Besluit tot vervanging analoge archiefbescheiden (Haarlem)

Besluit tot vervanging analoge archiefbescheidenHet college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Haarlem, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 30 november 2017 en gelet op; Artikel 7 Archiefwet 1995; Artikel 6 Archiefbesluit 1995; Hoofdstuk 3 a Archiefregeling 2009; Archiefverordening gemeente Haarlem 2013; Besluit Informatiebeheer gemeente Haarlem

1. Besluit vast te stellen het volgende Besluit Vervangingarchiefbescheiden gemeente Haarlem 2018 Artikel1 De gemeente Haarlem gaat, met ingang van 1 januari 2018, over tot routinematige vervanging door digitale reproducties van inkomende, uitgaande en interne papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. Artikel2 De routinematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging van de gemeente Haarlem. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit. Artikel3 Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari
2. Artikel4 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging gemeente Haarlem
3. Haarlem,12 december 2017Het college van burgemeester en Wethouders van de gemeente HaarlemToelichting De gemeente Haarlem neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de organisatie. Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Haarlem. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het Handboek Vervanging gemeente Haarlem
4. Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met in acht neming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak. Zowel het scannen van de papieren archiefbescheiden als ook de opslag van de digitale reproductie, dient op hoogwaardig niveau te geschieden. De gemeente Haarlem heeft hiertoe een reeks kwaliteitswaarborgen ingeregeld die zijn beschreven in het Handboek Vervanging gemeente Haarlem 2018 en zijn belegd in het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer van de gemeente. Onderdeel van de kwaliteitsborging is de jaarlijkse monitoring door de interne auditor. Ook de gemeentearchivaris zal vanuit zijn toezichthoudende rol bewaken of de vervanging van de archiefbescheiden en het informatiebeheer voldoen aan de kwaliteitseisen. Bezwaar Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:2 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar. Bij de gemeente Haarlem kunt u schriftelijk bezwaar maken. U kunt geen bezwaar maken per e-mail. Stuur uw bezwaarschrift naar: Het college van Burgemeester en Wethouders Gemeente Haarlem Postbus 511 2003 PB Haarlem U moet het bezwaarschrift ondertekenen en in ieder geval het volgende vermelden: uw naam en adres de datum een omschrijving van het besluit (bijvoorbeeld datum, kenmerk en het onderwerp) de reden waarom u het niet eens bent met het besluit. U ontvangt van de gemeente altijd een ontvangstbevestiging van uw bezwaarschrift. Er gelden verschillende termijnen waarbinnen op een bezwaarschrift een beslissing moet komen. Wanneer een commissie over het bezwaarschrift adviseert, is de termijn 12 weken. In alle andere gevallen is de termijn 6 weken. De gemeente kan deze termijn één keer verlengen met 6 weken. Als een verlening van de termijn nodig is, krijgt u daarvan schriftelijk bericht. Het indienen van een bezwaar heeft geen schorsende werking. Wilt u dit besluit tijdelijk uitstellen. Dien dan een verzoek in bij de voorzieningenrechter van de rechtbank voor een voorlopige voorziening.