Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) (Eemsmond)

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) Burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsmond; Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA); besluit: Vast te stellen de volgende BEHEERREGELING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS (GBA) HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Deze regeling verstaat onder: De Wet : de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494); bevroren bevolkingsregister: de registers zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en -verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden; kwaliteitssteekproef : een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten; foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijst die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden; autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden; Artikel 2 Het hoofd van de afdeling Dienstverlening is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij/zij kan de taak van informatiebeheerder en/of privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren. Artikel 3 De informatiebeheerder wijst functionarissen aan, die worden belast met: het gegevensbeheer het applicatiebeheer systeembeheer de gegevensverwerking het namens het gemeentebestuur afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder e, van de Wet GBA bedoelde verklaring. HOOFDSTUK 2 HET INFORMATIEBEHEER Artikel 4 De informatiebeheerder voorziet in: een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten; een jaarlijkse rapportage aan het gemeentebestuur over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures; een rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de te houden kwaliteitssteekproeven; administratieve beheersprocedures, voorzover hier niet door of bij de Wet GBA in is voorzien; periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie- en de systeembeheerder; richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de informatiebeheerder neemt namens de houder beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voorzover hier niet op een andere wijze in is voorzien. Artikel 5 De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, te weten: persoonsinformatievoorziening beveiliging privacy gegevenskwaliteit. Artikel 6 De informatiebeheerder beslist: over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem; op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 7 De informatiebeheerder ziet er op toe dat: de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van de inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd; dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie; de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA en Waardedocumenten worden nageleefd. Artikel 8 De informatiebeheerder of een door hem in artikel 3 aangewezen functionaris neemt deel aan het buitengemeentelijk overleg dat het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan. HOOFDSTUK 3 HET GEGEVENSBEHEER Artikel 9 De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor: de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; het beheer van documentatie op het gebied van Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 10 De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Artikel 11 Door of namens de gegevensbeheerder wordt voorzien in een minimaal één keer per jaar te houden kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen van de gemeente Eemsmond. Artikel 12 De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e, genoemd overleg. HOOFDSTUK 4 HET SYSTEEMBEHEER Artikel 14 De systeembeheerder voorziet in: de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem; een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld; de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem; de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen. Artikel 15 De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is. Hij is verplicht daarover achteraf te rapporteren aan de informatiebeheerder; aanwijzingen te geven over: beheertoepassingssystemen beheer van bestanden reconstructiemaatregelen. Artikel 16 De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e, genoemde overleg. HOOFDSTUK 5 HET APPLICATIEBEHEER Artikel 17 De applicatiebeheerder voorziet in: een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken wordt gedaan; de communicatie bij storingen in hard- en software; een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden; de toekenning van de autorisatieniveaus van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder; de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die overeenkomstig dit artikel zijn toegekend; het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur; de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem; de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen; de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem; de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in samenwerking met de systeembeheerder en als nodig de burgemeester; de vormgeving van inhoud van documenten die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend; de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens; een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde (uitwijk). Artikel 18 De applicatiebeheerder en systeembeheerder zijn verantwoordelijk voor: de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem; het tijdig opschonen van de database van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld; de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van het privacyreglement of op basis van een besluit van het gemeentebestuur; het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; het beheer van de gebruikersdocumentatie. Artikel 19 De applicatiebeheerder is bevoegd: de gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem; over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen. Artikel 20 De applicatiebeheerder beslist ( na overleg met de informatiebeheerder) over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen. Artikel 21 De applicatiebeheerder neemt deel aan: het overleg genoemd in artikel 4, onder e; het externe gebruikersoverleg. HOOFDSTUK 6 HET PRIVACYBEHEER Artikel 22 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor: de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van het privacyreglement of op basis van een besluit van het gemeentebestuur; het dagelijks toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302 en de Verordening bescherming persoonsgegevens. Artikel 23 De privacybeheerder voorziet in: de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, lid 1, van de Wet; de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de Wet worden ontvangen. Artikel 24 De privacybeheerder is bevoegd: op grond van het in artikel 18 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven; (ongevraagd) advies uit te brengen over alle procedures en producten die, betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is. Artikel 25 De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn. Artikel 26 De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. HOOFDSTUK 7 DE GEGEVENSVERWERKING Artikel 27 De gegevensverwerker voorziet in: het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd; het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens; de archivering van brondocumenten op grond waarvan hij/zij de gegevens heeft verwerkt; de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 81 en 82 van de Wet; de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking; de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiende uit de inkomende netwerkberichten; de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen "ontleningsstatus" is gegeven; de dagelijkse controle van de in het systeem aangebrachte actualiseringen; de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van: wijziging van het naamgebruik; vervolg inschrijving voorzover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens een vervolginschrijving uit het buitenland adoptie (op verzoek). Artikel 28 De burger die op grond van een mededeling ingevolge artikel 83 van de Wet er prijs op stelt zijn/haar zienswijze mondeling toe te lichten wordt daartoe uitgenodigd. Artikel 29 De gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien. HOOFDSTUK 8 SLOTBEPALINGEN Artikel 30 De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het 'bevroren' bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie eventueel aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen. Artikel 31 Deze regeling met bijlagen treedt in werking op de dag van bekendmaking. Artikel 32 Deze regeling wordt aangehaald als "GBA beheerregeling" Vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Eemsrnond op 21 april

1. burgemeester, M.van Beek secretaris, drs. H.J.J. Groothuis BIJLAGE A Aanwijzing van de beheersfunctionarissen Op grond van artikel 2 van de GBA beheerregeling wijst het hoofd van de afdeling Dienstverlening de volgende beheersfunctionaris aan: Informatiebeheer: Het hoofd van de afdeling Dienstverlening is informatiebeheerder. Privacybeheer: Het hoofd van de afdeling Dienstverlening is privacybeheerder. Op grond van artikel 3 van de GBA beheerregeling wijst het hoofd Dienstverlening de navolgende beheersfunctionarissen aan: Gegevensbeheer: Als gegevensbeheerder wordt aangewezen: de senior medewerker burgerzaken. Als diens plaatsvervangers worden aangewezen: Alle medewerkers afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten, onderdeel burgerzaken. Applicatiebeheer: Als applicatiebeheerder wordt aangewezen: de senior medewerker burgerzaken. Als diens plaatsvervangers worden aangewezen: Alle medewerkers afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten, onderdeel burgerzaken. Gegevensverwerking: Als gegevensverwerkers worden in willekeurige volgorde aangewezen: alle medewerkers afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten, onderdeel burgerzaken. Systeembeheer: Als systeembeheerders worden aangewezen: De systeembeheerders van de Afdeling Dienstverlening, cluster Interne Diensten, onderdeel systeembeheer. Verklaring onder ede: Als medewerkers voor het afnemen van een verklaring als bedoeld in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet GBA (verklaring onder ede) worden in willekeurige volgorde aangewezen: Alle medewerkers afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten, onderdeel burgerzaken. Verstrekken gegevens uit de GBA Als medewerkers, bevoegd tot het verstrekken van gegevens uit de GBA worden aangewezen: Alle medewerkers Afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten. BIJLAGE B Het hoofd van de afdeling Dienstverlening heeft besloten: de uitoefening van een deel van zijn bevoegdheden als informatiebeheerder over te dragen aan de senior medewerker burgerzaken: - de jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten; - een rapportage over de resultaten van de te houden kwaliteitssteekproeven; - het voorzien in administratieve beheersprocedures, voorzover hier niet door of bij de Wet GBA in is voorzien; - voorzien in periodiek overleg tussen haar en de systeembeheerders; - het nemen van een beslissing over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingssysteem; - het op de hoogte stellen van alle in artikel 3 van de GBA beheerregeling genoemde medewerkers van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie; - het deelnemen aan het buitengemeentelijk overleg dat het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan; dat de senior medewerker burgerzaken over de uitvoering van de hiervoor genoemde bevoegdheden nauw overleg pleegt met het hoofd afdeling Dienstverlening; dat de senior medewerker burgerzaken periodiek verantwoording aflegt van de door haar krachtens mandaat genomen besluiten; dat de senior medewerker burgerzaken al de krachtens mandaat genomen besluiten schriftelijk vastlegt en naar behoren archiveert; te bepalen dat dit besluit in werking treedt op 22 april
2. BIJLAGE C Archivering brondocumenten GBA Alle documenten waaraan GBA gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand van Eemsmond, worden op mutatiedatum opgeborgen in ordners. De "lopende" ordner wordt gearchiveerd in een brandwerende, inbraakveilige kast op de afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten. Als de ordner vol is, wordt deze overgebracht naar de archiefkluis, welke berust onder het beheer van de afdeling Dienstverlening, cluster Interne diensten. BIJLAGE D Onderzoek naar woon- en/of briefadressen Op grond van de GBA beheerregeling van de gemeente Eemsmond is de gegevensbeheerder verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van gegevens. Voor het uitvoeren van het onderzoek zijn de medewerkers afdeling Dienstverlening, cluster Publieksdiensten, onderdeel burgerzaken verantwoordelijk. Het onderzoek moet op de volgende wijze worden uitgevoerd: Verzoeken van een andere gemeente om een onderzoek in te stellen worden schriftelijk afgehandeld; Naar een eventueel nieuw verblijfadres, alsmede naar het oude adres worden brieven aangetekend verstuurd; Indien de brieven genoemd onder
3. onbeantwoord terugkomen, worden nogmaals aangetekende brieven verstuurd; Bij eventuele bewoning van een bedrijfspand stelt de afdeling Bouw- en Woningtoezicht, in opdracht van de afdeling Dienstverlening, een onderzoek in. Bij ontvangst van een mededeling door een natuurlijke of een rechtspersoon dat een woon- of briefadres niet meer overeenkomt met de actuele situatie vindt de volgende werkwijze plaats: De mededeling wordt schriftelijk vastgelegd door de aangewezen ambtenaar. Na ontvangst van de mededeling tracht de aangewezen ambtenaar het vermoeden van de adreswijziging bevestigd te krijgen en stelt daartoe een onderzoek in bij achtereenvolgens: de ouders, broers en zusters van betrokkene de buren de TPG de woningstichting of woningbouwvereniging energiebedrijven werkgever van betrokkene afnemers die voorkomen op de PL van betrokkene. De resultaten van het onderzoek worden schriftelijk vastgelegd, met de gegevens van degenen waarmee het contact heeft plaatsgevonden en de datum daarvan. Gedurende het onderzoek worden de adresgegevens op de PL in onderzoek gesteld Indien het ingestelde onderzoek aanknopingspunten biedt met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger, dan wordt deze op zijn "nieuwe adres" aangeschreven onder toevoeging van een aangifteformulier en een retourenveloppe. De datum van toezending en het vermoedelijk nieuwe adres wordt vastgelegd. Bevindt dit adres zich in een andere gemeente, dan wordt die gemeente schriftelijk verzocht een onderzoek in te stellen. Ook hiervan wordt verslaglegging gedaan. Heeft het onderzoek resultaat opgeleverd, dan wordt het dossier afgesloten en gearchiveerd en wordt de in onderzoek stelling van de PL beëindigd. Indien uit de hierboven vermelde handelingen geen aanknopingspunten gevonden worden voor aanschrijving van de betrokkenen op het nieuwe adres dan wordt de volgende werkwijze gevolgd: Indien de ingezetene die zijn adres heeft gewijzigd in gebreke blijft met het doen van aangifte wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 47 en 48 van de Wet GBA gehandeld; Daarbij wordt de procedure gevolgd als vermeld in artikel 83 t/m 87 van de Wet GBA; Vindt aangifte, na afloop van de aangiftetermijn, alsnog plaats dan wordt het onderzoek beëindigd en de persoonslijst overeenkomstig geactualiseerd; De aangelegde documentatie wordt gearchiveerd en overgebracht naar de archiefruimte van de afdeling Dienstverlening, cluster Interne Diensten. BIJLAGE E Methodiek voor de periodieke kwaliteitsproef Gelezen de GBA beheerregeling vindt de periodieke kwaliteitssteekproef op de GBA persoonslijsten van ingeschrevenen als volgt plaats: eenmaal per kwartaal worden er: 25 willekeurige PL-en geselecteerd; 10 PL-en geselecteerd van personen die voor het eerst zijn ingeschreven in de GBA (geboorte, vestiging buitenland, vestiging uit andere gemeente Nederland); 15 persoonslijsten geselecteerd die reeds in de GBA stonden ingeschreven en waarvan een categorie is geactualiseerd. Deze persoonslijsten worden geselecteerd aan de hand van de brondocumenten. De aangetroffen fouten worden in en rapportage, die naar aanleiding van de steekproef wordt opgemaakt, gevisualiseerd. De aangetroffen fouten worden ingedeeld in de foutklassen als bedoeld op pagina 7 van de brief van de Minister voor Grote Steden en Integratiebeleid van 14 juli 1999, kenmerk: BPR 99/U71885, met als onderwerp: Uitvoering periodieke GBA-audit. Indien het totaal van de aangetroffen fouten meer bedraagt dan de navolgende percentages: 1 % A-fouten, 5% B-fouten, 10% C-fouten dan is de kwaliteit van de GBA-gegevens als onvoldoende aan te merken en zullen de nodige maatregelen worden genomen om de kwaliteit te verbeteren. Eén van de maatregelen kan daarbij zijn het laten volgen van scholing om op die wijze de kwaliteit op een hoger peil te krijgen. Verder zal het geautomatiseerde controleprogramma minimaal één keer per maand worden gedraaid. Uit het spool komt dan een uitdraai met de vermelding welke PL in welke categorie een fout bevat. Ook dit geautomatiseerd controleprogramma draagt bij aan het verbeteren van de kwaliteit van de GBA in de gemeente Eemsmond. Voor de uitvoering van de periodieke kwaliteitssteekproef en het draaien van de geautomatiseerde controleprogramma's is de gegevensbeheerder, t.w. de senior medewerker burgerzaken, verantwoordelijk.