Verordening Ambtelijke ondersteuning 2008 (Albrandswaard)

Verordening Ambtelijke ondersteuning 2008 Besluit nr.: 2008/3165 Onderwerp:Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2009; De raad van de gemeente Albrandswaard; Overwegende, dat de ambtelijke bijstand aan de raad en de fractieondersteuning als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur dient te worden vastgelegd; Gelezen het advies van de griffier d.d. 27 augustus 2008; Gelet op artikel 33 van de Gemeentewet; B E S L U I T : Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2009; Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand Artikel 1 Verzoek om informatie en ambtelijke bijstand 1 Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om: feitelijke informatie van geringe omvang; inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2 Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de algemeen directeur daarvan in kennis. De algemeen directeur beslist. 3 Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4 De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de algemeen directeur verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 2 Weigering ambtelijke bijstand 1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de algemeen directeur ambtelijke bijstand tenzij: het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b.dit het belang van de gemeente kan schaden; 2 De algemeen directeur beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de algemeen directeur dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend. Artikel 3 Beslissing op weigering ambtelijke ondersteuning Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de algemeen directeur wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 4 Klachten 1 Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de algemeen directeur. 2 Indien overleg met de algemeen directeur niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak. Artikel 5 Uren ambtelijke bijstand 1 Elk fractie heeft per raadslid, per jaar recht op 10 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, vierde lid. 2 De ambtenaar verantwoordt de hieraan bestede tijd in het tijdregistratieprogramma van Key2Fin; product 006 ‘Bestuursondersteuning’. Artikel 6 Verantwoording De algemeen directeur verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een overzicht uit Key2Fin van de bestede tijd en evalueert jaarlijks in hoeverre de bepalingen van deze verordening toereikend zijn. Artikel 7 Geheimhouding 1 Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 2 Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf 2 Fractieondersteuning Artikel 8 Jaarlijks bedrag fractieondersteuning. 1 De fracties, zoals bedoeld in artikel 6 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2 Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per actieve raadszetel. Artikel 9 Besteding middelen fractieondersteuning. 1 Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2 De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen (w.o. De Rechtspositie van gemeentelijke politieke ambtsdragers, artikel 2.2.2); betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; giften; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit onkostenvergoedingen, die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; opleidingen voor raads- en commissieleden, die geen relatie hebben met het raadswerk. Artikel 10 Bevoorschotting. 1 De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 1 mei van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt met inachtneming van artikel 13, lid 2, letter d. 2 In een jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3 Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 13, tweede lid. 4 De reservering, als bedoeld in artikel 12 van deze verordening, wordt rechtstreeks verantwoord in de financiële administratie van de gemeente. 5 Bevoorschotting wordt tot nader order opgeschort, indien de gevraagde verantwoording als genoemd in artikel 13 niet tijdig of in het geheel niet wordt ingediend. Artikel 11 Splitsing bijdrage fractieondersteuning. 1 Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. 2 Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3 Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 12 Reservering. 1 De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren ter bekostiging van de voorbereiding van de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen, conform artikel 10, lid

1. 2 De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel
2. 3 Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 13 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats. 4 Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. 5 De reserve wordt bij de afrekening van het voorschot over het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvonden op nul gezet en kan dan weer opgebouwd worden voor de komende vier jaar tot aan de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen. Artikel 13 Jaarlijkse verantwoording. 1 Elke fractie legt, voor 1 april, na het einde van een kalenderjaar, via de griffie, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van nota’s. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het door de griffie samengestelde sjabloon. 2 De griffier stelt de bedragen vast van: de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; de wijziging van de reserve; de resterende reserve; de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Ingeval niet tijdig verantwoording is ingediend, wordt het volledige voorschot van vorig dienstjaar teruggevorderd. 3 Interne controle van de verantwoording door de fracties vindt plaats door de griffier en externe controle door de accountant tijdens de reguliere controle van de jaarrekening. Paragraaf 3 Slotbepaling Artikel 14 Inwerkingtreding. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009 en komt in de plaats van de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2006’. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Albrandswaard in zijn openbare vergadering van 6 oktober 2008 De griffier, De voorzitter, A. Aarssenmr. H.M. Bergmann 1 Nieuwe Toelichting Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand Artikel 2 – Weigering ambtelijke bijstand Weigering van ambtelijke bijstand, omdat het aantal geraamde uren per fractie wordt overschreden, past niet binnen de considerans van de Planning & Controlcyclus. Te verwachten overschrijdingen kunnen worden betrokken in de jaarlijkse evaluatie (artikel 6) en vermeld worden in de Kwartaalrapportages. Artikel 5 – Uren ambtelijke bijstand In de praktijk is beroep op ambtelijke bijstand vaak afhankelijk van zaken, die actueel zijn. De vraag naar ambtelijke ondersteuning kan dus van jaar tot jaar sterk verschillen. Het aantal uren ambtelijke bijstand wordt primair bepaald per fractie, zodat de fractie deze uren onderling kan verdelen en nieuwe raadsleden mogelijk meer uren kunnen afnemen binnen het fractiebudget. Evaluatie kan plaatsvinden conform het bepaalde in artikel 6 van deze verordening. De medewerkers van de gemeente Albrandswaard verantwoorden wekelijks hun bestede tijd in het tijdregistratieprogramma van Key2Fin. Evaluatie voor het totaal aantal bestede uren kan plaatsvinden met behulp van een totaal-overzicht uit Key2Fin. Artikel 6 - Verantwoording Opgenomen is een jaarlijkse evaluatie door de algemeen directeur, dat dienst kan doen om de uren per fractie bij te stellen naar de werkelijke behoefte aan ambtelijke ondersteuning. Paragraaf 2: Fractieondersteuning. Artikel 8 – Jaarlijks bedrag fractieondersteuning. Lid 2: Fractievergoeding per actieve raadszetel, ofwel voor spookraadsleden wordt niet betaald. Artikel 9 – Besteding middelen fractieondersteuning Lid d: Onder deze uitgaven wordt verstaan:
3. Representatie;
4. Vakliteratuur;
5. Contributies en lidmaatschappen;
6. Telefoonkosten;
7. Bureaukosten, porti;
8. Zakelijke giften;
9. Bijdrage aan fractiekosten;
10. Ontvangsten;
11. Excursies. Lid e - Opleidingen. Het betreft hier opleidingskosten, die geen betrekking hebben op het raads- en commissiewerk en dienen voor verbetering van de zakelijke functie van betrokkenen. Kosten voor teambuilding t.b.v. de fracties, workshops en informatieve bijeenkomsten ten behoeve van het raads- en commissiewerk mogen wel meegenomen worden. Artikel 10 - Bevoorschotting Lid 1: In verband met het verrekenen met teveel betaalde voorschotten over vorige jaren (lid 3) en de termijn waarbinnen verantwoording aan de raad moet worden afgelegd (artikel 13, lid 1) is de datum van bevoorschotting bepaald op 1 mei. Lid 4: Uit de tekst van artikel 12, lid 3 is af te leiden, dat de jaarlijkse reservering bij de gemeente moet worden belegd. Teneinde de hoeveelheid administratieve handelingen tussen fractie en gemeente beheersbaar te houden, wordt de reservering niet uitgekeerd bij de bevoorschotting, doch rechtstreeks verantwoord in de financiële administratie van de gemeente, tenzij door de fractie om bevoorschotting is gevraagd. Lid 5: Ingeval een verantwoording over het vorig dienstjaar niet tijdig wordt ingediend, wordt uitbetaling van het voorschot voor het lopende dienstjaar opgeschort totdat de bijdrage van het vorig jaar is vastgesteld volgens artikel 13, lid
12. Artikel 12 - Reservering Zie onder artikel
13. Lid 1: Betreft verduidelijking van de reden van reserveren; dus sparen voor eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen. Lid 4 en 5: Vervallen door invoeren lid
14. Lid 7: Limiet aan hoogte van reservering; geen oneindig spaarsysteem. Reservering vindt dus per raadsperiode van 4 jaar plaats vanaf het moment van installatie van de nieuwe raad tot aan de eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen. Artikel 13 – Jaarlijkse verantwoording Lid 1: Om duidelijkheid te geven over de vraag welke kosten wel of niet subsidiabel zijn en de verantwoording zo inzichtelijk mogelijk te maken, is een sjabloon ontworpen, dat door de fracties kan worden gebruikt. Het overleggen van een verslag is vervallen teneinde niet te treden in het beleid van de fracties. Lid 3: Interne controle wordt door de griffier uitgevoerd en de externe controle door de accountant bij van het controleren van de jaarrekening.