Reglement Cultuurtank Limburg 2018-2020Gedeputeerde Staten van Limburg, maken ter voldoening aan het bepaalde in de Provinciewet en de Algemene wet bestuursrecht bekend dat zij in hun vergadering van

12 december 2017 hebben vastgesteld: REGLEMENT CULTUURTANK LIMBURG 2018-2020 Artikel1Instelling Gedeputeerde Staten van Limburg, hierna te noemen "het college", stellen een Provinciale adviescommissie in: de Cultuurtank Limburg, hierna te noemen ‘’Cultuurtank Limburg’’. Artikel2Positionering Ten behoeve van een zorgvuldige en afgewogen besluitvorming door het college inzake haar cultuurbeleid in het algemeen en hierna verder te definiëren subsidieaanvragen in het bijzonder, baseert het college deze onder meer op basis van een deskundige en inhoudelijke beoordeling door een onafhankelijke adviescommissie, de ‘’Cultuurtank Limburg’’. Artikel3Selectie, Samenstelling, benoeming en tijdsduur lidmaatschap 1.De leden en de voorzitter van de Cultuurtank Limburg worden geselecteerd conform Beleidskader Selectie en benoemingen door Gedeputeerde Staten. 2.Bij de benoeming van de leden en de samenstelling van de Cultuurtank Limburg gaat het college uit van een brede en afgewogen samenstelling van onafhankelijke, deskundige en communicatief vaardige leden die kennis hebben van of afkomstig zijn uit de belangrijkste kunstdisciplines1Podiumkunsten waaronder ook festivals, beeldende kunsten, vormgeving, muziek waaronder pop-, jazz-, klassieke en moderne muziek en film.. Hierbij wordt ernaar gestreefd dat minimaal de helft van de leden woonachtig is in de provincie Limburg met een regionale spreiding over de provincie gerelateerd aan de woonplaats van deze leden. 3.De Cultuurtank Limburg bestaat uit minimaal 11 en ten hoogste 17 leden (incl. voorzitter), welke door het college worden benoemd en op persoonlijke titel zitting hebben. 4.De leden en voorzitter van de Cultuurtank Limburg worden door het college benoemd voor ten hoogste vier jaren en zijn ten hoogste eenmaal herbenoembaar voor een tweede termijn van ten hoogste vier jaren. 5.Op voordracht van de voorzitter benoemt de Cultuurtank Limburg een plaatsvervangend voorzitter uit haar midden. 6.Tweejaarlijks worden er door de voorzitter met ondersteuning van de ambtelijk secretaris evaluatiegesprekken gehouden met de afzonderlijke leden en de Cultuurtank Limburg als geheel. Het door de Cultuurtank Limburg vastgestelde verslag van de evaluatie wordt toegezonden aan het college. 7.Het lidmaatschap van de Cultuurtank Limburg kan te allen tijde op eigen verzoek worden beëindigd, door schriftelijke kennisgeving aan het college met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden. Wanneer een lid niet voldoende functioneert, kan het college, gehoord de voorzitter en de ambtelijk secretaris, het lidmaatschap van het desbetreffende lid tussentijds beëindigen. Artikel4Taken Cultuurtank Limburg 1.De adviserende taakstelling van de Cultuurtank Limburg aan het college betreft: De inhoudelijke en integrale beoordeling van en schriftelijke advisering aan het college over de subsidieaanvragen in het kader van het Cultuurplan en de culturele Subinfrastructuur; De monitoring van de artistieke en zakelijke voortgang van de Cultuurplaninstellingen (CPI) en de instellingen in de culturele Subinfrastructuur. Dit doet zij door het voeren van monitorings- en evaluatiegesprekken met deze instellingen, door het bezoeken van activiteiten van deze instellingen en de verslaglegging hiervan. De advisering over en reflectie op de Provinciale beleidsontwikkeling en -uitvoering op het gebied van cultuur. Deze advisering kan zowel proactief als op verzoek van het college plaatsvinden. 2.Bij deze beoordeling en advisering wordt rekening gehouden met relevante Provinciale beleidsspeerpunten en subsidiecriteria, zoals gesteld in vigerende beleidsnota’s, beleidskaders en uitvoeringsprogramma’s op het gebied van cultuur, en Provinciale algemene en nadere subsidieregels. 3.Het college besluit inzake haar cultuurbeleid en de betreffende subsidieaanvragen met inachtneming van het advies van de Cultuurtank Limburg. Het college kan gemotiveerd van dit advies afwijken. Artikel5CPI- en culturele Subinfrastructuur adviezen 1.De Cultuurtank Limburg geeft adviezen aan het college over de subsidieaanvragen in het kader van het Cultuurplan en de culturele Subinfrastructuur. De Cultuurtank Limburg adviseert, voorzien van een objectieve en uitvoerige motivatie, conform de indicatoren en criteria zoals opgenomen in het Provinciaal cultuurbeleid en in relevante en vigerende Provinciale subsidieregels. Afwijking van deze indicatoren en criteria is niet toegestaan. 2.In de afzonderlijke adviezen worden de indicatoren en criteria specifiek benoemd. Artikel6Monitoring 1.Instellingen die worden gemonitord zijn de vierjarig gesubsidieerde CPI’s en de tweejarig gesubsidieerde instellingen behorende tot de culturele Subinfrastructuur. 2.De monitoringscyclus van de kunstenplanperiode 2017-2020, die door de Cultuurtank Limburg wordt uitgevoerd, bestaat uit de volgende momenten: Voor de CPI 2017-2020: Voorjaar 2017: planning; Najaar 2017: voortgang; Najaar 2018: voortgang; Najaar 2019: evaluatie. Voor de Subinfrastructuur 2017-2018: Najaar 2017: voortgang; Najaar 2018: voortgang. Voor de Subinfrastructuur 2019-2020: Najaar 2019: voortgang; Najaar 2020: voortgang. 3.Indien nodig, dit ter beoordeling aan het college al dan niet op advies van de Cultuurtank Limburg, vindt een extra tussentijds overleg plaats. 4.De afzonderlijke monitoringsverslagen worden opgedeeld in een artistiek deel, een zakelijk deel en een organisatorisch deel. 5.Leden van de Cultuurtank Limburg worden tijdens de periode van monitoring en de daarbij behorende taken van bezoek van activiteiten en verslaglegging hiervan, zoveel mogelijk verbonden aan vaste instellingen om kennis te borgen. 6.Het maken van verslagen naar aanleiding van het bezoeken van activiteiten is verplicht voor leden van de Cultuurtank Limburg. In ieder geval dient één verslag per jaar per instelling beschikbaar te zijn. Artikel7Gevraagde en ongevraagde adviezen 1.De Cultuurtank Limburg gaat bij het geven van gevraagde en ongevraagde adviezen uit van het vigerend provinciaal cultuurbeleid en adviseert zo concreet en specifiek (‘smart’) mogelijk in haar reflectie hierop. Adviezen dienen te passen bij de rol en taak van de Provincie Limburg en dienen te worden voorzien van concrete aanbevelingen en wijze van implementatie hiervan. 2.Het college reageert binnen drie maanden op de gevraagde en ongevraagde adviezen van de Cultuurtank Limburg. Artikel8Taken ambtelijk secretaris De Provincie Limburg vervult vanuit het cluster Cultuur het ambtelijk secretariaat van de Cultuurtank Limburg. De ambtelijk secretaris heeft geen stemrecht in de Cultuurtank Limburg. De taakstelling van de ambtelijk secretaris (onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de Cultuurtank Limburg) omvat: Het voorbereiden van (de agenda van) en de verslaglegging van vergaderingen. Het opstellen van de, door de Cultuurtank Limburg geformuleerde en door de Cultuurtank Limburg vast te stellen, (concept)adviezen van de Cultuurtank Limburg. Het koppelen van leden aan de instellingen. Indien uit regelmatig evalueren blijkt dat de koppeling tussen leden en instelling(

1. en)niet werkt, zal de koppeling worden herzien door de ambtelijk secretaris. Het opstellen van de planning (data en indeling) van reguliere vergaderingen, vergaderingen in het kader van monitoring en in het kader van beoordeling en advisering. Het ondersteunen van de voorzitter bij de evaluatiegesprekken met de afzonderlijke leden en de Cultuurtank Limburg als geheel. Het afhandelen van de declaraties van de (leden van
2. de)Cultuurtank Limburg. Artikel9Werkwijze vergaderingen Cultuurtank Limburg 1.De Cultuurtank Limburg vergadert ten minste zes maal per jaar in het Gouvernement te Maastricht. 2.De vergaderingen en de vergaderstukken van de Cultuurtank Limburg zijn niet openbaar. De adviezen die de Cultuurtank Limburg aan het college uitbrengt, zijn wel openbaar. 3.Het aantal leden dat aan de vergadering van de Cultuurtank Limburg dient deel te nemen om adviezen te kunnen vaststellen, bedraagt minimaal de helft van het aantal leden van de Cultuurtank Limburg plus de (plaatsvervangend) voorzitter. 4.De Cultuurtank Limburg stelt haar adviezen vast bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid (inclusief de (plaatsvervangend) voorzitter) één stem heeft. Indien de stemmen staken, beslist de (plaatsvervangend) voorzitter. 5.De Cultuurtank Limburg bepaalt zelf haar vergaderorde en legt dit vast in de vergaderverslagen. 6.Correspondentie namens de Cultuurtank Limburg en adviezen worden steeds ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter en de ambtelijk secretaris. 7.De (plaatsvervangend) voorzitter en/of leden onthouden zich van deelname aan vergaderingen, advisering en/of stemming indien het een aangelegenheid betreft die hen persoonlijk aangaat of als het gaat om een instelling waarvan zij (bestuurs)lid zijn of waaraan zij op enigerlei wijze verantwoording schuldig zijn. Dit wordt ter vergadering vastgelegd in het vergaderverslag. 8.De Cultuurtank Limburg kan zich op verzoek van het college of, indien door de Cultuurtank Limburg schriftelijk verzocht, na toestemming van het college, ter voorbereiding van en/of in de vergadering zelf, laten bijstaan door externe adviseurs als de agenda van de vergadering daartoe (op onderdelen) aanleiding geeft. Deze externe adviseurs hebben geen stemrecht. In het aan het college opgestelde desbetreffende advies van de Cultuurtank Limburg wordt altijd duidelijk aangegeven of en hoe de externe advisering heeft plaatsgevonden en of deze wel/niet is overgenomen in het desbetreffende advies. Artikel10Vacatiegelden 1.De leden van de Cultuurtank Limburg en eventuele externe adviseurs (artikel 9 lid 8) ontvangen een vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen en voor de reiskosten, op grond van de geldende "Verordening rechtspositie gedeputeerden, Staten- en commissieleden 2012 Provincie Limburg (2de wijziging)”. In afwijking van voornoemde verordening ontvangt de voorzitter twee keer de in de verordening gestelde vergoeding voor het voorbereiden en het bijwonen van de vergaderingen. 2.Voor de verslaglegging van een bezoek aan een activiteit van een CPI of een instelling in de culturele Subinfrastructuur vindt een vergoeding plaats van € 22,50 per verslag, exclusief eventuele reiskosten en entreegelden. Leden ontvangen deze vergoeding voor verslaglegging van bezoek aan een activiteit van instellingen waaraan zij zijn gekoppeld. 3.Overige kosten (in het kader van teambuilding, scholing van leden etc.) zijn voor rekening van de Cultuurtank Limburg zelf. Artikel11Wijzigingen Tussentijdse wijziging van dit reglement vindt plaats door het college, gehoord de Cultuurtank Limburg. Artikel12Overige zaken 1.Indien dit reglement niet voorziet in een bepaalde wijze van adviseren, beslist het college. De Cultuurtank Limburg doet daartoe een schriftelijk verzoek aan het college. 2.Op verzoek van Provinciale Staten geeft de Cultuurtank Limburg toelichtende informatie over de door haar aan het college verstrekte inhoudelijke adviezen. Artikel13Slotbepaling De Cultuurtank Limburg heeft een algemene inspanningsverplichting om, door afdoende afgewogen inhoudelijke beoordelingen, tijdig en onderbouwd advies te geven ter optimale voorbereiding van besluitvorming door het college. Artikel14Inwerkingtreding, beëindiging en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking vanaf de dag na de dag van publicatie in het Provinciaal Blad en vervalt op 1 januari 2021. 2.Bij inwerkingtreding van dit reglement komt het Reglement Cultuurtank Limburg (2017-2020) te vervallen. 3.Dit reglement wordt aangehaald als Reglement Cultuurtank Limburg 2018-2020. Aldus besloten in de vergadering van Gedeputeerde Staten, gehouden op 12 december 2017 Gedeputeerde Staten voornoemdde voorzitter, dhr. drs. Th.J.F.M.Bovens secretaris dhr. drs. G.H.E.Derks MPA