regeling personeelsdossiers (Veiligheidsregio Groningen)

regeling personeelsdossiersPersoneelsdossiers Regeling personeelsdossiers InhoudsopgaveArtikel 1 Definities Artikel 2 De doelstelling van de registratie Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratie Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerders Artikel 6 Aanleggen van een (digitaal) dossier Artikel 7 Toegang tot de registratie Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derden Artikel 9 Bewaring en vernietiging Artikel 10 Recht op inzage en afschrift Artikel 11 Correctierecht Artikel 12 Organisatie en beveiliging Artikel 13 Bijzondere gevallen Artikel 14 Slotbepaling Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitel Bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers” Artikel 1 DefinitiesVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: Bestuur: het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Groningen; (Digitale) Dossier: het geheel van - schriftelijk en/of elektronisch - vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze Regeling; Geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen; Beheerders: de medewerkers van de afdeling DPOO die zorgen voor het beheer en de dagelijkse registratie (inclusief tijdelijk werkzame personen op de afdeling); Leidinggevende: de leidinggevende in hiërarchische zin; Registratie: het geheel van de dossiers; Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijk persoon; Derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de beheerders, met uitzondering van de geregistreerde; WBP: Wet Bescherming Persoonsgegevens; VRG: Veiligheidsregio Groningen. Artikel 2 De doelstelling van de registratie De doelstelling van de registratie is het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de rechtspositieregelingen die de VRG voor haar medewerkers heeft vastgesteld en in dat kader nader geldende wettelijke verplichtingen. Artikel 3 Categorieën van personen opgenomen in de registratieDe registratie bevat uitsluitend gegevens van medewerkers die door of vanwege de VRG zijn aangesteld. Artikel 4 Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgenLid 1De registratie bevat geen andere gegevens dan vermeld in de bij deze Regeling behorende bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers”. Lid 2De persoonsgegevens worden verkregen door toedoen van of met medeweten van de geregistreerde. Lid 3De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling. Artikel 5 Verantwoordelijke en beheerdersLid 1Het Bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. De directeur Veiligheidsregio ziet tevens toe op de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling. Lid 2De medewerkers van de afdeling DPOO zijn beheerders van de registratie en belast met de dagelijkse zorg. Artikel 6 Aanleggen van een (digitaal) dossierLid 1Het aanleggen van een dossier gebeurt uitsluitend in opdracht van de beheerders en de door deze aangewezen medewerkers, een en ander met inachtneming van de door de beheerders vastgestelde voorschriften. Lid 2De in een dossier opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling. Artikel 7 Toegang tot de registratieLid 1De beheerders hebben binnen het kader van de opgedragen werkzaamheden toegang tot de registratie. Lid 2De leidinggevende heeft in het kader van zijn leidinggevende taken op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling toegang tot de persoonsdossiers van zijn medewerkers. Lid 3In alle overige gevallen beslist het Bestuur over toegang tot de registratie. Lid 4Voor de registratie van de gegevens in de personeelsdossiers wordt verwezen naar de bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers” behorende bij deze regeling. Artikel 8 Verstrekken van gegevens aan derdenLid 1Uit een (digitaal) dossier worden slechts gegevens verstrekt aan derden indien: zulks voortvloeit uit het doel van de registratie; dit wordt vereist door een wettelijk voorschrift; dit geschiedt met toestemming van de geregistreerde; Lid 2 De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover op grond van een wettelijk voorschrift geheimhouding is geboden. Lid 3Het telefonisch verstrekken van persoonsgegevens over geregistreerden is niet toegestaan. Artikel 9 Bewaring en vernietigingBewaring en vernietiging van persoonsgegevens geschieden in overeenstemming met hetgeen hierover in de bijlage is opgenomen. Artikel 10 Recht op inzage en afschriftLid 1De geregistreerde of zijn gemachtigde krijgt desgevraagd inzage in zijn (digitale) dossier. Deze (digitale) inzage geschiedt op afspraak en onder toezicht van een medewerker van de afdeling. Daarbij wordt hem desgewenst een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld. Lid 2Indien (digitale) inzage of afschrift geweigerd wordt, dan wordt dit desgevraagd schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Het weigeren geschiedt op basis van de bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Lid 3De beheerders eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift. Artikel 11 CorrectierechtLid 1De geregistreerde of zijn gemachtigde heeft het recht de beheerders om verbetering, aanvulling of verwijdering te vragen van de gegevens die over hem in zijn (digitale) dossier zijn opgenomen, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van deze regeling niet ter zake doende zijn, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd. Lid 2Het verzoek tot correctie, aanvulling of verwijdering wordt schriftelijk ingediend bij de beheerders van de registratie. Lid 3De beslissing van de beheerders op het verzoek wordt binnen 8 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld. Lid 4De verzoeker ontvangt een afschrift van de gecorrigeerde, aangevulde of verwijderde gegevens. Lid 5Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld. Lid 6Op voornoemde besluiten zijn de artikelen van de Algemene wet bestuursrecht inzake bezwaar en beroep van toepassing, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 8 van de WBP. Artikel 12 Organisatie en beveiligingLid 1De (digitale) dossiers worden, onder toezicht van de beheerders, beheerd door de beheerders. Zij zijn verantwoordelijk voor een adequate opname, verstrekking en verwijdering van persoonsgegevens in de door hen beheerde (digitale) dossiers, in overeenstemming met het gestelde in of bij deze regeling. Lid 2De beheerders dragen zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Artikel 13 Bijzondere gevallenIn gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist het Bestuur. Artikel 14 SlotbepalingDeze regeling ligt ter inzage bij de beheerders en is ter kennis gebracht aan alle medewerkers. Artikel 15 Inwerkingtreding en citeertitelLid 1Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling persoonsdossiers Veiligheidsregio Groningen”. Lid 2Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. Bijlage “Dossierindeling personeelsdossiers”Overzicht Indeling Personeelsdossiers Algemene uitgangspunten:Tijdens dienstverband2 jaar maximaal bewaren: documenten uitsluitende te informatie van algemeen bestuur en administratie (Archiefwet)7 jaar maximaal bewaren: overige bescheiden, o.m. met financiële consequenties (Archiefwet)Tot eind dienstverband (dv): loonbelastingverklaring, kopie identiteitsbewijs en documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet en belastingwetgeving). Na dienstverband (einde dienstverband, pensionering of overlijden)2 jaar bewaren: in principe moeten gegevens uit het personeelsdossier na 2 jaar nadat het dienstverband is beëindigd worden verwijderd (WPB). Is de bewaartermijn tijdens het dienstverband verstreken, dan is directe verwijdering noodzakelijk. Uitzonderingen wat betreft de bewaartermijn na dienstverband:5 jaar bewaren; loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs (belastingwetgeving) 7 jaar bewaren: fiscaal relevante gegevens (belastingwetgeving)10 jaar bewaren: documenten m.b.t. rechtspositie, functievervulling en gedrag (Archiefwet)40 jaar bewaren: dossiers van personeel dat heeft gewerkt of in aanraking is geweest met voor de gezondheid schadelijke stoffen alsmede de informatie over deze stoffen (Archiefwet) De personeelsdossier worden ingedeeld in onderstaande hoofdstukken:PersonaliaKopie van het paspoort of identiteitsbewijs Kopie van verblijfsvergunning Verklaring samenlevingsvorm c.q. niet-huw relatievorm Echtscheiding Overlijden echtgenoot Geheimhoudingsverklaring Arbeidsvoorwaarden en salarisafsprakenVerzoek wijzigingen arbeidsduur Besluit verandering arbeidsduur Buitengewoon verlof Onbetaald verlof Ouderschapsverlof Zorgverlof Opgave diensttijd Toeslagen Jubilea/Eerbewijzen Bevorderingsbesluit Persoonlijke toelage Arbeidsmarkttoelage Verhoging opleidingsbudget Piket vergoeding Gratificatie Verhuiskostenvergoeding Waarnemingstoelage FLO gegevens Correspondentie omtrent ontslag Ontslag verzoek (bij ontslag op verzoek) Verslag exit gesprek Ontslagbesluit Eventuele bestuursstukken Kopie laatste salarisstrook Individuele loonstaat Getuigschrift Einde dienst uitkeringen FunctieSollicitatiebrief CV Benoeming (evt. met proeftijd) Aanstelling in tijdelijke of vaste dienst Oproepovereenkomst Besluit tot reorganisatie van een afdeling Brief wijziging inhoud functie FunctionerenBeoordelingen Verslagen jaargesprekken Gespreksverslagen Disciplinaire maatregelen Psychologisch onderzoek Keuring, arbeidsongeschiktheid, FLO en pernsioenArbeidsongeschiktheid (alle correspondentie) Werkplekonderzoek PPMO UWV Korting/verlofstop i.v.m. ziekte Re-integratie documenten Zwangerschaps- en bevallingsverlof Dienstongeval Correspondentie omtrent pensioen en FLO OpleidingenGetuigschriften/diploma’s Studiefaciliteiten OverigeNevenwerkzaamheden