Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009 (Venlo)

Beheersverordening ontwikkelbedrijf 20091 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: algemene grondreserve: een zogenaamde vrije reserve. Deze is noodzakelijk om te kunnen beschikken over een financiële buffer voor het opvangen van onvoorziene financiële risico’s, dan wel onvoorziene negatieve resultaten van grondexploitaties tijdens de uitvoering. (Afdekken ondernemersrisico tijdens de uitvoering). ambtelijk opdrachtgever: vertegenwoordiger vanuit de ambtelijke organisatie voor het project richting het bestuur en opdrachtgever voor de projectorganisatie. Hij is er ambtelijk verantwoordelijk voor dat het project binnen de gestelde kaders blijft. bedrijfseenheid: een administratieve eenheid binnen het Ontwikkelbedrijf om functioneel specifieke kosten en/of opbrengsten te registreren die direct gekoppeld zijn aan een concrete planontwikkeling waarbij gronden en/of ander vastgoed in bouwexploitatie worden gebracht. bestemmingsreserve: onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door de gemeenteraad een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en die daarom alleen voor het realiseren van die doelstelling beschikbaar is. bestuurlijk opdrachtgever: gemandateerd vertegenwoordiger vanuit het bestuur i.c. het college van B&W voor een specifieke planontwikkeling. Hij is er bestuurlijk voor verantwoordelijk dat het project binnen de politieke en bestuurlijke kaders blijft. boekwaarde: de waarde waarvoor een complex is opgenomen in de administratie. budgethouder: de ambtelijk opdrachtgever is verantwoordelijk voor alle middels begroting c.q. begrotingswijziging verleende (voorbereidings)kredieten ten behoeve van een project. budgetbeheerder: de planeconoom is budgetbeheerder voor de hem toegewezen projecten. Business case: globale financiële analyse van een project in de initiatieffase. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo. complex (Hoofdproject): een verzameling van bedrijfseenheden binnen het Grondbedrijf. Het complex bevat gronden c.q. projecten/(grond)exploitaties in dezelfde fase van ontwikkeling. contante waarde: het resultaat op balansdatum van de grondexploitatieopzet op basis van de eindwaardeberekening. Concerncontroller: maakt onderdeel uit van de afdeling Concernstaf. Hij adviseert over de gemeentelijke bedrijfsvoering, beleidsontwikkeling/planning en control en toetst management- en bestuursrapportages. deelbudgethouder: de projectleider is als deelbudgethouder financieel en inhoudelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van een project. directeur: lid van het Directie Team (DT). economische waarde: de waarde van een onroerende zaak in het vrije economische verkeer. eindwaardeberekening: methodiek voor een grondexploitatieberekening waarbij de in de tijd gefaseerd opgenomen kosten en opbrengsten worden doorberekend naar datum van afsluiting van het complex en waarbij rekening wordt gehouden met rente en kosten- en opbrengstenstijgingen (eindwaarde) en het resultaat middels een rentefactor wordt teruggerekend naar balansdatum (contante waarde). exploitatieopzet: de begroting van kosten, opbrengsten en bijdragen met betrekking tot een project inhoudende het geheel van activiteiten en werkzaamheden met betrekking tot verwerving, het beheer, het bouw- en woonrijp maken en de overdracht dan wel uitgifte van gronden. In geval er sprake is van een exploitatieovereenkomst (gemengde of particuliere exploitatie met derden) is de exploitatieopzet de begroting van de gemeentelijke kosten en de door de gemeente te ontvangen opbrengsten inclusief de verschuldigde exploitatiebijdrage. exploitatieplan: door de raad vast te stellen exploitatieopzet ten behoeve van het bestemmingsplan in het kader van en conform de eisen van de nieuwe Grondexploitatiewet (Wro). exploitatieovereenkomst: overeenkomst met particuliere eigenaren op grond van de Grondexploitatiewet (Wro) Uitvoering in principe voor rekening en risico derden. Grondbeleid: het beleid gericht op het (her)inrichten en uitgeven van gronden ter verwezenlijking van doelstellingen op diverse terreinen van overheidsbelang als ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, stadsvernieuwing en restauratie, economische ontwikkeling, milieu en natuur-, woon- en leefruimte. grondexploitatie: het geheel van activiteiten en werkzaamheden binnen een project met als doel om een plangebied bouw- en woonrijp te maken. haalbaarheidsstudie: onderdeel van de initiatieffase waarmee een globaal inzicht gegeven wordt in de haalbaarheid van de grondexploitatie. hoofd Bedrijfsvoering: leidinggevende als afdelingshoofd verantwoordelijk voor het team Financiën en daarbinnen o.a. de teams advies en specials, betrokken bij het Ontwikkelbedrijf. hoofd Ontwikkelbedrijf: leidinggevende als afdelingshoofd verantwoordelijk voor het Ontwikkelbedrijf en de kwaliteit van de afzonderlijke Ontwikkelbedrijfproducten. krediet: de gelden die door de raad beschikbaar worden gesteld voor de uitvoering van een project. Voor grondexploitaties in principe gelijk aan het projectbudget. Nota Ontwikkelbedrijf: de beleidsnota Ontwikkelbedrijf die jaarlijks wordt vastgesteld en waarin het algemene grondbeleid en het beleid voor specifieke onderdelen, alsmede de risiconota worden vastgelegd. Ontwikkelbedrijf: de administratieve en organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de realisatie van ruimtelijk fysieke projecten op het gebied van vastgoedontwikkeling, gebiedsontwikkeling en complexe infrastructuur, de bewaking van de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf en het initiëren van grond- en vastgoedbeleid. Het Ontwikkelbedrijf heeft ook tot taak het beheren van alle onroerende goederen, welke door de gemeente in eigendom zijn dan wel worden verworven voor zover ze niet bedoeld zijn voor de uitoefening van een beleidstaak niet zijnde bouwgrondexploitatie, tenzij de raad anders bepaalt. opdrachtbudget: het budget dat door de projectleider ter beschikking wordt gesteld bij interne opdrachtverlening. planeconoom (voor vastgoed vastgoedeconoom): de functionaris van de afdeling Ontwikkelbedrijf die verantwoordelijk is voor de financieel economische planbegeleiding. Hij is budgetbeheerder en toetst de opdrachten aan het krediet c.q. het projectbudget. project: een ruimtelijk fysieke opgave die in het kader van deze beheersverordening uit een gebiedsontwikkeling (grondexploitatie), vastgoedontwikkeling (een gebouw) of een complex infrastructureel werk kan bestaan. projectbudget: het totale benodigde budget om de grondexploitatie te realiseren dat volgt uit de exploitatieopzet. projectleider: de functionaris die integraal verantwoordelijk is voor het binnen de gestelde kaders uitvoeren van de projectopdracht. Hij is de deelbudgethouder/opdrachtnemer voor het project en opdrachtgever voor de uitvoeringswerkzaamheden. projecten met overeenkomst: er is sprake van een project met overeenkomst indien een project conform overeenkomst met een partner wordt ontwikkeld, die eventueel ook grondexploitatiewerkzaamheden verricht. raad: de gemeenteraad van de gemeente Venlo. reserve: zie algemene grondreserve en bestemmingsreserve staf Strategie, Markt en Ontwikkeling (SMO) van het Ontwikkelbedrijf: verzorgt beleid en advies, financiële sturing en consolidatie en de marktoriëntatie binnen het Ontwikkelbedrijf. staf Strategie, Markt en Ontwikkeling (financiële sturing en consolidatie): voegt alle informatie met betrekking tot (toekomstige) projecten en eigendommen buiten projecten samen en rapporteert hierover. Zij verzorgt de financiële beleidsadviezen met betrekking tot het Ontwikkelbedrijf en is budgetbeheerder voor het complex verspreid liggende gronden. Team projecten van het Ontwikkelbedrijf: verzorgt de projectleiding en -ondersteuning van alle ruimtelijk fysieke projecten binnen de gemeente Venlo. Team Vastgoed van het Ontwikkelbedrijf: verzorgt juridische ondersteuning, planeconomie, beheer, aankoop- en uitgifte van de afdeling Ontwikkelbedrijf. Vastgoedexploitatie: het geheel van activiteiten en werkzaamheden binnen een project met als doel om een (gemeentelijk) gebouw te realiseren. voorziening: wordt gevormd voor concrete of specifieke risico’s binnen het Ontwikkelbedrijf bijvoorbeeld nadelige exploitatieresultaten en nadelig herwaarderingsresultaat. weerstandsvermogen: de (benodigde/de aanwezige/genormeerde/potentiële) Algemene Grondreserve als financiële buffer voor risico's in het Ontwikkelbedrijf. Artikel 2 Overige gemeentelijke regelgeving Ter uitvoering van artikel 212 Gemeentewet heeft de gemeenteraad op 30 november 2005 de “Financiële verordening gemeente Venlo 2005” vastgesteld, in werking getreden op 1 januari 2006, waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid zijn verwoord, alsmede de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De onderhavige Beheersverordening Grondbedrijf Venlo (raadsnummer 2009-6 d.d. 28 januari 2009) geldt als lex specialis voor deze verordening. De budgethoudersregeling, zoals vastgesteld door het college van B&W op 25 januari 2005 is van toepassing. In de onderhavige beheersverordening is deze op specifieke punten voor het Ontwikkelbedrijf nader gedefinieerd. De beleidskaders voor het gemeentelijke risicomanagement en het weerstandsermogen zoals opgenomen in de beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen, vastgesteld door de gemeenteraad op 19 december 2007 sluiten aan op onderhavige beheersverordening. 2 Het Ontwikkelbedrijf, algemeen Artikel 3 Doelstelling en taken Ontwikkelbedrijf Missie Ontwikkelbedrijf: Het Ontwikkelbedrijf initieert en faciliteert op een efficiënte en effectieve wijze samen met anderen de procesmatige sturing en projectmatige ontwikkeling en realisatie van ruimtelijke plannen in stad en regio en beheert de gemeentelijke vastgoedportefeuille ten behoeve van de realisatie van brede maatschappelijke beleidsdoelstellingen. Het ziet ruimtelijk fysieke ontwikkelingen in de stad vooruit en neemt initiatieven bij c.q. geeft sturing aan kansrijke situaties op plaatsen die voor de toekomst van de stad belangrijk kunnen zijn. Voorts het (her)inrichten en uitgeven van gronden en eventuele opstallen ter verwezenlijking van doelstellingen op diverse terreinen van overheidsbelang als ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, stadsvernieuwing en restauratie, cultuurhistorie en -behoud, economische ontwikkeling, milieu en natuur-, woon- en leefruimte. Het Ontwikkelbedrijf wil hierbij slagvaardig optreden in de uitvoering van ruimtelijk beleid, komen tot een rechtvaardige verdeling van de kosten bij ruimtelijke ontwikkeling en daarnaast kwaliteit, zeggenschap en marktwerking stimuleren zodat een goede plankwaliteit wordt bereikt. Voor verwezenlijking van ruimtelijke doelstellingen op diverse terreinen van overheidszorg is het Ontwikkelbedrijf opdrachtnemer. Bestuurlijk opdrachtgever voor een project is een lid van het college. Ambtelijk opdrachtgever is veelal het hoofd van een verantwoordelijk of prevalerend beleidsveld of een lid van het DT. Een project wordt per projectfase geaccepteerd (“aangenomen“) door en vervolgens uitgevoerd voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf. Het hoofd Ontwikkelbedrijf wijst daartoe een projectleider aan. Bij iedere opdracht/aanneming wordt de formulering, de kaderstelling en het benodigde (gedekte) budget overeengekomen. Voor strategische aankopen is het hoofd Ontwikkelbedrijf ambtelijk opdrachtgever. Een belangrijke uitwerking van de missie van het Ontwikkelbedrijf is dat het zorg draagt voor een gezond Ontwikkelbedrijf. Dit houdt in dat het Ontwikkelbedrijf ervoor zorgt dat er een financiële reserve bestaat die een voldoende buffer vormt voor financiële risico's in lopende en toekomstige projecten. Aan deze randvoorwaarde toetst het Ontwikkelbedrijf ook beleidsvoorstellen in lopende en toekomstige projecten. Artikel 4 Doel verordening De verordening heeft tot doel de vastlegging van de verantwoordelijkheden met betrekking tot de effectieve en efficiënte voorbereiding en uitvoering van producten van het Ontwikkelbedrijf, de rapportage daarover en de controle daarop. Artikel 5 Administratie Ontwikkelbedrijf De taken van het Ontwikkelbedrijf worden verantwoord binnen de totale financiële administratie van de gemeente, maar worden wel als een op zich staande Ontwikkelbedrijfadministratie geregistreerd. De financiële administratie van de gemeente dient zodanig te worden ingericht dat er ten aanzien van de taken van het Ontwikkelbedrijf sprake is van een voortdurend inzicht in: de financieel-economische positie; de boekwaarde van de eigendommen; de uitvoering van de begroting van de projectmatige complexen; het afwikkelen van vorderingen en schulden; de afhandeling van de rechten en verplichtingen; de rekening en de mogelijkheden om daarover verantwoording af te kunnen leggen. Artikel 6 Financiering en financiële organisatie Ontwikkelbedrijf; Budgetverantwoordelijkheid en kostentoerekening Het concern draagt zorg voor de financiering van het Ontwikkelbedrijf (rekening courant). Voor de in rekening courant gestorte of opgenomen gelden wordt de binnen de gemeente gehanteerde omslagrente vergoedt dan wel berekend: de rente wordt binnen het Ontwikkelbedrijf toegerekend aan de diverse kosten en opbrengsten; expliciet voor projecten gemaakte kosten worden rechtstreeks op het project verantwoord. De overige kosten, inclusief rente en beheerskosten, worden via een omslag toegerekend aan de lopende projecten op basis van de gemaakte kosten; aan verspreid liggende gronden worden geen omslagkosten toegerekend, tenzij anders bepaald door het hoofd Ontwikkelbedrijf c.q. besloten door het college. Alvorens werkzaamheden in het kader van de grondexploitatie kunnen worden uitgevoerd, dient de raad hiervoor een krediet beschikbaar te stellen. Een voorbereidingskrediet kan worden verleend zonder een (uitgebreide) grondexploitatieberekening. Een door de raad verleend krediet voor een grond- c.q. vastgoedexploitatie dient in overeenstemming te zijn met de door het college vastgestelde exploitatieopzet. Voor iedere grond- c.q. vastgoedexploitatie wordt in principe apart krediet verleend door de raad. Voor het aangaan van sluitende grondexploitaties (rendabel) wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 0,5 miljoen. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Het college is gemachtigd exploitaties in exploitatie te nemen waarvan de geraamde investeringen de € 0,1 miljoen niet te boven gaat. Opnamen van dit krediet worden gemeld middels de prorap. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. De ambtelijk opdrachtgever is budgethouder voor alle middels begroting c.q. begrotingswijzigingen verleende kredieten ten behoeve van een project. Zodra het hoofd Ontwikkelbedrijf een projectleider heeft aangewezen is deze deelbudgethouder. Projectleider, ondersteund door de planeconoom, rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever over het project die rapporteert aan de bestuurlijk opdrachtgever. Voorts rapporteert de projectleider aan het hoofd Ontwikkelbedrijf over de voortgang van de aangenomen opdracht. De projectorganisatie is verantwoordelijk voor het opstellen van de haalbaarheidsplannen en de (globale) exploitatieopzetten. De planeconoom biedt de binnen het project geaccordeerde opzetten, vergezeld van de basisdocumenten, ter toetsing aan de SMO (financiële sturing en consolidatie) aan. Per fase van een project wordt een krediet beschikbaar gesteld. Ten behoeve van de kosten die gemaakt worden in de projectfasen vóór de uitvoeringsfase van een project wordt jaarlijks in de gemeentebegroting en post voorbereidingskosten projecten opgenomen ad € 1 miljoen binnen het Ontwikkelbedrijf. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Deze post wordt als krediet verleend door de raad. Voornoemd bedrag wordt zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Middels besluit van het college worden ten laste van deze post budgetten toegewezen voor de diverse projectfasen. Deze budgetten worden financieel verantwoord als voorbereidingskredieten (deelkredieten van de post voorbereidingskosten projecten). In deze voorbereidingskredieten wordt rekening gehouden met een jaar renteverlies. Bij de aanvraag voor een budget (voorbereidingskrediet) voor een volgende projectfase wordt een overzicht van de reeds gemaakte kosten voor de voorgaande projectfasen gevoegd. Zo mogelijk wordt een doorkijk gegeven van de nog te maken voorbereidingskosten tot de realisatiefase. Vóór een project overgaat naar de realisatiefase wordt een exploitatieopzet vastgesteld door B&W. Hierin worden de voorbereidingskosten van de voorgaande fasen meegenomen en gedekt. De post voorbereidingskosten is dus in principe revolving c.q. rendabel. Indien een project niet wordt uitgevoerd komen de gemaakte voorbereidingskosten van alle uitgevoerde fasen alsnog ten laste van het verantwoordelijke/initiërende beleidsterrein (algemene middelen). De toewijzing van budgetten voor de diverse projectfasen en een eventueel verantwoorden van de kosten van een niet gerealiseerd project ten laste van de algemene middelen wordt gerapporteerd middels de prorap. Voor de daadwerkelijke realisatie van een project (onderzoeken, aankopen, civiel technische werken et cetera) verstrekt de projectleider schriftelijk opdracht en stelt hij de bijbehorende opdrachtbudgetten ter beschikking. Deze worden vooraf aan de exploitatieopzet c.q. het voorbereidingskrediet getoetst door de planeconoom. De opdrachtbudgetten worden bewaakt door het project (projectleider/planeconoom) en de Afdeling Bedrijfsvoering, team Specials. De vastlegging van de externe opdracht geschiedt conform de gemeentelijke regelgeving van de verplichtingenadministratie. Streven is om ook de interne verplichtingen (opdrachtbudgetten) middels een geautomatiseerd systeem vast te leggen. De opdrachtbudgetten dienen in overeenstemming te zijn met de desbetreffende vastgestelde exploitatieopzet en moeten passen binnen de beschikbaar gestelde kredieten. Indien er geen vastgestelde exploitatieopzet is moeten de opdrachtbudgetten passen binnen het vastgestelde voorbereidingskrediet. Indien geen krediet is verleend kunnen geen opdrachten worden verleend c.q. kosten worden toegerekend. De opdrachtnemer is er zelf verantwoordelijk voor dat de opdracht binnen het opdrachtbudget wordt uitgevoerd. Ongeacht zijn lijnverantwoordelijkheid rapporteert hij daarover periodiek aan de projectleider. Bij dreigende over- en onderschrijdingen dient de opdrachtnemer de projectleider daarover onverwijld en vroegtijdig te informeren, zodat er sprake kan zijn van eventuele bijsturing. De projectleider en de planeconoom toetsen periodiek de voortgang van de opdracht in kwaliteit, voortgang en geld onder eindverantwoordelijkheid van de projectleider. Nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd en door de projectleider zijn goedgekeurd, wordt een nacalculatie opgesteld en wordt de desbetreffende opdracht beëindigd. De bijbehorende (opdracht)budgetten worden in de administratie afgesloten. Het hoofd Bedrijfsvoering en de Concerncontroller kunnen nadere eisen stellen aan de vorm en parafering van de procedure tot opdrachtverstrekking, tot beëindiging daarvan en bij budget over- en onderschrijdingen. Deze komen tot uitdrukking in het mandaatbesluit. 3 Complexen, algemene bepalingen Artikel 7 Soorten complexen Projecten in eenzelfde fase van ontwikkeling worden administratief verantwoord binnen één complex. Binnen de administratie van het Ontwikkelbedrijf wordt bij de complexindeling zoveel mogelijk aansluiting gezocht met de indeling en verslaglegging van projectmatig werken. Lopende projecten worden apart als exploitatie verantwoord. Vastgoed waar (nog) geen concrete ontwikkelingen (meer) plaatsvinden worden verantwoord in het complex verspreid liggende gronden. Het betreft onder andere restgronden van geheel afgesloten projecten, ander vastgoed (oud bezit) en strategisch bezit. Artikel 8 Complexindeling lopende projecten/(grond)exploitaties Het aanmaken van een bedrijfseenheid voor een project binnen de complexen gebeurt op basis van een startdocument. Overboeking van projecten tussen de diverse complexen gebeurt op basis van de beslisdocumenten van projectmatig werken. Binnen de lopende projecten/(grond) exploitaties worden onderkend: complex toekomstige exploitaties; complex exploitaties in voorbereiding; complex exploitaties in voorbereiding met exploitatieovereenkomst; complex exploitaties in uitvoering; complex exploitaties in uitvoering met exploitatieovereenkomst; complex restexploitaties; complex restexploitaties met exploitatieovereenkomst; complex afgesloten exploitaties Van een lopend project/(grond)exploitatie worden minimaal de volgende gegevens vastgelegd: bestuurlijk opdrachtgever; ambtelijk opdrachtgever; projectleider; planeconoom; toegekend (voorbereidings)krediet; vastgesteld projectbudget op basis van de exploitatieopzet voor lopende projecten binnen de complexen met/zonder overeenkomst. In principe is het projectbudget gelijk aan het toegekende krediet. De verantwoordelijkheid voor het project ligt bij de projectleider die daarbij financieel ondersteund wordt door de planeconoom c. q vastgoedeconoom. Voor projecten in de complexen restexploitaties en afgesloten exploitaties is het hoofd Ontwikkelbedrijf ambtelijk opdrachtgever en wordt volstaan met aanwijzing van een projectleider en een planeconoom. Afhankelijk van de fase waarin een project verkeert kan het hoofd Ontwikkelbedrijf besluiten het projectleiderschap (projectverantwoordelijkheid) bij SMO (financiële sturing en consolidatie) te leggen. Artikel 9 Complex verspreid liggende gronden, algemeen Het aanmaken van een bedrijfseenheid in het complex verspreid liggende gronden (samenhangend geheel of per separaat perceel) gebeurt op basis van een startdocument. Van een bedrijfseenheid in het complex verspreid liggende gronden worden minimaal de volgende gegevens vastgelegd: kadastraal blad met letter en nummer; kadastrale perceelsnummers; adres; aantal m²; boekwaarde. “Eigenaar” van de verspreid liggende gronden c.a. is SMO (financiële sturing en consolidatie). Daarbij horen de volgende verantwoordelijkheden: zorg dragen voor een jaarlijks actueel overzicht van verspreid liggende gronden c.a.; opdracht geven voor aan- en verkoop van verspreid liggende gronden c.a. van het Ontwikkelbedrijf; opdracht geven voor het beheer van verspreid liggende gronden en opstallen aan Vastgoed (beheer). Team Vastgoed (beheer) van de afdeling Ontwikkelbedrijf is in opdracht van SMO (financiële sturing en consolidatie) verantwoordelijk voor het operationele beheer van de gronden en opstallen in bezit van het Ontwikkelbedrijf. 4 Lopende projecten/exploitaties, specifieke bepalingen Artikel 10 Projecten/exploitaties, algemene bepalingen In de planontwikkeling van een project (gebiedsontwikkeling (grondexploitatie), vastgoedontwikkeling (een gebouw) of een complex infrastructureel werk), al dan niet in samenwerking met derden (zie artikel 20) wordt de volgende fasering gehanteerd (projectmatig werken): Beoordeling ruimtelijk-fysieke initiatieven (verder Startfase): in deze fase worden ruimtelijk-fysieke initiatieven beoordeeld onder verantwoordelijkheid het hoofd van de afdeling RO. De fase resulteert in een startdocument op basis waarvan besloten wordt om tot de initiatieffase over te gaan. Initiatieffase: eerste fase van het proces “Ontwikkelen en realiseren van Ruimtelijk - Fysieke initiatieven” zoals onder verantwoordelijkheid van het Ontwikkelbedrijf wordt uitgevoerd. Het betreft de voorbereiding (op basis van een startdocument) van een project die resulteert in een projectopdracht en een business case (globale financiële analyse). Definitiefase: zekerheid krijgen over resultaat en haalbaarheid van het project. Eindproducten zijn een projectprogramma en een globale exploitatieopzet (haalbaarheidsstudie). Ontwerpfase: oplossing (ontwerp) creëren die voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Eindproducten zijn een projectontwerp en een definitieve (gedekte) exploitatieopzet. Voorbereidingsfase: inzicht krijgen in de uitvoering van het ontwerp; resulteert in een realisatieplan. Realisatiefase: realisatie van afgesproken resultaat conform de vastgestelde werkwijze. De fase wordt afgesloten met een nacalculatie. Afrondingsfase: (administratieve fase, onderdeel van de realisatiefase) indien 90% van de werkzaamheden zijn afgerond en er geen grote risico’s meer aanwezig zijn, wordt er een restexploitatie geopend. De fase wordt afgesloten met een (definitieve) nacalculatie. Nazorgfase: de fase wordt afgesloten met een overdrachtsdocument (nazorgplan) waarmee het project wordt overgedragen aan de verantwoordelijke beheersafdeling. Openbare gronden aan Openbare Werken en restgronden die overgeboekt worden naar afgesloten exploitaties c.q. verspreid liggende gronden. Beheersfase: vindt niet plaats binnen het Ontwikkelbedrijf. Betreft o.a. openbare gronden die overgedragen zijn aan Openbare Werken. Iedere fase wordt afgesloten met een beslisdocument. Op basis van het beslisdocument wordt door het bevoegde bestuursorgaan een go/no go beslissing genomen voor de volgende fase en wordt door het college budget c.q. door de raad krediet toegekend voor de volgende fase. Bij het beslisdocument wordt een overzicht gevoegd van de kosten van de af te sluiten en voorgaande fasen. Zo mogelijk wordt een doorkijk gegeven van de nog te maken voorbereidingskosten tot de realisatiefase. Uitgangspunt is dat (fasen van) projecten voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf worden uitgevoerd zodra deze door het hoofd Ontwikkelbedrijf zijn geaccepteerd (“aangenomen”) en de middelen (voorbereidings)kredieten beschikbaar zijn gesteld. Kosten die tot en met de ontwerpfase (vaststelling exploitatieopzet) worden gemaakt worden in de exploitatieopzet meegenomen en gedekt. Indien het project niet doorgaat komen alle in de reeds uitgevoerde fases gemaakte kosten ten laste van de initiërende afdeling c.q. Algemene Dienst. Aan de fasering van de projecten is een administratieve indeling gekoppeld die gerelateerd is aan het toegekende krediet. Dit leidt tot het volgende overzicht: Projectfacering Administratieve indeling van de complexen Krediet Startfase (1e en 2e gedeelte) Toekomstige Exploitatie Kosten 1e gedeelte. t.l.v. algemene middelen; 2e gedeelte apart financieel verantwoorden Initiatieffase Toekomstige Exploitatie Voorbereidingkrediet. Indien het project geen doorgang vindt komen de projectkosten ten laste van de algemene middelen Definitiefase Ontwerpfase Voorbereidingsfase Exploitatie in voorbereiding Voorbereidingskrediet. Indien het project geen doorgang vindt komen de projectkosten ten laste van de algemene middelen. Realisatiefase Afrondingsfase Exploitatie in uitvoering Restexploitaties Gedekt krediet op basis van de vastgestelde exploitatieopzet Nazorgfase Afgesloten exploitaties Niet van toepassing Bij de afsluiting van een project (nazorgfase) worden de openbare gronden uitgebracht naar de algemene dienst (Openbare Werken). Eventuele restpercelen (bouwgrond) worden overgeheveld naar het complex afgesloten exploitaties. Er wordt een nacalculatie opgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan het college. Indien de afsluiting leidt tot een kredietaanpassing wordt deze ook voorgelegd aan de raad. de definitieve afsluiting worden eventuele restpercelen overgeheveld naar het complex verspreid liggende gronden (niet openbare c.q. bouwrijpe grond). Indien tussentijds de kaders van de planontwikkeling fundamenteel wijzigen, wordt de oude projectfase financieel afgesloten middels een beslisdocument inclusief nacalculatie. Daarbij wordt voorgesteld of het project geheel wordt gestopt of eventueel een doorstart wordt gemaakt voor een nieuw plan. Besluitvorming over deze nacalculatie geschiedt door het bestuursorgaan dat opdracht heeft verstrekt voor deze fase. Eigendommen zoals strategisch bezit, overige eigendommen, die geen (beleids)functie meer hebben en restpercelen worden verantwoord in verspreid liggende gronden. Overboeking naar een project vindt plaats bij de start van de realisatiefase. Gerichte aankopen in de initiatief-, definitie-, ontwerp- en voorbereidingsfase worden direct op de betreffende exploitatie verantwoord. Artikel 11 Complex toekomstige exploitaties (start- / initiatieffase) In het 1e gedeelte van de startfase wordt een concept startdocument gemaakt en ambtelijk gewogen. Bij een positieve weging (kansrijk project) gaat het 2e gedeelte van de startfase in. Deze fase resulteert in een beslisdocument dat door het College wordt goedgekeurd. De kosten die gemaakt worden in het 1e gedeelte van de startfase worden verantwoord binnen de initiërende afdeling, in principe de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling (die ook de centrale intake van ruimtelijk - fysieke initiatieven aanstuurt en coördineert) en komen ten laste van de algemene middelen. De kosten van de 2e fase worden apart verantwoord en komen in principe ten laste van de algemene middelen. Specifieke (onderzoeks)kosten die van nut zijn voor de volgende fases van het betreffende project worden meegenomen in het voorbereidingskrediet voor de initiatieffase. Middels het beslisdocument om over te gaan tot de initiatieffase wordt een voorbereidingskrediet toegekend op basis van een globale beschrijving van de werkzaamheden en inclusief een jaar rentekosten. Voor de startfase van een ruimtelijk fysiek project is het hoofd Ruimtelijke Ordening verantwoordelijk. Bij het 2e gedeelte betrekt hij de beoogd projectleider van het Ontwikkelbedrijf. In de initiatieffase wordt minimaal een verkenning uitgevoerd naar de haalbaarheid van het project (business case/globale financiële analyse). Indien er geen sprake kan zijn van een minimaal budgettair neutrale uitkomst, zullen er voorstellen worden gedaan ter dekking van het tekort in het project. Deze globale haalbaarheidsstudie wordt samen met de projectopdracht ter besluitvorming aan het College voorgelegd. De uren eigen personeel en eventuele onderzoekskosten in de initiatieffase worden verantwoord in het Ontwikkelbedrijf op het voorbereidingskrediet. Het door het college toegekende budget wordt als voorbereidingskrediet in de administratie vastgelegd. Indien geen goedkeuring wordt verleend komen de reeds gemaakte kosten ten laste van de algemene middelen (via prorap). Uitgangspunt bij het onderzoek naar de economische uitvoerbaarheid (haalbaarheidstudie) is dat er zowel stedenbouwkundig als financieel-economisch een optimaal resultaat moet worden bereikt, doch dat gestreefd wordt naar een op zijn minst budgettair neutrale uitkomst van het project. Subsidies en bijdragen maken deel uit van dit resultaat. De initiatieffase wordt afgesloten met een beslisdocument om te stoppen dan wel over te gaan tot de volgende fase waarvoor tevens krediet beschikbaar wordt gesteld. Artikel 12 Complex exploitaties in voorbereiding (definitie-/ontwerp-/voorbereidingsfase) Bij goedkeuring van de projectopdracht en haalbaarheidstudie en de verlening van een aanvullend budget (voorbereidingskrediet), worden de tot op dat moment geboekte kosten, overgeboekt naar complex Exploitaties in voorbereiding. In de definitiefase wordt o.a. een globale exploitatieopzet opgesteld die samen met het projectprogramma aan het college wordt voorgelegd ter besluitvorming. In de ontwerpfase van een project wordt als onderdeel van het projectontwerp een definitieve exploitatieopzet opgesteld. Het projectontwerp en de definitieve exploitatieopzet worden gezamenlijk ter vaststelling voorgelegd aan het college. Op basis van de exploitatieopzet wordt krediet aangevraagd aan de raad. In de voorbereidingsfase wordt het realisatieplan, en voor zover kostenverhaal niet anderszins verzekerd is ook een exploitatieplan, opgesteld dat door het college wordt vastgesteld. De voorbereidingsfase vormt de overgang naar de daadwerkelijke uitvoering. De raad stelt voor een project het hele krediet beschikbaar op basis van een door het college vastgestelde grondexploitatieopzet. Indien een herziening leidt tot een substantiële wijziging van het krediet is hier goedkeuring van de raad voor nodig. raad wordt over de voortgang geïnformeerd middels de Nota Ontwikkelbedrijf, prorap, jaarrekening, voortgangsrapportage projecten of indien noodzakelijk c.q. wenselijk via een Raadsinformatiebrief. Het op basis van de door het college vastgestelde exploitatieopzet en door de Raad toegekende krediet wordt in de administratie vastgelegd. De exploitatieopzet (inclusief voorbereidingskredieten) dient volledig gedekt te zijn. Artikel 13 Complex exploitatie in uitvoering (realisatiefase) Naar aanleiding van het vastgestelde projectontwerp, de definitieve exploitatieopzet en het realisatieplan wordt het hoofdproject administratief overgeheveld van exploitatie in voorbereiding naar exploitatie in uitvoering. Voor de verantwoording/rapportage van budgetten gelden de volgende bandbreedtes: een significante overschrijding van de totale (nog uit te voeren) kosten, waarbij een overschrijding van 15% en/of € 100.000,00 in ieder geval als significant wordt aangemerkt; een significante onderschrijding van de totale (nog te realiseren) opbrengsten, waarbij een onderschrijding van 15% en/of € 100.000,00 in ieder geval als significant wordt aangemerkt. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Indien wenselijke kunnen door de raad per afzonderlijke grond- c.q. vastgoedexploitatie afwijkende brandbreedtes worden vastgesteld. Voor de richtlijnen voor aanvullende kredietaanvragen aan de raad zie artikel

1. Binnen het project mag door de projectleiding geschoven worden met budgetten indien de realisatie van het project dit vereist c.q. dit de kwaliteit van het project ten goede komt. Vereist is dat minimaal aan de overeengekomen kwalitatieve en kwantitatieve afspraken wordt voldaan en realisatie binnen het verleende krediet wordt gerealiseerd. De verschuivingen worden zichtbaar gemaakt en gerapporteerd. Bij opname van een taakstellend budget dient wel een risicoanalyse opgesteld te worden waaruit blijkt dat het een verantwoord risico c.q. taakstelling betreft. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voor voorcalculatorisch verliesgevende grondexploitaties meteen een voorziening gevormd. Indien daardoor de Algemene Grondreserve onder het vereiste weerstandsvermogen daalt, is artikel 24.4 van toepassing. De winst in grondexploitaties wordt toegevoegd aan de algemene grondreserve zodra en voor zover deze is gerealiseerd (gedeeltelijke winstneming). De voorwaarden voor gedeeltelijke winstneming zijn vastgesteld in de Nota Ontwikkelbedrijf. Jaarlijks wordt per grondexploitatie bekeken en gemotiveerd of en welke gedeeltelijke winstneming reëel is. Na afsluiting van de grondexploitatie wordt het saldo verrekend met de Algemene Grondreserve. Bij een tekortplan wordt het saldo verrekend met de getroffen voorziening binnen het Ontwikkelbedrijf. Bij een winst in de grondexploitatie wordt het saldo toegevoegd aan de Algemene Grondreserve. Zodra een exploitatie in de afrondende fase verkeerd wordt ze administratief afgesloten. Bij deze administratieve afsluiting van de exploitatie in uitvoering worden de resterende uit te geven gronden overgebracht naar het complex restexploitatie. Een nieuw (deel)project wordt aangemaakt waar de nog te maken kosten en opbrengsten op worden verantwoord (basis eindwaardeberekening voor deze exploitatie in afronding). Een eventuele winst op de restgronden komt op de exploitatie in afronding tot uitdrukking. Voor een verlies blijft de voorziening in tact. Artikel 14 Complexen restexploitatie en afgesloten exploitaties. De afrondingsfase moet worden gezien als onderdeel van de uitvoeringsfase die ingaat zodra de risico’s zijn ingekaderd en het project vrijwel is afgerond. Het functionele complex restexploitatie is bedoeld om de gronden te administreren waarvan, bij de administratieve afsluiting van een projectmatig complex, de bestemming nog niet geheel is gerealiseerd, nog geringe kosten moeten worden gemaakt en nog restgronden moeten worden uitgegeven, dan wel overgeboekt. Opname in de afrondingsfase gebeurt op basis van een herziening. Zodra de nog te maken kosten uitsluitend kosten rechtstreeks gerelateerd aan de resterende bouwkavels betreffen (bv. inritten, trottoirs, rioolaansluitingen etc.) wordt het project/grondexploitatie verantwoord onder het complex afgesloten exploitaties. De complexen restexploitaties en afgesloten exploitaties worden jaarlijks door de raad vastgesteld als onderdeel van Nota Ontwikkelbedrijf. Daarin wordt over de voortgang van deelcomplexen gerapporteerd en aangegeven welke onderdelen definitief zijn afgerond. Indien bij de afsluiting van een bedrijfseenheid een verschil optreedt tussen de gecalculeerde waarde en het werkelijke saldo van kosten en opbrengsten, wordt dit verschil verrekend met de voorziening nadelige exploitaties c.q. de Algemene Grondreserve (definitieve nacalculatie). De eventueel resterende grondvoorraad (bouwkavels) wordt verantwoord onder het complex verspreid liggende gronden. Restgronden in voordeelexploitaties worden uitgebracht naar verspreid liggende gronden tegen kostprijs. Uitbreng uit nadeelexploitaties vindt plaats tegen kostprijs dan wel economische waarde van de huidige bestemming rekening houdend met de nog te maken kosten om deze te realiseren. (In principe vastgestelde verkoopprijs minus nog te maken kosten). 5 Exploitatieopzetten/exploitatieovereenkomsten Artikel 15 Business case/globale financiële analyse Onderdeel van de initiatieffase van een project is een business case (globale financiële analyse). Deze omvat minimaal: globaal inzicht in de eigendomsituatie van het plangebied; betrokkenheid derden bij de planontwikkeling; verkenning naar de financieel economisch haalbaarheid op basis van normgetallen; dekkingsbron voor mogelijke tekorten (risicodrager planontwikkeling). Indien er sprake is van een geprognosticeerd tekort wordt hiervoor nog geen voorziening getroffen. Het resultaat van de globale financiële analyse wordt derhalve nog niet betrokken bij het verschaffen van inzicht in de Algemene Grondreserve. Artikel 16 Globale exploitatieopzet Onderdeel van de definitiefase is een globale exploitatieopzet (haalbaarheidsstudie). De globale exploitatieopzet bevat minimaal: een globale raming van verwervingskosten en de kosten van inbreng van gemeente gronden; een globale raming van de uitvoeringskosten van het project; een globale raming van opbrengsten uit gronduitgifte; een globale raming van bijkomende kosten; een globale raming van inkomsten uit subsidies of bijdragen van derden; een risicoparagraaf; het resultaat van de exploitatieopzet en in geval van een tekort een voorstel voor de dekking van dat tekort. De globale exploitatieopzet wordt voorzien van een globale exploitatietekening, waarop minimaal de begrenzing van het plangebied staat aangegeven. De globale exploitatieopzet wordt voorzien van een toelichting waarop de uitgangspunten voor de exploitatieopzet nader zijn toegelicht, zoals grondgebruik, fasering, berekeningsgrondslag kosten en opbrengsten, en dergelijke en is voorzien van een risicoparagraaf, waarin nader ingegaan wordt op de financiële risico die verbonden zijn aan de grondexploitatie en waar aangegeven wordt op welke wijze de risico's kunnen worden ingeperkt (risicomanagement). Indien het resultaat van de globale exploitatieopzet negatief is wordt dekking gezocht. Projecten worden eerst voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf in uitvoering genomen als ze voorcalculatorisch volledig zijn gedekt. In de (globale) exploitatieopzet worden in principe alleen die kosten en opbrengsten opgenomen, welke door de Wroc.q. de Grondexploitatiewet zijn toegestaan voor een exploitatieplan ten behoeve van een bestemmingsplan. Artikel 17 Definitieve exploitatieopzet Onderdeel van de ontwerpfase is de definitieve exploitatieopzet. De definitieve exploitatieopzet bevat minimaal: een gespecificeerde raming van verwervingskosten en de kosten van inbreng van gemeentegronden; een gespecificeerde raming van de uitvoeringskosten; een gespecificeerde raming van de opbrengsten uit gronduitgifte; een gespecificeerde raming van plankosten; gespecificeerde ramingen van bijkomende kosten; een risicoparagraaf; een planning voor de fasering van kosten en opbrengsten; een samenvatting van kosten en opbrengsten en het saldo; een fiscale calculatie met ter bepaling van verrekenbare c.q. compensabele BTW. De definitieve exploitatieopzet wordt voorzien van een exploitatietekening en een verwervingstekening, waarop minimaal de begrenzing van het exploitatiegebied staat aangegeven. De definitieve exploitatieopzet kan ook vergezeld worden door een uitgiftetekening. De definitieve exploitatieopzet wordt voorzien van een toelichting waarop de uitgangspunten voor de berekening nader zijn toegelicht, zoals grondgebruik, fasering, berekeningsgrondslag kosten en opbrengsten. Naast de toelichting op de uitgangspunten omvat de toelichting een risicoparagraaf, waarin nader ingegaan wordt op de financiële risico's die verbonden zijn aan de grondexploitatie en waar aangegeven wordt op welke wijze de risico's kunnen worden ingeperkt (risicomanagement). Ten behoeve van de exploitatieopzet worden vastgoed- en (grond)bedrijfseconomische analyses uitgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van normen, kengetallen, outputgegevens, eenheidprijzen, grondprijzen en andere eventuele beoordelingscriteria. In de Nota Ontwikkelbedrijf worden periodiek de na te streven beoordelingscriteria voor het doelmatig opstellen van een definitieve exploitatieopzet vastgesteld. In de exploitatieopzet wordt, voor zover mogelijk binnen de Wro en de Grondexploitatiewet, een kostenpost opgenomen voor afdracht ten gunste van de (reserve) bovenwijkse voorzieningen en, indien van toepassing, de reserve natuur en groen in en om de stad. In het kader van de Nota Ontwikkelbedrijf zal de hoogte van deze bijdrage worden vastgesteld. Voor het opstellen van de exploitatieopzet op basis van de eindwaardesystematiek worden parameters toegepast voor de berekening van de rentekosten en de kosten- en opbrengstenstijgingen. In de Nota Ontwikkelbedrijf wordt de aard en de hoogte van deze parameters vastgesteld. Zodra de definitieve exploitatieopzet is vastgesteld wordt het (resultaat van het) project betrokken bij het verschaffen van inzicht in de Algemene Grondreserve. Artikel 18 Herziening exploitatieopzet De herzieningen worden minimaal één maal per jaar opgesteld en worden gelijktijdig met de Nota Ontwikkelbedrijf aan het college en de raad aangeboden. Een herziening is zowel financieel als inhoudelijk. De herziening is gebaseerd op een geactualiseerde opgave door opdrachtnemers (civiel, aankopers, et cetera) voor de nog uit te voeren werkzaamheden. Voor de omvangrijke, complexe en of politiek gevoelige projecten (als zodanig aangewezen door het hoofd Ontwikkelbedrijf) wordt daarnaast een ambtelijke herziening gemaakt ten behoeve van de grondexploitatiestaten voor de jaarrekening van enig jaar, zodat deze halfjaarlijks worden herzien. Indien dwingende redenen c.q. ontwikkelingen naar het oordeel van het hoofd Ontwikkelbedrijf daartoe aanleiding geven wordt een exploitatieopzet tussentijdse herzien, waarbij de herziene exploitatieopzet door het college wordt vastgesteld en in voorkomend geval aanvullend krediet wordt aangevraagd bij de raad. Indien uit een herziene exploitatieopzet een afwijking in de uitgaven of inkomsten van groter dan 15 % resulteert met een minimum van € 0,1 miljoen wordt deze herziening separaat aan het college en de raad aangeboden. Herzieningen met verschillen groter dan € 0,5 miljoen worden altijd separaat aangeboden. Indien wenselijke kunnen per afzonderlijke grondexploitatie afwijkende bedragen worden vastgesteld. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Afwijkingen van minder dan vorenstaand bepaald worden opgenomen in de Nota Ontwikkelbedrijf dan wel de jaarrekening. Voor de gespecificeerde afwijkingen wordt per saldo krediet aangevraagd middels een apart onderdeel van de besluitvorming. Voor een herziene grondexploitatie zijn de inrichtingseisen zoals gesteld in artikel 17 eveneens van toepassing. Als extra eis geldt echter dat een herziene exploitatieopzet een verschillenanalyse met toelichting ten opzichte van de eerder vastgestelde exploitatieopzet c.q. herziening dient te bevatten. Naast de (half)jaarlijkse herziening van de exploitatieopzet en andere dwingende redenen die leiden tot een herziening, wordt door de projectorganisatie maandelijks een voortgangsrapportage bij SMO (financiële sturing en consolidatie) aangeleverd. Artikel 19 Nacalculatie Iedere grondexploitatie dient te worden afgesloten met een door het college vast te stellen nacalculatie, waarin een inhoudelijke en financiële evaluatie wordt gegeven van het project. In de nacalculatie worden voorstellen gedaan voor de verrekening van het saldo van de grondexploitatie. Tenzij de raad anders beslist, wordt het saldo van de grondexploitatie verrekend met een voorziening in het Ontwikkelbedrijf dan wel de Algemene Grondreserve. Artikel 20 Complex met exploitatieovereenkomst Wat betreft de voorwaarden ten aanzien van een exploitatieovereenkomst afgesloten voor 1 juli 2008 en voor plannen waarvoor een ontwerp van het plan vóór 1 juli 2008 ter inzage is gelegd blijft de door de gemeenteraad vastgestelde Exploitatieverordening gemeente Venlo 2004 van kracht. De genoemde exploitatieverordening is vastgesteld op 5 november 2004, raadsnummer 2004
2. De projecten met een exploitatieovereenkomst worden uitgevoerd voor rekening en risico’s van derden. Een exploitatieovereenkomst is in principe budgettair neutraal voor de gemeente. Bij nieuwe initiatieven van derden geldt het processchema zoals beschreven in de hoofdstukken 4 en
3. De gemeentelijke kosten van een initiatief van derden komen in principe vanaf het 2e gedeelte van de startfase ten laste van deze derde. Indien sprake is van gemeentelijk belang kan het hoofd Ruimtelijke Ordening voorstellen een gedeelte van de kosten voor rekening van de gemeente te nemen. Voor deze gemeentelijke bijdrage dient hij dekking aan te geven. Afhankelijk van de fase wordt contractueel voorzien in het verhaal van de gemeentelijke kosten middels overeenkomsten. Bij het beslisdocument van de startfase wordt een intentieovereenkomst afgesloten. Bij het beslisdocument van de initiatieffase wordt een aanvullende intentieovereenkomst afgesloten. Bij de definitiefase wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Bij het beslisdocument voor de voorbereidingsfase wordt voor de realisatiefase een exploitatieovereenkomst afgesloten (of realisatieovereenkomst als de gemeente verder niet betrokken is bij de uitvoering). Voor het aangaan van (rendabele) overeenkomsten met derden wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 0,5 miljoen. Het college is gemachtigd contracten af te sluiten waarvan de geraamde investeringen de € 0,1 miljoen niet te boven gaat. Opnamen van dit krediet worden gemeld middels de prorap. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. 6 Complex verspreid liggende gronden, specifieke bepalingen Artikel 21 Complex verspreid liggende gronden Het complex verspreid liggende gronden is bedoeld om de gronden te registreren die eigendom zijn van het Ontwikkelbedrijf en die in beheer zijn bij het team Vastgoed (beheer) en die niet (meer) opgenomen zijn in de lopende projecten. Binnen het complex verspreid liggende gronden wordt de volgende indeling naar geografische ligging aangehouden: Verspreid liggende gronden c.a. Stedelijk gebied: Arcen en Velden; Belfeld; Blerick; Tegelen; Venlo Buitengebied: Arcen en Velden; Belfeld; Blerick; Tegelen; Venlo Als onderdeel van de aankoopprocedure van een perceel wordt er een taxatierapport opgesteld. Eigendommen van de overige beleidstaken in de Algemene Dienst waarvan de functie is vervallen worden tegen boekwaarde inclusief de bijbehorende voorzieningen ingebracht in het Ontwikkelbedrijf. Als onderdeel van de besluitvorming over een - veelal strategische (gelegenheids)-aankoop dient ook inzicht te worden verschaft in de totale beheer- en exploitatielasten die verband houden met het tijdelijke beheer van het vastgoed door het Ontwikkelbedrijf. Het complex verspreid liggende gronden omvat een overzicht van alle eigendommen in geld en oppervlakte. De administratie wordt zo ingericht dat er per aankoop een opsplitsing gemaakt wordt naar historische kostprijs, beheer- en exploitatielasten en eventuele afboekingen op grond van het BBV. Het complex verspreid liggende gronden wordt minimaal één keer per jaar geactualiseerd en vastgesteld door de raad als onderdeel van de Nota Ontwikkelbedrijf. Doel van deze actualisatie is om aan te geven of de oorspronkelijke motieven voor de aankopen nog steeds van toepassing zijn, dan wel dat door gewijzigde omstandigheden nadere voorstellen moeten worden gedaan. Indien er geen functie en geen strategische waarde is wordt een eigendom afgestoten. Indien daar aanleiding toe is wordt het complex verspreid liggende gronden ook tussentijds geactualiseerd. Gronden en opstallen die aangekocht worden ten behoeve van toekomstige planontwikkelingen worden opgenomen tegen de aanschafwaarde verhoogd met bijkomende kosten (historische kostprijs). Minimaal éénmaal per 5 jaar wordt de herwaarderingswaarde van de verspreid liggende gronden bijgesteld. Bij deze herwaarderingswaarde wordt rekening gehouden met de economische waarde van de huidige bestemming gecorrigeerd met de mate van uitgeefbaarheid en de nog te maken kosten om deze bestemming te kunnen realiseren. Indien de (economische) ontwikkelingen naar het oordeel van het hoofd Ontwikkelbedrijf daartoe aanleiding zijn wordt de herwaarderingswaarde tussentijds bijgesteld. Bij de jaarlijkse actualisatie worden de boekwaarden van de bezittingen vergeleken met de herwaarderingswaarde op basis van de economische waarde van de huidige bestemming. In voorkomend geval rekening houdend met de noodzakelijke kosten om deze bestemming te realiseren. Bij een hogere boekwaarde wordt een voorziening nadelig herwaarderingsresultaat gevormd ten laste van de Algemene Grondreserve. Voordelige verschillen (lagere boekwaarde) worden in de Nota Ontwikkelbedrijf vermeld als onderdeel van het weerstandsvermogen. Gronden worden vanuit het Complex Verspreid Liggende Gronden tegen boekwaarde overgeboekt naar de lopende projecten. Indien er sprake is geweest van een herwaardering met een bijdrage worden de betreffende gronden uitgenomen tegen de boekwaarde verhoogd met de oorspronkelijke bijdrage vanuit de voorziening nadelig herwaarderingsresultaat c.q. de Algemene Grondreserve inclusief rentekosten en komt deze bijdrage weer ten goede aan de Algemene Grondreserve. Overboekingen van vastgoed vanuit het complex verspreid liggende gronden worden uitgevoerd zodra een exploitatieopzet is vastgesteld dan wel zodra op basis van een (voorbereidings)krediet wordt overgegaan tot actieve grondverwerving voor het betreffende project. Gronden, die aangekocht zijn met het oog op een concrete planontwikkeling en voor de aanschafwaarde zijn opgenomen, maar uiteindelijk toch geen deel uitmaken van het plan, moeten onverwijld worden gewaardeerd op basis van de economische waarde uitgaande van de huidige bestemming. Voor een eventueel nadelig verschil met de boekwaarde wordt de voorziening nadelig herwaarderingsresultaat aangevuld ten laste van de Algemene Grondreserve. Indien in het kader van de jaarlijkse actualisatie van het complex Verspreid Liggende Gronden, conform lid 7 besloten wordt om gronden af te stoten, worden deze verkocht voor de economische waarde. Het verschil tussen de boekwaarde en de economische waarde komt na verrekening met de reserve Herwaardering ten laste of ten gunste van de Algemene Grondreserve. Voor het verrichten van aankopen ten behoeve van toekomstige planontwikkelingen en strategische aankopen wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 2,5 miljoen. Het college is gemachtigd aankopen te doen waarvan de koopsom de € 0,5 miljoen niet te boven gaat. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Over aankopen ten behoeve van toekomstige plannen en strategische (gelegenheids)aankopen zal in de prorap worden gerapporteerd. Indien nodig zal deze rapportage vertrouwelijk geschieden. 7 Reserves en voorzieningen Ontwikkelbedrijf Artikel 22 Reserves Ontwikkelbedrijf De Algemene Grondreserve is een zogenaamde vrije reserve. Deze is noodzakelijk om te kunnen beschikken over een financiële buffer voor het opvangen van onvoorziene financiële risico’s c.q. het dekken van eventuele negatieve resultaten van grondexploitaties tijdens de uitvoering. Bestemmingsreserves zijn speciaal geoormerkte reserves bestemd voor een specifiek doel. Binnen de bestemmingsreserves wordt onderscheid gemaakt in de projectgerelateerde reserves en de reserves voortvloeiend uit de uitoefening van Ontwikkelbedrijf activiteiten. Instelling, voeding en uitname geschieden bij besluit van de raad. Jaarlijks wordt in de Nota Ontwikkelbedrijf inzicht verschaft in de omvang van de eserves van het Ontwikkelbedrijf. Artikel 23 Voorzieningen Ontwikkelbedrijf Voorzieningen worden gevormd voor concrete of specifieke risico’s. Het Ontwikkelbedrijf beschikt onder andere over de voorziening nadelige exploitatieresultaten en de voorziening nadelige herwaarderingsresultaten. Conform het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voor elke optredend nadelig grondexploitatieresultaat respectievelijk nadelig herwaarderingsverschil een voorziening gevormd. Voorzieningen zijn niet inzetbaar voor andere doeleinden. Jaarlijks wordt in de Nota Ontwikkelbedrijf inzicht verschaft in de omvang van de voorzieningen van het Ontwikkelbedrijf. Artikel 24 Weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf De Algemene Grondreserve en zijn componenten dient de basis te vormen voor een gezond Ontwikkelbedrijf nu en in de toekomst. Om een financiële buffer voor risico's in het Ontwikkelbedrijf te hebben, dient de Algemene Grondreserve c.a. minimaal gelijk te zijn aan het vereiste weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf. Daarbij wordt tevens rekening gehouden met de eisen van het BBV. Jaarlijks wordt in de Nota Ontwikkelbedrijf het weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf bepaald. Hierbij worden de actuele Algemene Grondreserve (voorzieningen en herwaardering) en de vermogenspositie (toekomstperspectief na afsluiting van alle complexen) afgezet tegen het risicoprofiel van het Ontwikkelbedrijf. Ongeacht de uitkomst moet (conform BBV) de daadwerkelijke Bedrijfsreserve het door de raad vastgestelde minimum niveau hebben. De Bedrijfsreserve wordt jaarlijks inflatoir bijgesteld. Op basis van de berekening van het weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf wordt door de raad, bij vaststelling van de Nota Ontwikkelbedrijf, het vereiste weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf vastgesteld. Indien de Algemene Grondreserve ten opzichte van het weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf onvoldoende is, dan wel het onderdeel Bedrijfsreserve onder het vereiste minimum daalt, zal het college de raad een voorstel doen hoe en op welke termijn de Algemene Grondreserve weer op peil dient te worden gebracht. 8 Periodieke financiële rapportages Ontwikkelbedrijf Artikel 25 Maandrapportages en voortgangsrapportage projecten De maandrapportage over de lopende projecten wordt opgesteld door de planeconoom onder verantwoordelijkheid van de betreffende projectleider. De maandrapportage bevat alle informatie om de onder lid 4 vermelde maandrapportage op te stellen. Het betreft een zogenaamde verschillenrapportage. SMO (financiële sturing en consolidatie) toetst de gegevens uit de maandrapportage van de projectleiders op rechtmatigheid en doelmatigheid en stelt op basis daarvan de maandrapportage van het Ontwikkelbedrijf op onder verantwoordelijkheid van het hoofd Ontwikkelbedrijf. Het hoofd Ontwikkelbedrijf rapporteert maandelijks aan het DT en het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering over de financiële ontwikkelingen binnen de verschillende complexen in de afgelopen maand. De maandrapportage van het Ontwikkelbedrijf omvat: een toelichtende verklaring op de eventueel optredende significante verschillen ten aanzien van planinhoud en financiën en voor zo ver aan de orde voorstellen voor verbeteringen; een rapportage en voorstellen voor verbetering indien voornoemde afwijkingen optreden in het lopende jaar en hiermee het eindresultaat van het afzonderlijke complex significant beïnvloed wordt; een bijlage waarop alle projecten en eigendommen en de verwachte resultaten (vermogenspositie) van het Ontwikkelbedrijf zijn vermeld. Per project worden tevens de specifieke risico’s vermeld. Het hoofd Ontwikkelbedrijf, het hoofd Bedrijfsvoering, het DT en de Concerncontroller kunnen nadere voorstellen doen voor de inrichting van de maandrapportages en de mate van afwijkingen waarover moet worden gerapporteerd. Onder verantwoordelijkheid van het hoofd Ontwikkelbedrijf rapporteert de projectleider ieder kwartaal inhoudelijk en financieel aan de ambtelijk opdrachtgever die aan de bestuurlijk opdrachtgever rapporteert (voortgangsrapportage projecten). Deze rapportage wordt doorgeleid naar het college en de raad. Op verzoek van de raad kan de frequentie van incidentele projecten worden aangepast. Artikel 26 Prorap Voor de programmarapportages van het college aan de raad zullen de gegevens worden gebruikt die afgeleid zijn van herzieningen van de (grond-)exploitatieberekening van de afzonderlijke complexen. De gegevens uit de maand- en voortgangsrapportage projecten Ontwikkelbedrijf worden tevens als input gebruikt voor deze programmarapportages. Artikel 27 Nota Ontwikkelbedrijf Jaarlijks wordt de Nota Ontwikkelbedrijf samengesteld. Het onderdeel grondbeleid wordt vastgesteld door B&W en ter kennisname aan de raad aangeboden. In het onderdeel Grondbeleid wordt beschreven op welke wijze het grond- en vastgoedbeleid wordt ingezet om ruimtelijk-fysieke en maatschappelijke doelstellingen te realiseren. Eveneens wordt beschreven op welke wijze nieuw beleid dient te worden gevormd. In het onderdeel Risiconota wordt gerapporteerd over de voorzieningen en verplichtingen, de Algemene Grondreserve, het weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf en het toekomstperspectief (vermogenspositie) van het Ontwikkelbedrijf. Het onderdeel risiconota wordt vastgesteld door de raad. Daarbij wordt in een toelichting de huidige situatie en het toekomstperspectief van het Ontwikkelbedrijf geanalyseerd en zo nodig voorstellen gedaan voor verbeteringen. Tevens wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over de ontwikkelingen in de afzonderlijke complexen. Met de Nota Ontwikkelbedrijf worden tevens de herzieningen van alle lopende projecten van het Ontwikkelbedrijf voorgelegd. Onder verantwoordelijkheid van het hoofd Ontwikkelbedrijf stelt SMO (financiële sturing en consolidatie) jaarlijks de Nota Ontwikkelbedrijf op. De benodigde (basis) informatie wordt verstrekt door de betreffende beleidsterreinen, projecten, bedrijfsvoering et cetera. 9 Verantwoordelijkheden, control en informatie Artikel 28 Verantwoordelijkheden De gemeenteraad is verantwoordelijk voor beleidsbeslissingen en kredietverlening. Het college van burgemeester en wethouders stelt de grondexploitatieopzet vast. Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van het Ontwikkelbedrijf. De bestuurlijk opdrachtgever van een project is het aanspreekpunt namens het bestuur en draagt zorg voor afstemming en besluitvorming binnen het college. De ambtelijk opdrachtgever van een project is het aanspreekpunt voor de bestuurlijk opdrachtgever, lijnmanagement en projectleider. De ambtelijk opdrachtgever is budgethouder. Op basis van een (project)beslisdocument inclusief de bijbehorende budgetten neemt het hoofd Ontwikkelbedrijf een project(fase) aan ter uitvoering. Hij wijst daartoe een projectleider en een planeconoom aan. De projectleider is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van het door het hoofd Ontwikkelbedrijf aan hem opgedragen project en derhalve ook voor de financiële aspecten van zijn project. Hij draagt zorg voor de dossiervorming binnen het project. Hij rapporteert aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over de inhoud en aan het hoofd Ontwikkelbedrijf over de “aanneming” van het (de) project(fase). Hij is deelbudgethouder van de grondexploitatie. Daarbij heeft de projectleider oog voor de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf. De planeconoom (budgetbeheerder) verzorgt de financieel-economische inbreng in een project en draagt zorg voor het opstellen, bewaken, herzien, en afsluiten van de exploitatieopzet. Daarnaast bewaakt de planeconoom de doelmatige planopzet en planuitvoering van het project en zorgt hij ervoor dat de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf goed worden behartigd. Hij rapporteert middels de maandrapportages. SMO (financiële sturing en consolidatie) is verantwoordelijk voor het toetsen van de exploitatieopzetten, de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf en de bewaking van de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf. Tevens initieert SMO (financiële sturing en consolidatie) het financiële beleid van het Ontwikkelbedrijf. De algemeen directeur/gemeentesecretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van het Ontwikkelbedrijf en wordt daarin ondersteund door het hoofd Ontwikkelbedrijf. Het hoofd Ontwikkelbedrijf informeert en adviseert het DT bij de beheersing van de financieel-administratieve en bedrijfseconomische processen en bevordert de integratie van vakmatige en financieel-economische kennis binnen het Ontwikkelbedrijf. Hij is als eerste leidinggevende verantwoordelijk voor de kwaliteit van de afzonderlijke producten van het Ontwikkelbedrijf en de daarvoor noodzakelijke administratieve organisatie, administratie en archivering. Hij is verantwoordelijk voor het verrichten van bedrijfseconomische analyses voor het DT en het hoofd Bedrijfsvoering ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende begrotingsrealisatie en initieert en stimuleert daarbij de totstandkoming van normen, kengetallen, outputgegevens en andere beoordelingscriteria. Het hoofd Ontwikkelbedrijf staat in voor de integriteit, volledigheid en juistheid inzake de informatievoorziening aan het college over de individuele grondexploitaties en de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf. Overige ambtenaren van de bij de grondexploitatie betrokken afdelingen: Alle ambtenaren verstrekken het hoofd Ontwikkelbedrijf desgevraagd de volledige informatie die hij naar zijn oordeel in de uitoefening van zijn functie nodig heeft. Artikel 29 Control Algemeen: het vervullen van meer dan een van de functies van planeconoom, medewerker Staf SMO (financiële sturing en consolidatie) Ontwikkelbedrijf, medewerker Advies respectievelijk Specials Bedrijfsvoering, hoofd Ontwikkelbedrijf, hoofd Bedrijfsvoering, concerncontroller en of directeur in één persoon, is onverenigbaar. Op alle niveaus richt de controlling zich op het bevorderen van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het functioneren van het Ontwikkelbedrijf. De planeconoom: zoals in artikel 28 is aangegeven dient de planeconoom er op toe te zien dat de planontwikkeling en planrealisatie op projectniveau doelmatig worden uitgevoerd. De medewerker specials Bedrijfsvoering ziet toe op de juistheid en actualiteit van de administratie Ontwikkelbedrijf, de informatieverstrekking daaruit en de financiële kredietbewaking, inclusief o.a. signaleren van afwijkingen. De medewerker advies Bedrijfsvoering ziet toe op financiële-, rechtmatigheid en doelmatigheidsaspecten van het Ontwikkelbedrijf. Hij toetst beleidsvoorstellen op de hiervoor genoemde aspecten. Hij ziet toe op het opzetten van de administratieve organisatie van het Ontwikkelbedrijfproces en voorts dat er overeenkomstig de administratieve organisatie wordt gehandeld. SMO (financiële sturing en consolidatie) voegt alle informatie met betrekking tot (toekomstige) projecten en eigendommen buiten projecten samen en rapporteert hierover. Zij verzorgt de financiële beleidsadviezen met betrekking tot. het Ontwikkelbedrijf en de projectorganisatie en is budgetbeheerder voor het complex verspreid liggende gronden. SMO (financiële sturing en consolidatie) heeft de bevoegdheid en de plicht om de medewerkers specials c.q. advies van de afdeling Bedrijfsvoering gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar haar inziens aanleiding voor is. De medewerkers van specials c.q. advies van de afdeling Bedrijfsvoering hebben een registrerende, signalerende en adviserende taak ten behoeve van het hoofd Ontwikkelbedrijf. Zij hebben de bevoegdheid om, indien zij op relevante punten van mening verschillen met het hoofd Ontwikkelbedrijf de Concerncontroller hiervan op de hoogte te stellen. Zij doen dat eerst na overleg met het hoofd Ontwikkelbedrijf. Overleg: Het afdelingshoofd Ontwikkelbedrijf heeft periodiek overleg over het Ontwikkelbedrijf met de portefeuillehouder Ontwikkelbedrijf, het DT en het hoofd Bedrijfsvoering. Tussen advies en specials Bedrijfsvoering, SMO (financiële sturing en consolidatie) en hoofd Ontwikkelbedrijf vindt periodiek overleg over de wijze van control van het totale Ontwikkelbedrijfproces plaats. Artikel 30 Informatieplicht Het hoofd Ontwikkelbedrijf heeft de bevoegdheid en de plicht om het college, het DT, het hoofd Bedrijfsvoering en de Concerncontroller gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar zijns inziens aanleiding voor is. Hij adviseert het college echter pas na overleg met het DT. De concerncontroller heeft de bevoegdheid en de plicht om het college, het DT en het hoofd Bedrijfsvoering gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar zijns inziens aanleiding voor is. Hij adviseert het college echter pas na overleg met het hoofd Ontwikkelbedrijf en het DT. 10 Slotbepalingen Artikel 31 Nadere regelgeving Het college is bevoegd nadere regels op te stellen ter uitvoering van deze verordening. Artikel 32 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Beheersverordening Ontwikkelbedrijf 2009". Artikel 33 Inwerkingtreding De verordening treedt in werking op 5 februari 2009 Deze verordening heeft betrekking op het grondgebied en de organisatie van de gemeente Venlo. Waar tevens gesproken wordt over het grondgebied van de gemeente Arcen en Velden gelden deze bepalingen eerst nadat de herindeling tussen de gemeente Venlo en de gemeente Arcen en Velden juridisch een feit is en de nieuwe gemeenteraad deze verordening van toepassing heeft verklaard op de nieuwe gemeente. Die datum is beoogd op 1 januari 2010.