Archiefverordening gemeente Dirksland 2009 (Dirksland)

De raad van de gemeente Dirksland; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 12 maart 2009; gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : vast te stellen de volgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze Verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. het besluit: het Archiefbesluit 1995; c. gemeentelijke organen:de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; d. de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het Streekarchief; e. de archiefruimte: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefruimte; f. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris; g. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (de gemeentesecretaris); h. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; i. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd; j. het Streekarchief: het Streekarchief Goeree-Overflakkee. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de grote bewaarplaats die zich bevindt in het Streekarchief aan de Dwarsweg 40 te Middelharnis. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel6 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepas-sing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, van welke be-scheiden redelijkerwijze kan worden aan-genomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Artikel10 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de streekarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel

1. HoofdstukIVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel11 De streekarchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel12 De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel13 1De beheerder verstrekt aan de streekarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel14 De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel15 De beheerder doet aan de streekarchivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimten; c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel16 De streekarchivaris doet éénmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukVSlotbepalingen Artikel17 Deze Archiefverordening vervangt de voorgaande en treedt in werking met ingang van 1 mei
2. Artikel18 Deze Verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Dirksland
3. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dirksland, gehouden op 26 maart
4. De griffier De voorzitterP.J. de Pagter drs. S. Stoop