Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2008 (Menterwolde)

No.: 14/5. De raad van de gemeente Menterwolde; Gelet op artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet; B E S L U I T : Vast te stellen: DE INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE MENTERWOLDE 2008 Hoofdstuk1Begripsbepalingen Artikel1.1 In deze instructie wordt verstaan onder:Griffier: raadsfunctionaris ex artikel 107 Gemeentewet; waar in dezeverordening griffier staat, is bij verhindering van de griffier, ook deplaatsvervangend griffier te lezen;Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onderverantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier;Raadscommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 82 Gemeentewet;Commissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 83 of 84Gemeentewet waarin raadsleden zitting hebben;Presidium: een door de gemeenteraad ingesteld overleg overeenkomstig artikel 3b vanhet Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamhedenvan de gemeenteraad Menterwolde 2008. Hoofdstuk2Instructie voor de griffier Artikel2.1Algemene taken 1De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeenteraadingestelde commissies en het presidium. 2De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de raadscommissies ter zijdebij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen. 3De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding ennazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 4De griffier is mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren aansturen en bewakenvan procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad. Artikel2.2Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1De griffier heeft periodiek overleg met het door de raad als werkgever aangewezen raadslid,dan wel met de Commissie Griffiersaangelegenheden over de invulling van de werkgeversrol 2door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie. 2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van determijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen vanverzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. 4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. Artikel2.3Agendering 1De griffier ondersteunt het Presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda vanvergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 2De griffier adviseert het Presidium bij het opstellen van de termijnagenda. 3De griffier adviseert het Presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in degemeenteraad en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzakelijkeelementen bevatten. 4De griffier adviseert het Presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in deraadscommissie(

1. s)en controleert daartoe of de voorstellen alle noodzakelijke elementen bevatten. 5De griffier draagt zorg voor de tijdige verzending van de voorlopige raadsagenda, de agendavoor het Presidium, notulen en overige stukken (volgens het reglement van orde) naar deraadsleden. Artikel2.4Bestuurlijke besluitvorming 1De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbeteringvan procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoevevan een effectieve besluitvorming. 3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenspelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan eenuitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen,initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Artikel2.5Onderzoek 1De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraadkan instellen op grond van artikel 155a lid 1 Gemeentewet. 2De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewensteonderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a lid 1Gemeentewet. Artikel2.6Communicatie en voorlichting 1De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en deagenda's en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies. 2De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht. 3Geen inhoud aanwezig van lid Artikel2.7Vervanging van de griffier 1Indien de griffier meer dan 7 dagen verhinderd is zijn ambt tevervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad door eenmelding daarvan aan het door de raad als werkgever aangewezenraadslid en aan de voorzitter van de raad. Artikel2.8Onvoorziene situaties In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg methet als werkgever aangewezen raadslid, de Commissie Griffieraangelegenheden of met de voorzittervan de raad of de voorzitter(
2. s)van de raadscommissie(s). Hoofdstuk3Slotbepalingen Artikel3:1 Deze instructie kan worden aangehaald als 'Instructie voor de griffier van de gemeente Menterwolde 2008'. Artikel3:2 Deze instructie treedt in werking op de dag na de dag van de openbare bekendmaking. Muntendam, 26 juni 2008 De raad voornoemd, De voorzitter, De griffier, (E.A. van Zuijlen) (F.A.P. Grit) Gepubliceerd op