Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening amb

Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke bijstand en fractieondersteuning (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018)Provinciale Staten van Noord-Brabant, gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 november 2017; gelet op artikel 33 van de Provinciewet; overwegende dat Provinciale Staten de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2007 wensen aan te passen op grond van ervaringen in de praktijk van de laatste jaren ten aanzien van de verantwoording van de financiële bijdrage aan de fracties; overwegende dat de Verordening tevens dient te worden geactualiseerd in verband met gewijzigde hogere regelgeving en jurisprudentie; overwegende dat daarbij van de gelegenheid gebruik wordt gemaakt om technische verbeteringen door te voeren; overwegende dat het gezien de aard en omvang van de wijzigingen van deze Verordening de voorkeur heeft hiertoe de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2007 in te trekken en te vervangen door een nieuwe Verordening; besluiten vast te stellen de volgende Verordening: Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: griffier: griffier als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet; griffie: medewerkers van de griffie, die onder de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten vallen; secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet; ambtenaar: medewerker van de reguliere ambtelijke organisatie, die onder de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten vallen. goedkeuringstolerantie: het kwantitatieve criterium voor het al dan niet verstrekken van een goedkeurende controleverklaring voor de verantwoording over de fractievergoedingen. Hoofdstuk2Informatie en ambtelijke bijstand Artikel2Verzoek om informatie 1.Een Statenlid wendt zich tot de griffier, de griffie of een ambtenaar met een verzoek om: feitelijke informatie die openbaar is; inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onder a of b, wordt door de griffier, de griffie of door een ambtenaar verstrekt. 3.Indien de medewerker van de griffie of een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld in het eerste lid, onder a of b, stelt hij de griffier respectievelijk de secretaris daarvan in kennis. 4.In het geval, bedoeld in het derde lid, beslist de griffier respectievelijk de secretaris of de informatie wordt verstrekt. 5.Indien de gevraagde informatie wordt geweigerd, deelt de griffier respectievelijk de secretaris dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het informatieverzoek heeft ingediend. Artikel3Verlenen van ambtelijke bijstand 1.Een Statenlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of een andere vorm van bijstand. 2.De griffier of de griffie verleent de bijstand, bedoeld in het eerste lid. 3.De ambtelijke bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend tenzij: het Statenlid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten; het voldoen aan het verzoek het belang van de provincie Noord-Brabant kan schaden; de gevraagde bijstand buitenproportioneel is. 4.Indien de griffier of de griffie de bijstand, bedoeld in het eerste lid, niet kan verlenen, kan de griffier, in afwijking van het tweede lid, de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand verlenen. 5.Indien de griffier, respectievelijk de secretaris, nadat deze de griffier heeft gehoord, op grond van het derde lid verlening van bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan het Statenlid dat het verzoek heeft ingediend. 6.De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college van Gedeputeerde Staten een afschrift van het verzoek. 7.Indien Gedeputeerde Staten of één van haar leden informatie wensen over de ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken Statenlid. Artikel4Weigering verzoek ambtelijke bijstand 1.Indien het verzoek om bijstand wordt geweigerd, kan het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan de Commissaris van de Koning. 2.De Commissaris van de Koning beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen. Artikel5Geschil over verleende ambtelijke bijstand 1.Indien een Statenlid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand, kan hij hiervan mededeling doen aan de secretaris. 2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak voor aan de Commissaris van de Koning. 3.De Commissaris van de Koning voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie, maar kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium alvorens te beslissen. Artikel6Afhandeling en overleg 1.De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om informatie dan wel ambtelijke bijstand. 2.Zij voeren daartoe zo vaak als nodig is overleg. Hoofdstuk3Fractieondersteuning Artikel7Recht op financiële bijdrage 1.De fracties, bedoeld in artikel 3 van het Reglement van orde Provinciale Staten 2017, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als geheel. 2.De financiële bijdrage, bedoeld in het eerste lid, bestaat uit een vast deel van € 20.928 (prijspeil 1 januari 2018) voor elke fractie op jaarbasis. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag ad € 5.248 per jaar per Statenlid (prijspeil 1 januari 2018). 3.Wanneer in enig jaar de financiële bijdrage niet toereikend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen bij ontslag van een fractiemedewerker, dient de reserve, die bestaat uit het in enig jaar door de fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage, hiervoor te worden aangewend. 4.Wanneer de financiële bijdrage en de reserve ook niet toereikend zijn, kan door de fractie bij Provinciale Staten een gemotiveerd verzoek worden ingediend voor een aanvullende financiële bijdrage. 5.Provinciale Staten beslissen op dit verzoek, op voorspraak van het presidium. 6.De in het tweede lid bedoelde bedragen worden jaarlijks op 1 januari verhoogd met een percentage dat bij de raming van de uitgaven in de provinciale begroting voor het desbetreffende jaar in verband met te verwachten prijsstijgingen in acht is genomen. 7.In de maand december ontvangt de fractie een brief van de griffie waarin de hoogte van de financiële bijdrage, bedoeld in het tweede lid, voor het komende jaar is opgenomen. Artikel8Besteding financiële bijdrage 1.De financiële bijdrage wordt door de fracties aangewend ten behoeve van de in de bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening genoemde fractiekosten. 2.De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van geleverde prestaties in de vorm van diensten of goederen ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; giften; uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge de Provinciewet, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en daarop gebaseerde provinciale verordeningen toekomen; individuele opleidingen voor Statenleden; uitgaven betreffende activiteiten die samenhangen met verkiezingen; kosten voor kantoorruimte buiten het provinciehuis; kosten voor een fractiebijeenkomst zonder inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie. Artikel9Voorschot financiële bijdrage 1.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar toegekend en per kwartaal verstrekt. 2.In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden, wordt het voorschot verstrekt tot en met de datum van het vertrek van Provinciale Staten in de oude samenstelling; respectievelijk vanaf de datum van installatie van Provinciale Staten in de nieuw gekozen samenstelling. 3.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt. 4.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt gestort op een daartoe door de fractie aangewezen bankrekening. 5.De bankrekening, bedoeld in het vierde lid, wordt beheerd door een voor fractieondersteuning opgerichte stichting. Artikel10Gevolgen splitsen fractie 1.Afsplitsing van een fractie heeft als zodanig geen financiële gevolgen voor de provincie Noord-Brabant. 2.Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden gedurende de lopende zittingsperiode van Provinciale Staten. 3.Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel11Reserve 1.Provinciale Staten reserveren het in enig jaar door een fractie niet gebruikte gedeelte van de haar toekomende bijdrage ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2.De reserve, bedoeld in het eerste lid, bedraagt maximaal 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel

1. Een negatieve reserve kan niet worden gevormd. 3.Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening over dat jaar. 4.De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van Provinciale Staten als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6.Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. Artikel12Verantwoording en controle 1.De fractie is verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan en de correcte administratieve verwerking en verantwoording van deze uitgaven. De eindverantwoordelijkheid rust bij de fractievoorzitter. 2.Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. 3.Wanneer een fractie niet terugkeert na de verkiezingen legt deze fractie binnen twee maanden na de installatie van de nieuwe staten aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag dat is ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. 4.De reserve van de fractie vervalt in het geval, als bedoeld in het derde lid, aan de Provincie Noord-Brabant. 5.Het verslag wordt opgemaakt volgens het kasstelsel en ingericht conform bijlage 1 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning bij deze verordening. Het betreft uitsluitend de inkomsten en de bestedingen in het betreffende boekjaar. De feitelijke betaal- of ontvangstdatum is hierbij leidend. 6.Alle verslagen worden gecontroleerd door een door Provinciale Staten aan te wijzen registeraccountant. De accountant hanteert een goedkeuringstolerantiegrens van 1% van het totaal van de provinciale bijdrage voor de betreffende fractie. De accountant rapporteert hierover aan Provinciale Staten door middel van een controleverklaring en een rapport van bevindingen. 7.Provinciale Staten stellen na ontvangst van de rapportage van de accountant over de uitkomsten van de controle en op voorspraak van het presidium per fractie de bedragen vast van: de toegekende bijdrage in het boekjaar; de binnen de verordening passende uitgaven in het boekjaar; de maximaal toegestane reserve te weten 30% van de toegekende bijdrage in dat boekjaar; de werkelijke reserve per einde van het boekjaar; het van de fractie terug te vorderen bedrag gesplitst in uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn en overschrijding van de maximale reserve. 8.Uitgaven die niet in overeenstemming met de verordening zijn, alsmede de uitgaven die de maximale reserve overschrijden, worden na vaststelling door Provinciale Staten, teruggevorderd op de fractie. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel13Hardheidsclausule In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet dan wel toepassing van deze verordening tot onbillijkheden van overwegende aard leidt, beslissen Provinciale Staten op voorspraak van het presidium. Artikel14Geschillen Indien interpretatieverschillen ten aanzien van deze verordening zich voordoen, beslissen Provinciale Staten, op voorspraak van het presidium. Artikel15Intrekking oude verordening De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten 2007 wordt ingetrokken. Artikel16Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 met uitzondering van artikel 9, vijfde lid, dat in werking treedt bij de aanvang van de eerstvolgende nieuwe zittingsperiode van Provinciale Staten. Artikel17Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant
2. ’s-Hertogenbosch, 15 december 2017Provinciale Staten van Noord Brabant,de voorzitter, prof. dr. W.B.H.J. van de Donk de griffier,mw. mr. K.A.E. ten Cate Bijlage 1behorende bij artikel 12 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Provinciale Staten Noord-Brabant 2018 Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning Toelichting bij de Model verantwoording besteding bijdrage voor fractieondersteuning Het algemene uitgangspunt is dat uitgaven fractie-gerelateerd moeten zijn en een inhoudelijke relatie met de statenwerkzaamheden moeten hebben. Eventuele toelichting/aanvulling 1) Personele kosten fractieondersteuning Bruto salaris incl. vakantietoeslag Sociale lasten incl. pensioenpremie Kostenvergoedingen Het betreft o.a. kosten voor het inrichten van een thuiswerkplek (incl. internetverbinding), telefoonkosten en vergoedingen voor de kosten van openbaar vervoer. Bij gebruik van eigen vervoersmiddelen geldt een vergoeding per km zoals die voor het Rijkspersoneel van kracht is. De km-vergoeding is tot € 0,19 per km onbelast. Opleidingskosten fractiemedewerkers Kosten inhuur personeel Overige personele lasten 2) Kosten fractie activiteiten Kosten die gemaakt worden voor fractie activiteiten moeten altijd fractie-gerelateerd zijn en een inhoudelijke relatie met statenwerkzaamheden voor de provincie en het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol hebben. Activiteiten Het betreft kosten als zaalhuur, consumpties, audiovisuele ondersteuning Opleidingen Het betreft kosten voor opleidingen als fractie als geheel. De Verordening rechtspositie politieke ambtsdragers Noord-Brabant voorziet in opleidingen voor individuele Statenleden. Reiskosten vrijwilligers Het betreft o.a. vergoedingen voor de kosten van openbaar vervoer en bij gebruik van eigen vervoersmiddelen een vergoeding per km zoals die voor het Rijkspersoneel geldt. De km-vergoeding is tot € 0,19 per km onbelast. Reiskosten voor Statenleden worden vergoed vanuit het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Onderzoekskosten Informatiegaring ter versterking van de kaderstellende en controlerende rol. Overige kosten fractie-activiteiten Hieronder kunnen bijvoorbeeld kosten ter facilitering en/of advisering bij de coalitievorming vallen. 3) Algemene kosten Administratiekosten Wanneer derden (i.c. administratiekantoor of stichting) voor het uitvoeren van administratieve taken worden ingeschakeld mogen de hiermee samenhangende kosten ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. Hieronder vallen tevens kosten die samenhangen met het oprichten van een stichting, als bedoeld in artikel 9, vijfde lid. Telefoon-, porto en kantoorbehoeften Drukwerk en kopieerkosten Huisvestingskosten Iedere fractie heeft recht op een ‘basisinrichting’ van de fractiekamer. D.w.z. een vergadertafel, stoelen en bureau. Als een fractie aanvullende wensen heeft, dient dit uit het eigen fractiebudget gedekt te worden. Automatisering en ICT Onder automatisering vallen bijvoorbeeld kosten die gemaakt zijn voor de aanschaf van digitale middelen (zoals een laptop) ten behoeve van de fractieondersteuning (maximaal één per fractiemedewerker). Onder ICT vallen bijvoorbeeld hosting en/of oprichting van een website en beheer van social media accounts. Literatuur Literatuur en/of abonnementen dienen op naam van de fractie te worden besteld en op de fractiekamer te worden bezorgd. 4) Overige kosten Representatie Bij representatiekosten (“lief en leed”) dient als uitgangspunt te worden gehanteerd dat de kosten namens ‘de fractie als geheel’ gemaakt worden. Dit kunnen kosten van o.a. afscheids-, huwelijks- en geboortecadeaus zijn, welke als de fractie als geheel worden gegeven. Daarnaast komt het voor dat vrijwilligers, welwillende deskundigen en dergelijke, geheel of nagenoeg belangeloos werkzaamheden of diensten ten behoeve van fracties verrichten, die passen binnen de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de fracties. In die gevallen is het mogelijk een relatiegeschenk of cadeau uit de fractiebijdrage te bekostigen van maximaal € 50 per geschenk. Ook hier is het in het kader van de financiële verantwoording van belang om de aard van het relatiegeschenk en de geleverde dienst (en hoe deze binnen de criteria van fractieondersteuning past) te administreren. Overig In de verordening (artikel 8, tweede lid) is een niet-limitatieve opsomming opgenomen van kosten die niet uit de bijdrage voor fractie ondersteuning mogen worden betaald. Neem hier die kosten op die niet in één van bovenstaande rubrieken te rangschikken zijn maar wel passen binnen de verordening en geef hierop een goede toelichting. Hierbij dient rekening te worden gehouden met genoeg raakvlak met de controlerende, kaderstellende en/of volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Uit de omschrijving die moet worden ingevuld in het bestedingsverslag moet dit blijken.