No: 8/8 De raad van de gemeente Menterwolde;gelezen het voorstel van de raadsvoorzitter;gelet op het bepaalde in artikel 82 van de Gemeentewet; B E S L U I T : vast te stellen het: REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDEREWERKZAAMHEDEN VAN DE RAADSCOMMISSIE MENTERWOLDE 2009 Hoofdstuk1BEGRIPSBEPALINGEN. Artikel1Begripsomschrijvingen. In deze verordening wordt verstaan onder:
- a)lid: lid van de raadscommissie;
- b)voorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens vervanger;
- c)griffier: griffier van de raad of diens vervanger;
- d)vergadering: vergadering van de raadscommissie.
- e)burgers met spreekrecht: inwoners van de gemeente Menterwolde die ten minste 16 jaaroud zijn en overige belanghebbenden;
- f)belanghebbenden: personen dan wel organisaties die een direct belang hebben bij eenzaak die aan de orde is in de vergadering;
- g)agendacommissie: een orgaan als bedoeld is in artikel 11 dat bevoegd is tot het nemenvan besluiten als omschreven in artikel 11, 13 en 25 van deze verordening;
- h)fractie: de leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfdekandidatenlijst verkozen zijn verklaard, dan wel één of meer leden van een fractie dieals zelfstandige fractie gaan optreden; Hoofdstuk2INSTELLING, TAKEN EN SAMENSTELLING. Artikel2De instelling van de raadscommissie. 1De raad stelt een raadscommissie in. 2De raadscommissie bespreekt en adviseert over alle onderwerpen die de raadscommissie daartoe van belang acht. Artikel3De taken van de commissie. De raadscommissie heeft de volgende taken:1. het dienen als informatieplatform voor de raad, waar meningen en informatie kunnen worden uitgewisseld.2. het voeren van overleg met het college of de burgemeester over de verstrekte inlichtingen. Artikel4De samenstelling. 1De raadscommissie bestaat uit alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen c.q. fracties van de gemeente Menterwolde, overeenkomstig het aantal raadsleden. 2Een lid kan zowel raadslid als niet-raadslid zijn. 3De in het tweede lid genoemde niet-raadsleden dienen tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van de betreffende fractie. 4De artikelen 10, 11,12,13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie. 5De leden van een raadscommissie worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd. 6De raad benoemt op voordracht van een fractie voor iedere raadscommissie tenminste een plaatsvervangend lid per fractie, die zitting in een raadscommissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. Het plaatsvervangend lid voldoet aan de in het derde en vierde lid, genoemde vereisten. 7De voorzitter kan zelf, of op verzoek van een lid van de raadscommissie, ambtenaren van de gemeente en personen die niet in dienst zijn van de gemeente, uitnodigen om informatie en/of een toelichting te geven in de vergadering van de raadscommissie. 8De in lid 7 bedoelde personen zijn geen lid van de raadscommissie. Artikel5De voorzitter. 1De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd. 2De voorzitter is belast met:a. het leiden van de vergadering;b. het handhaven van de orde;c. het doen naleven van deze verordening;d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt. 3De voorzitter is tevens lid van de raadscommissie. Artikel6De zittingsduur en vacatures. 1De zittingsperiode van een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 2Een lid houdt op lid te zijn van de raadscommissie als hij niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid gestelde eisen. 3De raad kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger van zijn taak ontheffen. 4De voorzitter en zijn plaatsvervanger kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 5Wanneer door overlijden of ontslag van de voorzitter of zijn plaatsvervanger een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van artikel 4. 6Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie is benoemd van rechtswege. Artikel7De griffier. 1De griffier is in iedere vergadering aanwezig. 2Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de raadaangewezen vervanger. Hoofdstuk3AANWEZIGHEID COLLEGE, BURGEMEESTER EN SECRETARIS BIJ DE VERGADERING. Artikel8Burgemeester en wethouders. 1Burgemeester en wethouders zijn in de vergadering aanwezig om op verzoek van de voorzitter, dan wel een lid, de commissie van informatie te voorzien, dan wel als daar om verzocht wordt aan de beraadslagingen deel te nemen. 2De raadscommissie kan bij aanvang van de vergadering een beslissing nemen, anders dan in lid 1 is aangegeven. Artikel9De gemeentesecretaris. De (loco )secretaris is aanwezig in de vergadering om op verzoek van de voorzitter, dan wel een lid, de commissie van informatie te voorzien. Hoofdstuk4DE VERGADERINGEN. Artikel10De vergaderfrequentie. 1In de regel vindt de vergadering van de raadscommissie plaats op een donderdagavond, aanvang 20.00 uur en wordt gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis in Muntendam. 2Een raadscommissie vergadert voorts als de voorzitter het nodig oordeelt of als tenminste drie leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken bij de voorzitter. 3De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Artikel11Agendacommissie. 1De raadscommissie heeft een agendacommissie. 2De agendacommissie bestaat uit de voorzitter van de raad, de griffier, twee leden de coalitie en twee leden de oppositie vertegenwoordigend. 3De voorzitter van de raad zit de vergaderingen van de agendacommissie voor. De plaatsvervangend voorzitter wordt bij ontstentenis van de voorzitter door de agendacommissie aangewezen. 4De commissievoorzitter wordt bij verhindering vervangen door de plaatsvervangend commissievoorzitter. 5De griffier of diens vervanger is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig. 6De agendacommissie heeft de volgende taken:a. het opstellen van de concept raadsagenda;b. het beheren van de actielijst / toezeggingenlijst;c. het bewaken van de langere termijnplanning;d. voorstellen doen ten aanzien van door de raad uit te nodigen personen of instellingen anders dan ambtenaren. 7De agendacommissie is bevoegd tot het nemen van beslissingen over de in lid 6 genoemde zaken. Artikel12De oproep. 1De voorzitter zendt ten minste 10 werkdagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. 2De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden. 3Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 13, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Artikel13De agenda. 1Op voorstel van de voorzitter kan een aanvullende agenda worden opgesteld. Deze dient uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering in bezit te zijn van de leden van de raadscommissie. 2Op voorstel van de voorzitter kan een aanvullende agenda worden opgesteld. Deze dient uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering in bezit te zijn van de leden van de raadscommissie. 3Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. 4Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Artikel14Ter inzage leggen van stukken. 1Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving. Als na hetverzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en door een openbare kennisgeving te plaatsen op de website. 1Het origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. 2Als voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een lid inzage. Artikel15Openbare kennisgeving / voorlichting 1De vergadering wordt door aankondiging in een in de gemeente verspreid huis-aan huisblad in de week voorafgaande aan de commissievergadering, en door plaatsing op de website van de gemeente, ter openbare kennis gebracht. 2De openbare kennisgeving vermeldt:a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;b. de wijze waarop en de plaats waar de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kunnen worden ingezien;c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel18; 3De voorlopige agenda en de daarbij behorende voorstellen worden op de website van de gemeente geplaatst. 4De agenda's en de voostellen worden ook naar de pers gezonden. Artikel16De presentielijst. De griffier maakt bij het verslag melding van de aanwezige leden. Artikel17De opening van de vergadering; het quorum. 1De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 2Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen. 3Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Artikel18Het spreekrecht voor burgers. 1Na de opening van de vergadering en bij elk agendapunt kunnen burgers op de publieke tribune het woord voeren over geagendeerde onderwerpen. 2Degenen, die van het spreekrecht gebruik wil maken, wordt geadviseerd dit van te voren schriftelijk dan wel telefonisch te melden aan de griffier. 3Het woord kan niet gevoerd worden over:a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan;b. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;c. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrechtkan of kon worden ingediend. 4De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. 5Het publiek heeft bij elk agendapunt twee keer de gelegenheid het woord te voeren. De eerste keer direct bij het begin van de behandeling van het agendapunt, de tweede keer, als de voorzitter dat nodig vindt, in ieder geval nadat de commissieleden in eerste instantie aanhet woord zijn geweest. In uitzonderingsgevallen, als de voorzitter dat nodig vindt kunnen nog meer termijnen worden toegestaan. 6De spreker voert het woord uitsluitend over het in behandeling zijnde agendapunt, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. 7Elke spreker voert hoogstens vijf minuten het woord en stopt met spreken, zodra de voorzitter hem op het verstrijken van zijn spreektijd wijst. In bijzondere gevallen, als de commissie dat nodig vindt, kan een langere termijn worden toegestaan. De voorzitter is bevoegdin gevallen, waarvan hij van mening is, dat de goede gang van zaken verstoord wordt, de spreektijd te bekorten. 8Als daarvoor aanleiding is, kan de voorzitter of, op zijn verzoek, een lid van de commissie reageren op hetgeen door de spreker is gezegd. In dat geval kan de spreker in tweede instantie het woord voeren, echter niet langer dan drie minuten. In uitzonderingsgevallen, alsde voorzitter dat nodig vindt, kunnen nog meer termijnen worden toegestaan. 9Als een spreker beledigende woorden of gebaren, tegen wie dan ook, bezigt, wordt hij door de voorzitter tot orde geroepen en het recht van spreken ontzegd. 10Het spreekrecht dient zich te beperken tot een relevante bijdrage, dit ter beoordeling van de voorzitter. Artikel19De notulen. 1De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Op verzoek van degenen aan wie spreekrecht is verleend worden de notulen eveneens aan hem toegezonden. 2Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld. 3De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, als de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd is. 4De notulen moeten inhouden:a. De namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester en de wethouders, de secretaris en de leden, allen voor zover aanwezig en van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren.b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen der aanwezigen die het woord voerden;d. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 spreekrecht is toegekend. 5De notulen worden opgesteld onder de zorg van de griffier. Artikel20De spreekregels. 1Een lid, de voorzitter, de burgemeester, een wethouder, de griffier en de secretaris spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter. 2Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de in het eerste lid genoemde personen vanaf een andere plaats spreken. Artikel21De volgorde van de sprekers. 1Een lid voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. De burgemeester, een wethouder, de griffier of de secretaris voeren het woord nadat hier om gevraagd is door de voorzitter al dan niet op verzoek van een lid. 2De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer het woord wordt gevraagd over de orde van de vergadering. Artikel22Het aantal spreektermijnen. 1De spreken over een onderwerp geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. 2Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. 3Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp tenzij de voorzitter dit bij interruptie toestaat. 4Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel23Voorstellen van orde. 1De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3Over een voorstel van orde beslist de raadscommissie terstond. Artikel24Het handhaven van de orde; schorsing. 1Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. 2Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als despreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 3De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 4De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Artikel25Deelname aan de beraadslagingen door anderen 1Op verzoek van de voorzitter kunnen aanwezige ambtenaren vakinhoudelijke informatie en technische uitleg verstrekken. 2De commissie kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de commissie, de wethouder, de secretaris, de griffier en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging. Het gaat hierbij om vertegenwoordigers van aan de gemeente gelieerdeinstellingen voortvloeiend uit wettelijke regelingen en om deskundigen of adviseurs. 3Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de commissie genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen. 4De agendacommissie doet voorstellen ten aanzien van door de commissie uit te nodigen personen of instellingen, anders dan ambtenaren, en stuurt aan hen een uitnodiging voor het bijwonen van de vergadering. Hoofdstuk5BESLOTEN VERGADERING. Artikel26Algemeen. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Artikel27De notulen. 1De notulen van een besloten vergadering worden niet rondgedeeld, maar liggen uitsluitend voor de leden ter inzage bij de griffier. 2Deze notulen worden binnen één maand na de terinzagelegging geacht ongewijzigd te zijn vastgesteld, tenzij (tenminste) een lid van de gemeenteraad vaststelling van deze notulen verlangt in een besloten vergadering, welke vergadering dan zo spoedig mogelijk gehoudenwordt. De commissie kan te allen tijde besluiten tot openbaarmaking van deze notulen. Artikel28Geheimhouding. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Hoofdstuk6DE TOEHOORDERS EN DE PERS Artikel29De toehoorders en de pers. 1De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2Het verstoren van de orde van de vergadering is verboden. 3De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. Artikel30Geluid- en beeldregistraties. Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten. Artikel31Verbod gebruik mobiele telefoons. In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik en het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering zonder toestemming van de voorzitter niet toegestaan. Hoofdstuk7SLOTBEPALINGEN Artikel32De evaluatie. De commissie bespreekt minimaal 1 keer per jaar hoe zij in de afgelopen periode heeft gefunctioneerd. Artikel33Uitleg van de verordening. In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel34De inwerkingtreding; Naamstelling. 1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 2Gelijktijdig met inwerkingtreding van dit reglement vervalt het reglement van orde voor de raadscommissie, vastgesteld bij raadsbesluit van 25 juni 2009 nr. 11/7. 3Deze verordening kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raadscommissie Menterwolde 2009. Muntendam, 10 september 2009De raad voornoemd:Voorzitter, Griffier,E.A. van Zuijlen F.A.P. Grit