Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemee

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Ouder-Amstel.De raad van de gemeente Ouder-Amstel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 november 2003, nummer 2003/53/8, gelet op artikel 21 3a Gemeentewet, s t e l t v a s t: Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Ouder- Amstel. Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Doelmatigheid:het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid:de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel2Onderwerp van onderzoek 1.Het college onderzoekt periodiek de doelmatigheid van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en de uitvoering van taken door de gemeente. 2.Het college toetst periodiek de doeltreffendheid van (delen van) programma's en paragrafen. Artikel3Onderzoeksplan 1.Het college zal in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting het onderzoeksplan presenteren van de te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. 2.In het onderzoeksplan wordt per onderzoek globaal aangegeven: het object van onderzoek, de reikwijdte van het onderzoek, de onderzoeksmethode, de planning en fasering van het onderzoek, de wijze van uitvoering, de benodigde budgetten en dekking daarvan. Artikel4Voortgang onderzoeken Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel5Rapportage en gevolgtrekking 1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen. 2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel6Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003. Artikel7Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Ouder-Amstel". Ouder-Amstel, 13 november 2003.De raad voornoemd,de raadsgriffier, de voorzitter,G.H. Doornenbal C. de GrootARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING VERORDENING 213a GEMEENTEWET Artikel2 Onderwerp van onderzoek In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De onderzoeken naar doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Op grond van artikel 213a Gemeentewet dient het college periodiek onderzoek te verrichten. Deze formulering is ook in dit artikel overgenomen. Er is niet voor gekozen om het college op te dragen met een bepaalde frequentie organisatie-onderdelen en/of programma's door te lichten. Het is van belang te onderkennen dat verbetering van doelmatigheid en doeltreffendheid een continue proces is. De actualiteit zal bepalend zijn voor wat onderzocht dient te worden. Het is zinvol bij deze onderzoeken een afweging te maken tussen diepgang van informatie en belasting van de organisatie c.q. budgetten. Zware doelmatigheidsonderzoeken belasten de gemeentelijke organisatie en het gemeentelijk budget. Met eenvoudige onderzoeken kan misschien ook een voldoende effect worden bereikt. Artikel3 Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn. Ook zal de raad de gelegenheid willen hebben deze plannen te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting op te nemen onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een beeld geven van de voorgenomen onderzoeken. In het tweede lid worden onderwerpen genoemd welke in ieder geval in het onderzoeksplan moeten worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht: a.Het object van het onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven. b.De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. c.Aangegeven dient te worden welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête etc.). Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen. Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijk apparaat (al dan niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat delen van het onderzoek kunnen worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijkse werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijkse werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. f.Indien derden bij het onderzoek worden ingeschakeld dient inzicht te worden gegeven in de kosten en de kostendekking. Artikel4 Voortgang onderzoeken De bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel5 Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering een vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.