Archiefverordening van de gemeente Harenkarspel 1996 (Harenkarspel)

Archiefverordening gemeente Harenkarspel 1996De gemeenteraad van Harenkarspel; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 november 1996; Gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de door de raad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaardplaats; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet tot gemeentearchivaris benoemde directeur van het Regionaal Archief te Alkmaar beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden vand e gemeentelijke organen, voor zover deze nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk2De aanwijzing van de archiefbewaarplaats Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Regionaal Archief van het Samenwerkingsverband Noord- Kennemerland. Hoofdstuk3De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel5 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat, dat de vervaardiging van de archiefbescheiden. En de bewaring ervan geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaardborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast (gehoord de raadscommissie voor Algemene Bestuurlijke Zaken). Hoofdstuk4Het beheer van de archiefbewaarplaats Artikel8 Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, collecties en documentaire verzamelingen. Artikel9 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel10 Door het ontplooien van activiteiten op het informatieve en educatief/culturele vlak bevordert de archivaris dat van de archieven en verzamelingen overeenkomstig hun wetenschappelijke en culturele waarde gebruik wordt gemaakt. Artikel11 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen en ten behoeve van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden geauthentiseerd. Artikel12 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel13 De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan het college over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk5Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel14 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel15 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel16 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel17 Jaarlijks brengt de archivaris aan burgemeester en wethouders verslag uit betreffende de uitoefening van het toezicht. Artikel18 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Hoofdstuk6Slotbepalingen Artikel19 Deze verordening treedt in werking met ingang van 4 maart 1997 en werkt terug tot 1 januari 1996. Artikel20 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Harenkarspel 1996. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 4 maart 1997 de secretaris, de voorzitter, J.Perton J.S.C.M. Louter