Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL) (Shared Service Center Zuid-Limburg)

Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL)Het Bestuur van het SSC-ZL, OVERWEGING gelet op het bepaalde in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht; mede gelet op het bepaalde in de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL; mede gelet op het bepaalde in de Budgethoudersregeling SSC-ZL; BESLUIT vast te stellen het navolgende: Mandaatbesluit Bestuur aan Directie en Managers SSC-ZL. Artikel1Begripsbepalingen 1.Bestuur: het Bestuur van het SSC-ZL. 2.Directeur: de directeur van het SSC-ZL. 3.Manager: een hiërarchisch leidinggevende binnen het SSC-ZL. Voor de afdeling Inkoop betreft dit de Manager Inkoop, voor de afdeling Informatie Diensten de Manager ID en voor de afdeling PSA de Teammanager PSA. 4.Onder mandaat wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur besluiten als bedoeld in artikel 1:3 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht te nemen. 5.Onder volmacht wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. 6.Onder machtiging wordt begrepen: de bevoegdheid om in naam van het Bestuur feitelijke handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. 7.Onder ondermandaat, subvolmacht en submachtiging wordt begrepen: een door de gemandateerde verleend mandaat/volmacht/machtiging van een aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een derde. 8.Mandans: de mandaatgever. 9.Mandataris: degene die het mandaat ontvangt. Artikel2Mandaat, volmacht en machtiging 1.Het Bestuur verleent mandaat, volmacht en machtiging aan de directeur en manager van het SSC-ZL overeenkomstig de bij dit besluit behorende Overzicht mandaat-, volmacht- en machtigingslijst (bijlage 1) en de Budgethoudersregeling SSC-ZL. 2.De directeur en een (team)manager (voor zover het zijn afdeling betreft) is bevoegd voor de aangelegenheden in het eerste lid schriftelijk rechtstreeks ondermandaat, subvolmacht of submachtiging te verlenen, tenzij conform de lijst dit uitdrukkelijk is uitgesloten. 3.Mandatering voor politiek gevoelige aangelegenheden worden niet ondergemandateerd, deze blijven des mandaats bij het Bestuur. Artikel3Uitvoering De directeur en managers betrekken bij de uitoefening van de aan hen opgedragen bevoegdheden de relevante door het Bestuur vastgestelde kaders en budgetten alsmede het door het Bestuur vastgestelde beleid of richtlijnen. Artikel4Uitvoering besluiten Bestuur 1.De directeur en manager zijn in de geest van deze regeling bevoegd alle handelingen te verrichten ter uitvoering van de besluiten van het Bestuur, tenzij het Bestuur anders heeft bepaald. 2.Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals bedoeld in dit besluit hanteert de mandataris het uitgangspunt dat politiek / bestuurlijk gevoelige zaken voorafgaand aan de besluitvorming met de mandans worden besproken en afgestemd. 3.Een mandaat dat aan een bepaalde functionarissen is toegekend kan ook door een hiërarchisch boven hem staande functionaris worden uitgeoefend. Artikel5Vervanging In geval van afwezigheid van medewerkers aan wie bij of krachtens deze regeling bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de daartoe aangewezen plaatsvervanger. Artikel6Onvoorziene omstandigheden In onvoorziene, spoedeisende gevallen, wordt eerst contact gezocht met de voorzitter van het bestuur en bij diens afwezigheid de vicevoorzitter en als dit niet mogelijk is, handelt de gemandateerde in de geest van dit besluit. Artikel7Voorbehoud Onverminderd de verlening van een mandaat blijft de beslissingsbevoegdheid voorbehouden aan de mandans indien het nemen van een besluit kan leiden tot overschrijding van het budget dan wel de begroting en/of het besluit de (onder)mandataris zelf betreft. Artikel8Ondertekening De namens het Bestuur uitgevoerde bevoegdheden worden als volgt ondertekend: Het Bestuur van het SSC-ZL, Namens dezen, ……………….. (naam) ……………….. van het SSC-ZL. (functie) Artikel9Vervanging Ingeval van afwezigheid van de directeur of manager aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden door de door het Bestuur of manager aangewezen plaatsvervanger uitgeoefend. Artikel10Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan. Artikel11Citeerartikel en publicatie Dit besluit wordt aangehaald als “Mandaatbesluit Bestuur aan de directie en managers van het SSC-ZL d.d. 16-11-2017” en wordt gepubliceerd in het Blad Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL. Aldus besloten in de vergadering van het Dagelijks Bestuur d.d. 13-12-2017,Het Bestuur van het SSC-ZL,De voorzitter,J. AartsDe secretaris,W. LousbergBijlage1Overzicht mandaat-, volmacht- en machtigingslijst Bevoegdheden/Besluit Toelichting Ondermandaat, subvolmacht en submachtiging Publiekrechtelijk A01 Alle (uitvoerings-) handelingen als gevolg van een publiekrechtelijk besluit van het Bestuur Een relevant publiekrechtelijk besluit kan zijn de aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling Geen ondermandaat mogelijk A02 Afhandelen van klachten van deelnemers en klanten Dit mandaat geldt onder de voorwaarde dat de directeur het Bestuur informeert over iedere klacht en de afhandeling daarvan Geen ondermandaat mogelijk A03 De aansturing van de uitvoering van het werkprogramma door de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de taken van het SSC-ZL (Team)Managers (*2) A04 Het voeren van rechtsgedingen en beroepsprocedures Manager Inkoop A05 Het woord voeren naar de pers Communicatie adviseur intern en extern A06 Beslissen omtrent een verzoek om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Team)Managers A07 Het woord voeren naar de fiscus Controller A08 Doen van meldingen in het kader van de Wet Datalekken Manager ID A09 Het toekennen van lees- en mutatiebevoegdheden in de applicaties (Team)Managers en de Controller A010 Vervanging in Bijzondere OndernemingsRaad (BOR) en Bijzonder Georganiseerd overleg (BGO) Bij afwezigheid van de directeur in geval van noodzakelijke besluitvorming tijdens een overleg. HR-adviseur Bedrijfsvoering algemeen B01 Starten Europese en Nationale en meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure conform wet- en regelgeving binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begroting Directeur samen met de betreffende (Team)Manager B02 Starten enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure conform wet- en regelgeving binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begroting (Team)Managers B03 Besluiten tot het nemen van privaatrechtelijke handelingen binnen het bereik van de normale bedrijfsvoering en binnen de budgetten van de begroting: Procuratiehouder A: Directeur is individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.000; is tezamen met de Voorzitter van het Bestuur onbeperkt bevoegd het SSC-ZL te binden; is tezamen met een procuratiehouder B bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag tot € 200.000; is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag tot € 75.

1. Procuratiehouder B: Manager (Manager Inkoop, Manager ID en Teammanager PSA) is individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 25.000; is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 200.000; is tezamen met een procuratiehouder B of C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.
2. Procuratiehouder C: Functionarissen die daartoe door de Managers zijn aangewezen is individueel bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 10.000; is tezamen met een procuratiehouder A bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 75.
3. is tezamen met een procuratiehouder B bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 50.
4. is tezamen met een procuratiehouder C bevoegd het SSC-ZL te binden betreffende het aangaan van verplichtingen namens het SSC-ZL tot een maximumbedrag van € 25.
5. De directie is verantwoordelijk om een actueel register bij te houden van de medewerkers van het SSC-ZL met de bevoegdheden van Procuratiehouder C. Met betrekking tot specifieke inkopen kunnen medewerkers van een afdeling die met inkoopbevoegdheid is belast, door een procuratiehouder A of B bevoegd worden gemaakt om bestellingen te plaatsen bij een leverancier mits met deze leverancier een (raam-) overeenkomst is afgesloten onder welke voorwaarden deze inkopen worden geplaatst. Dit betreffen alle handelingen die met de dagelijkse bedrijfsvoering te maken hebben of het nu gaat om het bestellen van paperclips, aanschaf en onderhoud materieel, het inhuren van uitzendkrachten, het verlengen van leverancierscontracten e.d. voor zover de hiermee samenhangende kosten in de begroting zijn voorzien. Zie bijlage 2 voor een schematisch overzicht van de procuratiebevoegdheden. Procuratiehouder A, Procuratiehouder B, Procuratiehouder C al dan niet gezamenlijk. B04 Voor de mandatering van het budgetrecht verwijzen wij naar het bestuursbesluit ‘Budgethoudersregeling SSC-ZL’. Zie Bijlage 2 bij de Mandateringsregeling voor de Budgethoudersregeling. Zie Budgethoudersregeling SSC-ZL B05 Het toezicht op en beheren van de eigendommen van SSC-ZL (Team)Managers B06 Het vaststellen van kaders, instructie, richtlijnen e.d. met betrekking tot de bedrijfsvoering en de aan SSC-ZL opgedragen taken Hierbij kan gedacht worden aan regels voor het gebruik van diensteigendommen, wagenpark, dienstkleding. (Team)Managers voor zover het werkinstructies betreffen behorende bij de primaire processen. B07 Betaalbevoegdheden Betalingen in de Bankapplicatie vereisen twee goedkeuringen. De eerste goedkeuring is voorbehouden aan de Controller van het SSC-ZL. De tweede en finale goedkeuring is voorbehouden aan de Directeur van het SSC-ZL. Bij afwezigheid van de Controller kan deze vervangen worden door de Manager Inkoop. Bij afwezigheid van de Directeur kan deze vervangen worden door de Manager ID. Bij afwezigheid van zowel de Controller als de Directeur zijn de Managers Inkoop en ID niet bevoegd om samen betalingen te accorderen. De directie is verantwoordelijk om de bevoegdheden, zoals hierboven weergegeven, in de Bankapplicatie in te richten en te actualiseren indien noodzakelijk. Controller (eerste goedkeuring) samen met de Directeur (tweede en finale goedkeuring) Bedrijfsvoering personeel P01 Het benoemen en bevorderen van personeel tot en met schaal 12 mits geen sprake is van hiërarchisch leidinggeven, het aanstellen van stagiaires of tijdelijke krachten en het aangaan van detacheringovereenkomsten voor zover dit past binnen de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten Het personeel van hoger schaalniveau zal veelal belast zijn met hiërarchisch leidinggevende bevoegdheden en blijft een aangelegenheid van het Bestuur Geen ondermandaat mogelijk P02 Het nemen van overige besluiten gebaseerd op de voor het personeel van toepassing zijnde rechtspositieregeling met uitzondering van besluiten die van toepassing zijn op de directeur zelf of afdelingshoofden Geen ondermandaat mogelijk P03 Het vaststellen van werktijden/ roosters (Team)Manager P04 Het goedkeuren van declaraties (overwerk, dienstreizen, verblijfskosten) met uitzondering van de declaraties van de directeur De declaraties van de directeur worden in eerste instantie goedgekeurd door de Adviseur HR en de Controller. Eens per 4 maanden ontvangt de voorzitter van het Bestuur in het kader van zijn toezichthoudende functie een overzicht van de betaalde declaraties aan de directeur en gedane creditcard betalingen door de directeur. (Team)Manager P05 Het begeleiden van medewerkers bij ziekte/ re-integratie (Team)Manager (*1) Behalve bij A05, A07, A09 en B03, hier is sprake van ondermandatering. (*2) Voor de afdeling PSA de is dit de Teammanager PSA Bijlage2Schematische uitwerking van de procuratiebevoegdheden Samen met Alleen Procuratiehouder A Procuratiehouder B Procuratiehouder C Procuratiehouder A < € 50.000 Onbeperkt met de Voorzitter van het Bestuur < € 200.000 < € 75.000 Procuratiehouder B < € 25.000 < € 200.000 < € 50.000 < € 50.000 Procuratiehouder C < € 10.000 < € 75.000 < € 50.000 < € 25.000