten blijven in principe niet langer dan twee jaar openstaan Uitgangspunt 4: Bij een kredietoverschrijding van minimaal 10% van een beschikbaar gesteld krediet voor investeringen met een minimum van € 25.000, wordt eerst gerapporteerd aan het college en vervolgens aan de raad middels een verantwoordingsdocument De gemeenteraad stelt op grond van het budgetrecht de kredieten voor de investeringen beschikbaar. De beschikbaarstelling geschiedt of bij de begroting (bijvoorbeeld via stelposten) en/of bij een separaat kredietvoorstel. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen en minimaal € 25.000 bedragen (conform delegatiebesluit), dient voor het aangaan van verplichtingen een voorstel aan de raad te worden voorgelegd. Het krediet is het maximumbedrag dat de gemeenteraad voor een investering autoriseert. Om de bestuurlijke afweging goed tot zijn recht te laten komen is het noodzakelijk dat een krediet voldoende wordt onderbouwd. De onderbouwing dient aan de volgende criteria te voldoen: Aangegeven wordt waarvoor de investering is bestemd (nut en noodzaak). Aangegeven wordt, indien van toepassing, welke (afgeschreven) investering wordt vervangen. Aangegeven wordt welke afschrijvingsmethode (lineair of annuïtair) wordt toegepast De opbouw van het gevraagde krediet wordt gegeven (looptijd en fasering zodat indien nodig opgedeeld kan worden in deelkredieten). De structurele lasten (kapitaallasten, groot onderhoud en overige exploitatielasten) worden in beeld gebracht. Indien de afschrijvingstermijn afwijkt van de tabel afschrijvingstermijn wordt dit specifiek genoemd met een onderbouwing wat de reden hiervan is. De dekking van de structurele lasten wordt aangegeven (bijv. bestemmingsreserve, vervangingsinvesteringen). Sommige kredieten worden niet geheel besteed in het jaar waarin ze zijn gevoteerd. Dat betekent dat deze kredieten over de jaargrens heenlopen. Teneinde te voorkomen dat stuwmeren van kredieten ontstaan en dat daardoor een onduidelijk beeld bestaat van het budgetbeslag is het noodzakelijk om kaders te stellen. Bovendien dient goed bewaakt te worden dat beschikbare budgetten een relatie hebben met de beschikbare capaciteit in de organisatie. Niet benutte kredieten blijven in principe niet langer dan twee jaar na aanvraag openstaan. Voor verlenging van deze periode is aanvullende besluitvorming nodig door burgemeester en wethouders. Indien een krediet niet in zijn geheel wordt uitgegeven dan wordt het krediet afgeraamd en leidt dit tot lagere kapitaallasten. In de eerste en tweede bestuursrapportage doet het college voorstellen voor wijziging van de gevoteerde kredieten en bijstelling van het beleid. Bij een overschrijding van 10% van een beschikbaar gesteld krediet voor gelijksoortige investeringen met een minimum van € 25.000, wordt eerst gerapporteerd aan het college en vervolgens aan de raad middels een bestuursrapportage. Daarbij dient te worden aangegeven hoe in het tekort wordt voorzien Bij politiek en/of bestuurlijk gevoelige overschrijdingen wordt de raad actief geïnformeerd door middel van een collegebrief. 3.4 Meerjareninvesteringsplan Uitgangspunt 5: Een meerjareninvesteringsplan wordt vastgesteld door de gemeenteraad. De uitvoering van het meerjareninvesteringsplan vindt plaats via separaat aan te vragen kredieten. In een meerjareninvesteringsplan staan nog te plegen nieuwe investeringen vermeld. Het betreft vooral investeringen in accommodaties (scholen, sport, sociaal-culturele centra e.d.). Het meerjareninvesteringsplan is bedoeld voor de bewaking van de planning en de voortgang van deze investeringen. De wijzigingen hebben dan vooral betrekking op de fasering van de investeringen die in het meerjareninvesteringsplan zijn opgenomen, en daarmee op de raming van de lasten in de meerjarenbegroting. Het meerjareninvesteringsplan wordt jaarlijks geactualiseerd bij het opstellen van de begroting. Onderdeel van de actualisering is de bijstelling van het prijsniveau. Het meerjareninvesteringsplan wordt, als onderdeel van de begroting, vastgesteld door de gemeenteraad. De lasten worden via stelposten verwerkt in de begroting. De uitvoering vindt plaats via, op de betreffende onderdelen, separaat aan te vragen kredieten. In het kredietvoorstel wordt een oordeel gegeven over de hoogte van de kapitaallasten en exploitatielasten in relatie tot de beschikbare stelpost. Na votering van het krediet en afronding van de investering, wordt de investering uit het meerjareninvesteringsplan overgeheveld naar de staat van activa en de komen de (kapitaal)lasten ten laste van de exploitatie of een bestemmingsreserve. 3.5 Voorbereidingskrediet Uitgangspunt 6: Indien de raad besluit tot beschikbaarstelling van het definitieve krediet, dan wordt een voorbereidingskrediet toegevoegd aan de investering. Uitgangspunt 7: Als de investering niet tot stand komt, dan wordt het voorbereidingskrediet in één keer afgeschreven ten laste van het resultaat. Voor grootschalige projecten, kan het noodzakelijk zijn om vooruitlopend op de votering van het krediet, reeds substantiële uitgaven te doen. Ten einde dergelijke voorbereidingskosten in beeld te houden en te beheersen, kan de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar stellen. Op voorbereidingskredieten wordt niet afgeschreven. Als de raad besluit tot beschikbaarstelling van het definitieve krediet, dan wordt het voorbereidingskrediet toegevoegd aan de investering. Als de investering niet tot stand komt dan wordt het voorbereidingskrediet in één keer afgeschreven ten laste van het begrotingssaldo. 3.6 VERVANGINGSINVESTERINGEN 3.6.1 Algemeen In paragraaf 3.2 is het begrip vervangingsinvestering uitgelegd en zijn de verschillen belicht met gewone investeringen. In onderstaande paragrafen wordt nader ingegaan op de aanvraag van een vervangingsinvestering en het monitoren hiervan. 3.6.2 Lijst vervangingsinvesteringen Uitgangspunt 8: Van vervangingen groter of gelijk aan € 10.000 worden de kapitaallasten functioneel geraamd. Uitgangspunt 9: De initiële aanschaf van een bedrijfsmiddel dat opgenomen moet worden op de lijst van vervangingsinvesteringen wordt altijd voorgelegd aan het college van B&W. Een financieel instrument welke gebruikt dient te worden voor het monitoren en realiseren van vervanging is de lijst van vervangingsinvesteringen. In dit schema dient te worden vermeld, op welk moment een bestaand activum dient te worden vervangen en wat voor financiële maatregelen noodzakelijk zijn om, zonder een sterke uitschieter in de kosten, tot vervanging over te kunnen gaan. Dit schema dient eveneens inzicht te bieden in de voortschrijdende kapitaallasten en biedt daarmee een meerjarige vervangingsplan bedrijfsvoering. Criteria opname lijst van vervangingsinvesteringen Bij vervangingsinvesteringen gelden grotendeels dezelfde criteria als bij investeringen omtrent activering, afschrijvingstermijnen en delegatie van bevoegdheden. In het geval van opname op de lijst van vervangingsinvesteringen van vervanging van bedrijfsmiddelen gaat het ook het om een verkrijgings- cq vervaardigingsprijs van boven de € 10.000 gaan. Voor voorgenomen vervangingsinvesteringen van minimaal € 10.000 geldt dat de lasten in de begroting zijn opgenomen als kapitaallast vervangingsinvesteringen op de betreffende beleidsvelden. Software wordt voor 25% van de aanschafwaarde op de lijst van vervangingsinvesteringen opgenomen. Bij vervanging van software in enig jaar zal de behoefte organisatiebreed geïnventariseerd worden en zal een integrale afweging gemaakt. Gemeente Houten hanteert 25% van de aanschafwaarde omdat software tegenwoordig vooral via updates bijgehouden wordt. In eerdere tijden werden deze pakketten geheel vervangen. Moment van plaatsing op de lijst met vervangingsinvesteringen Om een ”nieuwe” vervangingsinvestering op de lijst en dus in de begroting te krijgen moet al bij de initiële aanschaf worden aangegeven of het een bedrijfsmiddel betreft dat periodiek vervangen zal moeten worden. De initiële aanschaf van een bedrijfsmiddel dat opgenomen moet worden op de lijst vervangingsinvesteringen wordt altijd voorgelegd aan het college van B&W. In de financiële paragraaf van het collegevoorstel wordt gemeld dat de investering moet worden opgenomen op de lijst vervangingsinvesteringen. Dit gebeurt feitelijk bij de eerstvolgende bestuursrapportage. Bij de beslispunten van het collegevoorstel wordt het volgende punt opgenomen: “De vervanging van de aanschaf van dit bedrijfsmiddel wordt voor het bedrag van € …… opgenomen op de lijst vervangingsinvesteringen met een afschrijvingstermijn van …. jaar en een eerste vervanging in het jaar ….. De lasten hiervan zullen in de eerstvolgende bestuursrapportage worden verwerkt.” Bij de verwerking van de bijgevoegde begrotingswijziging, dient een melding uit te gaan naar de beheerder van lijst van vervangingsinvesteringen zodat bij de eerstvolgende bestuursrapportage deze vervangingsinvestering wordt toegevoegd op de lijst met vervangingsinvesteringen. Mocht in de loop van de tijd blijken dat er een te vervangen bedrijfsmiddel ontbreekt op de lijst vervangingsinvesteringen dan zal dit via de reguliere bestuursrapportages moeten worden hersteld. Dit houdt in dat de afdeling via de aanlevering voor de bestuursrapportage een wijziging van de jaarlast aanvraagt. Hierbij is het noodzakelijk dat het aanschafbedrag, de afschrijvingstermijn en het jaar van eerstvolgende vervanging wordt vermeld. Na goedkeuring door de raad van de bestuursrapportage zal de betreffende kapitaallast vervangingsinvesteringen aangepast worden. Waardestijging activum Een belangrijk aspect dat bij vervanging een rol speelt is de stijging van de waarde van een activum in de tijd. Na verloop van tijd is het activum niet meer aan te schaffen of te vervaardigen voor de in het verleden betaalde prijs. Dit houdt expliciet in, dat de huidige kapitaallasten niet voldoende zullen zijn voor de dekking bij daadwerkelijke vervanging. Jaarlijks vindt bij het opstellen van de primitieve begroting indexering plaats van de aanschafprijzen met de percentages zoals die worden vastgesteld in de begrotingsrichtlijnen. De vakgroep bedrijfsvoering draagt er zorg voor dat dit in de spreadsheet waarin de vervangingsinvesteringen worden bijgehouden jaarlijks wordt aangepast. Tussentijdse aanpassingen van de aanschafwaarden moeten worden gemeld bij de bestuursrapportages. 3.6.3 Actueel houden lijst vervangingsinvesteringen Zoals in paragraaf 3.2 al is opgemerkt worden alleen vervangingsinvesteringen gedaan die noodzakelijk zijn. Bij de eerste en/of de tweede bestuursrapportage van het lopende jaar wordt een afweging gemaakt tot het wel of niet vervangen conform de (financiële) planning. De budgethouder beargumenteert waarom een vervanging noodzakelijk is op het moment dat de economische levensduur van het activum verstreken is. Indien in het lopende begrotingsjaar wordt besloten tot vervanging van het bedrijfsmiddel over te gaan moet een en ander financieel afgewikkeld worden en wordt tot aanschaf overgegaan. Zie acties bij paragraaf 2.6.4. Als de budgethouder bij de bestuursrapportage aangeeft dat de vervanging niet plaatsvindt in een bepaald jaar maar wel op een ander moment, dan blijft het item op de vervangingslijst staan, maar het jaartal van de vervanging wordt opgeschoven naar het jaar waarop de vervanging wel zal plaatsvinden. Hierdoor wijzigt de omvang van de jaarlast voor de toekomstige jaren. Het incidenteel vrijgevallen bedrag (ten bedrage van de kapitaallasten en voor maximaal een aantal jaren) valt vrij ten gunste van de algemene middelen. Als tijdens het lopende begrotingsjaar wordt geconstateerd dat geplande vervangingsinvesteringen voor latere jaren vervroegd zullen worden, dan moet dit nieuwe inzicht worden aangegeven bij de eerstvolgende bestuursrapportage. Het totale budget van vervangingsinvesteringen in het betreffende jaar is daarbij taakstellend. In de lijst van vervangingsinvesteringen wordt het jaartal van aanschaf aangepast. Hierdoor wijzigt de omvang van de kapitaallast vervangingsinvesteringen in de komende jaren. Als de vervanging helemaal niet meer noodzakelijk is, wordt het item verwijderd uit de lijst van vervangingsinvesteringen en wordt de vrijkomende ruimte structureel toegevoegd aan het begrotingssaldo 3.6.4 Aanvraag vervangingsinvestering Uitgangspunt 10: De raad autoriseert bij de vaststelling van de begroting een lijst van de te verwachten vervangingsinvesteringen. De uitgevoerde vervangingsinvesteringen worden vervolgens bij de eerstvolgende bestuursrapportage verantwoord Uitgangspunt 11: Afwijkingen van de door de raad geautoriseerde lijst vervangingsinvesteringen worden gemeld bij de eerstvolgende bestuursrapportage Uitgangspunt 12: Bij afwijkingen per vervanging vanaf € 25.000 moet men eerst naar de raad ter goedkeuring. Voordat er daadwerkelijk tot aanschaf kan worden overgegaan, zijn een aantal acties noodzakelijk: De raad heeft bij de vaststelling van de begroting een lijst van te verwachten vervangingsinvesteringen geautoriseerd. De uitgevoerde vervangingsinvesteringen worden vervolgens bij de eerstvolgende bestuursrapportage verantwoord. De vervangingslijst wordt hierop aangepast. Indien het voor de specifieke vervangingsinvestering opgenomen bedrag niet toereikend is, is goedkeuring van de raad nodig. Deze goedkeuring kan achteraf plaatsvinden bij bedragen tot € 25.000 en moet vooraf plaatsvinden indien het om een aanschafbedrag gaat vanaf € 25.000 conform delegatiebesluit. Het gaat hier om het niet gedekte deel van het aanschafbedrag. In deze gevallen wordt in de beslispunten voor het college opgenomen dat de verwerking van de extra lasten plaatsvindt bij de eerstvolgende bestuursrapportage. Daarnaast dient, bij een ontoereikend deel vanaf € 25.000, in het collegevoorstel als beslispunt te worden opgenomen dat de afdeling vooruitlopend op het raadsbesluit tot het verrichten van uitgaven mag overgaan. Bij politiek en/of bestuurlijk gevoelige overschrijdingen wordt de raad actief geïnformeerd door middel van een collegebrief. In de eerstvolgende bestuursrapportage zal op hoofdlijnen melding worden gemaakt van de overschrijding van de betreffende jaartranche met betrekking tot de vervangingsinvesteringen. Het is van belang dat de aanschaf zo snel mogelijk na goedkeuring plaatsvindt. In ieder geval in hetzelfde kalenderjaar en dat (bij vervangingsinvestering vanaf € 10.000) het kredietnummer wordt afgesloten. Dit om te voorkomen dat er financiële knelpunten ontstaan. Deze knelpunten ontstaan namelijk als het kredietnummer later wordt afgesloten dan dat de planning was. De kapitaallasten komen dan ook later ten laste van de exploitatie en daarmee worden de lasten naar latere jaren geschoven. Als de vervangingsinvestering aan het einde van het jaar niet heeft plaatsgevonden terwijl dit wel het voornemen was, wordt dit verklaard in de jaarrekening bij het betreffende beleidsveld. Het gevolg van niet-vervangen is dat de lijst van vervangingsinvesteringen met de daarbij behorende kapitaallasten voor de komende jaren niet meer actueel is. Dit wordt in de eerste bestuursrapportage van het volgende jaar door de afdeling aangegeven en door de vakgroep bedrijfsvoering verwerkt. 4 ACTIVEREN 4.1 Soorten activa Op de balans worden de activa onderscheiden in de vaste en de vlottende activa. Investeringen worden verantwoord onder de vaste activa. Het BBV hanteert de volgende soorten vaste activa: immateriële vaste activa materiële vaste activa financiële vaste activa 4.1.1 Immateriële vaste activa Uitgangspunt 13: De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio worden lineair afgeschreven gedurende de periode gelijk aan de looptijd van de betreffende geldlening. Uitgangspunt 14: Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in maximaal 5 jaar afgeschreven. Uitgangspunt 15: Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd, indien aan de voorwaarden wordt voldaan De immateriële vaste activa bestaan volgens artikel 34 van het BBV uit: kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief bijdrage in activa in eigendom van derden Kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio Voor kosten verbonden aan het afsluiten van geldleningen geldt een lineaire afschrijving met een maximale afschrijvingsduur van de looptijd van de lening. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief Kosten van onderzoek en ontwikkeling moeten in maximaal 5 jaar worden afgeschreven en er moet zijn voldaan aan de voorwaarden in artikel 60 van het BBV, te weten: er bestaat een voornemen het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien staat vast; het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren; de uitgaven die toe te rekenen zijn aan het actief kunnen betrouwbaar worden vastgesteld. Bijdrage in activa in eigendom van derden In artikel 61 van het BBV worden strenge voorwaarden gesteld aan het mogen activeren van bijdragen aan activa in eigendom van derden. Indien aan één of meerdere van deze voorwaarden niet wordt voldaan, mag niet geactiveerd worden. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: er sprake is van een investering door een derde; de investering bijdraagt aan de publieke taak; de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. 4.1.2 Materiële vaste activa Volgens artikel 35 van het BBV bestaan er drie soorten materiële vaste activa: investeringen met een economisch nut; investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Deze investeringen moeten volgens artikel 59 lid 1 van het BBV worden geactiveerd en herkenbaar worden opgenomen op de balans van de gemeente. Een uitzondering wordt gemaakt voor kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde, zoals een schilderij van een beroemd kunstenaar. Deze worden niet geactiveerd. Het vernieuwde BBV heeft in het kader van de uniformiteit, transparantie en vergelijkbaarheid tussen gemeenten, het zogenaamde netto activeren verplicht gesteld. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht op de investering. Investeringen met economisch nut Dit zijn de investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/ of verhandelbaar zijn. Voorbeelden hiervan zijn investeringen in gebouwen, vervoermiddelen, installaties, automatisering en ook investeringen in afvalstoffenverzameling en riolering. Deze laatste investeringen vallen onder de categorie investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven. Het gaat bij economisch nut nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. De gemeente kan er zelf voor kiezen om ergens geen of geen kostendekkend tarief te rekenen, maar die keuze is niet van invloed op de vraag of het actief economisch nut heeft en moet worden geactiveerd. Eenzelfde redenering geldt voor de verhandelbaarheid. In november 2014 is een Notitie riolering uitgebracht door de commissie BBV. Als gevolg van deze notitie worden spaarbedragen uit de inkomsten rioolheffing, die opgenomen worden in de artikel 44.1d voorziening, in mindering gebracht op de geactiveerde investering. De commissie ziet de uit de ontvangen heffingen gespaarde bedragen als bijdragen van derden die in mindering moeten worden gebracht op de investering. Uitgangspunt 16: Voor afvalstoffenheffing en rioolheffing geldt een kostendekkend tarief Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Dit betreft investeringen in de openbare ruimte, zoals wegen, bruggen en openbaar groen. Deze investeringen genereren geen middelen en er is geen markt voor. Het vernieuwde BBV bepaalt in artikel 59 lid 1 dat er geen keuze meer is om deze investeringen wel of niet te activeren. Ook investeringen met een maatschappelijk nut moeten worden geactiveerd. Uitganspunt 17: Materiele vaste activa met een maatschappelijk nut moeten met ingang van 2017 worden geactiveerd. 4.1.3 Financiële vaste activa In artikel 36 van het BBV staat dat in de balans onder de financiële vaste activa afzonderlijk moeten worden opgenomen: kapitaalverstrekkingen aan: deelnemingen; gemeenschappelijke regelingen; overige verbonden partijen; leningen aan: openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; woningbouwcorporaties; deelnemingen; overige verbonden partijen; overige langlopende leningen; uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. 4.2 Niet activeerbare kosten In de (toelichting op

1. de)BBV is een aantal posten expliciet vermeld waarvan het niet (meer) is toegestaan om deze te activeren: Tekorten Bestemmingsplannen Hertaxatie WOZ Bodemsanering Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde Daarnaast mogen de kosten van (klein en groot) onderhoud niet worden geactiveerd wanneer zij niet levensduurverlengend zijn of leiden tot een waardeverhoging van het actief. Dit betreffen o.a. uitbreidingen van de capaciteit en kwalitatieve verbeteringen (besparing energieverbruik, verbeteren productieproces etc.). Voorgesteld wordt om de volgende criteria te hanteren: Indien (delen van) bestaande kapitaalgoederen fysiek worden vervangen (bijvoorbeeld vervanging van gebouwen), worden de betreffende uitgaven aangemerkt als investeringen. Indien (delen van) bestaande kapitaalgoederen ingrijpend worden gerenoveerd, met als doel de levensduur van het object te verlengen, worden de betreffende uitgaven in principe aangemerkt als investering. Groot onderhoud moet de garantie bieden op een technisch goede en veilige staat van de objecten tijdens de levensduur. Deze kosten worden als onderhoud beschouwd en derhalve niet geactiveerd maar ten laste van de voorziening of de exploitatie gebracht. Bij het normale onderhoud worden de betreffende uitgaven aangemerkt als kosten van instandhouding en worden deze direct ten laste van het exploitatieresultaat gebracht. Binnen de gemeente Houten komt het regelmatig voor dat bestaande objecten worden verbouwd of dat er aanbouw wordt gepleegd. Voor het bepalen van de afschrijvingstermijn van een aan- of verbouw investering dient uit te worden gegaan van de resterende afschrijvingstermijn van het hoofdobject. Indien het hoofdobject volledig is afgeschreven, zal een nog verwachte gebruikstermijn van het totale object moeten worden gehanteerd (dit in afwijking van de termijnen uit bijlage III). Deze termijn dient door een expertisebureau te worden bepaald. Indien de investering als een op zichzelf staand component kan worden beschouwd en een eigen economische gebruiksduur heeft, dan dient deze als component conform de afschrijvingstermijnen tabel te worden geactiveerd. 4.3 Lease Een steeds vaker voorkomende vorm van eigendom is het leasen van goederen. Voordelen zijn dat de vervanging en onderhoud geregeld is en dat niet in één keer een grote investering gedaan hoeft te worden. Bij het overgaan op leasen, worden de gereserveerde kapitaallasten ingezet ter dekking van de leasekosten. Nadelen van leasen zijn dat het goed geen eigendom wordt en dat switchen vaak niet zomaar mogelijk is zonder een boete te betalen. Bij leasen wordt onderscheid gemaakt tussen operationele lease en financiële lease. Operationele lease heeft betrekking op het ter beschikking stellen van een actief in de vorm van huur. De voor- en nadelen van het eigendom komen geheel of nagenoeg geheel voor rekening van de lessor (verhuurder). De lessee (huurder) huurt het object dus alleen. Operationele lease geeft nooit aanleiding tot activering. Wel dient bij de jaarrekening melding te worden gemaakt, in verband met het langdurige karakter, van de aangegane verplichtingen onder de noemer “niet uit de balans blijkende verplichtingen”. Operationele lease wordt ook wel “off balance lease” genoemd. Bij financiële lease blijft het juridische eigendom van het betreffende actief bij de lessor terwijl het economisch eigendom en daarmee het risico bij de lessee ligt. Het gehuurde object moet worden geactiveerd en in de toelichting wordt aangegeven dat er wel sprake is van economisch maar niet van juridisch eigendom. Op de balans wordt de som van de resterende jaarlijks te betalen lease-termijnen als schuld opgenomen tegenover de activapost. Financiële lease wordt ook wel “on balance lease” genoemd. 4.4 Criteria voor het activeren van activa Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet in haar notitie rondom verkrijging en vervaardiging van kapitaalgoederen vanuit efficiency-oogpunt de aanbeveling om een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hierdoor wordt de staat van activa niet belast met veel kleine investerings- en afschrijvingsbedragen. Tevens worden extra administratieve handelingen voorkomen. Investeringen welke niet worden geactiveerd worden, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. Voorgesteld wordt om de volgende minimumuitgangspunten te hanteren om te bepalen of een investering wordt geactiveerd: Uitgangspunt 18: Er dient sprake te zijn van meerjarig nut (exploitatieduur > 2 jaar Uitgangspunt 19: Activa met een economische levensduur van 2 jaar of minder worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Uitgangspunt 20: Activa met een economisch nut met een waarde < € 10.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Activa met een maatschappelijk nut < € 250.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. 5 WAARDEREN 5.1 Waarderingsgrondslagen Uitgangspunt 21: Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, inclusief toegerekende uren, rente wordt niet geactiveerd. De activa die op de balans van de gemeente worden opgenomen vertegenwoordigen een bepaalde waarde. De gekozen systematiek voor de waardering is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die worden behaald. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van het BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bij gemeente Houten worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, inclusief toegerekende uren (uren x uurtarief zonder verdere opslag), rente wordt niet geactiveerd. 5.2 BTW Uitgangspunt 22: Niet compensabele of verrekenbare BTW wordt opgeteld bij de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van het actief en geactiveerd. Extra aandacht moet worden besteed aan de BTW. Met de invoering van het BTW compensatiefonds wordt geen BTW geactiveerd voor zover deze compensabel of verrekenbaar is. Compensabele BTW wordt niet als last beschouwd. Niet compensabele BTW verhoogt de verkrijgings- of vervaardigingsprijs en daarmee ook de waardering van het actief. 5.3 Afwaarderen activa In de loop der tijd kan de reële waarde van een activum veranderen ten opzichte van de waarde die op de balans is opgenomen. Die reële waarde kan zowel hoger als lager zijn. Het kan dan nodig zijn om een correctie te maken op de balans. Opwaardering vindt, rekening houdend met de andere BBV regels, niet plaats. Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans middels een extra afschrijving. In artikel 65 van het BBV is bepaald dat deze afwaardering moet plaatsvinden onafhankelijk van het resultaat. Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 5.4 Desinvesteren activa Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt, wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingsprijs van een nieuw actief. Dat is niet toegestaan op grond van het BBV. 6.1 Inleiding Het gebruik van vaste activa strekt zich uit over meerdere jaren. Door technische slijtage of economische veroudering daalt de waarde. Het zichtbaar maken van de waardevermindering in de jaarlijkse exploitatie wordt afschrijven genoemd. Bij het bepalen van de juiste afschrijving moeten de economische gebruiksduur en de wijze van afschrijven in ogenschouw worden genomen. 6.2 Methoden van afschrijven Uitgangspunt 23: De lineaire afschrijvingsmethode wordt toegepast voor de afschrijving van activa. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve van de producten riolering en afvalinzameling, en activa die terugverdiend worden middels huurinkomsten. Op deze activa wordt annuïtair afgeschreven. In bijzondere gevallen kan in het raadsvoorstel of middels een collegebrief hiervan worden afgeweken. Er bestaan verschillende methoden voor afschrijving. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meest voorkomende methoden bij gemeenten zijn: lineair annuïtair Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde (verminderd met eventuele restwaarde) afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De rentelasten dalen bij toepassing van deze methode naarmate de jaren verstrijken, door de jaarlijkse afname van de boekwaarde van het actief. Bij de annuïteitenmethode blijft de jaarlijkse kapitaallast (= afschrijving + rente) gelijk. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallast en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt. De gemeente Houten hanteert de lineaire methode. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn het feit dat de afschrijving constant blijft, deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode, de stijgende onderhoudslasten bij veroudering en de methode is over de gehele gebruiksduur bezien goedkoper, omdat de rente jaarlijks daalt. Voorgesteld wordt de lineaire methode te blijven gebruiken. 6.3 Restwaarde Uitgangspunt 24: Activa worden afgeschreven naar een boekwaarde van nihil. Er wordt geen rekening gehouden met een restwaarde. De restwaarde van een actief aan het eind van de gebruiksperiode is van tevoren vaak lastig in te schatten. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt er vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is. 6.4 Afschrijvingstermijnen Uitgangspunt 25: De afschrijvingstermijnen die als bijlage zijn gevoegd bij de notitie investeringen, waardering en afschrijving worden als basis gehanteerd voor het afschrijven van de vaste activa. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur moet volgens artikel 64 lid 3 BBV worden afgeschreven. De gebruiksduur wordt bepaald door de technische en economische levensduur. Op grond wordt niet afgeschreven. De afschrijvingstermijnen moeten consistent worden toegepast, en mogen alleen bij gegronde reden worden aangepast. In bijlage III zijn de bij de gemeente Houten gehanteerde afschrijvingstermijnen opgenomen, welke vanaf het moment van vaststelling van deze notitie gelden. 6.5 Ingangsmoment van de afschrijvingen Uitgangspunt 26: De afschrijvingslasten starten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt. De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. Hierbij zijn diverse alternatieven denkbaar, zoals: starten in het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt vanaf het moment dat het actief in gebruik genomen wordt; starten medio het begrotingsjaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt; starten in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt. De gemeente Houten sluit aan bij de laatste keuze: de afschrijvingslasten starten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het actief gereed komt c.q. verworven wordt. 6.6 Rentetoerekening Uitgangspunt 27: -Aan de geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend middels een berekend omslagpercentage. -Voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari ( de ‘aanwezige activa’) op de staat van activa wordt rente berekend over die boekwaarde per 1 januari Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit financiering van de investering. De combinatie van rente en afschrijving vormen de kapitaallasten die zowel in de begroting als in de jaarrekening ten laste van de exploitatie worden gebracht. Conform hetgeen gesteld in de financiële verordening wordt de aan activa toegerekende rente berekend op basis van de renteomslag. Dit betekent dat jaarlijks bij het opstellen van de begroting de renteomslag wordt berekend. De rente wordt als volgt toegerekend: 1.Voor gerealiseerde activa met een boekwaarde per 1 januari ( de ‘aanwezige activa’) op de staat van activa wordt rente berekend over die boekwaarde per 1 januari. 6.7 Componentbenadering Binnen het bedrijfsleven moet conform de International Financial Reporting Standards (IFRS) worden gerapporteerd. In deze regelgeving wordt uitgegaan van de zogenaamde componentenbenadering inzake materiële vaste activa. BBV heeft deze benadering overgenomen. Deze benadering houdt in dat bijvoorbeeld een investering in een gebouw niet meer als één bedrag wordt geactiveerd en afgeschreven in 50 jaar maar dat het gebouw in componenten (deelkredieten) wordt geactiveerd. Bijvoorbeeld de grond (niet afschrijven), casco gebouw (50 jaar) en inventaris (10 of 15 jaar). Hiermee wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn, op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. De categorieën die hiermee ontstaan maken het eenvoudig om bijvoorbeeld herwaarderingsslagen uit te voeren. De componentenbenadering is van toepassing op zowel investeringen met economisch nut als investeringen met maatschappelijk nut. Over het algemeen worden maximaal drie categorieën gehanteerd namelijk grond, bouw en inventaris. De opdeling in componenten dient bij de kredietaanvraag te worden aangegeven. Uitzondering: Indien bij afsplitsing een component niet meer voldoet aan het criterium verkrijging- of vervaardigingprijs groter of gelijk aan € 10.000 (economisch nut) of groter of gelijk aan 250.000 (maatschappelijk nut) en/of de gebruiksduur > 2 jaar, dan dient het component niet te worden afgesplitst maar onderdeel te blijven vormen van het hoofdcomponent (en als zodanig te worden mee geactiveerd). 7 BIJLAGEN 7.1 Bijlage I: Begrippen en definities In deze bijlage wordt een aantal begrippen, die in deze notitie zijn genoemd, nader gedefinieerd. Activeren Uitgaven (investeringen) opnemen op de balans en de kapitaallasten (rente + afschrijving) over meerdere jaren ten laste van het exploitatieresultaat brengen, waardoor toekomstige exploitatiesaldi lager worden. Dit in tegenstelling tot het direct ten laste van de exploitatie brengen van de uitgaven, waardoor het saldo van het lopende jaar weliswaar negatief wordt beïnvloedt, maar de saldi van de toekomstige jaren daarentegen hoger zullen zijn, omdat zij niet worden belast met kapitaallasten. Afschrijven Het jaarlijks tot uitdrukking brengen van de waardevermindering van de investering, ten gevolge van gebruik en (economische) veroudering. Overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording, wordt afgeschreven op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs (aanschafwaarde) Afschrijving Het bedrag van de waardevermindering in de boekhouding van (een) kapitaalgoed(eren). Componentenbenadering De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Boekwaarde De geactiveerde verkrijgings- of vervaardigingsprijs minus de reeds afgeschreven bedragen. Investering Een uitgave van enige omvang, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Omdat het goed gedurende meerdere jaren wordt gebruikt, worden de kosten niet in een keer ten laste van de exploitatie gebracht, maar gespreid over een aantal jaren, afhankelijk van de levensduur van het aangeschafte goed. Investeringen zijn uitgaven en drukken op de liquiditeit. Investering met een economisch nut Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor
2. is)en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Hiervan is sprake als de investering plaatsvindt in de openbare ruimte en geen economisch nut heeft. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorzieningen. Kapitaalgoederen Kapitaalgoederen zijn alle goederen die door de gemeente zijn vervaardigd of aangekocht, als middel voor het realiseren van de gemeentelijke producten en diensten, en waarvan de investering is geactiveerd. Kapitaallasten De som van de jaarlijkse kosten van rente en afschrijving. De rente wordt berekend over de boekwaarde van de investering op 1 januari van het boekjaar. Deze kapitaallasten worden als last op genomen in de begroting en de rekening. In de begroting en rekening wordt een totaaloverzicht opgenomen van de rente en afschrijvingen die met de investeringen gemoeid is (Staat C). Krediet Een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een concrete investering. Gewoonlijk stelt de raad dit bedrag beschikbaar bij afzonderlijk besluit (dus niet bij de begroting). Onderhoud Uitvoering van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat (op een vooraf bepaald kwaliteitsniveau) te houden of te brengen. Restwaarde De restwaarde vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering of vernietiging van het activum. Vervanging Maatregel om de kwaliteit van een object weer op het gestelde kwaliteitsniveau te brengen, toegepast aan het einde van de (economische) gebruiksduur indien groot- en klein onderhoud niet meer toereikend is, waardoor een nieuw actief ontstaat. Waarderen Het vaststellen van de waarde van een actief waarvoor het op de balans wordt opgenomen. 7.2 Bijlage II: Wetgeving Gemeentewet artikel 212 De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De verordening bevat in ieder geval: regels voor waardering en afschrijving van activa; grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer; regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten Met ingang van 1 januari 2004 is het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) van kracht. In het BBV zijn veel richtlijnen gegeven omtrent de waardering van vaste activa. De belangrijkste worden hier uitgelicht: Artikel 34 In de balans worden onder de immateriële vaste afzonderlijk opgenomen: kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief; bijdragen aan activa in eigendom van derden. Artikel 35 In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: investeringen met een economisch nut; investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Artikel 36 In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: kapitaalverstrekkingen aan: deelnemingen; gemeenschappelijke regelingen; overige verbonden partijen; leningen aan: openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; woningbouwcorporaties; deelnemingen; overige verbonden partijen; overige langlopende leningen; uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Artikel 44 Voorzieningen worden gevormd wegens: verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten; op de balansdatum bestande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van de die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaande begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Tot de voorzieningen worden ook gerekend van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b. Voorzieningen worden niet gevormd voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Artikel 51 In de toelichting op de balans wordt aangegeven volgens welke methoden de afschrijvingen worden berekend. Artikel 52 In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: gronden en terreinen; woonruimten; bedrijfsgebouwen; grond-, weg- en waterbouwkundige werken; vervoermiddelen; machines, apparaten en installaties; overige materiële vaste activa. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing: de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar; de investeringen of desinvesteringen; de afschrijvingen; bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief; afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen; de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar. Artikel 52a In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 49, onderdeel b, in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; de ontvangen bedragen; de vrijgevallen bedragen of de terugbetalingen; het saldo aan het einde van het begrotingsjaar. In de toelichting op de balans wordt per uitkering met een specifiek bestedingsdoel het verloop gedurende het jaar van de nog te ontvangen voorschotbedragen, bedoeld in artikel 40a, onderdeel a in een overzicht weergegeven. Daaruit blijken: het saldo aan het begin van het begrotingsjaar; de toevoegingen; de ontvangen bedragen; het saldo aan het einde van het begrotingsjaar. Artikel 52b De aard en omvang van de aangebrachte dan wel geraamde waardeverminderingen van de leningen vorderingen, bedoeld in artikel 63, achtste lid, van de vaste activa, bedoeld in artikel 65, eerste lid, en van de deelnemingen en voorraden, bedoeld in artikel 65, tweede lid, worden in de toelichting op de balans opgenomen. Artikel 59 Alle investeringen worden geactiveerd. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien: er sprake is van een investering door een derde; de investering bijdraagt aan de publieke taak; de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel 63 Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Artikel 64 De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt. Artikel 65 Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 7.3 Bijlage III : Afschrijvingstermijnen 7.3 Bijlage III: Afschrijvingstermijnen Bijlage IV: Schema cyclus investeren en activeren 7.4 Bijlage IV: Schema cyclus investeren en activeren