Regeling Informatiebeheer (Middelharnis)

Het college van burgemeester en wethouders (het college); gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluit: vast te stellen de navolgende Regeling Informatiebeheer Hoofdstuk1Algemene bepalingen Paragraaf1Begripsbepalingen Artikel1 In deze regeling wordt verstaan onder:a. de wet : de Archiefwet 1995;b. het besluit : het Archiefbesluit 1995;c. de regeling : de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden;d. de archiefverordening : de in de artikelen 30, lid 1, en 32, lid 2, van de wet bedoelde verordening;e. archiefbewaarplaats : de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;f. archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde (streek)archivaris;g. beheereenheden : de afdelingen en stafbureaus binnen de organisatie;h. documenten : archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmedede documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijstvoor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in deze regelinganders is bepaald;i. informatiebestanden : documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebrachtis, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;j. informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichtingen het beheer van informatiesystemen en documenten;k. beheer van documenten : het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen,die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijkestaat te brengen en te bewaren. Hoofdstuk2Verantwoordelijkheid Artikel2 De gemeentesecretaris is belast met de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende takenalsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheden. Artikel3 Van de bevoegdheid tot uitvoering van deze regeling kan door de gemeentesecretaris mandaat wordenverleend aan één of meer medewerkers. Hoofdstuk3Archiefvorming en –ordening Paragraaf1Productie van documenten Artikel4 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijzeen met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is metde bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel5 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten,of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie envernietiging worden toegepast. Artikel6 Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaardals minuut. Artikel7 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer ende behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij ofkrachtens de wet gestelde eisen. Paragraaf1Identificering van documenten Artikel8 1De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorendeinformatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardigeris, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadiumvan het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulpdaarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoeringvan taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschriftworden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatiemet de burger. Artikel9 De gemeentesecretaris draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie vandocumenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Paragraaf1Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel10 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede,geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedtvolgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentairstructuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling. Artikel11 1De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 vande regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden wordenbeschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen entaken. 2In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijnminst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, het overheidsorgaandat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, de begin- en einddatum enindien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden. 3Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevensgeregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuurwordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt. 4De beheereenheden stellen het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken onverwijld in kennis vanhet ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitalewijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht het werkveld documentaire informatievoorzieningeen inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestandendie uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 5Het werkveld documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak totconversie of migratie van documenten en informatiebestanden als bedoeld in lid

1. 6Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de conversie en migratie als bedoeldin lid 5 zijn:a. de beheereenheden waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaaktof ontvangen;b. de beheereenheden waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan,voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;c. het werkveld informatisering en automatisering, indien er volgens beide voorgaande puntengeen verantwoordelijke beheereenheid is. 7Het werkveld informatisering en automatisering verleent technische ondersteuning bij de conversieen migratie als bedoeld in lid
2. Artikel12 Uit de inventaris als bedoeld in het vorige artikel blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden enhun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen,vernietigd of vervreemd. Hoofdstuk4Beheer van documenten Paragraaf1Bewaring van documenten Artikel13 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede,geordende en toegankelijke staat worden bewaard. Artikel14 De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten,wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel15 Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemdvoor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college, de archivarisgehoord. Paragraaf1Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel16 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodigeprocedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëringof vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel17 De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archievenworden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documentenis slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling vande betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van degemeentesecretaris. Artikel18 Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtensde wet gegeven regels. Artikel19 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komendedocumenten. 2Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhoudingzijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college slechts toegestaan aan die functionarissen,die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de in lid 2 genoemde functionarissen aan degenenaan wie op grond van artikel 3 van deze regeling de uitvoering van deze regeling is opgedragen,meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen.Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhoudingvan de betreffende documenten noodzakelijk is. 4Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in lid 2 kan het college voorwaarden verbinden. Paragraaf1Vervanging van documenten Artikel20 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6,lid 1, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Paragraaf1Vervreemding en overdracht van documenten Artikel21 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit,wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Artikel22 Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 25 vandeze regeling niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college, de archivaris gehoord. Paragraaf1Selectie en vernietiging van documenten Artikel23 1De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documentenen informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij ofkrachtens de wet gegeven regels. 2Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzienvan een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft. 3Van de bewaartermijn als bedoeld in lid 2 wordt tevens aantekening gemaakt in de inventaris alsbedoeld in artikel 11 van deze regeling. Artikel24 De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op vanvernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbaredocumenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtigingtot vernietiging. Paragraaf1Overbrenging van documenten Artikel25 Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in eeninformatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem,voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht. Hoofdstuk5Slotbepalingen Paragraaf1Inwerkingtreding en citeertitel Artikel26 De op 24 november 2009 vastgestelde Regeling Informatiebeheer 2009, vervalt op het moment vanin werking treden. Artikel27 Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking van dit besluit. Artikel28 Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Regeling Informatiebeheer’. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 8 juni
3. De secretaris, De burgemeester, mr. H. Scholtens. drs. P. Zevenbergen.