Besluit Informatiebeheer (Zaanstad)

Besluit informatiebeheerHoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 Dit besluit verstaat onder: a. Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de raad van 28 januari 1999, zoals nadien gewijzigd; b. Documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; c. gegevensbestand: documenten waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; d. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; e. registratie: een samenhangend en gestructureerd geheel van gegevens ingericht voor het ontsluiten van een gegevensbestand; f. informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten; g. afgeleid beheer: de taak van degene die onder bevelen van het hoofd van een beheerseenheid die met het beheer van documenten is belast, de eigenlijke werkzaamheden verricht (of door het hiervoor aangewezen personeel doet verrichten) die nodig zijn voor een goede bewaring, ordening, inventarisatie en toegankelijkheid van de documenten. Hoofdstuk2Verantwoordelijkheid Artikel2 1.De directeur van de Dienst Middelen en Dienstverlening vervult de functie van algemeen registrator. Voorzover de aan deze functie verbonden taken en bevoegdheden worden gemandateerd wordt dit besluit aan ons college ter kennisneming gezonden en opgenomen in de Verzameling gemeentelijke verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad. 2.De algemeen registrator heeft tot taak het verstrekken van adviezen op het gebied van de onderwerpen als beschreven in de Hoofdstukken 3 en 4 van dit besluit, de archivaris gehoord. 3.De algemeen registrator is bevoegd tot het geven van dwingende aanwijzingen met betrekking tot de behandeling van de post- en archiefzaken bij de beheerseenheden, de archivaris gehoord. 4.Bij verschil van mening tussen de algemeen registrator enerzijds en de archivaris of het hoofd van een beheerseenheid anderzijds, beslist ons college, de archivaris gehoord. Artikel3 1.Het hoofd van een beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken, alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 2.Onverminderd het bepaalde in Hoofdstuk 3, draagt het hoofd van een beheerseenheid er zorg voor dat de documenten, met inachtneming van de aanwijzingen van de algemeen registrator als bedoeld in artikel 2, sub c, worden behandeld volgens een zoveel mogelijk eenvormige werkwijze. 3.Het bepalen van de aanstellingseisen, het vervullen van vacatures en het bepalen van de te volgen opleiding, vorming en training van personeel belast met de behandeling van de documenten, geschiedt door het hoofd van een beheerseenheid, gehoord de algemeen registrator. 4.Het hoofd van een beheerseenheid kan, onverminderd het bepaalde in lid a, het 'afgeleid beheer' van de documenten mandateren. Hoofdstuk3Archiefvorming en - ordening Paragraaf1Productie van documenten Artikel4 Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel5 Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel6 Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut. Artikel7 Het hoofd van een beheerseenheid draagt (voor zover van toepassing) zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. Paragraaf2Registrering van documenten Artikel8 1.Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende gegevens, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Hiertoe dienen documenten onmiddellijk na ontvangst en vóór verzending te worden geregistreerd. 2.Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3.Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel9 Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Paragraaf3Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel10 Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Leidraad hierbij zijn de aanwijzingen bedoeld in artikel 2, sub c, gegeven door de algemeen registrator bedoeld in artikel 2, sub a. Artikel11 Het hoofd van een beheerseenheid ziet erop toe dat van de gegevensbestanden toegangen worden aangelegd en bijgehouden, waarin de gegevensbestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Artikel12 Uit de in het vorige artikel beschreven toegangen blijkt te allen tijde waar de gegevensbestanden en hun onderdelen zich bevinden, of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Hoofdstuk4Beheer van documenten Paragraaf1Bewaring van documenten Artikel13 Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard in een door ons college daartoe aangewezen archiefruimte. Artikel14 Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat ten aanzien van de archiefruimten die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel15 Alvorens besloten wordt tot uitvoering van een plan betreffende de bouw, de verbouwing, de inrichting, de verandering of de ingebruikneming van archiefruimte wordt de archivaris tijdig gehoord. Paragraaf2Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel16 Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. Artikel17 Het hoofd van een beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van een beheers-eenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid. Artikel18 Het is verboden documenten uit gegevensbestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel19 1.Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2.Raadpleging en uitlening van documenten die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van ons college slechts toegestaan aan die functionarissen van een beheerseenheid die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3.Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 3, lid d, de uitvoering van dit besluit is gemandateerd, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is. 4.Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan ons college voorwaarden verbinden. Paragraaf3Vervanging van documenten Artikel20 Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Paragraaf4Vervreemding en overdracht van documenten Artikel21 Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Artikel22 Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 26 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van ons college, de archivaris gehoord. Paragraaf5Selectie en vernietiging van documenten Artikel23 De archivaris kan voorstellen doen aan het college van burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet. Artikel24 1.Het hoofd van een beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2.In geval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft. 3.Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 11 van dit besluit bedoelde toegangen. Artikel25 Het hoofd van een beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten en registraties behoeft de schriftelijke goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. De archivaris beslist binnen 30 dagen of vernietiging mag plaatsvinden. Paragraaf6Overbrenging van documenten Artikel26 1.Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, ingeval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem - voor zover onmisbaar voor raadpleging - overgebracht. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ter voorbereiding van de in de wet voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het archief elke 10 jaar wordt afgesloten. 2.Ingevolge artikel 13, eerste lid, van de wet kan het hoofd van een beheerseenheid - in overleg met de archivaris - aan ons college voorstellen doen tot het vervroegd overbrengen naar de archiefbewaarplaats van niet voor vernietiging in aanmerking komende documenten staande onder zijn beheer, die jonger zijn dan twintig jaar en niet meer veelvuldig geraadpleegd behoeven te worden. Artikel27 Ten aanzien van de feitelijke overbrenging ingevolge de wet moet minimaal worden voldaan aan het onderstaande: Bij de overbrenging van het archief worden meegeleverd: de bijbehorende toegangen, bij voorkeur in meervoud; een verklaring van overbrenging in zo veel exemplaren als overdrager en archivaris samen nodig hebben. In de verklaring van overbrenging worden beperkingen op de openbaarheid duidelijk vermeld. Zijn die niet gesteld, dan wordt duidelijk vermeld dat de openbaarheid van dit archief volledig is. Wanneer de toegang tot stand is gekomen door of met behulp van tekstverwerkings- of database-programma's, wordt op verzoek van de archivaris een gedigitaliseerde kopie van de eindversie van het bestand meegeleverd; over de programmatuur dient overleg plaats te vinden tussen overbrengende instantie en de archivaris. Overbrenging geschiedt in goed overleg tussen de huidige beheerder en de archivaris op kosten en onder verantwoordelijkheid van de huidige beheerder. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel28 1.Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 1 januari

1. 2.Op dat tijdstip vervalt het Besluit Post- en Archiefzaken 1987, alsmede de Instructie voor de gemeentearchivaris , zoals vastgesteld op 6 mei 1987 en nadien gewijzigd. Artikel29 Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit Informatiebeheer. Artikel30 Dit besluit zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van dit besluit in het Gemeenteblad. Tevens zal dit besluit worden opgenomen in de algemeen verkrijgbare uitgave die is getiteld Verzameling gemeentelijke verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad. Aldus besloten 28 januari 1999 burgemeesterw.g.dr. R.L. Vreemansecretarisw.g.drs. W. van der MolenToelichting bij het besluit informatiebeheer AlgemeenMet dit Besluit Informatiebeheer wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit bevat daartoe bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten. Dit besluit is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening. Naast dit Besluit Informatiebeheer zijn er de aanwijzingen van de functionaris die door ons ingevolge artikel 8 van de Archiefverordening is aangewezen, te weten de algemeen registrator als bedoeld in artikel 2 van dit besluit. Ook deze laatstbedoelde aanwijzingen vinden dus hun basis in (artikel 8 van) de Archiefverordening. Voor alle duidelijkheid onderstrepen wij op deze plaats dat dit besluit van toepassing is op zowel de klassieke op papier gestelde documenten als op moderne, digitale informatiedragers. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Voorzover begrippen al in de Archiefwet 1995 worden gedefinieerd of in de Archiefverordening van een meer specifieke betekenis zijn voorzien, zijn deze in dit besluit niet meer herhaald en wordt verwezen naar de aldaar gegeven definities. Artikel 2 Om de uniformiteit van het archiefbeheer binnen de gemeente Zaanstad te waarborgen is de in het voormalige Besluit Post- en Archiefzaken voorkomende functie van algemeen registrator ook in het Besluit Informatiebeheer opgenomen. De algemeen registrator dient vanuit het concernbelang toe te zien op het waarborgen van de kwaliteit en uniformiteit van het beheer van de archiefbestanden door de beheerders. Hierbij behoort eveneens het toezien op de compleetheid en authenticiteit van de documenten. De taken en bevoegdheden van de algemeen registrator kunnen - met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht - worden gemandateerd. Daarbij verdient het aanbeveling een voorwaarde aan dat mandaat te verbinden, namelijk dat bij verschil van inzicht tussen enerzijds de gemandateerde en anderzijds de archivaris of het hoofd van een beheerseenheid dat verschil van inzicht eerst voor nader overleg aan de directeur van de Dienst Middelen en Dienstverlening wordt voorgelegd. Pas wanneer ook dat nadere overleg niet tot overeenstemming mocht leiden, treedt het bepaalde in lid d in werking en neemt ons college een beslissing. Artikel 3 Het mandaat van het ‘afgeleid beheer’ kan worden verleend aan één of meer medewerkers die hiërarchisch gezien vallen onder het hoofd van een beheerseenheid, maar ook - zoals tot nu toe in Zaanstad gebruikelijk - aan degene die de functie van algemeen registrator vervult. Artikel 4 Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit bedoelde ministeriële regeling. Artikel 5 De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen waarin selectie, vernietiging alsmede overschrijving van gegevens dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden. Artikel 6 Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd. Artikel 7 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 8 In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe het registreren van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van het registreren worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registreren. Artikel 9 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 10 In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordenings-systematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris. Zie ook de toelichting bij artikel
2. Leidraad hierbij vormen de aanwijzingen van de algemeen registrator (zie artikel 2, sub a en c). Artikelen 11 en 12 De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale gegevensbestanden. Papieren gegevensbestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde gegevensbestanden. Voor digitale documenten is speciale aandacht nodig voor het in tijd traceerbaar zijn van het document; door het updaten van een digitaal document mag niet op enig moment de oorspronkelijke inhoud en status daarvan verloren gaan. Artikel 13 Onder goede staat wordt verstaan: ‘een zodanige staat van gegevensdrager en daarop vastgelegde gegevens, alsmede een zodanige materiële verzorging, dat raadpleging door onderzoekers nu en in de toekomst mogelijk blijft'. Onder geordende en toegankelijke staat wordt verstaan: 'een samenstel van ontsluitingstechnische en toelichtende voorzieningen, die tezamen bewerkstelligen dat derden (vrijwel) zonder tussenkomst van de archiefvormer of beheerder/archivaris, ter beantwoording van een bepaalde vraag in elk geval de benodigde archiefbewaarplaatsen/-ruimten kunnen traceren, alsmede de archieven/bestanden en archiefbestandde(e)l(en) gericht kunnen opvragen'. Criteria hiervoor zijn vastgelegd in het in concept overgelegde besluit Aanwijzingen post- en archief zaken van de algemeen registrator (zie met name Hoofdstuk 2, Aanwijzingen voor archiefvorming, van vorenbedoeld besluit). Wanneer voldaan is aan deze criteria, leidt dit tot een positief oordeel over de kwaliteit van de materiële verzorging en toegankelijkheid van de documenten en kunnen deze documenten geacht worden in goede en geordende staat, in de zin van de wet, te verkeren. Pas dan kunnen ze volgens wettelijk voorschrift naar de betreffende archiefbewaarplaats worden overgebracht. Artikel 14 Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit genoemde ministeriële regeling. Zolang deze regeling nog niet van kracht is, worden de landelijke basisrichtlijnen van de provinciale archiefinspecties (LOPAI) gevolgd. Artikel 15 Het college dient een archiefruimte aan te melden bij het college van gedeputeerde staten van Noord-Holland ingevolge het gestelde in artikel 20, eerste lid, sub c, van de Provinciale archiefverordening. Artikel 16 De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures. Artikel 18 Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet persoonsregistraties bepaalt (evenals verschillende andere privacywetten) in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast. Artikel 19 Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan. Artikelen 20 en 21 Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats. Artikel 23 Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen, de archivaris gehoord. Artikel 24 De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de ontwerpfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden. Artikel 25 Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit bedoelde verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst. Artikel 26 Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale gegevens, zijn naast de brongegevens ook de metagegevens, de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen deze eveneens te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit te stellen ministeriële regels. De vorming van 'tien-jarenblokken' bevordert een tijdige en regelmatige overbrenging en zorgt er voor dat het tijdrovende splitsen van dossiers bij de overbrenging wordt voorkomen. Artikel 28 In verband met de onderlinge samenhang loopt de bekendmaking en inwerkingtreding van dit besluit parallel aan die van de Archiefverordening.