Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo (Ermelo)

Regeling budget- en kredietbeheer gemeente ErmeloBurgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 9, lid 1 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo”, welke op 19-02-2004 door de gemeenteraad is vastgesteld, BESLUITEN vast te stellen de volgende: “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo”. BESLUIT REGELING BUDGET- EN KREDIETBEHEER Artikel1:definities 1.BudgetOnder “budget” wordt verstaan een taakstelling (=uitvoeringsopdracht) op basis van de gemeentebegroting (productenraming), tot uitdrukking komend in het bedrag (een bate en/of een last) dat verbonden is aan een product of (hulp)kostenplaats, welke door het college van burgemeester en wethouders kan worden toegekend aan een budgetverantwoordelijke. De taakstelling vloeit onder andere voort uit de taakomschrijving en de daarbij behorende prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften, zoals vermeld in de programmabegroting, respectievelijk de productenraming en de onderliggende beleids- en beheersnota’s dan wel beheersplannen. 2.Kapitaalkrediet Onder “kapitaalkrediet” wordt verstaan een door de gemeenteraad aan het college van burgemeester en wethouders gegeven mandaat om kapitaaluitgaven te doen voor een, door de gemeenteraad daaraan gegeven bestemming, en tot aan een, daaraan door de gemeenteraad verbonden, maximum bedrag, welke door het college van burgemeester en wethouders weer kan worden toegekend aan een kredietverantwoordelijke. Kapitaaluitgaaf Onder “kapitaaluitgaaf” wordt verstaan een uitgaaf die beoogt een kapitaalgoed tot stand te doen komen. Kapitaalgoed Onder “kapitaalgoed” wordt verstaan een zaak welke meerjarig nut genereert. 3.Budgetcompensatie Onder “budgetcompensatie” wordt verstaan het zodanig schuiven met een in de begroting opgenomen bedrag dat het hierbij behorende, in de begroting opgenomen, bestedingsdoel wijzigt in een ander, eveneens in de begroting opgenomen, bestedingsdoel. 4.Budget- en kredietverantwoordelijke “Budget- en kredietverantwoordelijke” is degene die de eindverantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kapitaalkredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn afdeling of verbijzonderde projectorganisatie. 5.Budget- en kredietbeheerder “Budget- en kredietbeheerder” is de door een budget- en kredietverantwoordelijke schriftelijk aangewezen medewerker aan wie het beheer van budgetten en kapitaalkredieten is opgedragen. Artikel2:budget- en kredietverantwoordelijke 1.De afdelingshoofden zijn budget- en kredietverantwoordelijke. 2.In afwijking van lid 1 kan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van een verbijzonderde projectorganisatie een projectleider aanwijzen als budget- en kredietverantwoordelijke. 3.De budget- en kredietverantwoordelijke verstrekt de directie, het college van burgemeester en wethouders en de concerncontroller op hun verzoek alle informatie over het beheer van aan hem toegekende budgetten en kapitaalkredieten. 4.De budget- en kredietverantwoordelijke legt, door tussenkomst van de directie, tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over de besteding van de onder hem ressorterende budgetten en kapitaalkredieten (inclusief de aangegane verplichtingen) en de uitvoering van de hieraan verbonden taakstellingen. De eerste maal in juli over de eerste zes maanden, de tweede maal in januari over het gehele voorbije jaar. De budget- en kredietverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen van 3% of meer ten opzichte van de op productniveau vastgestelde budgetten en/of kredieten, met een minimum van € 5.000,-- voor budgetten en een minimum van € 10.000,-- voor kredieten. In afwijking van het vorenstaande wordt ten behoeve van de rapportage voor “productniveau” gelezen “activiteitenniveau” voor de programma’s die uit één product bestaan. 5.De functie van budget- en kredietverantwoordelijke is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, met de functie van kassier en met de registrerende functie. 6.De budget- en kredietverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. Hij neemt hierbij de kaders en richtlijnen van de directie in acht. 7.De budget- en kredietverantwoordelijke van wie het budget of kapitaalkrediet ontoereikend is om een voorgenomen uitgaaf te dekken, is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het b&w-advies waarin (aanvullende) dekking voor de betreffende uitgaaf wordt aangegeven. Artikel3:budget- en kredietbeheerder 1.Een budget- en kredietbeheerder kan formatief in een ander organisatie-onderdeel werkzaam zijn dan het organisatie-onderdeel van de budget- en kredietverantwoordelijke. 2.Indien geen medewerker is aangewezen is de budget- en kredietverantwoordelijke tevens budget- en kredietbeheerder. 3.De budget- en kredietbeheerder heeft bij wijze van mandaat de beschikkingsbevoegdheid over aan hem toevertrouwde budgetten en kredieten. 4.De budget- en kredietbeheerder draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan het aan hem toevertrouwde budget danwel kapitaalkrediet dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. 5.De budget- en kredietbeheerder dient te allen tijde inzicht te kunnen geven in door hem aangegane financiële verplichtingen. 6.Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budget- en kredietbeheerder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget of kapitaalkrediet beschikbaar is danwel beschikbaar komt. 7.De budget- en kredietbeheerder legt op verzoek van de budget- en kredietverantwoordelijke over het door hem gevoerde beheer van een budget of kapitaalkrediet en de uitvoering van de daaraan verbonden taakstellingen verantwoording af aan de budget- en kredietverantwoordelijke door alle informatie, betrekking hebbend op dat budget of kapitaalkrediet, te verstrekken 8.De functie van budget- en kredietbeheerder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, met de functie van kassier en met de registrerende functie. 9.Een budget- en kredietbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budget- en kredietbeheerders en/of budget- en kredietverantwoordelijken over budgetcompensatie. Artikel4:kapitaalkredieten 1.In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel de hoogte van de kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan de gemeenteraad geen kapitaalkrediet worden gevraagd. Een uitzondering kan worden gemaakt voor kredieten die een zogenaamd “spaarkarakter” hebben en dienen om voorzienbare noodzakelijke grote investeringen in de nabije toekomst mogelijk te maken. 2.De kosten die worden gemaakt om de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf te onderzoeken komen te allen tijde ten laste van de exploitatiebegroting. Het in dit lid bepaalde geldt niet t.a.v. (haalbaarheids)onderzoeken binnen de grondexploitatie. 3.Volledig ongebruikte kapitaalkredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij de raad voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.Restant-kapitaalkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke de afdeling planning en control daarom middels het formulier ntb/nto schriftelijk heeft verzocht. Restant-kapitaalkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts opnieuw naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restant-kapitaalkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan. De budget- en kredietverantwoordelijke dient het verzoek uiterlijk in januari van het nieuwe boekjaar in. Restant-kapitaalkredieten waarvoor op 1 februari van het nieuwe boekjaar geen verzoek is ontvangen worden afgesloten. 4.Na realisatie van het kapitaalgoed wordt het betreffende kapitaalkrediet ultimo boekjaar afgesloten. Artikel5:ontoereikend budget of kapitaalkrediet 1.Een opdracht voor de levering van een product en/of dienst wordt eerst geplaatst nadat is komen vast te staan dat het budget ten laste waarvan de factuur moet worden gebracht voldoende dekking biedt. 2.Indien geen toereikend budget aanwezig is kan door de budget- en kredietverantwoordelijke dan wel het college van burgemeester en wethouders besloten worden tot budgetcompensatie. 3.Indien budgetcompensatie niet mogelijk is kan, op advies van de budget- en kredietverantwoordelijke, door het college van burgemeester en wethouders aan de raad aanvullende budgetruimte worden gevraagd. Het college van burgemeester en wethouders kan deze aanvullende budgetruimte verkrijgen door de raad voor te stellen budgetten tussen programma’s te verschuiven, waarbij de aanvullende budgetruimte binnen een programma wordt gecreëerd door een aframing van lasten en/of verhoging van baten binnen één of meerdere ander(e) programma(´s); de raad bij de begroting (integraal afwegingsmoment) voorstellen voor nieuw beleid te presenteren. 4.Indien geen toereikend kapitaalkrediet aanwezig is kan, op advies van de budget- en kredietverantwoordelijke, door het college van burgemeester en wethouders aan de raad een aanvullend kapitaalkrediet worden gevraagd. Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt. Artikel6:budgetcompensatie 1.De budget- en kredietverantwoordelijke is bevoegd om met budgetten te schuiven teneinde (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde product of (hulp)kostenplaats. 2.De budget- en kredietverantwoordelijke heeft een inspanningsverantwoordelijkheid om (dreigende) overschrijdingen op budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten binnen zijn eigen afdeling of verbijzonderde projectorganisatie. 3.De betreffende budget- en kredietverantwoordelijke meldt een genomen besluit tot budgetcompensatie schriftelijk aan de afdeling planning en control ten behoeve van de begrotingswijziging. 4.De onder lid 2 genoemde inspanningsverantwoordelijkheid geldt niet voor (dreigende) onder-/overschrijdingen als gevolg van: Calamiteiten, zoals bodemsaneringen, schadeclaims, natuurgeweld en vandalisme; Mutaties in de Algemene Uitkering uit het gemeentefonds en de belastingopbrengsten; Rente-ontwikkelingen; Mutaties in salarissen en sociale lasten, voor zover het autonome ontwikkelingen betreft; Mutaties in wachtgeldsituaties; Waggs; Mutaties in de financiële verplichtingen t.b.v. gemeenschappelijke regelingen; Mutaties in het BTW-compensatiefonds. 5.De onder de leden 1 en 2 genoemde onder-/overschrijdingen mogen, zonder dat het college van burgemeester en wethouders daartoe heeft besloten, niet het gevolg zijn van bewuste prestatieverlaging. 6.De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen producten en/of (hulp)kostenplaatsen, maar binnen één en hetzelfde programma, is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders. 7.Budgetcompensatie tussen programma’s is slechts toegestaan na goedkeuring van de gemeenteraad. 8.De volgende budgetten kunnen niet bij budgetcompensatie betrokken zijn: doorbelaste lasten en baten van en naar (hulp)kostenplaatsen; dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen; alle budgetten vallend onder het product “Overige algemene dekkingsmiddelen”. 9.De aanwending van een (restant)kapitaalkrediet voor kapitaaluitgaven, anders dan die voor welke het kapitaalkrediet door de gemeenteraad werd gevoteerd, is niet toegestaan. Artikel7:opdrachten 1.Opdrachten voor leveringen, diensten en werken worden in overeenstemming met het gemeentelijke inkoop-/aanbestedingsbeleid verstrekt. 2.Lid 1 kan buiten toepassing blijven indien sprake is van een uitgaaf op basis van een lopend contract of indien een bepaald product dan wel bepaalde dienst slechts door één leverancier wordt geleverd. Artikel8:onvoorziene uitgaven en stelposten 1.Een beroep op het budget voor onvoorziene uitgaven is slechts mogelijk indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende vier voorwaarden: de betreffende uitgaaf is onvermijdelijk; de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar; de betreffende uitgaaf is onvoorzien; de betreffende uitgaaf is incidenteel. 2.Budgetten voor onvoorziene uitgaven en de budgetten verbonden aan het product “overige algemene dekkingsmiddelen”, met uitzondering van de voorzieningen, worden beheerd door de afdeling planning en control; de beschikkingsbevoegdheid over deze budgetten ligt bij het college van burgemeester en wethouders. Voorzieningen worden beheerd door daartoe aangewezen budgetbeheerder; de beschikkings-bevoegdheid ligt bij het college van burgemeester en wethouders. 3.Op stelposten mogen geen werkelijke baten en lasten worden verantwoord. Artikel9:budgetrestanten 1.De na afloop van een boekjaar resterende budgetten vallen vrij in het rekeningresultaat van dat boekjaar. 2.Slechts verplichtingen die zijn ontstaan in een boekjaar kunnen, op voorwaarde dat de levering en/of uitvoering op of vóór 31 december van het boekjaar heeft plaatsgevonden én de factuur danwel het boekstuk niet meer in dat boekjaar is ontvangen danwel uitgereikt, na afloop van dat boekjaar (in de vorm van nto/ntb-posten) nog ten laste danwel ten gunste van budgetten van dat boekjaar worden gebracht. 3.De in lid 2 genoemde verplichtingen worden, met uitzondering van de budgetten die betrekking hebben op niet-compensabele activiteiten, exclusief compensabele en/of verrekenbare btw in de financiële administratie verantwoord. 4.In afwijking van de leden 1 en 2 kan het college van burgemeester en wethouders onder de volgende voorwaarden budgetten aanwijzen waarvoor restanten mogen worden gebruikt voor reservering voor uitvoering van de bij die budgetten behorende taak: het, voor de uitvoering van de specifieke taak, begrote bedrag is (deels) ongebruikt, én het budgetrestant bedraagt minimaal € 10.000,--, én de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het boekjaar niet (volledig) is uitgevoerd, én de budgetverantwoordelijke toont aan dat de taak in het, op het boekjaar volgende, jaar daadwerkelijk uitgevoerd moet worden, én de budgetverantwoordelijke toont aan dat in het, op het boekjaar volgende, jaar voor het alsnog uitvoeren van de taak extra (in de zin van “boven op het reeds bestaande budget”) uitgaven moeten worden gedaan, én de reservering wordt in het betreffende boekjaar afzonderlijk vermeld op het product “Overige algemene dekkingsmiddelen” (activiteit “Reserves en voorzieningen”) en blijft daarmee buiten de resultaatbepaling, én de reservering behoudt zijn bestemming maximaal 1 jaar. Na 1 jaar verliest de reservering haar bestemming en gaat zij, indien nog niet aangewend, te allen tijde op in de algemene middelen. 5.In uitzonderlijke gevallen kan het college op voorstel van de afdeling planning & control van het bepaalde in lid 4 afwijken. Artikel10:boekstukken crediteuren 1.Voor de betaalbaarstelling van facturen zijn altijd twee parafen vereist: één van de betreffende budget- en kredietbeheerder en één van een medewerker van de financiële administratie. 2.In afwijking van lid 1 is de budget- en kredietverantwoordelijke bevoegd bij ontstentenis van de betreffende budget- en kredietbeheerder namens deze te paraferen. Is ook de budget- en kredietverantwoordelijke afwezig dan is het plaatsvervangend afdelingshoofd bevoegd namens de betreffende budget- en kredietbeheerder te paraferen. 3.De beoordeling van de factuur, de rechtmatigheidstoets en de codering geschiedt onder verantwoordelijkheid van de betreffende budget- en kredietbeheerder. 4.De financiële administratie faciliteert de codering van inkomende facturen en draagt zorg voor de procesbegeleiding van deze boekstukken en de tijdige en correcte boeking hiervan. 5.De budget- en kredietverantwoordelijke draagt binnen zijn afdeling zorg voor tijdige afdoening van inkomende facturen. Artikel11:boekstukken debiteuren 1.De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het verzenden/uitreiken van brieven voor geleverde diensten en/of werken, danwel subsidie-aanvragen en zendt daarvan afschrift aan de financiële administratie en in bijzondere gevallen de afdeling planning & control. 2.De financiële administratie stelt de factuur op en verzendt deze, met uitzondering van de facturen m.b.t. Callunu en de Beheerscommissie Accommodaties, en verzorgt de incassering. Artikel12:structurele lasten 1.Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor dekking van structurele lasten, tenzij in bijzondere gevallen de raad daartoe, na overleg met de accountant, daartoe besluit. 2.Vrijvallende ramingen van kapitaallasten van vervangingsinvesteringen kunnen slechts als dekking van incidentele lasten worden ingezet. Artikel13:begrotingswijzigingen 1.Begrotingswijzigingen worden voorbereid door de afdeling planning en control. De begrotingswijzigingen binnen producten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de concerncontroller, tenzij het een programma betreft die uit één product bestaat. Alsdan geldt het voorgaande binnen activiteitenniveau. De begrotingswijzigingen binnen programma’s worden ter besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Begrotingswijzigingen die programma-overstijgend zijn worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad, bij de bestuursrapportages (kadernota/najaarsnota). Uit doelmatigheidsoverwegingen kunnen in december nog programma-overstijgende begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan de raad, mits deze het karakter hebben van administratief technische wijziging, dan wel in het kader van het BBV noodzakelijk zijn. 2.De afdeling planning & control draagt zorg voor de tijdige en correcte verwerking van begrotingswijzigingen in het financiële systeem.. Artikel14:beloningsprikkel 1.Het college van burgemeester en wethouders kan, onder goedkeuring van de raad, een regeling vaststellen op grond waarvan doelmatig budget- en kredietbeheer kan worden beloond. 2.De onder lid 1 bedoelde regeling bevat in ieder geval de criteria op grond waarvan doelmatig budget- en kredietbeheer wordt beoordeeld alsmede de dekking van de lasten van de financiële beloning. Artikel15:onvoorziene omstandigheden 1.Daar waarin deze regeling niet voorziet beslist het college. Artikel16:in werking treding 1.Deze regeling treedt in werking op 1 januari

1. 2.De “regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2005” (b&w-besluit 23-11-2004) vervalt. Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Ermelo op 11 december 2006..De secretaris De burgemeestermevr. drs. R.C.B. de Jong ing. W.P. OmtaToelichting bij de “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente ErmeloInleidingEen aantal ontwikkelingen gaf in 2004 aanleiding de spelregels rond budgetbeheer, zoals verwoord in de notitie “Budgetbeheer en budgetverantwoordelijkheid” van 15 augustus 1995, te herzien: Met de in werking treding van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) is het niveau waarop de raad het college van burgemeester en wethouders autoriseert tot het doen van uitgaven veranderd. Deze autorisatie vindt thans plaats op programmaniveau in plaats van op taakveldniveau. Het college krijgt op grond van het Bbv meer vrijheid om haar bestuurstaak in te vullen. Daarin past een globalere budgetautorisatie door de raad en een verdere mandatering aan de ambtelijke organisatie. Bij de behandeling van de begroting 2004 en de jaarrekening 2002 zijn er in de raad (wederom) stemmen opgegaan om de huidige praktijk van rekeningsaldobestemmende posten af te schaffen dan wel terug te dringen. Per 1 januari 2004 is er sprake van een gewijzigde organisatiestructuur; het sectorenmodel is vervangen door het directiemodel, gebaseerd op het concept van integraal management; Op 1 januari 2003 is de Wet op het btw-compensatiefonds van kracht geworden. Op grond van deze wet zijn de budgetten per die datum netto (zonder btw) geraamd. Thans is er reden de regeling als gevolg van een aantal BBV-aanpassingen, de vereenvoudiging van de bestuurs- en beheerscyclus, organisatie-aanpassingen en de ervaringen in de praktijk te wijzigen en opnieuw vast te stellen. Uit oogpunt van leesbaarheid is er voor gekozen de regeling in zijn geheel opnieuw vast te laten stellen. Onderstaand een toelichting bij de artikelen/leden uit de “Regeling budgetbeheer gemeente Ermelo” die minder voor zich spreken. Artikel 1: budget en kredietLid 1Er is voor gekozen de taakstelling op het niveau van de producten te leggen, omdat dit ook het laagste niveau is waarbinnen budgetcompensatie is toegestaan. De financiële taakstelling is gebaseerd op te realiseren kwaliteit, kwantiteit en doelmatig productieproces. In het kader van integraal management is de budget- en kredietverantwoordelijke voor al deze elementen verantwoordelijk. Dit betekent dat te realiseren verbijzonderde projectresultaten eveneens een status van product worden toegekend. Taakstellingen hebben zowel betrekking op lasten als op baten. Artikel 2: budget- en kredietverantwoordelijkeLid 2Onder “projectleider” wordt in dit artikel verstaan de projectadviseur die de projecten leidt die door het college buiten de normale afdelingsverantwoordelijkheid zijn gebracht. Lid 4De managementrapportages vormen input voor de najaarsnota en de jaarrekening. In zijn managementrapportage meldt de budget- en kredietverantwoordelijke (= afdelingshoofd) tenminste afwijkingen => 3% van de in de begroting vermelde budgetten en/of de hierbij behorende taakstellingen op productniveau aan de directie en het college van b&w. Hij/zij maakt daartoe steeds een inschatting over het totale boekjaar. Voor raadsprogramma’s die uit één product bestaan geldt hetzelfde, doch dan op activiteitenniveau. Bij acute financiële problemen kan uiteraard niet tot de eerstvolgende managementrapportage worden gewacht. De budget- en kredietverantwoordelijke heeft dan de plicht om het betreffende financiële probleem direct te melden en met een dekkingsvoorstel te komen. Lid 5“De betalingsfiatteur” is degene die betalingsopdrachten geeft aan de bank. Dit is een andere persoon dan de degene die een factuur betaalbaar stelt door het boekingsformulier te paraferen. Met “registrerende functie” wordt bedoeld degenen die feitelijk boekingen van financiële gegevens in de administraties doen c.q. boekstukken beheren. Artikel 3: budget- en kredietbeheerderLid 1De budget- en kredietbeheerder heette in de oude situatie “ambtelijk opdrachtnemer”. Lid 6Indien geen toereikend budget aanwezig is kan mogelijk via budgetcompensatie aanvullend budget gevonden worden. Lid 7De verantwoordingshiërarchie voor het budgetbeheer correspondeert met de hiërarchie van de organisatie: Wat? Wie? Legt verantwoording af aan? Programmabegroting Raad Publiek Productbegroting College b&w Raad Productbegroting Directie College b&w Productbudgetten Budgetverantwoordelijke Directie Activiteitenbudgetten Budgetbeheerder Budgetverantwoordelijke De directie stelt ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders de najaarsnota en de rekening (de bestuursrapportages) op op basis van managementrapportages van de afdelingshoofden aan de directie en het college van burgemeester en wethouders. Lid 9In het b&w-advies moet altijd dekking opgenomen zijn. Indien geen dekking kan worden gevonden zal sprake zijn van budgetuitzetting en is een raadsbesluit (bijvoorbeeld bij kadernota of najaarsnota) noodzakelijk (zie ook artikel 5, lid 3). Op grond van artikel 11, lid 4 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo” mag het college van burgemeester en wethouders bij niet begrote bestedingen c.q. niet gevoteerde kapitaalkredieten tot een bedrag van € 100.000,-- (maximaal € 50.000,-- kapitaallasten), vooruitlopend op het raadsbesluit, alvast tot het doen van de uitgaaf besluiten. Deze bepaling is uitsluitend bedoeld voor zaken die absoluut geen uitstel kunnen lijden. Normaal is de kadernota c.q. de najaarsnota bij uitgaven het moment van brede, financiële afweging. Artikel 4: kapitaalkredietenLid 1 en 2Bij de voorbereiding van kapitaaluitgaven doet zich een complicerende factor voor: het kan voorkomen dat de kapitaaluitgaaf die wordt voorbereid uiteindelijk geen doorgang vindt. (Artikel 60 Bbv stelt voor het activeren van immateriële kosten onder andere als eis dat “de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat”.) Er is dan geen kapitaalgoed verkregen en de voorbereidingskosten (o.a. onderzoek) kunnen dan niet ten laste van een krediet worden gebracht. Daarom wordt voorgesteld de kosten van haalbaarheidsonderzoeken altijd te dekken in de exploitatiebegroting. Dit laatste geldt niet voor (haalbaarheids)onderzoeken binnen het kader van de grondexploitatie. Deze kosten maken volledig onderdeel uit van het complex of het nog te openen complex. De kosten van een haalbaarheidsonderzoek gaan vooraf aan de kosten van planvorming. Tijdens een haalbaarheidsonderzoek moet blijken of tot investeren moet c.q. kan worden overgegaan. Indien dit het geval is kan voor planvorming een voorbereidingskrediet worden aangevraagd. Is de planvorming afgerond dan kan het eigenlijke kapitaalkrediet worden gevraagd. Deze aanvraag kan gefaseerd plaatsvinden: het krediet kan gesplitst worden. Lid 3 en 4Het feit dat schriftelijk om overloop van kredieten naar het volgend jaar moet worden verzocht dient o.a. de rechtmatigheidscontrole door de accountant. Het beoogde effect hiervan is dat kapitaalkredieten meer gefaseerd en realistisch (in tijdsuitvoering) in de begroting worden geraamd. Artikel 6: budgetcompensatieLid 1Structurele onder-/overschrijdingen kunnen niet met incidentele onder-/overschrijdingen worden gecompenseerd. Zie ook artikel 11, lid
2. Evenmin mogen ze worden aangewend voor nieuwe activiteiten zonder dat daaraan een collegebesluit c.q. raadsbesluit over is genomen. Lid 2Tussen de in dit lid genoemde inspanningsverplichting en budgetcompensatie door de budget- en kredietbeheerder bestaat een wezenlijk verschil. Budgetcompensatie door budget- en kredietverantwoordelijke vindt plaats binnen hetzelfde product of dezelfde kostenplaats. De budget- en kredietverantwoordelijke kan hiertoe zelf besluiten. De genoemde inspanningsverplichting heeft betrekking op alle budgetten binnen het organisatie-onderdeel van de budget- en kredietverantwoordelijke. Overstijgt de compensatie die uit de inspanningsverplichting voortvloeit het product of de kostenplaats dan is een besluit van b&w nodig. Lid 4Er zijn twee redenen om deze specifieke categorieën bij voorbaat uit te zonderen: Het opleggen van een inspanningsverplichting kan in redelijkheid niet van de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke worden gevergd; De betreffende lasten / baten komen uit de aard der zaak niet voor afweging op afdelingsniveau in aanmerking. Lid 5De regeling voor budgetcompensatie mag slechts worden toegepast op de gemeentefinanciën. De bij de budgetten behorende taakstellingen (kwaliteit en kwantiteit) kunnen zonder expliciete instemming van het college of de raad niet worden aangepast. Aanpassingen van de taakstelling kunnen bij kadernota, najaarsnota en rekening door het college van burgemeester en wethouders aan de raad worden gemeld. Leden 1, 6, 7De omvang van de bevoegdheid tot budgetcompensatie is afhankelijk van de besluitvormingshiërarchie binnen de gemeente. In de onderstaande tabel is de structuur van artikel 6 nog eens samengevat. Compensatie binnen product¹ of kostenplaats Compensatie binnen programma Compensatie tussen programma’s Wie besluit? Budgetverantwoordelijke College b&w Raad Zie ook het bijgaande schema voor het zoeken naar dekking. ¹ Voor programma’s die uit één product bestaan dient hiervoor gelezen te worden “activiteit”. Lid 8Vanuit de kostenplaats kapitaallasten doorbelaste kapitaallasten kunnen dus niet bij budgetcompensatie betrokken zijn. Artikel 8: onvoorziene uitgaven en stelpostenLid 2Het beheer van voorzieningen wordt op het niveau van de budgetbeheerders gelegd. Dit is van belang omdat een voorziening een rechtstreeks dekkingsmiddel is.Budgetverantwoordelijke blijft de afdeling Planning & Control, die daarmee overzicht houdt op het totaal van de voorzieningen. De beschikkingsbevoegdheid blijft bij het college, wat inhoudt dat aanwending altijd via een collegebesluit moet lopen. Artikel 9: budgetrestantenLid 2Bij de opstelling van de jaarstukken van een boekjaar bestaat soms een min of meer expliciet beslag op de budgetten van dat boekjaar zonder dat het bijbehorende boekstuk al is ontvangen. De volgende verschillende situaties kunnen zich voordoen: Tijdens boekjaar Situatie Budget blijft deels ongebruikt + taak moet nog uitgevoerd worden Opdracht is schriftelijk verleend Levering van dienst/product heeft plaatsgevonden op of vóór 31/12 Factuur is ontvangen op of vóór 31/12 Rekeningsaldobestemmende post X X - - Nto/ntb - X X - Normale boeking - X X X De regeling nto/ntb is hiermee aangepast aan het BBV. De eisen uit lid 2 sluiten aan bij de definitie van overlopende passiva in artikel 49 BBV 2004: “Onder de overlopende passiva worden verplichtingen opgenomen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen”. Geoormerkte, ontvangen gelden kunnen desgewenst direct in een reserve of voorziening worden gestort. Lid 3Bij ntb-posten doet zich een probleem voor bij de verantwoording van de btw. De datum van de uitreiking van de factuur bepaalt het tijdvak waarin de btw kan worden verrekend/gecompenseerd. De datum van de levering bepaalt op welk boekjaar de kosten moeten drukken. Bij levering in het vierde kwartaal van 2006 drukken de kosten op
3. Bij ontvangst van de factuur in het eerste kwartaal 2007 wordt de btw verrekend/gecompenseerd bij de aangifte/declaratie over het eerste kwartaal 2007 en niet over het vierde kwartaal
4. Daarbij moet het netto-bedrag inclusief de niet-verrekenbare en niet-compensabele btw worden geboekt. Deze niet-verrekenbare en niet-compensabele btw moet ten behoeve van de ntb-boeking extra-comptabel worden bepaald. Lid 4Om flexibel te kunnen blijven werken is deze clausule opgenomen. Het blijft, onder strenge voorwaarden, mogelijk rekeningsaldo bestemmende posten op te nemen. Ten opzichte van 2005 is de mogelijkheid wat verruimd. De lijst van de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen budgetrestanten, welke als rekeningsaldobestemmende post in aanmerking kunnen komen, wordt door de raad, als onderdeel van de jaarrekening, vastgesteld. Artikel 10: boekstukken crediteurenLid 5 en 6Verwezen wordt naar de “procedurebeschrijving routing facturen”. Indien de financiële administratie uit rechtmatigheidsoogpunt niet kan instemmen met de codering van een factuur dan vindt overleg plaats tussen die afdeling en de betreffende budget- en kredietbeheerder. Artikel 11: boekstukken debiteurenHierin wordt expliciet aandacht gegeven aan de inkomstenkant. Artikel 14: beloningsprikkelHier wordt de grondslag gelegd voor een regeling voor een beloningsprikkel voor doelmatig budget- en kredietbeheer. Tot op heden is er geen behoefte gevoeld een dergelijke regeling op te stellen. Deze regeling behoeft de goedkeuring van de raad omdat deze het budgetrecht van de raad raakt.