Reglement personeelsbeoordeling gemeente GravePERSONEELSBEOORDELING EN LOOPBAANBEGELEIDINGInhoudsopgave Blz.:1. Inleiding 32. Personeelsbeoordeling, wat is dat ? 32.1. Rechtvaardiging uitgangspunten f

ormele personeelsbeoordeling 32.2. Doelstelling formele personeelsbeoordeling 42.3. Momenten van formele personeelsbeoordeling 42.4. Methode formele personeelsbeoordeling 42.5. Beoordelingsreglement 62.6. Invoering van het systeem en voorwaarden voor welslagen 63. Loopbaanbegeleiding 6Toelichting personeelsbeoordeling en beoordelingsformulier 8Kennis 8Zelfstandigheid 9Uitdrukkingsvaardigheid 11Contact 12Facultatief gezichtspunt 14Opmerkingen m.b.t. gedrag in de werksituatie 14Beoordelingsformulier 16Formulier voor beoordelingsgesprek 20Reglement "Personeelsbeoordeling gemeente Grave" 22 Hoofdstuk1Inleiding Het beoordelen van personeel is zo oud als het werken in organisatorisch verband. Het beoordelen door de chef van de prestaties en de gedragingen van zijn medewerkers is normaliter ook een "continue" activiteit, onderdeel van de geregelde begeleiding - geven van opdrachten, beoordelen van de uitvoering, bijsturen, bespreking van de resultaten enz. - door de chef. Elke chef evenwel zal zo zijn eigen methode van beoordelen hebben, hanteert zijn eigen criteria en bepaalt hun onderlinge belangrijkheid. De ene chef zal meer op de kwaliteit van het werk letten, de andere meer op de kwantiteit. De prestaties van de medewerker zijn voor de ene chef het belangrijkste, de persoonlijkheid van de medewerkers is voor de andere chef het criterium bij uitstek. De werksituatie zal soms meer om kwantitatieve prestaties vragen, soms zal de nadruk liggen op de kwaliteit van het geleverde werk. Het nadeel van een oncontroleerbare oordeelsvorming is dat zij voor een medewerker verstrekkende gevolgen kan hebben zonder dat hij enige directe invloed erop heeft of er zelfs maar van de op de hoogte is. Door de personeelsbeoordeling in een methode vast te leggen en hiervan een voorschrift te maken worden er op dit punt waarborgen en een openheid gecreëerd, waardoor de beoordeling zorgvuldiger en controleerbaar wordt.Voor het tot stand brengen van een geobjectiveerd beloningssysteem zijn vier beleidsinstrumenten van belang te weten: functiewaardering, functioneringsgesprekken, personeelsbeoordeling en loopbaanplanning. Zoals u bekend zal zijn is de functiewaardering reeds uitgewerkt.Bij functiewaardering staat echter alleen de functie centraal; de persoon die de functie vervult en de wijze waarop deze dat doet, is niet van belang.Het functioneringsgesprek is een regelmatig terugkerend gesprek tussen de medewerker en zijn chef, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met detaakstelling, de werksituatie en de wederzijdse communicatie centraal staat.Maar naast enerzijds het puur wegen van de functie en anderzijds door middel van een "open gesprek" tussen leidinggevende en medewerker om de ontwikkeling van de medewerker in de functie te stimuleren zal tevens aandacht moeten worden besteed aan de wijze waarop de functie wordt vervuld wil een bezoldigingsbeleid als evenwichtig worden ervaren.In dit onderdeel van de nota wordt personeelsbeoordeling en loopbaanbegeleiding besproken. Hoofdstuk2Personeelsbeoordeling, wat is dat? Personeelsbeoordeling is het oordeel van dienstwege over de wijze waarop een individueel personeelslid zijn functie, onder de gegeven omstandigheden over een afgebakende periode, heeft vervuld. Artikel2.1Rechtvaardiging uitgangspunten personeelsbeoordeling De rechtvaardiging voor de regeling en toepassing van personeelsbeoordeling is gelegen in de noodzaak voor onze organisatie om te beschikken over gegevens omtrent de functievervulling van individuele medewerkers opdat personele beslissingen op verantwoorde wijze kunnen worden genomen. Het formele aanknopingspunt daarvoor is artikel F16 van het Algemeen Ambtenarenreglement.De volgende uitgangspunten spelen een rol: de beoordeling dient een zo volledig en objectief mogelijk beeld te geven van de functievervulling van de ambtenaar over een bepaalde periode; de beoordeling moet leiden tot een formele uitspraak over de functievervulling van de ambtenaar; de formele uitspraak over de functievervulling van de ambtenaar wordt door of vanwege het kollege van burgemeester en wethouders gedaan; Gezien het formele karakter van de beoordeling en de mogelijk daaruit voortvloeiende gevolgen, moet de rechtszekerheid en de rechtsbescherming van de ambtenaar zijn gewaarborgd. Artikel2.2Doelstelling personeelsbeoordeling Personeelsbeoordeling is een instrument van beheersmatige aard.Daarbij is er sprake van eenzijdigheid van de beoordeling namelijk de beoordeling door het bevoegd gezag (chef(s)/beoordelaars) van een individuele medewerker.Het functioneren van de medewerker is onderwerp van gesprek en beoordeling. Het uiteindelijke doel is gegevens te verzamelen ten behoeve van het nemen van verantwoorde beslissingen en maatregelen met betrekking tot individuele medewerkers en/of de organisatie.Daarbij dient dan te worden opgemerkt dat een beoordeling die over de gehele linie geen positief beeld te zien geeft niet automatisch behoeft te leiden tot een negatieve maatregel of beslissing. Artikel2.3Momenten van personeelsbeoordeling Eenmaal per twee jaar wordt over de ambtenaar een beoordeling uitgebracht. Een beoordeling wordt in ieder geval opgemaakt binnen een jaar: na indiensttreding; na aanvaarding van een andere functie; na een, naar het oordeel van de gemeentesecretaris, ingrijpende wijziging van de functie. Een medewerker kan, onder opgaaf van redenen, evenals de chef of het sectorhoofd, te allen tijde om een beoordeling verzoeken bij de gemeentesecretaris. Artikel2.4Methode personeelsbeoordeling Er bestaat een diversiteit aan methoden op basis waarvan personeelsbeoordeling kan plaatsvinden.Het gekozen systeem voor onze gemeente bestaat in hoofdlijnen uit de volgende elementen: De beoordeling heeft een duidelijk beheersdoel. Alles wat op het gebied van begeleiding van een medewerker wordt bereikt is meegenomen, maar de ervaring heeft geleerd dat bij een personeelsbeoordeling waaraan rechtspositionele consequenties verbonden kunnen zijn het beheers- en begeleidingsdoel met elkaar strijdig zijn. De praktijk heeft uitgewezen dat moet worden gekozen voor òf begeleiding òf beheer.Personeelsbeoordeling kiest voor het beheersdoel.Functioneringsgesprekken zijn gericht op het begeleidingsdoel. De beoordeling wordt vastgelegd op een beoordelingsformulier dat zodanig is opgesteld dat ruimte is gelaten om in eigen woorden aan de hand van de functieelementen en/of een aantal gezichtspunten een beoordeling te verwoorden.Gekozen is voor gezichtspunten, die zoveel mogelijk op iedere functie en functievervulling van toepassing zijn en - zo nodig - nader zijn te omschrijven door min of meer konkrete eisen.Deze gezichtspunten zijn:- kennisHet weten van feiten en het kennen van gegevens, die van betekenis zijn voor de uitoefening van de functie. Deze kan zijn verworven door onderwijs, ervaring of anderzins.- zelfstandigheidHoe wordt door beoordeelde gebruik gemaakt van de vrijheid in denken en handelen - in bestaande en nieuwe situaties - die de functie hem laat. En op welke wijze wordt een keuze gedaan uit mogelijke oplossingen (willen-kunnen-durven-mogen).- uitdrukkingsvaardigheidWaaronder wordt verstaan de vaardigheid in het hanteren van het gesproken en geschreven woord om berichten en meningen duidelijk aan anderen te kunnen overbrengen.- contacta. omgaan en samenwerking met collega’s;b. optreden naar buiten.- fakultatief gezichtspuntHier kan een geheel nieuw gezichtspunt worden geïntroduceerd. De beoordelaars moeten wel nagaan of dit gezichtspunt op geen enkele wijze is onder te brengen bij de overige gezichtspunten;Een tweede voorwaarde is dat het nieuwe gezichtspunt op een wezenlijk deel van de werkzaamheden betrekking heeft.Een beoordelingsformulier en toelichting zijn toegevoegd als bijlage A. De door de beoordelaar in concept opgemaakte beoordeling wordt ter kennis gebracht van de beoordeelde ambtenaar. Binnen twee weken na de uitreiking van de concept-beoordeling vindt een beoordelingsgesprek plaats. Vervolgens wordt binnen een week na het beoordelingsgesprek het beoordelingsformulier definitief ingevuld waarbij de beoordeelde ambtenaar in de gelegenheid wordt gesteld opmerkingen aan het formulier toe te voegen. Zie het concept-"Reglement personeelsbeoordeling gemeente Grave". Is een beoordeelde het niet eens met zijn beoordeling dan kan hij binnen 6 weken na ontvangst van een afschrift van de beoordeling, schriftelijk een gemotiveerd bezwaar aantekenen bij het het kollege van burgemeester en wethouders. Het kollege van burgemeester en wethouders neemt binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaarschrift een gemotiveerde beslissing, nadat hierover advies is uitgebracht door de bezwarencommissie. De ambtenaar heeft dan nog de mogelijkheid om in beroep te gaan bij de ambtenarenrechter indien hij zich in zijn persoonlijk belang getroffen voelt. Tenslotte kan de ambtenaar hoger beroep instellen bij de Centrale Raad van Beroep te Utrecht. Artikel2.5Beoordelingsreglement Ten behoeve van de rechtsbescherming van de ambtenaren en de duidelijkheid voor de organisatie met betrekking tot de personeelsbeoordeling is in bijlage B het "Reglement personeelsbeoordeling gemeente Grave" opgenomen.Dit reglement bevat tevens een tweetal artikelen met betrekking tot de gedragslijn voor het opbergen van gemaakte beoordelingen.Het reglement gaat van de volgende gedragslijn uit: de beoordelingsformulieren worden in origineel bewaard in het persoonsdossier van de ambtenaar en in kopie aan hem verstrekt; bij uitdiensttreding worden de beoordelingsformulieren vernietigd. Artikel2.6Invoering van het systeem en voorwaarden voor welslagen Belangrijk voor het welslagen van de invoering van een personeelsbeoordelingssysteem is dat de medewerkers goed worden geïnformeerd over de bedoeling, de vorm en de concrete betekenis van personeelsbeoordeling.Mogelijk dat dan kan worden voorkomen dat personeelsbeoordeling door de medewerkers wordt ervaren als veroordelen en het beoordelingsgesprek plaatsvindt in de sfeer van "op het matje roepen". Bij de medewerkers mag bovendien geen angst voor rancunemaatregelen bestaan waardoor zij er van worden weerhouden zich kritisch te uiten ten aanzien van de omstandigheden die van invloed zijn op hun functievervulling. Hoofdstuk3Loopbaanbegeleiding De term loopbaanbegeleiding staat voor de activiteiten, waarbij men medewerkers in hun werksituatie systematisch begeleidt bij: het nadenken over hun loopbaan (tot nog toe) en de richting die zij uit willen; de vertaling hiervan in reële loopbaanplannen; het komen tot afstemming tussen deze individuele plannen en de mogelijkheid die een bureau/afdeling of de gemeente biedt. In zijn algemeenheid is het inderdaad zo dat met een goed opgezette loopbaanbegeleiding en voldoende mogelijkheden binnen de organisatie een beterewaardering kan gaan ontstaan van de bezoldigingsverhoudingen in de organisatie.Bij de gemeente Grave echter, waar sprake is van een beperkt aantal functies, is het niet mogelijk om op langere termijn loopbanen uit te zetten voor medewerkers werkzaam in de organisatie.Het formuleren van doelstellingen met betrekking tot de loopbaanbegeleiding heeft dan ook, gelet op vorenstaande, weinig zin. Niettemin zijn er echter toch wel mogelijkheden om aandacht te schenken aan de ambities en capaciteiten van medewerkers. Daarbij kan met name worden gedacht aan een actieve benadering van een medewerker voor wat scholing en vorming betreft gericht op eventueel toekomstig te vervullen functies.Voorts is een mogelijkheid om bij het invullen van vacatures altijd eerst eventuele interne kandidaten te bezien en rekening te houden met het afstemmen van taken op de capaciteiten en ambities van medewerkers.Een systematische oriëntatie op de toekomstige mogelijkheden van medewerkers behoeft evenwel niet persé in een specifiek loopbaangesprek plaats te vinden om te tonen dat aan loopbaanbegeleiding wordt gewerkt.Als onderdeel van functioneringsgesprekken is het heel goed mogelijk om aandacht te schenken aan de capaciteiten van een medewerker en diens ambities.Er wordt derhalve de voorkeur gegeven om geen afzonderlijk systeem van loopbaanbegeleiding op te zetten maar loopbaanbegeleiding als aandachtspunt te laten gelden bij functioneringsgesprekken.Bezinning op de verdere loopbaan wordt daarmede een geïntegreerd onderdeel van het functioneringsgesprek maar daarmede zeker niet onbelangrijker geacht dan wanneer het in een afzonderlijk gesprek aan de orde zou komen.Overigens is het zo dat niet uitgesloten moet worden dat, naar behoefte, toch loopbaangesprekken plaatsvinden.Dat echter op ad-hoc basis en niet op systematische wijze. 1 TOELICHTING PERSONEELSBEOORDELINGDe personeelsbeoordeling is een beoordeling in de functie.Uitgangspunt van de beoordeling zal in eerste instantie zijn:de totale (organieke) functie, waarin betrokkene is aangesteld.Het eigenlijke oordeel zal evenwel betrekking moeten hebben op: prestaties en gedragingen van de beoordeelde bij het uitvoeren van de - in de beoordelingsperiode - feitelijk opgedragen werkzaamheden. De feitelijke functievervulling wordt in de eerste plaats vanuit een bepaalde groep gezichtspunten bezien, waarlangs de oordeelsvorming verloopt. Voor de toepassing van de personeelsbeoordeling is daarbij gekozen voor gezichtspunten, die zoveel mogelijk op iedere functie en functievervulling van toepassing zijn en - zo nodig - nader zijn te omschrijven door min of meer concrete eisen. Deze gezichtspunten zijn: kennis, zelfstandigheid, uitdrukkingsvaardigheid, contact, facultatief (bijv. leiding geven). Gezichtspunten van het beoordelingsformulier: KennisDat wil zeggen de verworvenheden (ook verworven inzichten, ervaringen en vaardigheden), nodig voor een goede vervulling van de functie.Bij het beoordelen in de functie gaat het om de vraag of de aanwezigheid van de nodige verworvenheden bij de vervulling van de functie inderdaad totuitdrukking is gekomen. Het bezit van kennis etc. alleen is niet voldoende. De titel van het feitelijke gezichtspunt is dan ook:"BLIJK GEVEN VAN DE NODIGE KENNIS EN ERVARING"Bij het beoordelen van de functievervulling moeten steeds twee vragen worden gesteld:a. Welke kennis of ervaring is nodig voor een goede vervulling van de functie?b. In hoeverre heeft de betrokken functionaris in het werk blijk gegeven die kennis of ervaring te bezitten ?Voor het zoeken naar de belangrijkste aspecten van kennis in de ruime zin van "verworvenheden" kan het begrip onderverdeeld worden in de volgende punten:a. Theoretische kennis verkregen door scholing, opleiding, instructie, studie e.d. enb. Praktische ervaring al werkend in concrete situaties opgedaan, al doende geleerd.Een nog verdergaand onderscheid naar aspecten van de kennis en ervaring kan gemaakt worden aan de hand van de volgende punten:a. algemene kennis en ervaring: algemene ontwikkeling met betrekking tot de taal, maatschappelijk verkeer etc.b. specifieke vakkennis en ervaring: recht, boekhouden, functie-onderzoekc. kennis en ervaring m.b.t. de gang algemene regels, procedures vaste van zaken, werkwijze etc. ter gewoonten etc. plaatsed. kennis en ervaring m.b.t. de situatie organisatie, contacten, taken, waarin men werkt bevoegdheden etc. ZelfstandigheidDat wil zeggen de vrijheid, de ruimte die in de functie wordt gelaten aan het zelf-denken en het zelf-handelen van de betreffende functionaris.Ook hier rijzen bij het beoordelen van de functievervulling twee vragen:a. welke vrijheid/ruimte wordt in de gegeven functie aan het zelfdenken en zelf-handelen gelaten resp. wat wordt geëist van de functionaris op het punt van zelf-denken en zelf-handelen.b. in hoeverre geeft de betrokken functionaris blijk die vrijheid/ruimte in zijn werk te kunnen hanteren.Achter het begrip zelfstandigheid zijn de volgende gezichtspunten te onderscheiden:a. gegevens en situaties begrijpen en doorzien, problemen oplossen, ideeën ontwikkelen;b. beslissingen en initiatieven nemen;c. eigen werk organiseren;d. werk van anderen organiseren.Hierna wordt kort weergegeven wat de betekenis is van elk van de vier gezichtspunten van zelfstandigheid:a. Gegevens en situaties begrijpen en doorzien, problemen oplossen, ideeën ontwikkelenDit gezichtspunt is gericht op de vrijheid, de ruimte voor zelf-denken die de functie laat aan de betrokken functionaris.De aspecten bij dit gezichtspunt betekenen het volgende:Begrijpen:Bij dit aspect gaat het vooral om het opnemen van nieuwe dingen, doorhebben wat bedoeld wordt, vatten waar het om gaat. Wat verwacht wordt is, dat hij het zelf (op de juiste wijze) pakt, het vat.Doorzien:Dit aspect gaat een stap verder. De zelfstandigheid is "actiever". In het werkwoord zit het woord "door". Gezegd zou kunnen worden verder kijken dan de neus lang is.Begrepen hebben waar het bijvoorbeeld bij een aangeboden probleem om gaat, moet de functionaris daar verder in doordringen op zoek naar de essentie daarvan. Moet hij de essentie kennen voor het vinden van een verklaring of oplossing.Het "doorzien" vindt ook plaats als de functionaris een voorstel of aangeboden oplossing moet beoordelen en de gedachtengang, die daarbij is gevolgd kritisch moet nagaan.Probleem oplossen:Dit aspect vertegenwoordigt een mogelijke volgende stap.Het oplossen moet verstaan worden als "mogelijke" oplossingen vinden.Het woord "probleem" heeft ook betrekking op bijzondere gevallen waarin de weg naar het beoogde doel of de middelen om dat doel te bereiken niet voor de hand liggen.De zelfstandigheid is hier weer "actiever" dan bij het vorige punt.Zij veronderstelt een zekere vindingrijkheid.Het gaat namelijk niet om het vatten van iets dat wordt aangeboden, noch om het zoeken naar de bestaande (zij het nog verborgen) essentie of onderlinge verbanden. Bij het oplossen van problemen gaat het om het vinden van mogelijkheden die tot nu toe niet bekend waren, dus om een stukje creativiteit in het denken.Ideeën ontwikkelen:Wat bij het vorige punt aan het slot is gesteld, geldt in nog sterkere mate voor dit aspect. De vindingrijkheid die bij het oplossen van problemen nodig is, wordt door dat probleem als het ware uitgelokt. Uit eigen beweging vindingrijk, creatief zijn is nodig voor het ontwikkelen van ideeën.b. Beslissingen en initiatieven nemen.Bij dit gezichtspunt is de centrale factor het maken van een keuze.Een keuze van doen of niet-doen respectievelijk van zus handelen of zo handelen.Ook bij dit gezichtspunt kan de mate van zelfstandigheid verschillen, in die zin, dat er sprake kan zijn van de noodzaak te reageren (beslissen) op hetgeen in het werk aan keuzemogelijkheden ligt, dan wel de eis dat op grond van eigen overwegingen nieuwe stappen (initiatieven) worden ondernomen. Behalve de mate van de zelfstandigheid laat ook de aard van de zelfstandigheid zich in een aantal aspecten onderscheiden.Deze aspecten zijn:a. de durf om een beslissing of initiatief te nemen, vaak ook tot uitdrukking komend in de snelheid van beslissen;b. het moment van beslissen respectievelijk handelen;c. de bezonnenheid, dat wil zeggen het rekening houden met de mogelijke consequenties alvorens te beslissen of te handelen.Beslissingen en initiatieven nemen heeft, zo gezien, iets weg van autorijden, dat wil zeggen het op de juiste manier bedienen van het gaspedaal (durf) en rem (bezonnenheid).Uit de naam van dit gezichtspunt en uit de gegeven voorbeelden zou ten onrechte afgeleid kunnen worden dat het bij "beslissingen en initiatieven nemen" altijd gaat om zwaardere functies. Dit is niet juist, want ook in eenvoudige functies is veelal enige ruimte voor het zelfhandelen gelaten.c. Eigen werk organiseren.Bij dit punt gaat het om een doelmatig gebruik maken van hulpmiddelen en tijd.Zelfstandigheid bij het gebruik van hulpmiddelen is in het merendeel van de functies beperkt door voorschriften, afspraken en gewoonten, die er bestaan met betrekking tot het gebruik van gereedschappen, het volgen van procedures, het ordenen van papieren etc.De zelfstandigheid zal zich meestal beperken tot het aanpassen van de voorschriften etc. aan bijzondere omstandigheden en tot het zelf orde op zaken houden en in de gaten houden hoever het met de behandeling van de eigen opdrachten staat. Het netjes en volgens voorschriften, afspraken en gewoonten te werk gaan is geen aspect van nauwkeurigheid en zorgvuldigheid. Medewerkers die in zulke omstandigheden toch eigen ideeën ten aanzien van het gebruik van hulpmiddelen en procedures ontwikkelen, gaan in feite boven de gestelde eis uit.Belangrijk is het doelmatig gebruik van de beschikbare tijd, omdat in vrijwel iedere functie daarbij de nodige zelfstandigheid gelaten kan worden aan de medewerkers.Het in de tijd organiseren van eigen werk kan - uiteraard weer afhankelijk van de aard van de functie - in tweeërlei opzicht een rol spelen:- het plannen;- het improviseren.Het plannen is een kwestie van zelf van tevoren indelen van tijd en werk en kan onder andere tot uiting komen in:* rekening houden met de verwachte aanvoer van werk (en zo nodig daar zelf prognoses voor maken);* bepalen van de volgorde van werkzaamheden;* de tijd verdelen over diverse soorten opdrachten;* toewerken naar een bepaalde streefdatum en dergelijke.Het improviseren betekent op een praktische wijze reageren op onverwachte omstandigheden en kan zich voordoen bij:* opvangen van spontaan aanbod van werk of bezoek;* opvangen van onverwachte "pieken";* overschakelen op een andere volgorde van werken;* tijdelijk de aandacht concentreren op een bepaald aspect van het werk en dergelijke.d. Werk van anderen organiseren.Dit punt betreft de organisatorische kanten van het leiding geven.Bij dit gezichtspunt kan per functie de zelfstandigheid weer verschillen naar mate het in de functie gaat om het rekening houden met wat zich nu voordoet of op korte termijn aftekent, dan wel om het zo goed mogelijk verder vooruit zien in de tijd.Het plannen op langere termijn en ruimer verband op grond van prognoses èn het in verband daarmee treffen van maatregelen, zoals het laten rouleren van medewerkers dan wel het herverdelen van individuele taken en bevoegdheden, zal in hogere functies in de hiërarchie vereist worden.In de lagere kaderfuncties gaat het om de zorg voor:* doelmatige procedures;* een werkverdeling en instruktie die aangepast is aan zakelijke omstandigheden en persoonlijke factoren;* voldoende koördinatie en kontrole ten aanzien van de uitvoering van het werk en dergelijke. UitdrukkingsvaardigheidDat wil zeggen het zelf onder woorden brengen van allerlei zaken, mondeling zowel als schriftelijk.Het gaat hier om communicatie die in hoofdzaak plaatsvindt via het gesproken en geschreven woord.Onder het begrip "uitdrukkingsvaardigheid" vallen twee gezichtspunten:a. zich mondeling uitdrukken;b. schriftelijk formuleren/redigeren.Bij beide gezichtspunten gaat het om het zelf onder woorden brengen van verzoeken, inlichtingen, standpunten etc. en niet om de materiële inhoud van het besprokene of geschrevene. Bij beide gezichtspunten zal het van de functie afhangen in hoeverre en in welk opzicht eisen van enig belang gesteld moeten worden. Eén eis geldt altijd, namelijk die van de duidelijkheid. Het gaat dus om taalbeheersing in verschillende opzichten.a. Zich mondeling uitdrukken:Het gaat er bij dit gezichtspunt om in de collegiale samenwerking, persoonlijk onderhoud, commissoriaal overleg, onderhandeling of uitvoerige uiteenzettingen de ander(

1. en)duidelijk te maken wat wordt bedoeld. Bij dit gezichtspunt kunnen de volgende aspecten van belang zijn:* de aanpassing van de eigen woordkeus aan het spraakgebruik, de instelling en dergelijke van de ander;* de beknoptheid (beperken tot de kern) dan wel de uitvoerigheid (omkleden van de kern) van de uiteenzetting;* de samenhang van het betoog;* de nodige overtuigingskracht of bezieling dan wel beheersing of nuchterheid.b. Schriftelijk formuleren/redigeren:Het gaat er hierbij om dat bij het schrijven van brieven, nota’s of rapporten dan wel van beknopte uittreksels of samenvattingen duidelijk wordt uiteengezet respectievelijk wordt aangegeven waarom het gaat.Behalve de algemene eis van duidelijkheid zijn ook bij dit gezichtspunt per functie vaak enkele specifieke aspecten te onderscheiden.Grotendeels lopen zij parallel met die van het "zich mondeling uitdrukken", te weten:* de aanpassing aan geadresseerde;* de beknoptheid respectievelijk uitvoerigheid en* de samenhang. Contact.Dat wil zeggen takt, aanpassing, luisteren, in de ander verplaatsen, prettige omgang, natuurlijk overwicht en dergelijke factoren van belang voor sociaal gedrag in de functie, in en buiten de organisatie.Iedereen die binnen een organisatie werkzaam is, verricht zijn werk in meerdere of mindere mate samen met anderen.Meestal is er ook sprake van contacten buiten de eigen kring van de organisatie waarbinnen wordt gewerkt.Deze twee aspecten komen ook naar voren in de gezichtspunten die onder het begrip "contact" vallen:a. omgaan en samenwerken met collega’s;b. omgaan en samenwerking met medewerkers enc. optreden naar buiten.Van omgaan en samenwerken met collega’s is in meerdere en/of mindere mate altijd sprake: het omgaan en samenwerken met medewerkers (in de zin van ondergeschikten) is alleen aan de orde in leidinggevende functies; het optreden naar buiten is een punt dat van zeer verschillend belang kan zijn.a. Omgaan en samenwerken met collega’s:Dit betreft het contact met allen die behoren tot dezelfde eenheid en werkzaam zijn in het hetzelfde verband.Omdat ook het collegiale contact functioneel bezien moet worden, is het noodzakelijk zich af te vragen in hoeverre in een bepaalde functie het omgaanen samenwerken met collega’s van belang is voor de werksfeer en de werkresultaten van de betrokken functionaris en van de anderen.De volgende algemene aspecten kunnen in dit verband onderscheiden worden:* de goede omgang met anderen, door een prettige manier van doen en spreken, voldoende verdraagzaam zijn, zo nodig anderen helpen, blijk geven er bij te willen horen, openstaan voor anderen en voor hun opvattingen en gewoonten;* de samenwerking bij het gezamenlijk of in aansluiting op elkaar behandelen van zaken, door rekening te houden met de rol van anderen, te luisteren naar hun motieven, weten te geven en te nemen, elkaar te steunen en te behoeden voor fouten etc.;* het optreden in teamverband in moeilijke situaties, bijvoorbeeld bij veel weerstand van buitenaf en dergelijke.b. Omgaan en samenwerken met medewerkers:Bij dit punt gaat het in hoofdzaak om het contact van de chef met degenen diewerkzaam zijn in de eenheid waar hij leiding aan geeft.De aard van de functie van de chef kan meebrengen, dat hij:* in een directe persoonlijke relatie tot de medewerkers leiding geeft, of * meer indirect en in algemene zin leiding geeft. De situatie waarin leiding moet worden gegeven, kan meebrengen dat het Accent meer ligt op het neutrale vlak van:* het bevorderen van een goede sfeer door het tonen van belangstelling, een prettige omgang met elkaar met vermijding van anti- en sympathieën,oprechtheid en dergelijke, dan wel op een intensievere begeleiding met de nodige takt in het benaderen van de ander over gevoelige kwesties door begrip te tonen, te luisteren naar argumenten en dergelijke of* een natuurlijk overwicht op momenten dat een duidelijke koers, een beslissingof morele steun bij het werk wordt gevraagd.In het optreden als chef gaat het vrijwel steeds om een goed evenwicht tussen takt en overwicht, zoals bij beslissingen nemen steeds een zeker evenwicht vereist is tussen durf en bezonnenheid.Zelden is het juist dat een chef zijn leiding geven uitsluitend baseert op takt (alles "mooi" willen houden) dan wel op overwicht (op zijn "sterren en strepen" staan).c. Optreden naar buiten:Dit gezichtspunt heeft, zoals gezegd, betrekking op alle contacten met mensen die de betreffende medewerker bij het uitoefenen van zijn functie ontmoet en die een ander en soms zelfs een tegengesteld gericht doel dan hijzelf nastreven.Ook bij dit gezichtspunt kan het Accent liggen op aspecten als:* een goede verstandhouding in het algemeen, dan wel* met takt respectievelijk* met overwicht optreden.In tegenstelling met de vorige twee gezichtspunten van "contact" is het bij dit gezichtspunt steeds nodig na te gaan* met wie "buiten eigen kring" contacten moeten worden onderhouden, terwijl daarbij ook meer aandacht besteed moet worden aan* het doel respectievelijk de aard van die contacten (informatie inwinnen of geven, overleg plegen, toezicht uitoefenen, onderhandelen en dergelijke) en aan* eventuele bijzondere omstandigheden (sterke weerstanden of belangentegenstellingen en dergelijke) waaronder het "optreden naar buiten" plaatsmoet vinden.Dergelijke factoren bepalen namelijk de mate waarin de functie een beroep doet op de eerder genoemde aspecten: zorg voor een goede verstandhouding, takt en overwicht. Fakultatief gezichtspuntHier kan een geheel nieuw gezichtspunt worden geïntroduceerd.De beoordelaars moeten wel nagaan of dit gezichtspunt op geen enkele wijze is onder te brengen bij de overige gezichtspunten; een tweede voorwaarde is dat het nieuwe gezichtspunt op een wezenlijk deel van de werkzaamheden betrekking heeft. Opmerkingen met betrekking tot het gedrag in de werksituatieDe aspecten die hier aan de orde kunnen komen zijn: werktempo, regelmaat van werken, zorgvuldig werken, zich houden aan de "spelregels" , efficiënt omgaan met geld en andere hulpmiddelen etc.Deze aspecten zijn niet gebonden aan specifieke functie-eisen.Het beoordelingsgesprek.Het direct doel van een beoordelingssysteem is om via ontwikkeling en ontplooiing van medewerkers te komen tot een efficiënt functioneren van de bureau’s/afdeling.. De hulpmiddelen waarvan het systeem zich bedient, zijn de beoordeling en het beoordelingsgesprek. Door het beoordelingssysteem worden zowel chefs als ondergeschikten gedwongen zich duidelijk rekenschap te geven van de eisen die een goede functievervulling stelt.Om de konklusie van de uitgebrachte beoordeling effectief te maken, is het gesprek met de beoordeelde noodzakelijk. Bij het gesprek zal daarom het Accent komen te liggen op wat er gedaan kan worden om bepaalde wensen, verwachtingen, doelstellingen enz. te verwezenlijken, zowel van de zijde van de "werkgever" als van de zijde van de " werknemer".Nog enkele aspecten die met de invoering van de methodische personeelsbeoordeling anders gaan worden.1. De beoordeelde weet vanaf heden dat hij regelmatig beoordeeld gaat worden en kan kennis nemen van zijn beoordeling en daartegen bezwaren indienen.2. Iedere medewerker wordt op gelijke wijze beoordeeld omdat het systeem tot uniformiteit dwingt.3. Geen relaties worden meer gelegd tussen functies in afzonderlijke bureau’s/afdeling, omdat het een personeelsbeoordeling is, puur gericht op demedewerker in zijn functie.4. Het systeem voorkomt een automatisme in promotie, extra periodieken en dergelijke, omdat steeds een beoordeling voorafgegaan moet zijn.5. De chef wordt gedwongen openheid te geven omdat zijn beoordeling een belangrijke factor vormt en de medewerker hierop kan reageren. Beoordelingsformulier2 PERSONEELSBEOORDELING GEMEENTE GRAVEBeoordelingsformulier===============================================================Betreft:Naam :Bureau/afdeling :Functie :In dienst sedert:In de functie sedert :_________________________________________________________________________Beoordeling over het tijdvak van: tot:Opgemaakt op:Datum vorige beoordeling:__________________________________________________________________________De beoordeling is opgemaakt door:(naam en functie) :Contact met betrokkene :(dagelijks / (vrij) geregeld) / nu en dan_________________________________________________________________________De reden van het uitbrengen van deze personeelsbeoordeling:__________________________________________________________________________Functioneringsgesprekken gehouden op:__________________________________________________________________________Medewerker Personeelszaken:___________________________________________________________________________Waarderingsnivo’s:A onvoldoende - medewerker voldoet niet aan de te stellen eisenB matig - medewerker voldoet niet geheel aan de te stellen eisen.C voldoende - medewerker voldoet aan de te stellen eisen.D goed - medewerker gaat boven de te stellen eisen uit.E uitstekend - medewerker gaat in opvallende mate boven de te stellen eisen uit.___________________________________________________________________________Beoordeling van de functievervulling met betrekking tot algemene gezichtspuntenI KennisBlijk geven van de nodige kennis en ervaring A B C D E___________________________________________________________________________II Zelfstandigheid Situaties begrijpen/doorzien, problemen oplossen, ideeën ontwikkelen A B C D E Beslissingen en initiatieven nemen A B C D E Eigen werk organiseren A B C D E Werk van anderen organiseren A B C D E __________________________________________________________________________III Uitdrukkingsvaardigheid Zich mondeling uitdrukken A B C D E Schriftelijk formuleren/redigeren A B C D E __________________________________________________________________________IV Contact Omgaan en samenwerken met collega’s A B C D E Idem met medewerkers A B C D E Optreden naar buiten A B C D E __________________________________________________________________________V Fakultatief gezichtspunt A B C D E__________________________________________________________________________VI Opmerkingen met betrekking tot het gedrag in de werksituatie Beoordeling van de functievervulling met betrekking tot functiebestanddelen (taken) op basis van de functiebeschrijving.___________________________________________________________________________Belangrijke deeltakenvan de functie OORDEEL KWALITEIT KWANTITEITA B C D E A B C D E___________________________________________________________________________A B C D E A B C D E___________________________________________________________________________A B C D E A B C D E___________________________________________________________________________A B C D E A B C D E_________________________________________________________________________A B C D E A B C D E_________________________________________________________________________Opmerkingen met betrekking tot het gedrag in de werksituatie Beoordeling van de functievervulling in haar geheel KWALITEIT KWANTITEITA B C D E A B C D E_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________Aanvulling op de beoordeling_______________________________________________________________________ Werkomstandigheden welke de functievervulling hebben beïnvloed__________________________________________________________________________Handtekening beoordelaar: datumVan de inhoud van dit beoordelingsformulier werd door mij (beoordeelde) kennis genomen.Handtekening beoordeelde: datum:BeoordelingsgesprekDeze beoordeling werd op 20 met betrokkene besproken door:_________________________________________________________________________1. Kort verslag van de voornaamste punten die in het gesprek naar voren zijn gebracht onderverdeeld ina. Functievervulling met betrekking tot algemene gezichtspunten:b. Functievervulling met betrekking tot functiebestanddelen (taken):c. Overige punten:___________________________________________________________________________2. Door beoordeelde in dit gesprek te kennen gegeven zienswijze naar aanleiding van het onder punt 1 vermelde:___________________________________________________________________________3. Eventuele afspraken naar aanleiding van het beoordelingsgesprek:___________________________________________________________________________4. Van de inhoud van deze beoordeling werd door mij kennis genomen.Met de inhoud daarvan ga ik niet/wel akkoord.Datum:(handtekening van de betrokken ambtenaar)Voor het geval er nog gemotiveerde bezwaren mochten rijzen, moet u deze binnen 30 dagen nadat u een afschrift van de beoordeling is uitgereikt schriftelijk kenbaar maken bij het kollege van burgemeester en wethouders.___________________________________________________________________________VaststellingDeze beoordeling is vastgesteld op 20Eventuele aantekeningen:de gemeentesecretaris. 3 Gemeente GraveBurgemeester en wethouders van de gemeente Grave;gelet op het bepaalde in de artikelen A4 en F16 van het Algemeen Ambtenarenreglement;gehoord de Medezeggenschapskommissie en de organisaties van overheidspersoneel;b e s l u i t e n :vast te stellen het navolgende "Reglement personeelsbeoordeling gemeente Grave";Begripsomschrijvingen Artikel 1In het bij of krachtens dit reglement bepaalde wordt verstaan onder: medewerker :1. degene, die ambtenaar is in de zin van het Algemeen Ambtenarenreglement;2. degene, die werknemer is in de zin van de Arbeidsovereenkomstenverordening;3. degene, met wie een arbeidsovereenkomst is gesloten omdat betrokkene een zodanige arbeidstijd heeft, dat deze geen deelnemer aan de IZA-regeling kan zijn. bureauhoofd : degene, die direct belast is met het geven van leiding aan een bureau/afdeling waarvan de medewerker deel uitmaakt; sectorhoofd : degene die direct belast is met het geven van leiding aan de sector waarvan de bureauhoofd en de medewerker deel uitmaken; functie : het min of meer duurzaam samenstel van werkzaamheden, door de medewerker te verrichten krachtens hetgeen hem door of namens het bevoegde gezag is opgedragen; beoordelaar : de directe chef van de te beoordelen medewerker; beoordeling : een oordeel over de wijze van functievervulling van de medewerker; beoordelingstijdvak: een tijdvak van ten hoogste twee jaar, direct voorafgaand aan het tijdstip van beoordeling, waarover de beoordelaar zich met betrekking tot de functievervulling door de medewerker een oordeel vormt; beoordelings- : formulier volgens een door burgemeester en wethouders vastgesteld formulier` model, waarvan gebruik wordt gemaakt bij de beoordeling; funktionerings- : het periodiek overleg tussen de direct-leidinggevende en de medegesprek werker, waarbij het wederzijds functioneren in relatie tot de functie centraal staat; beoordelingsgesprek: het gesprek tussen beoordelaar en de medewerker, waarin de inhoud van het beoordelingsformulier wordt besproken; BeoordelingArtikel 2De beoordeling van een medewerker betreft de wijze waarop deze zijn functie gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld, met inbegrip van zijn gedragingen in dat tijdvak tijdens de uitoefening van die functie. Zij geschiedt met inachtneming van de aan een doelmatige functievervulling redelijkerwijs te stellen eisen.BeoordelingsfrequentieArtikel 3 Eenmaal per twee jaar wordt over de medewerker een beoordeling uitgebracht. De beoordeling wordt in ieder geval opgemaakt binnen een jaar:a. na indiensttreding;b. na aanvaarding van een andere functie;c. na een, naar het oordeel van de gemeentesecretaris, ingrijpende wijziging van de functie. Een medewerker kan, onder opgaaf van redenen, evenals de chef of het sectorhoofd, te allen tijde om een beoordeling verzoeken bij de gemeentesecretaris. Indien bijzondere omstandigheden dit wenselijk maken, kan de gemeentesecretaris de Beoordelingsfrequentie wijzigen. De gemeentesecretaris bepaalt, na overleg met de beoordelaar en een medewerker Personeelszaken, het tijdstip waarop de beoordeling zal plaatsvinden. Het in lid 5 genoemde tijdstip wordt tenminste twee weken tevoren ter kennis gebracht van de te beoordelen medewerker. Van het bepaalde in dit artikel is de medewerker, die voor een periode korter dan een half jaar is aangesteld c.q. in dienst is genomen, uitgezonderd. ProcedureArtikel 4 De beoordeling wordt in concept op het beoordelingsformulier door de beoordelaar opgemaakt.Dit concept wordt ter kennis gebracht van de beoordeelde medewerker. Binnen twee weken na de uitreiking van de concept-beoordeling vindt een beoordelingsgesprek plaats. Bij dit gesprek zijn aanwezig de beoordelaar en de beoordeelde medewerker. Op verzoek van de beoordelaar of de beoordeelde medewerker kan een medewerker van het bureau Personeelszaken het gesprek bijwonen. Binnen een week na het beoordelingsgesprek wordt het beoordelingsformulier definitief ingevuld. De beoordeelde medewerker wordt in de gelegenheid gesteld opmerkingen op het formulier toe te voegen. InformantenArtikel 5De beoordelaar en beoordeelde medewerker kunnen gebruik maken van informanten om verdere informatie ten behoeve van de beoordeling van de medewerker te verkrijgen.Indien gebruik is gemaakt van een informant/informanten wordt hiervan op het beoordelingsformulier mededeling gedaan.OndertekeningArtikel 6 Nadat het beoordelingsformulier is ingevuld, wordt dit door de beoordelaar ondertekend. Direct daarna ondertekent de beoordeelde medewerker het formulier voor gezien en de weergave van de opmerkingen voor akkoord.Indien beoordeelde medewerker weigert te ondertekenen wordt de reden hiervan op het beoordelingsformulier weergegeven. Het beoordelingsformulier wordt vervolgens door de beoordelaar doorgezonden naar het sectorhoofd. Het sectorhoofd gaat na of de bepalingen van dit reglement in acht zijn genomen en of hij zich op grond van eigen wetenschap met de beoordeling kan verenigen. Indien hij wijziging(
2. en)in de beoordeling wil aanbrengen, zal dit in overeenstemming met de beoordelaar en de beoordeelde moeten plaatsvinden.Daarna parafeert hij het gespreksformulier voor gezien en stuurt het formulier binnen veertien dagen door naar de gemeentesecretaris. VaststellingArtikel 7 De beoordeling wordt vervolgens binnen dertig dagen na het beoordelingsgesprek door de gemeentesecretaris vastgesteld. Indien de gemeentesecretaris van mening is dat de beoordeling niet overeenkomstig de bepalingen van dit reglement tot stand is gekomen dan wel indien de gemeentesecretaris de juistheid van de beoordeling betwijfelt, bespreekt hij dit met de beoordelaar die de beoordeling opmaakte, de beoordeelde medewerker, het sectorhoofd en de medewerker personeelszaken. De gemeentesecretaris is bevoegd de beoordeling daarna overeenkomstig zijn bevindingen te wijzigen en stelt de beoordeling namens burgemeester en wethouders vast. Binnen twee weken nadat de beoordeling door de gemeentesecretaris is vastgesteld, wordt een afschrift van het beoordelingsformulier aan de beoordeelde medewerker uitgereikt.Bij de vaststelling van de beoordeling deelt de gemeentesecretaris de beoordeelde schriftelijk mee of hij wijzigingen in de beoordeling heeft aangebracht en zo ja, welke. Daarbij vermeldt hij in voorkomend geval de redenen waarom hij niet of niet volledig aan de bedenkingen is tegemoetgekomen. Een afschrift hiervan wordt aan de beoordelaar uitgereikt. BezwaarArtikel 8 De beoordeelde medewerker kan binnen zes weken nadat hem een afschrift van de beoordeling als bedoeld in artikel 7, lid 3, is uitgereikt, schriftelijk een gemotiveerd bezwaar indienen tegen de uitgebrachte beoordeling bij burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders nemen binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaarschrift een gemotiveerde beslissing, nadat hierover advies is uitgebracht door de bezwarencommissie, als bedoeld in artikel 9, tenzij het bezwaar reeds aanstonds gegrond wordt geacht. Hiertoe doen burgemeester en wethouders het bezwaarschrift met alle op de beoordeling betrekking hebbende stukken, binnen veertien dagen na ontvangst, toekomen aan de bezwarencommissie. De in lid 2 genoemde beslissing wordt schriftelijk medegedeeld aan de beoordeelde medewerker, de beoordelaar, de secretaris, het sectorhoofd en de medewerker personeelszaken. BezwarencommissieArtikel 9 Burgemeester en wethouders stellen een bezwarencommissie in, welke tot taak heeft te adviseren inzake de ingediende bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 8, lid 1. De kommissie bestaat uit drie stemgerechtigde leden, te weten:a. één lid, aan te wijzen door het kollege van burgemeester en wethouders, niet zijnde een lid van het kollege van burgemeester en wethouders;b. één lid, aan te wijzen door de medezeggenschapskommissie;c. één lid, tevens voorzitter, aan te wijzen in overleg tussen de leden genoemd onder a. en b. Geen van de leden van de kommissie mag bij de betreffende beoordeling betrokken zijn geweest. Indien dit wel het geval mocht zijn, dan worden een of meer plaatsvervangers benoemd. Burgemeester en wethouders wijzen een ambtelijk secretaris aan, niet zijnde een lid van de kommissie. Alvorens advies uit te brengen, hoort de kommissie de beoordeelde medewerker die het bezwaarschrift heeft ingediend. Deze kan zich daarbij doen vertegenwoordigen of bijstaan door een raadsman/-vrouw. De kommissie hoort tevens de beoordelaar en, indien gewenst, het sectorhoofd, de gemeentesecretaris en de medewerker personeelszaken. Vervolgens stelt de kommissie bij meerderheid van stemmen het gemotiveerde advies vast. De kommissie kan een minderheidsstandpunt in het advies verwoorden. De zittingen van de kommissie zijn niet openbaar. De leden van de kommissie zijn verplicht tot geheimhouding van al hetgeen hen met betrekking tot de beoordeling bekend is geworden. De kommissie draagt er zorg voor dat het advies zodanig tijdig wordt uitgebracht dat burgemeester en wethouders kunnen beslissen binnen de termijn bedoeld in artikel 8, lid 2. SlotbepalingenArtikel 10 Het originele beoordelingsformulier wordt door de gemeentesecretaris naar het bureau Personeelszaken, ter opberging in een daartoe bestemd dossier, gezonden. Kopieën anders dan bedoeld voor beoordeelde worden niet verstrekt zonder voorafgaande toestemming van beoordeelde. Het inzien van het beoordelingsformulier van beoordeelde kan uitsluitend door de beoordeelde zelf, diens chef, het sectorhoofd, de gemeentesecretaris, burgemeester en wethouders en de chef van het bureau Personeelszaken. Artikel 11Bij uitdiensttreding worden de beoordelingsformulieren vernietigd.Artikel 12In die gevallen, waarin dit reglement niet of niet in redelijkheid voorziet, kunnen burgemeester en wethouders andere regelen stellen.Artikel 13Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement personeelsbeoordeling gemeente Grave" en treedt in werking op de datum van vaststelling.Grave,BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GRAVE;de secretaris, de burgemeester,