Archiefverordening gemeente Someren 2018 (Someren)

Archiefverordening gemeente Someren 2018De raad van de gemeente Someren; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 januari 2018; gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 b e s l u i t : vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen van Someren, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende nadere regels wordt verstaan onder: de wet: de Archiefwet 1995; de gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015; gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1º, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; de streekarchivaris: de archivaris, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder c jo. artikel 18 lid 2 onder c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet; de archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet; archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren; beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheereenheden en hun beheerders. Artikel4 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm. Artikel5 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen nadere regels vast, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 8 Het college van burgemeester en wethouders doet één keer per jaar aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III Slotbepalingen Artikel9 Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Someren 2018’. Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze is bekend gemaakt. De Archiefverordening gemeente Someren 2009 wordt op hetzelfde moment ingetrokken. Aldus besloten in de vergadering van de raad van de gemeente Someren,de raadsgriffier, J. Laurens Janse-Oostdijkde voorzitter,D. BlokMemorie van toelichting Algemeen De verordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor de zorg en het beheer van de regionale archiefbewaarplaats(

1. en)en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente wordt beschreven in de archiefverordening van de krachtens gemeenschappelijke regeling ingestelde Metropoolregio Eindhoven, aan wie deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 en de mede daaruit voortvloeiende Archiefregeling van 15 december 2009. Bereik van de verordening De gemeente is verantwoordelijk voor de zorg en het beheer van haar eigen archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(
2. en)bij het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven, welk is ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden welke zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(
3. en)bij de Metropoolregio Eindhoven, zijn krachtens de gemeenschappelijke regeling overgedragen (artikel 5, lid 3, onder l van de gemeenschappelijke regeling). Eveneens overgedragen is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 5 lid 3 onder m van de gemeenschappelijke regeling). Ook zo is de verordeningsbevoegdheid met betrekking tot dit toezicht (artikel 32 lid 2 Archiefwet 1995) overgedragen aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (artikel 5 lid 3 onder d van de gemeenschappelijke regeling). Deze onderhavige gemeentelijke verordening beperkt zich daarom tot de voornoemde zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en). Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling bepaalt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Een archiefruimte is de ruimte die is bestemd en/of is aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Onder dergelijke ruimten worden verstaan de ruimten waarin afgesloten archiefgedeelten (semi-statische archieven) door de administratie vóór hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 worden bewaard. De wettelijke omschrijving is zodanig dat een ruimte zowel in geval van feitelijke ingebruikneming als in geval van formele aanwijzing wordt aangemerkt als archiefruimte. Bewust ontbreekt in de archiefverordening een overeenkomstige bepaling ten aanzien van de archiefbewaarplaats. De regionale archiefbewaarplaats wordt overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen en heeft daarmee te gelden als de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet. Het is daarmee dan ook aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven om zorg te dragen voor de aanwijzing, inrichting en instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoelt in artikel 31 van de wet. Artikel 3 De aanwijzing van de beheereenheden en beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 vast te stellen nadere regels: het Besluit informatiebeheer. Artikel 4 Geen nadere toelichting. Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 6 Geen nadere toelichting. Artikel 7 De bedoelde nadere regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 Jaarlijks verneemt de gemeenteraad zo wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De verplichte verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.