Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 (Doetinchem)

Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem; Gelet op artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet; BESLUIT: Vast te stellen de volgende instructie: Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 ParagraafIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze instructie wordt verstaan onder: college: college van burgemeester en wethouders. Artikel2 De secretaris is tevens Algemeen directeur. Artikel3 De secretaris heeft de volgende taken: secretaris van het college; voorzitter van de directie; voorzitter van het overleg van de directie met de afdelingshoofden. Artikel4 De secretaris is verantwoordelijk voor: de secretariële bijstand aan het college, de burgemeester en een door het college ingestelde commissie. Hij is daarbij in het bijzonder verantwoordelijk voor de inbreng van de ambtelijke overwegingen bij de voorstellen in de beraadslagingen en besluitvorming; de coördinatie in algemene zin van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering, met name ten aanzien van onderwerpen die van strategisch belang zijn voor het gemeentelijke beleid, en de samenhang in het gemeentelijke beleid, de gemeentelijke organisatie, een en ander onverminderd de verantwoordelijkheid die de hoofden van afdelingen voor deze coördinatie en samenhang van beleid dragen en onverminderd de specifieke verantwoordelijkheid van deze hoofden van afdelingen voor de zaken binnen het taakveld van hun afdeling; de inbreng van de bestuurlijke overwegingen bij de ambtelijke voorbereiding van voorstellen voor gemeentelijke besluiten. ParagraafIIWerkwijze Artikel5 De secretaris is de door de burgemeester en het college ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak behulpzaam of draagt er zorg voor dat hulp wordt verleend. Artikel6 1.De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde. 2.De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. 3.De secretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. Artikel7 1.De secretaris kan het college en de burgemeester aanbevelingen doen over zaken van algemeen belang voor het bestuur van de gemeente. 2.De secretaris ziet erop toe dat de aan het college, de burgemeester en gemandateerde leden van het college voor te leggen voorstellen beantwoorden aan de daaraan uit een oogpunt van helderheid, volledigheid, nuancering, consistentie, algemeen juridische en financiële kwaliteit en in overeenstemming met het algemene beleid, te stellen eisen. 3.Indien de secretaris bedenkingen heeft uit hoofde van een of meer van de in het tweede lid bedoelde gezichtspunten, verzoekt hij het hoofd van de betrokken afdeling het voorstel in heroverweging te nemen. Leidt dit niet tot herziening van het voorstel in de door de secretaris gewenste zin, dan wordt het voorstel, zoals het dan voorligt, door de secretaris aan het college, de burgemeester respectievelijk het gemandateerde lid van het college voorgelegd, voorzien van de door de secretaris eerder naar voren gebrachte bedenkingen. 4.De secretaris kan de beoordeling van de aan het college, de burgemeester en gemandateerde leden van het college voor te leggen voorstellen vanuit de in het tweede lid genoemde gezichtspunten alsmede de bevoegdheid op grond van het derde lid aan een of meer andere ambtenaren opdragen. Artikel8 De secretaris heeft de eindverantwoordelijkheid voor: een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de te onderscheiden afdelingen; het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat. Artikel9 1.De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per onderdeel van de ambtelijke organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn. 2.Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris procedures vast voor de behandeling van zaken die door het gemeentebestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen. Artikel10 1.Indien de secretaris verhinderd is zijn functie te vervullen, doet hij daarvan mededeling aan het college. 2.Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college. 3.De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn afwezigheid zijn vervanging adequaat is geregeld. ParagraafIIISlotbepaling Artikel11 1.Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie secretaris gemeente Doetinchem

1. 2.Deze instructie treedt in werking op 1 oktober
2. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 22 september
3. De voorzitterDe secretarisToelichting Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 Algemeen deelIn artikel 103, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. In het tweede lid van voornoemd artikel is bepaald dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de secretaris. Onderhavige Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 geeft uitvoering aan het bepaalde in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierna zal – voor zover noodzakelijk – een artikelsgewijze toelichting worden gegeven op de Instructie secretaris gemeente Doetinchem
4. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 2In dit artikel is bepaald dat de secretaris tevens Algemeen directeur is. De secretaris staat als zodanig aan het hoofd van de ambtelijke organisatie (zie artikel 3, eerste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009). Nadrukkelijk zij gesteld dat de functie van Algemeen directeur en secretaris, hoewel verenigd in één persoon, twee te onderscheiden functies zijn. Artikel 3De drie te onderscheiden taken van de secretaris worden in dit artikel benoemd. Ten aanzien van het functioneren van de secretaris als secretaris van het college is niet alleen deze instructie van belang, maar ook het bepaalde in de artikelen 102 tot en met 106 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen om datgene wat in de Gemeentewet is geregeld, niet in deze instructie te herhalen. Voor een volledig overzicht van de taken en bevoegdheden van de secretaris is dus niet alleen raadpleging van deze instructie noodzakelijk, maar ook raadpleging van voornoemde artikelen in de Gemeentewet. Artikel 5Op grond van artikel 83 van de Gemeentewet kan de burgemeester of het college bestuurscommissies instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door de burgemeester of het college zijn overgedragen. Op grond van artikel 84 van de Gemeentewet kan de burgemeester of het college andere commissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet instellen. Van deze commissies is de secretaris qualitate qua secretaris. De secretaris staat ten opzichte van deze commissie wel in een andere positie dan ten opzichte van het college: lijfelijke aanwezigheid van de secretaris in vergaderingen van de betreffende commissie is – in tegenstelling tot vergaderingen van het college – niet vereist. Artikel 7In het tweede lid is de zogenaamde besluitrijpheidstoets neergelegd. In het derde lid is de procedure geregeld indien de secretaris bedenkingen heeft tegen het aangeleverde voorstel. Het hoofd van de betrokken afdeling zal dan worden verzocht het voorstel in overweging te nemen. Leidt dit tot een herziening van het voorstel, dan zal ook de eerstbetrokken portefeuillehouder hiermee akkoord moeten gaan. Is het betreffende afdelingshoofd niet genegen het ingediende voorstel te herzien, dan zal het voorstel worden voorgelegd aan het beslissingsbevoegde orgaan (college of burgemeester) voorzien van de eerder door de secretaris gemaakte kanttekeningen. De wijze waarop de secretaris de kanttekeningen naar voren kan brengen is aan hem overgelaten: hij kan dit mondeling doen, maar het is ook mogelijk een notitie bij het voorstel te voegen. Op grond van het vierde lid behoeft de secretaris de besluitrijpheidstoets zoals neergelegd in het tweede lid niet persoonlijk te verrichten, maar kan deze worden overgdragen aan een of meerdere ambtenaren. Dit sluit aan bij de bestaande praktijk, waarin deze toets is overgelaten aan het zogenaamde screeningsoverleg. Artikel 10In artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat het college de vervanging regelt van de secretaris. In artikel 10 is aan dit voorschrift uitvoering gegeven. De directeur bedrijfsvoering is de eerste vervanger van de secretaris. Als ook hij niet aanwezig is, zal een afdelingshoofd als secretaris fungeren. Bij een afwezigheid langer dan vijf dagen behoeft de secretaris de toestemming van burgemeester en wethouders. De wijze waarop het college deze toestemming verleent, is niet aan vormvoorschriften gebonden.