Verordening voor de accountantscontrole op het financieel beheer en de inrichting van de financiele organisatie (Zoetermeer)

Verordening voor de accountantscontrole op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie Artikel1Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: Directeur Personen belast met de leiding van de organisatieonderdelen (hoofdafdelingen, de Concernstaf en de Brandweer). Voor de toepassing van deze verordening wordt onder directeur mede verstaan: het hoofd van het Grondbedrijf. Accountant De accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Accountantscontrole De controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiele organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 van de Gemeentewet, in acht worden genomen. Financiële Administratie De financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in: de financieel-economische positie; het financiële beheer; de uitvoering van de begroting; het afwikkelen van vorderingen en schulden; alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. Financieel beheer Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en op het uitoefenen van rechten. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. Managementletter Accountantsrapport betreffende de bevindingen naar aanleiding van de controle van de administratie en het (financieel) beheer, bedoeld voor de directeuren. Boardletter Accountantsrapport betreffende de bevindingen naar aanleiding van de controle van de administratie en het (financieel) beheer, bedoeld voor het college. Artikel2Opdrachtverlening 1.De accountantscontrole op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie, als bedoeld in artikel 213 lid 1 en lid 2, wordt opgedragen aan een door de raad aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. 2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole van de gemeente en van het Grondbedrijf in elk geval het volgende opgenomen: eventuele lagere dan de wettelijke goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de tussentijdse rapportering; eventuele posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden. 4.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. 5.Indien ten behoeve van derden een afzonderlijke accountantsverklaring moet worden ingediend, verstrekt het college voor de hiervoor noodzakelijke accountantswerkzaamheden afzonderlijk schriftelijk opdracht. De opdracht hiervoor wordt op een zodanig vroegtijdig moment verstrekt, dat, rekening houdend met voldoende beschikbare tijd voor de accountantscontrole, de uiterste datum voor indiening van de over te leggen stukken kan worden gehaald. Artikel3Reikwijdte controle De controle is gericht op de toetsing van de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie of onderdelen daarvan. Objecten van accountantscontrole zijn: de financiële administraties; het financieel beheer; de jaarrekening ingevolge artikel 197 van de Gemeentewet en de jaarrekening van het Grondbedrijf; declaraties en jaaropgaven c.a. ten behoeve van derden, waarvoor een accountantsverklaring wordt verlangd; De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. De Raad kan de accountant gericht verzoeken de betrouwbaarheid van feitelijke informatie in het jaarverslag nader te onderzoeken. Artikel4Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Het college kan aan de accountant aanvullende controles opdragen voor afzonderlijke accountantsverklaringen betreffende declaraties en jaaropgaven voor derden. 2.De periodiciteit van de uit te voeren controles bepaalt de accountant, met dien verstande dat alle controles als bedoeld in artikel 3, lid 3, sub a t/m c ten minste eenmaal per jaar plaatsvinden. 3.Bij de controle van de jaarrekening houdt de accountant rekening met de hiervoor vastgestelde gemeentelijke planning (zoals is vastgelegd in de verordening artikel 212). Bij het uitwerken van de gemeentelijke planning wordt overleg met de accountant gepleegd. 4.De in artikel 3, lid 2, sub a en b bedoelde controlewerkzaamheden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden.

1. Ter voorbereiding op de uitvoering van de accountantscontrole vindt jaarlijks (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financien, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en de comptabele. Artikel5Informatieverstrekking door college 1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 3.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 4.Het college zorgt voor de declaraties en jaaropgaven c.a. ten behoeve van derden, waarvoor een accountantsverklaring wordt verlangd, met inachtneming van de eisen van de betreffende instantie(s) en overlegt deze aan de accountant voor controle. Artikel6Toegang tot informatie 1.De accountant belast met de controle is bevoegd tot het opnemen van alle kassen en voorraden en het inzien van alle boeken, registers, notulen, brieven en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de vervulling van zijn controlefunctie nodig oordeelt. De accountant heeft daartoe toegang tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de gemeente. 2.De accountant heeft de bevoegdheid om van alle organen en/of ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. 3.Alle organen en/of ambtenaren zijn gehouden de accountant alle informatie - gevraagd en ongevraagd - te verstrekken, opdat deze de rechtmatigheid van de gevoerde financiële administraties en van het financieel beheer en de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie kan beoordelen. Artikel7Overige controles en opdrachten 1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamhedenmet betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankeliljkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het college is voor de controle en het afgeven van een accountantsverklaring betreffende declaraties en jaaropgaven c.a. ten behoeve van derden bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel8Rapportage over de controle van de jaarrekening 1.Indien de accountant bij de controle van de jaarrekening afwijkingen constateert, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2.De accountant zendt, uiterlijk 4 weken voor verzending aan de raad, de accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente en van het Grondbedrijf en de daarbij uitgebrachte concept verslagen van bevindingen aan het college, met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken aan de accountant te reageren. Voor wat betreft het tijdstip houdt de accountant rekening met de gemeentelijke planning van de jaarstukken (zie art. 4, lid 3). 3.De accountant zendt de accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente en het Grondbedrijf en de daarbij behorende (definitieve) verslagen van bevindingen naar de raad, die het betrekt bij het onderzoek van de jaarstukken. 4.De accountant is voor een eventuele toelichting aanwezig bij de behandeling van de jaarstukken in de raadscommissie, belast met het onderzoek van de jaarrekening. Artikel9Rapportage over de tussentijdse controles 1.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant jaarlijks tussentijdse rapportages uit in de vorm van managementletters aan de directeuren en het hoofd van het Grondbedrijf met een afschrift aan de algemeen directeur en de concerncontroller en een op de managementletters gebaseerde boardletter aan het college, met een afschrift aan de algemeen directeur en de concerncontroller. 2.Het college stuurt de boardletter, voorzien van een reactie, uiterlijk op 1 juni naar de raad. 3.Onverminderd het bepaalde in de voorgaande leden brengt de accountant zo dikwijls verslag uit als door hem wenselijk wordt geacht. Artikel10Rapportage over de overige controles De accountant zendt de accountantsverklaring betreffende de declaraties en jaaropgaven c.a. ten behoeve van derden aan het college. De accountant neemt hierbij de voor derden benodigde controle-informatie op in het verslag van bevindingen. Artikel11Inwerkingtreding en citeertitel De bij raadsbesluit van 26 maart 2001, nr. 010048, vastgestelde controleverordening van de gemeente Zoetermeer, wordt ingetrokken. Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole vanaf het verslagjaar
2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Accountantscontroleverordening".