Organisatieverordening gemeente Druten 1999 (Druten)

Organisatieverordening gemeente Druten 1999De raad van de gemeente Druten; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, alsmede het raadsbesluit van 31 maart 1998 inzake de bepaling van de structuur van de ambtelijke organisatie; BESLUIT vast te stellen de Organisatieverordening gemeente Druten

1. HoofdstukISTRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE Artikel1 1De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende onderdelen: a. afdeling volkshuisvesting~ ruimtelijke ordening en milieu (VROM); b. afdeling openbare werken (OW); c. afdeling burgerzaken (BZ); d. stafafdeling personeel, organisatie en informatisering (POl); e. stafafdeling financiën (FIN); f. stafafdeling bestuurs- en managementondersteuning (BMO); 2Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeente secretaris. 3Aan de in lid 1 genoemde (staf)afdelingen worden de hoofdtaken opgedragen, zoals deze zijn omschreven in het door het college van burgemeester en wethouders vast te stellen functieboek. HoofdstukIIMANAGEMENTSTRUCTUUR Paragraaf1De gemeentesecretaris Artikel2Algemeen 1De gemeentesecretaris handelt overeenkomstig hetgeen t.a.v. hem is bepaald in de Gemeentewet, in gemeentelijke verordeningen, -waaronder de Reglementen van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en die van het college van burgemeester en wethouders, of in enig ander wettelijk voorschrift. 2De gemeentesecretaris vertegenwoordigt de gemeente in opdracht van het college van burgemeester en wethouders en draagt zorg voor een goede behartiging van het algemeen belang. Artikel3Verhouding tot de gemeenteraad 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden. 2De gemeentesecretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten. Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing. 3De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad. 4De gemeentesecretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raadsvergaderingen. Artikel4Verhouding tot het college van B 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van het college van burgemeester en wethouders. Hij adviseert het college bij het nemen van besluiten en bevordert mede een goed functioneren van het college. 2De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de collegevergaderingen; hij draagt er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken om hun functie goed uit te kunnen oefenen. 3De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de vastlegging van college besluiten. 4De gemeentesecretaris draagt zorg voor de bewaking van procedures en afspraken tussen college en ambtelijke organisatie, alsmede voor een snelle en adequate afhandeling van vragen van het college aan de ambtelijke organisatie. 5De gemeentesecretaris bevordert dat besluiten van het college doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd. Artikel5Verhouding tot de burgemeester 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de burgemeester ten aanzien van de aan hem opgedragen wettelijke taken. Hij adviseert de burgemeester bij het nemen van besluiten. 2De gemeentesecretaris draagt zorg voor de bewaking van procedures en afspraken tussen burgemeester en ambtelijke organisatie, alsmede voor een snelle en adequate afhandeling van vragen van de burgemeester aan de ambtelijke organisatie. 3De gemeentesecretaris bevordert dat besluiten van de burgemeester doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd. Artikel6Verhouding tot de ambtelijke organisatie 1Onder verantwoordelijkheid van het college is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeel- en organisatiebeleid. 2De gemeentesecretaris draagt zorg voor de noodzakelijke samenhang en bevordert de samenwerking tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie. 3Hij draagt zorg voor een doelmatig en doeltreffend. proces van besluitvorming en uitvoering t.b.v. de bestuursorganen en de dienst verlening aan de burgers. 4De gemeentesecretaris is belast met de kwaliteitstoets van de ambtelijke productie. 5De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid aanwijzingen te geven die van belang zijn .voor een doelmatig en doeltreffend functioneren van de ambtelijke organisatie. Artikel7Verhouding tot de ondernemingsraad De gemeentesecretaris is, als bestuurder in de zin van de WOR, de overlegpartner van de ondernemingsraad van de gemeente Druten. Artikel8Verantwoording De gemeentesecretaris legt door middel van een schriftelijk verslag omtrent zijn taken tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het college. Het college brengt dit verslag ter kennis van de commissie ABZ, zonodig voorzien van hun commentaar. Paragraaf2De afdelingshoofden Artikel9Verhouding tot de afdeling 1Met inachtneming van het bepaald in artikel 6 heeft het hoofd van de afdeling de leiding over de onder hem resorterende afdeling. 2Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de advisering aan het gemeentebestuur. 3Het hoofd zorgt, op basis van de vastgestelde functiebeschrijvingen, voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. 4Het hoofd heeft de zorg voor een goede communicatie van, naar en binnen de afdeling. 5Het hoofd heeft de zorg voor een goed functionerend afdelings- en clusteroverleg. 6Het hoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerstaangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerstaangewezene om medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren, alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Tevens houdt hij functionerings- en beoordelingsgesprekken, binnen de door het college hiervoor te stellen regels. Artikel10Vervanging Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een collega afdelingshoofd, aangewezen door de gemeentesecretaris. Paragraaf3Het coördinatieteam Artikel11 Het coördinatieteam staat onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris en bestaat verder uit de hoofden van de (staf) afdelingen.Het coördinatieteam heeft een voorwaardescheppende rol, tot uiting komende in de volgende taken: - formulering en toewijzing van de uit het beleid af te leiden werkzaamheden; - centrale coördinatie en centrale bewaking van de voortgang van het opstellen of bijstellen van het beleid; - het aanwijzen van een primaathouder bij afdelingsoverstijgende vraagstukken; - het adviseren over het te voeren functionele beleid (financiën, personeel, organisatie, informatisering, e.d.); - het aanwijzen van coördinatoren van werk- of projectgroepen wanneer zich tijdelijke en multidisciplinaire vraagstukken voordoen. . HoofdstukIIICOMMUNICATIE EN OVERLEGSTRUCTUUR Artikel12 Er zijn de volgende gestructureerde vormen van overleg: a. portefeuillehouderoverleg b. coördinatie-overleg c. afdelingsoverleg d. clusteroverleg e. overleg secretaris - afdelingshoofd f. overleg afdelingshoofd - medewerker ad a. Het portefeuillehouderoverleg is een regelmatig terugkerend en gepland overleg tussen portefeuillehouder en afdelingshoofd. Afhankelijk van het onderwerp kan hierbij een medewerker aanwezig zijn. ad b. Het coördinatie-overleg is het overleg binnen het coördinatieteam zoals bedoeld in artikel
2. ad c. Binnen de afdelingen vindt regelmatig overleg plaats waaraan door alle medewerkers van de afdeling wordt deelgenomen. Dit is_. een gestructureerd en gepland overleg, waarin algemene onderwerpen die de afdeling aangaan aan de orde komen. ad d. Clusteroverleg is het overleg tussen afdelingshoofd en een groep medewerkers, die binnen hetzelfde terrein werkzaam zijn. Dit overleg richt zich met name op de inhoudelijke afstemming van zaken en de voortgang van de werkzaamheden. ad e. Tussen gemeentesecretaris en afdelingshoofd vindt planmatig en gestructureerd overleg plaats, waarin met name de voortgang van de werkzaamheden aan de orde komt. ad f. Het overleg tussen afdelingshoofd en individuele medewerker krijgt vorm door functionerings- en beoordelingsgesprekken en de spontane gesprekken.Van alle geplande overlegvormen wordt een kort verslag / besluitenlijst gemaakt. HoofdstukIVMANDAAT, VOLMACHT EN MACHTIGING Artikel13 1Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën van zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door burgemeester en wethouders of de burgemeester aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen, voorzover de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen niet verzet. 2De besluiten tot het verlenen van de in lid 1 bedoelde bevoegdheid worden in een afzonderlijke regeling vastgelegd. HoofdstukVFINANCIEEL MANAGEMENT Artikel14 1Op grond van de artikel 2~4 en 2~5 van de Gemeentewet worden in een afzonderlijke verordening in elk geval de volgende aangelegenheden geregeld: a. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de organisatie van planning en control; b. de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de beheerder gemeentefinanciën, de administrateurs, de kassier en subkassiers en de deurwaarder; c. de administratief-organisatorische voorschriften; d. het beheer van de geldmiddelen; e. het betalingsverkeer; f. de gemeentebegroting en -rekening; g. de budget- en kredietbewaking; h. de controle op de financiële administratie, de bedrijfsadministratie en de controle op het beheer van de geldmiddelen. 2Burgemeester en wethouders geven ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordening nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor de functionarissen, belast met financiële zaken. HoofdstukVISLOTBEPALINGEN Artikel15Onvoorziene gevallen In gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, wordt door het college van burgemeester en wethouders, gehoord de commissie Algemeen Bestuurlijke Zaken, een regeling getroffen. . Artikel16Citeertitel en inwerkingtreding 1Deze verordening kan worden aangehaald als "Organisatieverordening gemeente Druten 1999" en treedt in werking met ingang van heden. 2Met ingang van de datum als bedoeld in het eerste lid vervalt de "Instructie voor de secretaris van de gemeente Druten" zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 26 april
3. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Druten op 16 maart 2000De raad voornoemd,de secretaris, de voorzitterR.J.H.M. Huisman. A.P.M. Aelberts