Archiefverordening van de gemeente Staphorst (Staphorst)

Archiefverordening van de gemeente StaphorstHoofdstuk1Algemene Bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente. c. de archiefbewaarplaats: de door de raad overeenkomstig artikelen 31 en 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. e. beheerseenheid: een door het college als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel. f. informatiesystemen: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 en 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is gevestigd op de eerste verdieping van het gemeentehuis, Binnenweg 26 te Staphorst. Hoofdstuk3De zorg van het college voor de archiefbescheiden Artikel3 Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 van de wet alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke bescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 1Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige manier, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel9 Het college doet tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 en 35 van de wet. Hoofdstuk4Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel10 Onder de bevelen van het college is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Het college kan ter ondersteuning van de gemeentesecretaris deskundigen aanwijzen, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden, bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die daarom vraagt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15 Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel16 De gemeentesecretaris brengt eenmaal per 2 jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbescheiden. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel17 De Archiefverordening van de gemeente Staphorst 2003, vastgesteld bij raadsbesluit van 18 november 2003 wordt ingetrokken. Artikel18 De nieuwe verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van haar bekendmaking. Artikel19 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening van de gemeente Staphorst".