het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Veere (Veere)

het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente VeereHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere; gelet op artikel 52 van de Gemeentewet; b e s l u i t : vast te stellen "het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Veere". Hoofdstuk1Nieuw Hoofdstuk Artikel1Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging 1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden; 2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders; 3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis; 4Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris. Artikel2Dag en plaats van de vergaderingen 1Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht; 2Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden; 3De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden. Artikel3Verhindering 1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris; 2Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Artikel4Agenda 1Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op de in de gemeente gebruikelijke plaats ter inzage; 2Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris. Artikel5Ambtelijke ondersteuning De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Artikel6Deelneming derden aan de vergadering Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Artikel7Voorstellen en amendementen Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen. Artikel8Parafenbesluiten 1De stukken worden voorzien van een formulier, waarop het advies voor de beslissing wordt vermeld; 2Op het formulier wordt voor de leden een ruimte gereserveerd om door mid­del van een paraaf aan te kunnen geven, dat zij instemmen met het advies, dan wel bespreking van het desbetreffende stuk verlangen; 3Stukken, ten aanzien waarvan alle leden op het desbetreffende formulier of in de stempelafdruk hebben te kennen gegeven, dat zij met het daarop betrekking hebbende advies instemmen, worden niet meer in bespreking gebracht. Het desbetref­fende advies wordt geacht te zijn aangenomen. Artikel9Stemmingen 1Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen; 2Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast; 3Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. Artikel10Besluitenlijst 1De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering; 2De besluitenlijst bevat ten minste: a. de namen van de aanwezigen en afwezigen; b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging; c. een formulering van de door het college genomen besluiten; 3Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt; 4De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld; 5Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt; 6De secretaris draagt er zorg voor dat de genomen beslui­ten in het kort op de desbetreffende stukken worden vermeld. Artikel11Openbare vergadering 1Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden; 2De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering. Artikel12Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2008. Op dat moment vervalt het op 28 januari 1997 vastgestelde reglement van orde voor de vergaderingen van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 12 februari 2008, de secretaris, de burgemeester, Dit reglement van orde is op 28 februari 2008 ter kennis van de gemeenteraad gebracht.