Archiefverordening Gemeente Zwolle 2017 (Zwolle)

Archiefverordening Gemeente Zwolle 2017De gemeenteraad van Zwolle, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Gemeente Zwolle van 26 september 2017 gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel1Terminologie In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een E-depot; archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte; archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, inclusief bescheiden in de archiefbewaarplaats, bescheiden die na overdracht of vervreemding onder het overheidsorgaan zijn komen te vallen en reproducties na substitutie; de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet door het Algemeen Bestuur van het Historisch Centrum Overijssel benoemde gemeentearchivaris; beheerder: degene die is belast met het beheer van de informatie voor de gehele gemeente. Dit is de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan dit verder in de organisatie mandateren. Kwaliteitssysteem: Een kwaliteitssysteem is een continu en systematisch proces van meten, verbeteren en vernieuwen van processen en producten. Een proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Verbonden Partijen: Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft (BBV art 1 b). Heeft de gemeente enkel een financieel óf bestuurlijk belang dan is er géén sprake van een verbonden partij. Hoofdstuk II. De zorg voor het beheer van de informatie Artikel2Vervaardigen van informatie Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel3Kwaliteitssysteem Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast. Artikel4Verantwoordelijkheden beheerder Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder. Artikel5Verantwoordelijkheden archivaris Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris. Artikel6Voldoende middelen begroten Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel7Voldoende personeel Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatieverzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel8Nadere voorschriften vaststellen Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie. Artikel9Archiefbewaarplaats aanwijzen Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats (inclusief E-depot) aan. Artikel10De zorg bij Verbonden Partijen zonder verordenende bevoegdheid Indien er sprake is van een Verbonden Partij zonder verordenende bevoegdheid, dan kan deze archiefverordening van Gemeente Zwolle van toepassing worden verklaart. Het bestuur van de Verbonden Partij zorgt dan voor voldoende middelen en personeel voor de uitvoering van de taken van de Verbonden Partij. Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel11Toezicht op niet overdragen archieven De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel12Vervanging archivaris-taak toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers. Artikel13Beheerder verstrekt informatie aan toezichthouder De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel14Toegang voor toezichthouders De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt. Artikel15In kennisstelling beheerder door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel16Verslag van de archivaris aan het college over niet-overgebrachte informatie De archivaris doet jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Een keer per vier jaar zal er een complete KPI-rapportage opgesteld worden. In de tussenliggende jaren wordt er verslag gedaan over de voortgang van de acties n.a.v. de aanbevelingen uit de KPI-rapportage en eventuele andere, nieuwe, bevindingen. De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel17Jaarlijks verslag over overgebrachte informatie De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen. Artikel18Verbonden Partijen en verantwoording De archivaris rapporteert in geval van een Verbonden Partij zonder verordenende bevoegdheid aan het bestuur van de Verbonden Partij in plaats van aan burgemeester en wethouders. Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad en beschikbaarstelling van gegevens voor verantwoording Artikel19B&W informeren Raad jaarlijks Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16 en een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Artikel20Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt. Hoofdstuk V Het maken van afspraken met Verbonden Partijen Artikel21Dienstverleningsovereenkomst met archiefparagraaf Indien wordt samengewerkt met verbonden partijen waarbij sprake is van uitoefening van een gemeentelijke taak door de verbonden partij en daaruit voortvloeiende archiefvorming, worden hierover aanvullende afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst. De te maken afspraken dienen in lijn te zijn met deze verordening, hieruit voortvloeiende nadere regelingen en het door gemeente Zwolle gehanteerde beleid op gebied van archivering, informatiebeheer en informatiebeveiliging. Artikel22Verbonden Partijen en de archiefbewaarplaats Verbonden partijen kunnen na overleg met gemeente Zwolle wijzigingen aanbrengen in de locatie of uitrusting van hun archiefbewaarplaatsen of archiefruimten voor zover dit past binnen archief wettelijke kaders en voor zover deze wijzigingen van toepassing zijn voor de archiefbescheiden waarvoor gemeente Zwolle zorgdrager is. Verbonden partijen hebben een meldingsplicht naar elkaar wanneer een afwijkend openbaarheidsregime gehanteerd gaat worden. De secretaris van de verbonden partij zal het afwijkende openbaarheidsregime vermelden. Hoofdstuk VI Slotbepalingen De Document- en Archiefverordening Zwolle 2005 wordt ingetrokken. Aldus besloten in de openbare vergadering van 30 oktober 2017, H.J. Meijer , burgemeester A. ten Have, griffier