Archiefverordening gemeente Bernheze 2006 (Bernheze)

Archiefverordening gemeente Bernheze 2006Geconsolideerde tekst van de regeling De raad van de gemeente Bernheze; gezien het bijbehorende voorstel van burgemeester en wethouders van 16 mei 2006; gelet op het advies van de commissie Bestuur en Strategie van 7 juni 2006; gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de navolgende Titeldeel1Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg Hoofdstuk1ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de wet bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaatsen die als zodanig zijn aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); de archivaris: de in artikel 32, derde lid van de wet bedoelde gemeentearchivaris, is de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC); de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; beheerseenheid: de gehele gemeentelijke organisatie; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. de gemeenschappelijke regeling: het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) Hoofdstuk2DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archief-bescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk3SLOTBEPALINGEN Artikel9 De Archiefverordening Heesch 1983, door de raad van de gemeente Bernheze op 21 december 1995 van toepassing verklaard, wordt ingetrokken. Artikel10 Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Bernheze 2006 Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Bernheze in zijn openbare vergadering van 29 juni 2006.DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter,J.H.M. van den Oever A.A.M.M. HeijmansARCHIEFVERORDENING GEMEENTE BERNHEZE 2006 Memorie van toelichting Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 is de gemeente verplicht archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel 30 in de Archiefwet

1. Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en richt zich met name op de bouw, inrichting, beveiliging en het klimaat waaronder archiefbescheiden bewaard moeten worden. Deze archiefverordening is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
2. In algemene zin is vanaf die datum niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegd-heden zijn bij het college van burgemeester en wethouders komen te berusten. Voor de deel-nemende gemeenten aan het BHIC geldt echter dat deze taken en bevoegdheden zijn over-gedragen aan het bestuur van het BHIC. Het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. De gemeente Bernheze neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC. Zij blijft verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. De integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Op grond van deelname aan deze gemeenschappelijke regeling worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van het BHIC: - het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995); - het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995); - de benoeming van de gemeentearchivaris (artikel 32, derde lid, Archiefwet 1995); - het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (artikel 31 Archiefwet 1995); - het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archief- bescheiden (artikel 32, tweede lid, Archiefwet 1995). Artikelgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De ministeriële regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouw-kundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De ministeriële regeling Duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel acht de gemeente Bernheze dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad dus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.