Regeling betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaar

No: 9g/2 De raad van de gemeente Menterwolde; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders; gelet op artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995; BES L U I T : vast te stellen: DE REGELING BETREFFENDE DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS HoofdstukIALGEMENE BEPALINGEN. Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. de wet: de Archiefwet 1995;b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente;c. de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen bewaarplaats;d. beheerder: degene die ingevolge art. 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;e. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan bescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS. Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder van het gemeentehuis, Kerkstraat 2, te Muntendam. HoofdstukIIIDE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 1Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding kosten die aan zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen, voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIVHET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS. Artikel10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoel in artikel 22 van de wet. Artikel11 De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bwerkingen. Artikel14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoekvan derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15 De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukVSLOTBEPALINGEN. Artikel16 1De Archiefverordening van de gemeente Menterwolde 1996, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 13 maart 1997, vervalt met ingang van de dag van inwerkingtreding van deze verordening. 2Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking. Artikel17 Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening van de gemeente Menterwolde 2008". Muntendam, 26 februari 2009 De raad voornoemd: Voorzitter, Griffier, E.A. van Zuijlen F.A.P. Grit