Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie va

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zaanstad (ex. art 212 Gemeentewet)Hoofdstuk1Definities Artikel1Definities In deze verordening wordt verstaan onder: Raad: Gemeenteraad van Zaanstad College: College van burgemeester en wethouders van Zaanstad Dienst: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college van burgemeester en wethouders heeft. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het (doen) functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zaanstad, teneinde te komen tot een goed inzicht in - de financieel-economische positie; - het beheren van vermogenswaarden; - de uitvoering van de begroting; - het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Zaanstad. Budgetbewaking: het periodiek signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin). Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. Doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. Doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken. Hoofdstuk2Begroting en verantwoording Artikel2Programmabegroting 1.Jaarlijks wordt door het college de programmabegroting aangeboden aan de raad, op basis van een kadernota voor de planperiode welke eveneens vooraf aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden. Deze begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming. 2.De programmabegroting is ingericht overeenkomstig de voorschriften uit het “Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten”. 3.De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode de resultaatgebieden vast. 4.De programmabegroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander uitgedrukt in relevante resultaatgebieden (prestatiecijfers en kengetallen). 5.De raad stelt per programmaveld en/of resultaatgebied vast: de beoogde maatschappelijke effecten (outcome); de te leveren goederen en diensten (output); de baten en lasten (input). 6.De raad stelt, op voorstel van het college, de indicatoren vast over de hierboven vermelde gegevens, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst. 7.De programmabegroting wordt uitgewerkt in de dienstbegrotingen van de diensten. De dienstbegrotingen zijn de aangegane contracten tussen het college en de directeur van een dienst en bevatten de gedetailleerde uitwerking van de programma’s van de programmabegroting. Artikel3Producten 1.Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programmavelden en/of resultaatgebieden. 2.De onderverdeling van de programmavelden in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. Artikel4Uitvoering begroting 3.Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 4.Het college draagt er zorg voor dat: de budgetten uit de productenramingen en voor investeringen eenduidig worden toegewezen aan programmavelden en/of resultaatgebieden; de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programmaveld en/of resultaatgebied onder druk komt. de lasten van de programmavelden en/of resultaatgebieden zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Het college neemt omtrent het wijzigen van de begroting de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Begrotingswijzigingen”. 5.De nota “Begrotingswijzigingen” wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden. Artikel5Interne controle 1.Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. 2.Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 3.Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen, vastgelegd in interne controleprogramma´s per dienst. Artikel6Budgetbewaking en tussentijdse rapportage 1.Het college rapporteert tweemaal per jaar over de realisatie van de begroting aan de raad via de bestuursrapportages, waarvan één halfjaarlijkse rapportage en één rapportage over de eerste 3 kwartalen en sluit de periodieke verantwoording af met de jaarrekening: 2.De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programmaveld- en/of resultaat-gebiedindeling van de begroting. 3.De rapportages gaan in op afwijkingen in exploitatie en investeringen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde goederen en diensten, de voortgang en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. 4.Het college stelt nadere regels op omtrent de momenten en de wijze waarop wordt gerapporteerd over de bedrijfsvoering, de werkplanning en de afwijkingen van de activiteiten en de prestaties ten opzichte van het dienstplan. Artikel7Jaarstukken 1.Jaarlijks worden door het college de jaarstukken aangeboden aan de raad. 2.De jaarstukken zijn ingericht overeenkomstig de voorschriften uit het “Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten” en bestaan ten minste uit het jaarverslag en de jaarrekening. 3.Via de jaarstukken legt het college verantwoording af over de uitvoering van de programmavelden en/of resultaatgebieden. In de verantwoording geeft het college aan: welke prestaties zijn geleverd; welke beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd; welke middelen zijn ingezet; hoe de resultaten zich verhouden tot de in de programmabegroting gestelde doelen. 4.De gemeenterekening komt tot stand door consolidatie van de gegevens van de dienstrekeningen; 5.De raad bepaalt aan de hand van de gerealiseerde effecten of de beleidsdoelen bijgesteld moeten worden. Hoofdstuk3Kaderstellingen Artikel8Financiële positie 1.Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de toelichtende paragraaf over de financiële positie en de meerjarenramingen van de programmabegroting is opgenomen. 2.Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld. 3.De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de daarin opgenomen investeringskredieten. Het college neemt omtrent de registratie, procedures en controle met betrekking tot investeringen de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “investeringen”. de nota “investeringen” wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden. Artikel9Waardering en afschrijving vaste activa 1.Het college neemt omtrent het waarderen, activeren en afschrijven van activa de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Activa- en afschrijvingsbeleid”. Daarin is opgenomen: de afschrijvingstermijn, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel per activacategorie zoals, gebouwen, technische installaties, vervoermiddelen etc. de afschrijvingsmethode; 2.de nota “Activa- en afschrijvingsbeleid” wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden. Artikel10Invordering en debiteurenbeheer Het college neemt voor de inning van openstaande vorderingen de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Debiteurenbeheer”. Artikel11Reserves en voorzieningen 1.Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van (de begrote dotaties en onttrekkingen aan) reserves en voorzieningen. De bijbehorende bestedingsplannen worden opgenomen in de beheersbegroting; 2.Het college neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de “Nota Reserves en voorzieningen”. Daarin is opgenomen; de vorming van een reserve of voorziening; de dotaties en onttrekkingen aan reserves of voorzieningen; de eventuele normering, bandbreedte; de looptijd. 3.De nota “Reserves en voorzieningen” wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden. Artikel12Grondslagen kostentoerekening 1.Voor het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de gemeente Zaanstad wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd, met als uitgangspunt dat tarieven kostendekkend en marktconform dienen te zijn. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente Zaanstad verleende diensten. 2.Het college stelt regels en richtlijnen op voor de kostentoerekening ter bepaling van de tarieven van lokale belastingen en heffingen. Deze regels en richtlijnen worden elke vier jaar geactuali-seerd en de raad ter vaststelling aangeboden. 3.Bij de kostprijsbepaling worden betrokken: dotaties en onttrekkingen aan bestemmings- en egalisatiereserves, kapitaallasten van vaste activa en voor lozingsrecht en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 4.De omslagrente voor de bepaling van de rentelasten wordt jaarlijks bij de programmabegroting vastgesteld. Artikel13Treasuryfunctie 1.Het college draagt bij de uitoefening van de treasuryfunctie zorg voor een juiste uitvoering van de richtlijnen, zoals vastgelegd in het door de raad vastgestelde Treasurystatuut. 2.Over de uitoefening van de treasuryfunctie wordt jaarlijks gerapporteerd door middel van de treasuryparagraaf, als onderdeel van de begroting en jaarstukken. Hoofdstuk4Paragrafen in begroting en jaarrekening Artikel14Paragrafen In de begroting en jaarrekening worden de volgende paragrafen opgenomen: Lokale heffingen Het college biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota “Lokale heffingen” ter vaststelling door de raad aan. Deze nota behandelt in ieder geval: de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen; de verdeling van de belastingdruk over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden; de kostendekkendheid van de heffingen; de druk van de lokale belastingen en heffingen; het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad, verstrekt het college aan de raad per verordening de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verleende dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht, en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de door de gemeente verleende diensten. In de paragraaf lokale heffingen van de begroting en jaarstukken doet het college verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van het lozingsrecht en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van

1. de)lokale lastendruk voor huishoudens en bedrijven. Weerstandsvermogen en risicomanagement Het college biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota “Weerstandsvermogen en risicomanagement” ter vaststelling door de raad aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, de aanwezige weerstandscapaciteit of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het college geeft in de begroting, managementrapportages (marap´
2. s)en jaarstukken inzicht in de risico´s van materieel belang op concernniveau en een weergave van alle risico´s in een risicomatrix. De risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet. In de marap wordt tevens de ontwikkeling van het risico ten opzichte van de voorgaande rapportage opgenomen. De risicomatrix wordt gekoppeld aan de aanwezige weerstandscapaciteit, waardoor ingeschat kan worden in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico´s kunnen worden opgevangen Onderhoud kapitaalgoederen Het college biedt tenminste eens in de vier jaar onderhoudsnota´s ter vaststelling door de raad aan. In deze nota´s wordt het kader weergegeven voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, gebouwen, water, wegen, kunstwerken, riolering en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De onderhoudsnota riolering (Gemeentelijk Rioleringsplan GRP) geeft het kader weer voor de uitbreiding/vervanging van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken doet het college verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, gebouwen, water, wegen, kunstwerken, riolering en straatmeubilair. Treasury Het college biedt een treasurystatuut ter vaststelling door de raad aan. In het treasurystatuut worden de treasurydoelstellingen, de organisatorische vormgeving van de treasurytaken en de vermogensobjecten onder het beheer van treasury beschreven. Daarnaast worden in het statuut de wijze van informatievoorziening en de administratieve organisatie vastgelegd. In de paragraaf treasury van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van het treasurystatuut en doet het college verslag van: de kasgeldlimiet; de renterisiconorm; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning; de toekomstige financieringsbehoefte; de rentevisie; de rentekosten en de renteopbrengsten, verbonden aan de financieringsfunctie; het renterisicoprofiel; de prestatie-indicatoren voor financieringen en renterisicomanagement; de te gebruiken derivaten; de indekstrategie; geld- en kapitaalmarktpartijen. Bedrijfsvoering In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen. Verbonden partijen Het college biedt tenminste éénmaal in de vier jaar een nota “Verbonden partijen” ter vaststelling door de raad aan. De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publieke belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden. In de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken wordt in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van belangen in verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen. Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven: het openbaar belang; het eigen vermogen en het financieel resultaat, voor zover bekend; het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente. Grondbeleid Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota “Grondbeleid” aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota besteedt aandacht aan het grondbeleid in relatie tot de uitvoering van de doelstellingen, zoals opgenomen in de programma’s en de strategische visie op het toekomstig grondbeleid van de gemeente. Daarnaast bevat de nota de kaders voor het beleid aangaande: te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; de voorraadverwerving en uitgifte van gronden; de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen; de grondprijsbepaling; de reserves van het grondbedrijf in relatie tot de risico’s. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste (financiële) ontwikkelingen zoals: de huidige vastgoedpositie de aan- en verkoop van vastgoed en/of gronden de deelname in Publiek-Private samenwerkingsverbanden de geraamde kosten en opbrengsten per in ontwikkeling genomen project in erfpacht uitgegeven gronden inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen de ontwikkeling van de grondprijzen de ontwikkeling van de reserves van het grondbedrijf Hoofdstuk5Registratie en organisatie Artikel15Financiële administratie 1.De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving. 2.De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is aan: het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts; het verschaffen van informatie aan de budgethouders; het maken van kostencalculaties; het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie; het verstrekken van de vereiste informatie aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten. Artikel16Financiële organisatie Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de diensten; een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van kosten tussen de diensten van de gemeente; de te maken afspraken met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; Artikel17Registratie bezittingen, activa en vermogen 1.Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. 2.Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en de schulden van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste éénmaal in de vier jaar. Artikel18Aanbesteding en inkoop Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie. Hoofdstuk6Slotbepalingen Artikel19Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking 6 weken na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst. Artikel20Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening Zaanstad 2004”. Artikel21Bekendmaking Deze verordening zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van de verordening in het Gemeenteblad. Tevens zal de tekst van de regeling worden geplaatst op de website van de gemeente. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 februari 2004, voorzitter raadsgriffier