Archiefverordening gemeente Baarn 1998Nr. 64 van 1998 De raad der gemeente Baarn; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 juli 1998 gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32 van de Archiefwet 1995 gehoord de commissie voor algemeen bestuurlijke zaken d.d. 11 augustus 1998 b e s l u i t : vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e. beheerder degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f. beheerseenheid een door de burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; g. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de archiefbewaarplaats van de gemeente Amersfoort. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 eerste lid Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze archiefbescheiden voldoende is gewaarborgd. tweede lid Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 20 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en
- HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel11 De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel13 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd. Artikel14 De uitvoering van onderzoek en verstrekkingen genoemd onder artikel 13 wordt vanwege de archivaris verricht door medewerkers van de Gemeentelijke Archiefdienst Amersfoort. De daarmee gemoeide kosten worden door die archiefdienst in rekening gebracht volgens het door de gemeente Amersfoort gehanteerde tarief. Deze tariefopbrengsten komen de archiefdienst ten goede. Artikel15 De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel16 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel17 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel18 eerste lid De beheerder of de beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. tweede lid De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel19 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel20 De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikgeving van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel21 De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende uitoefening van het toezicht. HoofdstukVISlotbepalingen Artikel22 De Archiefverordening van de gemeente Baarn 1997 wordt ingetrokken. Artikel23 Deze verordening treedt in werking op de dag na die zij is vastgesteld. Artikel24 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Baarn
- Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad der gemeente Baarn, gehouden op 26 augustus 1998de secretaris, de voorzitter,