Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie (Venlo)

Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissieDe raad van de gemeente Venlo; gezien het voorstel van het projectcollege van 7 april 2009; gehoord de herindelingscommissie van 15 april 2009; gelet op het bepaalde in artikel 81o van de Gemeentewet; mede gelet op de Wet samenvoeging gemeenten Arcen en Velden en Venlo; besluit vast te stellen de navolgende Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2010; Artikel 1 Begripsbepalingen Rekenkamer: de rekenkamerfunctie zoals bedoeld in artikel 81o van de Gemeentewet. Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of beoogde maatschappelijke effecten te bereiken. Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo gunstig mogelijke inzet van de beschikbare productiemiddelen het gewenste resultaat te bereiken. Rechtmatigheid: de mate waarin de handelingen van een organisatie in overeenstemming zijn met de gemeentelijke begroting en van toepassing zijnde wetten, verordeningen en regels. Artikel 2 Rekenkamercommissie Er is een commissie voor de rekenkamerfunctie die wordt aangeduid als de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie bestaat uit zes vaste leden en één plaatsvervangend lid. De rekenkamercommissie heeft tot taak het onderzoeken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid en beheer. Artikel 3 Benoeming leden De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie uit zijn midden en uit externen. Van de zes vaste leden zijn er drie geen lid van of gelieerd aan een bestuursorgaan van de gemeente Venlo (zogenaamd extern lid). Verder worden drie vaste raadsleden en één plaatsvervangend raadslid benoemd. De raad benoemt de raadsleden voor de duur van de zittingsperiode van de raad dan wel de resterende zittingsduur van de raad. De drie leden die niet deel uitmaken van de raad worden op voordracht van de rekenkamercommissie benoemd door de raad voor een periode van 36 maanden met de mogelijkheid tot verlenging met nog eens 36 maanden. De rekenkamercommissie benoemt een voorzitter uit de externe leden. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. Tevens stuurt de voorzitter de ambtelijk secretaris aan. De voorzitter heeft stemrecht in de rekenkamercommissie. De rekenkamercommissie kiest uit haar midden een vice-voorzitter (ter vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid). Het plaatsvervangende lid is te allen tijde bevoegd deel te nemen aan de beraadslagingen van de rekenkamercommissie. Het plaatsvervangende lid heeft dezelfde rechten en plichten als de leden indien hij/zij in de plaats treedt van een lid dat verhinderd is. De leden van de rekenkamercommissie vervullen overigens geen betrekkingen die ongewenst zijn met het oog op een goede vervulling van hun ambt of handhaving van hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid of van het vertrouwen daarin. De betrekkingen, die de leden buiten hun lidmaatschap vervullen, worden door de voorzitter openbaar gemaakt. Voor ieder onderzoek kan voor de duur van dit onderzoek, op aanbeveling van de rekenkamercommissie, één raadslid op het terrein van dat onderzoek worden benoemd door de raad als ad hoc lid van de rekenkamercommissie. Artikel 4 Eed Alvorens de functie te kunnen uitoefenen, leggen de externe leden van de rekenkamercommissie in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de volgende eed (verklaring en belofte) af: “Ik zweer (verklaar) dat ik, om tot lid van de rekenkamercommissie benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer (verklaar en beloof) dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik zweer (beloof) dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de rekenkamercommissie naar eer en geweten zal vervullen. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! (Dat verklaar en beloof ik!)”. De verboden handelingen genoemd in artikel 15 Gemeentewet zijn ten aanzien van externe leden van overeenkomstige toepassing. Artikel 5 Ontslag en non-activiteit Het lidmaatschap van de rekenkamercommissie vervalt, behalve door het gestelde in artikel 3 lid 3 van deze verordening, door: een desbetreffend, met redenen omkleed, besluit van de gemeenteraad; ontslagname; het verlies van de hoedanigheid als raadslid; bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie. Artikel 6 Vergoeding externe leden De externe leden ontvangen een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de rekenkamercommissie ten bedrage van € 100,00 per vergadering [1]. De externe voorzitter ontvangt naast de vergoeding genoemd in het 1e lid een vaste onkostenvergoeding per maand. De vergoedingen genoemd in lid 1 en lid 2 komen ten laste van het budget van de rekenkamercommissie. Artikel 7 Secretariaat De gemeenteraad benoemt, op voordracht van de rekenkamercommissie, een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitoefening van haar taken terzijde. De ambtelijk secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. De ambtelijk secretaris wordt bij zijn inhoudelijke werkzaamheden aangestuurd door de voorzitter van de rekenkamercommissie; onderdeel van de werkzaamheden van de ambtelijk secretaris vormen de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van dossiers. Op de ambtelijk secretaris zijn de Arbeidsvoorwaarden van de gemeente Venlo van toepassing. De ambtelijk secretaris wordt om organisatorisch-technische redenen ondergebracht bij de raadsgriffie. Artikel 8 Onderwerpselectie De rekenkamercommissie bepaalt de onderwerpen die zij onderzoekt, formuleert de probleemstelling en stelt de onderzoeksopzet vast. De in het vorige lid bedoelde onderzoeksopzet wordt door de rekenkamercommissie ter kennisneming aan de gemeenteraad gestuurd. De rekenkamercommissie verzoekt periodiek de gemeenteraad en de inwoners van de gemeente Venlo onderwerpen voor onderzoek aan te dragen. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks, mede aan de hand van de aangedragen onderwerpen, een onderzoeksplan vast en brengt dit ter kennis van de gemeenteraad. De gemeenteraad kan de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de gemeenteraad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek van de gemeenteraad voldoet, motiveert zij dat naar behoren. Artikel 9 Werkwijze en bevoegdheden De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek. De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken. De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen. De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren van de gemeente zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is lid 4 van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde, dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan de rekenkamercommissie de planning en de resultaten van onder haar verantwoordelijkheid uitgevoerde doelmatigheids-, doeltreffendheid- en rechtmatigheidonderzoeken. De accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet verstrekt desgevraagd aan de rekenkamercommissie controleprogramma’s en licht haar volledig in omtrent de resultaten daarvan door overlegging van rapporten of op andere door de rekenkamercommissie aan te geven wijze. De rekenkamercommissie stelt betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen waarvan de taakuitoefening (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt verder wie nog meer als betrokkenen worden aangemerkt. Na vaststelling door de rekenkamercommissie worden het onderzoeksrapport en de nota van conclusies en aanbevelingen en de zienswijze van betrokkenen op het rapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college van burgemeester en wethouders en betrokkenen aan de raad aangeboden. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen. De rekenkamercommissie stelt jaarlijks vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit jaarverslag wordt ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad en aan het college van burgemeester en wethouders. Artikel 10 Budget De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van: de vergoedingen aan de externe leden; externe deskundigen die door de rekenkamercommissie worden ingeschakeld; de eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Zij verantwoordt de besteding van de middelen in haar jaarverslag. Artikel 11 Reglement van orde De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de raad. Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de rekenkamercommissie. Artikel 13 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari

1. Op dat tijdstip worden ingetrokken: de Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie, vastgesteld door de gemeenteraad van Venlo d.d. 26 april 2006; de Verordening op de gemeentelijke rekenkamer, vastgesteld door de gemeenteraad van Arcen en Velden d.d. 2 november
2. Artikel 14 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2010”. Aldus besloten in de openbare vergadering van 4 januari 2010.De griffier De voorzitter[1] Onder vergaderingen worden begrepen alle reguliere en extra vergaderingen van de rekenkamercommissie, vergaderingen van een begeleidingscommissie uit de rekenkamer en bijzondere bijeenkomsten die in het kader van het uitoefenen van het lidmaatschap noodzakelijk zijn (bijv. hoorzitting, (mede) afnemen van interviews). Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven. Artikel 2 Wanneer de gemeente niet kiest voor een rekenkamer conform de regelgeving in artikel 81 lid a-k, stelt zij op grond van artikel 81o van de wet regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. De wet spreekt van een rekenkamerfunctie. In deze verordening is gekozen voor een rekenkamercommissie met raadsleden en externen. Uit oogpunt van slagvaardigheid en continuïteit is gekozen voor een commissie met zes vaste leden en één plaatsvervangend lid. Met de instelling van de rekenkamer wordt beoogd de raad een mogelijkheid te geven om door middel van beleidsevaluaties een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde gemeentelijk beleid, alsmede de doelmatige en rechtmatige voorbereiding en uitvoering ervan. Met andere woorden, zijn de bedoelingen van de raadsbesluiten in praktijk gebracht, is het doel bereikt en tegen welke inspanningen. De rekenkamercommissie heeft geen taak in het kader van de behandeling en vaststelling van de jaarstukken. Artikel 3 De raad benoemt de leden van de rekenkamercommissie. De commissie bestaat uit drie externe leden, drie raadsleden en één plaatsvervangend raadslid. De raadsleden worden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad, de externe leden voor een periode van 3 jaar. De rekenkamercommissie kiest zelf een voorzitter uit de externe leden. Taken en bevoegdheden voorzitter leiding geven aan de rekenkamercommissie; coördineren van het onderzoeksprogramma van de rekenkamercommissie en bewaken van de voortgang ervan; mede een inhoudelijke beoordeling van onderzoek geven; aansturen van de secretaris rekenkamer; fungeren als klankbord voor de secretaris rekenkamer; bewaken van de (politieke) onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie en haar leden; bewaken van de uitgangspunten en werkwijze van de rekenkamercommissie; zorgdragen voor een zorgvuldige besluitvorming; bevorderen van een optimale samenwerking binnen de rekenkamercommissie; vertegenwoordigen van de rekenkamercommissie in de (gemeenteraad)vergaderingen; vertegenwoordigen van de rekenkamercommissie bij interne en externe contacten; adviseren van de rekenkamercommissie en gemeenteraad over de ontwikkeling van de rekenkamercommissie. Artikel 4 De verplichting deze eed of verklaring en belofte af te leggen vloeit voor de rekenkamercommissie rechtstreeks voort uit artikel 81g van de Gemeentewet. In deze verordening wordt deze bepaling van overeenkomstige toepassing verklaard op de externe leden van de rekenkamercommissie, evenals de verboden handelingen als genoemd in artikel 15 Gemeentewet. Artikel 5 Dit artikel handelt over het ontslag van de leden van de rekenkamercommissie. Artikel 6 In dit artikel wordt de vergoeding geregeld die de externe leden en de externe voorzitter ontvangen voor hun werkzaamheden in het kader van de rekenkameractiviteiten. Bij raadsbesluit nr. 83 van 6 juli 2005 is de vaste onkostenvergoeding voor de externe voorzitter vastgesteld op € 500,00 per maand. Artikel 7 De rekenkamercommissie wordt in haar werkzaamheden bijgestaan door een ambtelijk secretaris. Deze ambtelijk secretaris wordt door de raad aangewezen en heeft een rechtstreekse verantwoordingsrelatie ten opzichte van de rekenkamercommissie. De voorzitter van de rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor de invulling van deze inhoudelijke verantwoordingsrelatie. De formeel-organisatorische positie van de ambtelijke secretaris is bij de griffie. Artikel 8 De rekenkamercommissie dient onafhankelijk te zijn en om deze onafhankelijkheid te bevorderen is het van belang dat zij zelfstandig de onderzoeksonderwerpen kan kiezen. Wel nodigt zij jaarlijks de gemeenteraad en de burgers van de gemeente Venlo uit om met onderzoekssuggesties te komen. De rekenkamercommissie kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid, van de Gemeentewet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamercommissie niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Richtinggevende criteria selectie onderwerp Ten behoeve van een neutrale afweging beoordeelt de rekenkamercommissie de te onderzoeken onderwerpen aan de hand van een aantal criteria. Deze criteria zijn: het financiële belang van het te onderzoeken onderwerp; het maatschappelijke belang van het te onderzoeken onderwerp; de mate van twijfel over het functioneren van de uitvoering; de mate van risico voor doeltreffendheid en/of doelmatigheid; het leereffect voor de toekomst; is het onderwerp geschikt voor rekenkameronderzoek? Artikel 9 De vergadering van de rekenkamercommissie zijn in beginsel besloten. Om te waarborgen dat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar onderzoeken over voldoende en relevante gegevens kan beschikken is voorzien in de bevoegdheid om inlichtingen in te winnen van alle leden van het gemeentebestuur en van alle ambtenaren. De rekenkamercommissie is tevens bevoegd om bij derden onderzoek te doen in geval van een aanmerkelijk - financieel - belang van de gemeente bij deze derde. Daarnaast is in artikel 5 lid 2 van de Algemene subsidieverordening van de gemeente Venlo (vastgesteld bij raadsbesluit nr. 127 d.d. 26-11-2008) geregeld dat de subsidieontvanger, waaraan de gemeente ten bedrage van minder dan 50% van de baten van deze instelling bijdraagt en waarbij een gerechtvaardigd belang voor onderzoek bestaat, deze subsidieontvanger medewerking verleent aan onderzoeken die de rekenkamercommissie uitvoert. Het college van burgemeester en wethouders en de accountant verstrekken de rekenkamercommissie relevante informatie over de planning en de resultaten van onder hun verantwoordelijkheid uitgevoerde rechtmatigheid-, doelmatigheid-, doeltreffendheidonderzoeken en controleprogramma’s. Uit oogpunt van zorgvuldigheid is in deze verordening de regeling rondom het wederhoor op het concept onderzoeksrapport door betrokkenen opgenomen. De rekenkamercommissie heeft op grond van artikel 185 lid 3 Gemeentewet de verplichting elk jaar vóór 1 april een verslag uit te brengen over haar werkzaamheden in het afgelopen jaar. Artikel 10 Het budget van de rekenkamercommissie wordt via de begrotingsvaststelling aan de rekenkamercommissie beschikbaar gesteld. De rekenkamercommissie is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Ten laste van het budget worden de in het tweede lid genoemde kosten gebracht. De rekenkamercommissie verantwoordt zijn uitgaven rechtstreeks aan de gemeenteraad. Artikelen 11, 12 en 13 Deze artikelen behoeven geen toelichting.