Verordening rekenkamercommissie gemeente Steenwijkerland (Steenwijkerland)

Verordening rekenkamercommissie gemeente SteenwijkerlandDe raad van de gemeente Steenwijkerland; gezien het voorstel van 4 oktober 2005, nummer 2005/84); gelet op artikel 81o van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de Verordening rekenkamercommissie gemeente Steenwijkerland Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: Doelmatigheid of efficiency: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin met de geleverde prestaties de gestelde doelen of maatschappelijke effecten worden behaald. Rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Commissie: de rekenkamercommissie Steenwijkerland Gemeentebestuur: gemeenteraad en/of college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester. Artikel2Taak De commissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de commissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Artikel3Samenstelling 1.De commissie bestaat uit drie leden. 2.De leden worden door de raad benoemd op voordracht van het presidium. 3.De leden worden benoemd voor een periode van vier jaar en kunnen één keer worden herbenoemd voor een periode van vier jaar. 4.De leden leggen alvorens zij hun functie uitoefenen in de vergadering van de raad in de handen van de voorzitter van de raad de eed (verklaring of belofte) af: "Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)". 5.De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter. 6.De voorzitter draagt zorg voor het bijeenroepen van de vergaderingen, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van het onderzoek, de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Hij voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met het secretariaat. Artikel4Verboden betrekkingen en verboden handelingen 1.Een lid van de commissie kan niet tevens een betrekking vervullen als bedoeld in artikel 81f, lid 1, van de Gemeentewet. 2.Het is een lid van de commissie verboden de handelingen te verrichten als bedoeld in artikel 15 van de Gemeentewet. De raad kan, gehoord de commissie, een lid dat heeft gehandeld in strijd met dit verbod van zijn functie ontslaan. 3.De leden overleggen aan de raad bij aanvaarding van hun functie een lijst met daarin opgenomen de (neven)functies die zij op dat moment vervullen. Gedurende de zittingsperiode optredende wijzigingen in vervulde (neven)functies worden ter kennis gebracht van de raad. Artikel5Einde van het lidmaatschap 1.Het lidmaatschap eindigt: op eigen verzoek; bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap; wanneer hij of zij bij onherroepelijk geworden rechtelijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; indien hij of zij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld. 2.Een lid kan door de raad worden ontslagen: wanneer hij of zij door ziekte, gebreken of ongeschiktheid niet in staat is zijn of haar functie naar behoren te vervullen; indien hij of zij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem of haar gestelde vertrouwen. Artikel6Vergoedingen 1.De leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. 2.De vergoeding bedraagt € 250 per dagdeel voor de voorzitter met een maximum van € 6.000 per jaar en voor de leden € 175 per dagdeel met een maximum van € 4.200 per lid per jaar. 3.De leden ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie een reiskostenvergoeding conform de regeling reis- en verblijfkosten gemeente Steenwijkerland 4.De vergoedingen komen ten laste van het budget van de commissie als bedoeld in artikel 12 van deze verordening Artikel7Reglement van orde De commissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Daarin wordt ook de vervanging van de voorzitter en de secretaris geregeld. De commissie zendt het reglement na de vaststelling ter kennisneming naar de gemeenteraad. Artikel8Onderwerpen voor en beslissing tot uitvoeren van onderzoek 1.Op verzoek van de raad kan de commissie een onderzoek instellen. 2.De commissie kiest zelfstandig de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopzet vast. De onderzoeksopzet wordt ter kennisneming gezonden aan de gemeenteraad. 3.Als de commissie het verzoek van de raad als bedoeld in het eerste lid niet inwilligt motiveert zij haar afwijzing. Artikel9Uitvoering van het onderzoek en rapportage 1.De commissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens een door haar vastgestelde onderzoeksopzet. 2.Het feitelijke onderzoek wordt door de commissie zelf gedaan dan wel uitbesteed aan onderzoekers of externe deskundigen. 3.De commissie doet jaarlijks voor 1 april aan de gemeenteraad verslag van haar werkzaamheden. 4.De commissie is bevoegd van de leden van het gemeentebestuur en van de ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig heeft voor de uitvoering van het onderzoek. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de commissie gestelde termijn te verstrekken. 5.De commissie stelt betrokken ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek aan de commissie kenbaar te maken. Betrokken zijn degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De commissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 6.Na de ambtelijke hoor en wederhoor ten aanzien van de feiten legt de commissie haar bevindingen en haar oordeel vast in een rapport. De commissie formuleert daarbij haar conclusies en aanbevelingen. 7.De commissie stelt het gemeentebestuur in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het onderzoek en het rapport aan de commissie kenbaar te maken. De commissie voegt een eventuele zienswijze toe aan het rapport. 8.De commissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie rapporten of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De leden van de commissie en degenen die ten behoeve van de commissie werkzaam zijn, zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen daarover ter kennis is gekomen. 9.Na vaststelling door de commissie worden het onderzoeksrapport en de conclusies en aanbevelingen zo spoedig mogelijk aan de gemeenteraad aangeboden. 10.De gemeenteraad bespreekt het onderzoeksrapport en de conclusies en aanbevelingen. Artikel10Ambtelijk secretaris 1.De functie van ambtelijk secretaris wordt vervuld door de griffier. 2.De secretaris staat de commissie bij de uitvoering van haar taak terzijde. 3.De secretaris legt over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht rechtstreeks verantwoording af aan de commissie. 4.De commissie wijst een waarnemend secretaris aan als de secretaris zelf onderwerp is van een onderzoek Artikel11Onderzoeksmedewerkers 1.Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de commissie hen daartoe de bevoegdheid als bedoeld in artikel 9 lid 4 van deze verordening toekent, alle informatie verzamelen die de commissie in het belang van het onderzoek nodig acht. Zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de commissie. 2.De commissie is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 5 externe deskundigen in te schakelen. Het in het vorige lid gestelde is op de externe deskundigen van overeenkomstige toepassing. Artikel12Budget 1.De commissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 2.Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden in ieder geval de kosten gebracht van: de vergoeding aan de leden als bedoeld in artikel 6; de ambtelijk secretaris; de onderzoeksmedewerkers; externe deskundigen die door de commissie zijn ingeschakeld; overige uitgaven die de commissie nodig oordeelt voor de uitvoering van haar taak. Artikel13Citeertitel; inwerkingtreding 1.Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening rekenkamercommissie Steenwijkerland'. 2.Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag van de bekendmaking. De raad voornoemd,De griffier,de voorzitter, TOELICHTING AlgemeenDe gemeenteraad kan een rekenkamer instellen. Indien de raad geen rekenkamer instelt, is artikel 81o van de Gemeentewet van toepassing. Daarin staat dat de gemeenteraad bij verordening regels vaststelt voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Met de vaststelling van deze verordening wordt aan deze verplichting voldaan. In artikel 81o, 2e lid, van de Gemeentewet worden voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie de artikelen 182 en 185 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard. Deze artikelen luiden als volgt. Artikel

1. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamer ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.
2. Op verzoek van de raad kan de rekenkamer een onderzoek instellen. Artikel
3. De rekenkamer legt haar bevindingen en haar oordeel vast in rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn.
4. De rekenkamer deelt aan de raad, het college en, indien van toepassing, aan de betrokken instelling, de opmerkingen en bedenkingen mee die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht. Aan de raad of het college kan zij ter zake voorstellen doen.
5. De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar.
6. De rekenkamer zendt een afschrift van haar rapporten en haar verslag aan de raad en het college. Indien zij met toepassing van artikel 184 een onderzoek heeft ingesteld, zendt de rekenkamer tevens een afschrift van het rapport aan de betrokken instelling.
7. De rapporten en de verslagen van de rekenkamer zijn openbaar.Deze artikelen zijn waar nodig voor de volledigheid verwerkt in de verordening. Artikel 1De begripsomschrijvingen onder A t/m C sluiten aan bij die van de financiële verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet. Artikel 2Deze tekst sluit aan bij die van artikel 182 van de Gemeentewet en is omwille van de leesbaarheid en duidelijkheid in deze verordening opgenomen. Artikel 3De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor de benaming rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie bestaat uit drie zogenoemde externe leden. Zij worden – op voordracht van het presidium - voor een periode van vier jaar benoemd; deze periode kan een keer worden verlengd. De commissie benoemt zelf een voorzitter uit de drie leden. De verplichting de eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamer rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. Deze bepaling is integraal van toepassing verklaard op de leden van de rekenkamercommissie. Artikel 4Deze bepaling sluit aan bij de vereisten voor het lidmaatschap van een rekenkamer, zoals dat in de Gemeentewet is geregeld. Door aan te sluiten bij artikel 81f, eerste lid, van de Gemeentewet zijn de leden van de raad of van een gemeentelijke commissie uitgesloten van het lidmaatschap van de rekenkamercommissie. Artikel 5Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en komt materieel overeen met artikel 81c, de leden 6 en 7, van de Gemeentewet waar het betreft leden van een rekenkamer. Artikel 6Gekozen is voor een vergoedingsregeling die aansluit bij de verwachte tijdinvestering . Uitgaande van één onderzoek per jaar is het aantal dagdelen naar verwachting ongeveer 24 per jaar. Om te voorkomen dat het aantal vergaderingen ongelimiteerd wordt opgeschroefd is een maximum bedrag aangegeven. Daarnaast ontvangen de leden een reiskostenvergoeding (op dit moment € 0,28 per km) volgens de gemeentelijke regeling. Eventuele overige kosten (bijvoorbeeld lidmaatschappen, bijwonen symposia e.d.) zijn voor eigen rekening. Artikel 7In het reglement van orde moet onder meer de wijze om tot besluitvorming te komen worden geregeld, alsook de vervanging van de voorzitter en de secretaris. Artikel 8Volgens artikel 182, lid 2, van de Gemeentewet kan de raad een verzoek doen om een onderzoek in te stellen. Die bepaling is hier herhaald. De rekenkamercommissie is niet verplicht daaraan gehoor te geven, maar zal dit als een zwaarwegend punt in de afweging betrekken, omdat het 'verzoekrecht' niet voor niets in de wet is vermeld. Daarom mag van de commissie worden verwacht dat zij de reden aangeeft als een dergelijk verzoek niet wordt gehonoreerd. Artikel 9Zie ook artikel 185 van de Gemeentewet; de daar genoemde procesregels zijn in dit artikel verwerkt en verder uitgewerkt. Dit laatste betreft met name de toepassing van hoor en wederhoor, zowel naar de betrokken ambtenaren als naar het gemeentebestuur. Naar ambtenaren (en andere betrokkenen) betreft dit met name het feitenonderzoek (lid 5). Zodra de commissie haar rapport heeft vastgesteld wordt het gemeentebestuur in de gelegenheid gesteld haar zienswijze op het rapport te geven (lid 7). Deze zienswijze wordt toegevoegd aan het rapport. Als er uitgebreid onderzoek moet worden gedaan zal het als regel aanbeveling verdienen om het feitelijke onderzoek uit te besteden, hetzij aan door de commissie aan te trekken onderzoekers (denk in dit verband aan de mogelijkheid van het opzetten van een intergemeentelijke onderzoekspool), hetzij aan externe deskundigen. Wel blijft de commissie ook dan verantwoordelijk voor het onderzoek en de daarop te baseren rapportage. Niet altijd hoeft naar het middel van diepgravende langdurige onderzoeken gegrepen te worden. Soms kan een kort onderzoek naar de gang van zaken voldoende zijn voor conclusies en aanbevelingen waar het bestuur wat aan heeft en in die gevallen ligt het voor de hand dat de commissie zelf onderzoek uitvoert. De commissie vergadert in beslotenheid, terwijl de rapporten als regel openbaar zijn; voorzien is in een regeling van geheimhouding, gerelateerd aan de criteria in de Wet Openbaarheid Bestuur. Verder staat het de commissie vrij haar eigen wijze te kiezen om rapporten openbaar te maken. Veelal zal er behoefte zijn om via de media bekendheid te geven aan de uitkomsten van het onderzoek. De rapporten worden uiteraard direct na openbaarmaking aan de gemeenteraad aangeboden. Artikel 10Uit een oogpunt van het onafhankelijk functioneren van de commissie zou het voorkeur kunnen verdienen dat de ambtelijk secretaris niet werkzaam is bij de gemeente Steenwijkerland. Anderzijds moet worden bedacht dat het hier gaat om een functie van beperkte omvang (geschat op 0,2 fte). Het is dan praktisch hiervoor een oplossing te zoeken in een combinatiefunctie. De raad heeft daarbij zijn voorkeur uitgesproken voor de griffier. Om die reden is een vierde lid toegevoegd die bepaalt dat de secretaris niet als zodanig kan functioneren als hij of zij zelf onderwerp is van onderzoek. Overigens is ook een optie dat de secretarisfunctie wordt ingevuld samen met één of meer commissies van andere gemeenten. Artikel 11behoeft geen toelichting Artikel 12De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden in ieder geval de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. Artikel 13behoeft geen toelichting