Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 (Amersfoort)

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007De raad van de gemeente Amersfoort; gelezen het voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 21 augustus 2007, sector DIA (nr. 2505272); gelet op artikel 62 lid 4, artikel 96 eerste lid en artikel 100 eerste lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en artikel 149 van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht; Verordening b e s l u i t : vast te stellen de volgende verordening: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Amersfoort 2007 Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: De Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Verordening : de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; 3.Verantwoordelijke: het College van Burgemeester en Wethouders; 4.Beheerder: degene die op grond van de beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is aangewezen als beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of diens plaatsvervanger; 5.Bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de organisatie van de gemeente Amersfoort, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd; 6.Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen; 7.Binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het College van Burgemeester en Wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie; 8.Authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek wordt aangemerkt; Artikel 2 Het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

1. De Beheerder a)Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d. b)De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan: 1.verbanden met andere gemeentelijke (authentieke) registraties; 2.toegang tot de basisregistratie door middel van geautomatiseerde toepassingen; 3.de verstrekking van gegevens. c)De beheerder kan het College van Burgemeester en Wethouders adviseren met betrekking tot de hier boven vermelde aspecten van gegevensbeheer en –verwerking en alles wat daarmee samenhangt.
2. De bewerker a)De bewerker is bevoegd om technische en administratieve werkzaamheden met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te verrichten. b)Hij voert deze werkzaamheden niet uit dan nadat op grond van artikel 15 de wet door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties machtiging is verleend. c)De door de bewerker te verrichten werkzaamheden worden vastgelegd in een door het College van Burgemeester en Wethouders en de bewerker te sluiten schriftelijke overeenkomst. d)De bewerker verbindt zich in de overeenkomst te handelen in overeenstemming met de in artikel 52 en 53 van het besluit gestelde eisen. Artikel 3 Het verplichte gebruik van authentieke gegevens Op grond van artikel 3 b van de wet zijn afnemers, die bij de vervulling van hun publiekrechtelijke taak informatie over ingeschrevenen nodig hebben, verplicht de authentieke gegevens, welke in de bijlage bij deze verordening zijn opgenomen, bij hun taakvervulling te gebruiken, tenzij sprake is van een in het tweede lid van dat artikel genoemde uitzondering. Artikel 4 De verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aan afnemers en de verbanden met andere gemeentelijke registraties 1.Gelet op artikel 88 en 89 van de wet wordt, in de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde Bijlage A bij deze verordening, een nadere toelichting gegeven omtrent de incidentele verstrekkingen aan afnemers. 2.Gelet op artikel 96 van de wet wordt, in de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde Bijlage B bij deze verordening, een nadere toelichting gegeven omtrent de systematische verstrekking van gegevens aan de binnengemeentelijke afnemers, de toegang van binnengemeentelijke afnemers tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens waarbij is vastgelegd welke gegevens voor welk doel aan een afnemer worden verstrekt en onder welke voorwaarden. Artikel 5 De verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aan derden 3.Gelet op artikel 97 en 98 van de wet wordt, in de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde Bijlage C bij deze verordening, een nadere toelichting gegeven omtrent de verstrekking van gegevens aan verplichte derden. 4.Gelet op artikel 100 van de wet wordt, in de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgesteldeBijlage D bij deze verordening, een nadere toelichting gegeven omtrent de verstrekking van gegevens aan vrije derden. Artikel 6 Overige verstrekkingen Gelet op artikel 109 eerste lid van de wet wordt, in de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde Bijlage E bij deze verordening, een nadere toelichting gegeven omtrent de verstrekking van gegevens voor onderzoeksdoeleinden, met in achtneming van artikel 67 van het besluit. Artikel 7 De terugmeldverplichting 1.Overeenkomstig art. 62 van de wet doet een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven, hiervan mededeling aan de verantwoordelijke, met in acht neming van de artikelen 62 en 63 van het besluit. 2.Het College van Burgemeester en Wethouders stelt vóór 1 januari 2010 nadere regels omtrent het doen van mededeling door en de kennisgeving aan binnengemeentelijke afnemers en wijst afnemers aan die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Artikel 8 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in de bijlage van de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld op 12 juni
3. Artikel 9 Inwerkingtreding De verordening treedt in werking na de bekendmaking ervan, op 1 oktober 2007, met uitzondering van de artikelen 3 en
4. De artikelen 3 en 7 van deze verordening treden in werking op een door B&W nader te bepalen tijdstip maar uiterlijk op 1 januari
5. Artikel 10 Slotbepalingen De verordening wordt aangehaald als: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Amersfoort
6. Vastgesteld in de openbare vergadering van 4 september
7. de griffier, de voorzitter, PUBLICATIEDATUM: 12 september 2007 BIJLAGE I De authentieke gegevens over de ingeschrevene zijn:
8. Gegevens over de burgerlijke staat Naam: geslachtsnaam; voornamen. Geboorte: geboortedatum; geboorteplaats; geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. Geslacht. Ouders: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen: datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; datum ontbinding, dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. Kinderen: geslachtsnaam; voornamen; geboortedatum. Overlijden: overlijdensdatum. Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens: datum ingang rechtsgeldigheid; datum beëindiging rechtsgeldigheid.
9. Gegevens over de nationaliteit nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; de aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; de aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt.
10. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling de aantekening over het verblijfsrecht; datum ingang verblijfsrecht; datum beëindiging verblijfsrecht.
11. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland Gemeente van inschrijving: gemeente. Adres, voor zover het betreft een woonadres: straatnaam en zo nodig gemeentedeel; huisnummer; aanduiding bij huisnummer; letter bij huisnummer; toevoeging bij huisnummer; lokatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel.
12. Gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene burgerservicenummer ingeschrevene.
13. Gegevens over de burgerservicenummers van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners en de kinderen burgerservicenummer ouder; burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner; burgerservicenummer eerdere echtgenoot; burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner; burgerservicenummer kind.
14. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner de aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen geslachtsnaam; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam. Bijlage A Incidentele verstrekking aan afnemers — Algemeen — Afnemers Een afnemer is een bestuursorgaan (art 1 lid b Wet GBA). Criteria voor verstrekking alleen op verzoek van de afnemer; verzoek behelst de gronden; noodzakelijk voor vervulling taak; alleen algemene en verwijsgegevens, maar niet meer dan noodzakelijk administratieve gegevens alleen als verzoeker aantoont dat dit noodzakelijk is voor vervulling taak Gegeven in onderzoek Als een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 54 van de wet , wordt dat gegeven uitsluitend verstrek onder de mededeling van die aantekening. Contract Voor de verstrekking kan de beheerder besluiten het contract ‘Overeenkomst tot verstrekking van gegevens uit de gba aan afnemers’ te sluiten met de ontvanger. Voorbeelden afnemers: afdelingen van de eigen gemeente andere gemeente provinciale organen waterschappen andere bestuursorganen organen o.g.v. een gemeenschappelijke regeling Bijzondere gegevens: Het verstrekken van bijzondere gegevens (naast algemene en verwijsgegevens) is slechts toegestaan aan de afnemers genoemd in artikel 89 van de wet. Bijlage B Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers (art. 96 lid 1 Wet GBA) Definitie Een binnengemeentelijke afnemer is elke orgaan van de gemeente waar het College van Burgemeester en Wethouders verantwoording voor draagt, waar het gaat om de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie. Aan organisaties die gemeentelijke taken uitvoeren kan op verzoek, op dezelfde voet als binnengemeentelijke afnemers, gegevens worden verstrekt. Gegeven in onderzoek Als een gegeven in onderzoek staat dan wordt alleen verstrekt met de vermelding dat gegevens in onderzoek staan. Geheimhouding Als op de verstrekte gegevens de indicatie geheimhouding rust, wordt bij de verstrekking de indicatie geheimhouding doorgegeven. De ontvanger wordt verzocht het verzoek om geheimhouding op te nemen in hun eigen verwerking en hiermee zorgvuldig om te gaan. Gegevens van personen met de indicatie geheimhouding mogen alleen voor publiekrechtelijke doeleinden worden gebruikt en alleen voor het doel waarvoor ze worden verstrekt. Contract Voor deze verstrekkingen wordt het contract ‘Overeenkomst tot verstrekking van gegevens aan afnemers’ gesloten, waarin onder andere de criteria voor verstrekking zijn opgenomen. gemeente onderdeel op grond van wet of taak welke gegevens functionaliteit Datum autorisatie DIA.BB.GB DIA.BB.BZ -Afsprakenbureau -BW (uittreksels) -Wet gba (uittreksels) Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Rijkswet Nederlanderschap, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Verordening lijkbezorgingsrechten Alle gegevens op PL inzage PIV4ALL DIA.BB.HI DIA.BB.WOZ WOZ, Gemeentewet, Invorderingswet, Wet WOZ, Awr, Kostenwet invordering rijksbelastingen, Faillissementswet, Wet schuldsanering natuurlijke personen, Wet milieubeheer, Gemeentelijke belasting verordening, Legesverordening Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens, verwijsgegevens Inzage PIV4ALL 08-11-2002 DIA.FJD.JZ Beroep/bezwaar, schadeclaims Persoonsgege- vens, verblijf- plaatsgegevens Inzage PIV4ALL 23-12-2002 DIA.IBO.GAP voorheen: Landmeten en Vastgoed Landmeten en Vastgoed Persoonsgege-vens, verblijf- plaatsgegevens 14-11-2002 SOB.RO.VHV Woningwet, Huisvestingsverordening Leegstandswet Inzage PIV4ALL Mutatierapporta-ge 1 x per week 05-11-2002 SOB.RO.BGK. Vergunningen, Handhavingszaken Persoonsgege- vens, verblijf-gegevens Inzage PIV4ALL SOB.SB.CB Wet op de lijkbezorging, verordening crematoria en gemeentelijke begraafplaats Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL 05-11-2002 WSO.SZ Sociale Zekerheid: Wwb, arbeidsintegratie, fraudebestrijding Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL 24-12-2004 WSO.MO. Maatschappelijke Ontwikkeling: Wet inburgering, armoedebestrijding Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL 02-07-2003 Leerplichtweg, Regeling voortijdige schoolverlaters, leerlingvervoer, kinderopvangregelingen, subsisies Inzage PIV4ALL cultuur / sport / toerisme verordening Inzage PIV4ALL CST.OOV Wet Bopz, toekennen onderscheidingen, jubilea Gemeentewet art. 172, 174a, 175, 176, 176a, 177 (openbare orde) Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens mondeling verzoek zelfstandige bevoegdheid burgemees- ter Regionale politie Politiewet, Wet politieregisters Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL overdag Stichting Woonkompas Wet collectieve preventie gezondheidszorg Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL 28-10-2002 Parkeerservice Amersfoort NV Parkeervergunningen Persoonsgege-vens, verblijf- plaatsgegevens Inzage PIV4ALL Schriftelijke mutatierappor-tage 26-10-2001 Nieuwkomers en Vluchtelingen Werk Amersfoort (NVA) Wet inburgering nieuwkomers Persoonsgege- vens, verblijf- plaatsgegevens Inzage PIV4ALL en schriftelijke mutatierappor-tage 1 x per week 19 juli 2002 Gewest Eemland WVG, WMO, Bureau Halt Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens Inzage PIV4ALL Schriftelijke mutatierappor-tage 31-07-2003 Bijlage C Gegevensverstrekking aan verplichte derde(art. 98 Wet GBA) Criteria: Alleen op schriftelijk verzoek Verzoek bevat de gronden; motivering waarvoor gegevens nodig zijn (welke wettelijke procedure gaat men volgen) De gegevensverstrekking is: voorgeschreven in een algemeen verbindend voorschrift of noodzakelijk i.v.m. de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift én wordt gevraagd door een derde die uit hoofde van ambt of beroep gewoonlijk met gerechtelijke werkzaamheden is belast. Gegeven in onderzoek Als een gegeven in onderzoek staat dan wordt alleen verstrekt met de vermelding dat gegevens in onderzoek staan. Niet verstrekken a-nummer en bsn Geheimhouding Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding, dan dient een privacytoets te worden toegepast: weegt het belang om te verstrekken op tegen het belang van betrokkene op geheimhouding zijn de gegevens op een andere wijze te verkrijgen is betrokkene gehoord kan domiciliekeuze een oplossing bieden de persoonlijke levenssfeer van betrokkene niet onevenredig wordt geschaad NB: de gemeente heeft het laatste woord en beslist of verstrekt wordt Voorbeelden Advocaten Gerechtsdeurwaarders Notarissen Bijlage D Gegevensverstrekking aan vrije derden (art. 100 Wet GBA) 1 Rechtspersoon zonder winstoogmerk Criteria 1.Iis de verstrekking noodzakelijk in belang van bescherming betrokkene
15. of van rechten en vrijheden van anderen? Zo nee, dan worden er geen gegevens verstrekt. Zo ja, Is er een dringende maatschappelijke behoefte? Staat verstrekking in verhouding tot doel dat verzoeker wil bereiken? Kan dit doel op minder ingrijpende wijze worden bereikt? Contract Als sprake is van het verstrekken van selecties of van structurele verstrekkingen, dan wordt voor deze verstrekkingen het contract ‘Overeenkomst tot verstrekking van gegevens uit de GBA aan derden’ gesloten. Welke gegevens Er mag slechts een beperkt aantal gegevens verstrekt worden: naam, naam echtgenoot/geregistreerd partner, naam eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum en datum overlijden. Alleen díe gegevens die noodzakelijk zijn worden verstrekt. Gegeven in onderzoek Als een gegeven in onderzoek staat dan wordt alleen verstrekt met de vermelding dat gegevens in onderzoek staan. Geheimhouding Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding, dan wordt niet verstrekt. Instelling/instantie op grond van wet of taak welke gegevens functionaliteit Datum besluit/ geldig tot * Amersfoort Nu alleen met toestemming van betrokkenen Naamgegevens van /ondertrouw/huwelijk/ / geboorte/overlijden schriftelijke mutatierapportage 1 x per week Schuldsanering b.v. (sociaal.nl) Wet schuldsanering natuurlijke personen Centrum Indicatiestelling Zorg RIO-Eemland Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens schriftelijke mutatierapportage 1 x per week Woningcorporaties Huurwet, BBSH Meander Medisch Centrum schriftelijke mutatierapportage 1 x per week Gesubsidieerde lokale instellingen Persoonsgege-vens, verblijf-plaatsgegevens schriftelijk op verzoek IKS Persoonsgegevens, verblijf-plaatsgegevens van bewoners Muurhuizen 40 schriftelijk op verzoek *zie datum einde geldigheid in ‘Overeenkomst tot verstrekking van gegevens uit de gba aan derden’. 2 Natuurlijke persoon Criteria Er is geen commercieel belang alleen voor persoonlijk doel verstrekking alleen met schriftelijke toestemming van ingeschrevene Geheimhouding Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding dan wordt niet verstrekt. Bijlage E Gegevensverstrekking voor onderzoek (art. 109 Wet GBA) De gemeente is vrij om te beslissen of verstrekt wordt. De beheerder kan besluiten voor deze verstrekkingen het contract ‘Overeenkomst tot verstrekking van gegevens uit de GBA aan derden’ op te maken. Criteria 1.Alleen voor historische, wetenschappelijke en statistische doeleinden. Voor andere vormen van onderzoek zoals direct-marketingdoeleinden of marktonderzoek (commercieel doel, winstoogmerk) is verstrekking niet toegestaan. Wordt de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig geschaad? kunnen de gegevens op ander wijze worden verkregen weegt het belang van de verstrekking op tegen de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene -kan het doel op minder ingrijpende wijze worden bereikt. Een verzoek om een selectie uit de GBA waarbij de personen niet individueel worden benaderd en de onderzoeksresultaten zijn ontdaan van identificerende kenmerken, zal in de regel de privacytoets makkelijk doorstaan. De ontvanger treft voorzieningen om te zorgen dat gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. De gemeente moet zich ervan vergewissen dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Het onderzoeksinstituut moet zoveel informatie verschaffen dat deze beoordeling gemaakt kan worden. Nadere eisen uit art. 67 Besluit GBA: Het verzoek moet zijn gedaan door een onderzoeksafdeling van een bestuursorgaan, een onderzoeksbureau of een instelling bedoelt in art. 1.2 van de Wet op het hoger en wetenschappelijk onderzoek (dit zijn alle, door de minister erkende, instellingen voor hoger en academisch onderwijs, waaronder ook academische ziekenhuizen, de Open Universiteit en de Koninklijke Bibliotheek); het onderzoek moet een algemeen belang dienen; de verwerking van gegevens moet voor het betreffende onderzoek noodzakelijk zijn (causaal verband); de verzoeker heeft aangetoond dat de verwerking alleen voor onderzoek geschiedt en de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad; de gegevens mogen alleen in geanonimiseerde vorm aan derden ter beschikking worden gesteld, tenzij de ingeschrevene uitdrukkelijk met de openbaarmaking heeft ingestemd. Met derden wordt bedoeld een ander dan het onderzoeksinstituut zelf.