Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrecht houdende regels omtrent de financiële bijdrage aan fracties Verordening op de financiële bijdr

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrecht houdende regels omtrent de financiële bijdrage aan fracties Verordening op de financiële bijdrage aan fractiesVERORDENING VAN UTRECHT 2018 Nr. 4 Verordening op de financiële bijdrage aan fracties (raadsbesluit van 8 maart 2018) De raad van de gemeente Utrecht, Besluit vast te stellen de volgende VERORDENING op de financiële bijdrage aan fracties. Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: fractie: elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de gemeenteraad; stichting: een door een fractie ter assistentie van de fractie aangewezen stichting, welke statutair uitsluitend met de uitvoering van de fractieondersteuning zoals bedoeld in deze verordening is belast; subsidie: de financiële bijdrage waarop een stichting fractieondersteuning jaarlijks aanspraak kan maken ingevolge deze verordening; fractieondersteuning: ondersteuning ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden van de fractie in de gemeenteraad; egalisatiereserve: een in de verantwoording van de stichting fractie-ondersteuning op te nemen cumulatieve reserve die maximaal 100% mag bedragen van het totaal door de stichting te ontvangen subsidie over één jaar; verantwoording: een specificatie van de binnen het kader van deze verordening ten behoeve van de werkzaamheden door de fracties gemaakte kosten over het voorafgaande jaar Artikel2Jaarlijkse verlening financiële bijdrage; vast en variabel bedrag 1.Aan elke fractie wordt van gemeentewege een subsidie verleend in de kosten welke de fractie maakt voor bijstand bij haar werkzaamheden. De subsidie bestaat uit een vaste en een variabele component. 2.De subsidie hoeft niet aangevraagd te worden, maar wordt berekend door de griffie op basis van het zetelaantal van de fractie. De fractie ontvangt een beschikking met de berekening van de subsidie. 3.De vaste component bedraagt EUR 40.638,00 per fractie per jaar. 4.De variabele component bedraagt EUR 4.550,00 voor elk lid van de fractie per jaar. 5.Deze bedragen worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd op basis van de procentuele indexering van de CAO Rijk van het voorgaande jaar (T-1). Artikel3Ten laste van de subsidie te brengen lasten 1.De subsidie dient ter bestrijding van de personele, materiële en andere kosten welke verband houden met de werkzaamheden van de fractie en wordt jaarlijks uitgekeerd aan een door de fractie ter assistentie van de fractie opgerichte stichting. 2.De subsidie mag niet worden gebruikt ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met een wettelijke bepaling; bijdragen aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden instellingen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; uitgaven welke bestreden dienen te worden uit de vergoedingen die de leden ingevolge de Gemeentewet ontvangen; giften en leningen; uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van de fractie verrichten; uitgaven ten behoeve van gemeenteraadsleden of bedrijven waarover gemeenteraadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben; kosten voor kantoorruimte buiten het stadhuis; uitgaven welke verband houden met verkiezing of herverkiezing van raadsleden. Artikel4Betaling voorschot 1.De in artikel 1 bedoelde subsidie wordt als voorschot jaarlijks voor 15 januari uitgekeerd. In een verkiezingsjaar bestaat dat voorschot uit de bijdrage voor drie maanden en volgt de bijdrage voor de overige negen maanden voor 15 april. 2.Indien de gemeente bij wijze van voorschot uitgaven doet voor een fractie worden deze periodiek verrekend met de subsidie. 3.De stichting maakt voor de ontvangst van de subsidie op grond van deze verordening en voor de uitgaven in het kader van de fractiekosten-vergoeding gebruik van één bankrekening. Deze rekening wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Artikel5Regeling bij wijziging aantal fracties en zetelaantal door verkiezingen of splitsing 1.Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, wordt de variabele component van de bijdrage aangepast met ingang van 1 april van dat jaar. 2.Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode heeft de nieuw gevormde fractie met ingang van het jaar, volgend op het jaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden uitsluitend aanspraak op de in artikel 2, derde lid genoemde variabele component. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht op de subsidie van de fractie in oude samenstelling. De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de fractie in oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve. 3.Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode valt de vaste component toe aan de gemeenteraadsfractie die naar het oordeel van de gemeenteraad als rechtsopvolger van de oorspronkelijke fractie wordt beschouwd. 4.Indien een fractie als gevolg van verkiezingen ophoud te bestaan, vervalt de aanspraak op de subsidie met ingang van de datum dat de gemeenteraad in de nieuwe samenstelling aantreedt. 5.Indien een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de subsidie met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan. Artikel6Egalisatiereserve, reserves en voorzieningen, liquiditeitsoverschotten 1.De stichting kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. Het bestedingsdoel van de reserve is in overeenstemming met artikel 3 van deze verordening. 2.De omvang van de egalisatiereserve is gemaximeerd op 100% van de jaarlijkse tegemoetkoming. 3.De omvang van de egalisatiereserve wordt beoordeeld en vastgesteld bij de verantwoording van het laatste volledige jaar voor de verkiezingen. Het bedrag dat het maximum overschrijdt, wordt op eerste verzoek van de gemeenteraad teruggestort in de gemeentekas. 4.De vorming van andere reserves dan de egalisatiereserve ten laste van de subsidie is niet toegestaan. 5.Het is een stichting niet toegestaan een tijdelijk of permanent liquiditeitsoverschot op een andere rekening te storten dan een uitsluitend voor dit doel geopende en beheerde spaarrekening. 6.De aard van de in het vorige lid bedoelde spaarrekeningen is zodanig dat de nominale omvang van de stortingen intact blijft en dat te allen tijde het gehele tegoed voor de stichting onmiddellijk en zonder betaling van boetes opeisbaar is. 7.De stichting aangewezen door een in artikel 5, vierde en vijfde lid bedoelde fractie is verplicht de opgebouwde egalisatiereserve te restitueren aan de gemeente. 8.Indien een fractie na verkiezingen niet terugkeert in de nieuwe gemeenteraad kan de eventuele egalisatiereserve nog uitsluitend worden aangewend ten behoeve van de afwikkeling van lopende verplichtingen van de oude fractie. Het restant van de egalisatiereserve dient gerestitueerd te worden aan de gemeente. De voormalige fractie kan binnen vier weken na de verkiezingsdatum schriftelijk en gemotiveerd aan het presidium van de gemeenteraad een voorstel doen voor de uiterlijke datum van afrekening. In andere gevallen dient de afrekening binnen drie maanden na de verkiezingsdatum plaats te vinden. Artikel7Administratieve verplichtingen 1.De stichting voert een financiële administratie op basis van een stelsel van een kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen, schulden, verplichtingen, egalisatiereserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn. 2.Andere inkomstenbronnen dan de subsidie die op basis van deze verordening wordt verstrekt, dienen afzonderlijk te worden geadministreerd. 3.De administratie wordt zodanig ingericht dat op een eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden en bewijsstukken kunnen worden overgelegd. 4.Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door twee personen geautoriseerd. Artikel8Verantwoording 1.De stichting dient voor 15 april na afloop van elk kalenderjaar een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in bij de gemeenteraad. 2.De aanvraag tot vaststelling van de subsidie wordt ingediend middels het verantwoordingsmodel zoals opgenomen in bijlage A behorende bij deze verordening. 3.De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van een jaarrekening, een activiteitenverslag en een accountantsverklaring van een accountant. 4.De jaarrekening omvat over het verslagjaar de balans per 1 januari, de exploitatierekening, de grondslagen voor balans en exploitatierekening, de toelichting op de balans en de toelichting op de exploitatierekening met de volgende verdeling: personeelskosten, bureaukosten en overige kosten. Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten, niet zijnde personele ondersteuning en bureau-activiteiten, en de daarbij gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de jaarrekening, die zijn verantwoord als “overige kosten”. 5.De accountant geeft een rechtmatigheidsoordeel over de verantwoording van de fractie aan de gemeenteraad, waarna de gemeenteraad een vaststellingsbesluit neemt. 6.Indien een stichting nalaat een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in te dienen, een zodanige aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt de gemeenteraad de subsidie ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli, tegelijk met de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening. De gemeenteraad kan daarbij de subsidie op nihil vaststellen. Artikel9Einde raadsperiode 1.Indien een fractie als gevolg van verkiezingen uit de raad verdwijnt, houdt de tegemoetkoming op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt. 2.In de jaren waarin een verkiezing voor de raad plaatsvindt, wordt door die fracties over de bestedingen tot aan het tijdstip waarop de raad in nieuwe samenstelling aantreedt, separaat een verantwoording ingediend binnen twee maanden na de eerste vergadering van de raad in de nieuwe samenstelling. 3.De egalisatiereserve die een in het eerste lid bedoelde fractie heeft opgebouwd wordt teruggestort in de gemeentekas, met uitzondering van het gedeelte van de egalisatiereserve dat moet worden aangewend voor de afhandeling van de personele verplichtingen. Artikel10Terugvordering en verrekening Indien in strijd wordt gehandeld met artikel 3 of wanneer niet wordt voldaan aan andere bepalingen van deze verordening, vordert de gemeenteraad de in het geding zijnde uitgaven terug, dan wel verrekent deze uitgaven met het voorschot voor het volgende jaar. Artikel11Mandaat De griffier heeft mandaat om alle in deze verordening genoemde besluiten te ondertekenen. Artikel12Onvoorziene gevallen In gevallen waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet beslist de gemeenteraad op voorstel van het presidium. Artikel13Hardheidsclausule De gemeenteraad kan artikel 3 lid 1buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing gelet op het belang van een tijdige bevoorschotting leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel14Inwerkingtreding 1.De gewijzigde verordening treedt in werking per 1 april

1. 2.Met de inwerkingtreding van deze verordening, vervalt de Verordening tegemoetkoming fractiekosten 2016 (Gemeenteblad van Utrecht 2016, nr. 13). 3.De Verordening tegemoetkoming fractiekosten 2016 blijft van toepassing ten aanzien van de indiening en verantwoording van de uitgaven en de vaststelling van de financiële bijdragen over de boekjaren voor 2018 en de eerste maanden van
2. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad, gehouden op 8 maart 2018De griffier, mr. M. van HallDe voorzitter,mr. J.H.C. van ZanenToelichting Algemeen In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming in de fractiekosten. De jaarlijkse tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en door de griffier aan de stichtingen toezonden. Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. De voorschotten worden ten gunste van de fractie uitbetaald. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd. Artikel 2 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding. Dit artikel is aangepast aan de praktijk en ter voorkoming van onnodige bureaucratie is het indienen van een aanvraag om voor een subsidie niet nodig. Artikel 3 Voor alle kosten geldt dat het om kosten moet gaan die door de fractie ten behoeve van het raadswerk gemaakt worden. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met de administratieve ondersteuning en beleidsondersteuning voor de fractie en bijhorende bureaukosten. De tegemoetkoming zal in hoofdzaak gebruikt worden voor de navolgende kosten (niet limitatief): personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer en personeelsadministratie behoren bij deze kostenpost; bureaukosten: het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voor zover niet reeds ter beschikking gesteld door de Gemeente Rotterdam, en de kosten van kantoorbehoeften zoals papier en schrijfmaterialen; verzekeringen; kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan); telefoonkosten van de fractie; administratiekosten. In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het presidium, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad. In het tweede lid is een aantal bestedingen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld en verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder c is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de hierop gebaseerde verordening. Het gaat hierbij om de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen: vergoeding voor de werkzaamheden; onkosten; reiskosten voor reizen ten behoeve van de gemeente buiten het grondgebied van de gemeente; kinderopvang; ziektekosten; computer- en communicatieapparatuur voor de raadsleden; compensatie uitkeringen op grond van de Werkloosheidswet en het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekspersoneel; collectieve verzekeringen voor ouderdomspensioen en overlijdens- en invaliditeitsverzekering; uitkering na aftreden. Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis. Onder h is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het Presidium. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden zeggenschap hebben, is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het Presidium. Artikel 4 Dit artikel regelt het uitbetalen van een voorschot. Deze uitbetaling geschiedt op verzoek van de fracties aan het begin van het jaar, maar kan ook tussentijds worden gevraagd, dan wel pas bij de eindafrekening van de personeelslasten aan de fractie worden overgemaakt. Artikel 5 Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de subsidie(basisbedrag èn variabel deel) wordt aangepast bij verkiezingen en bij fractiesplitsing. Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Gemeenteraadsleden kunnen bijvoorbeeld uit de fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Voor die situatie is in artikel 5 geregeld dat die raadsleden slechts aanspraak kunnen maken op de variabele component voor de ondersteuning van hun raadswerkzaamheden, met ingang van het kalenderjaar volgend op de splitsing. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde reserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking. Artikel 6 Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld en vastgesteld. Dit gebeurt op basis van de verantwoording over het laatste volledige jaar voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen. Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting. Artikel 7 De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd. Artikel 8 De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid. De accountant stelt een assurance rapport op. De inhoud van dit rapport wordt besproken met de fractie, alvorens het rapport aan de raad wordt gezonden. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in het presidium onder opgaaf van redenen voor de vertraging. Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met het (tijdelijk) stopzetten van de bevoorschotting en korting op de tegemoetkoming. Afhankelijk van de termijn van overschrijding wordt een korting op de tegemoetkoming opgelegd, tenzij de raad anders besluit. Artikel 14 Gezien het grote aantal wijzigingen wordt een volledig nieuwe Verordening op de financiële bijdrage aan fracties vastgesteld. Het tijdstip van inwerkingtreding van deze nieuwe verordening is 1 april
3. De oude Verordening op de financiële bijdrage aan fracties 2016 blijft nog gelden voor de indiening en afwikkeling van de financiële bijdragen over 2017 en het eerste kwartaal van 2018 (tot de verkiezingen). BIJLAGE A BIJ VERORDENING OP DE FINANCIELE BIJDRAGE AAN FRACTIES VAN UTRECHT
4. Verantwoording ingevolge artikel 5, tweede lid van de Verordening tegemoetkoming fractiekosten van het bestuur van de stichting: …… over het kalenderjaar …
5. Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:……….. Utrecht, ……… Betreft fractiekosten …… Inkomsten fractie: Fractiekostenvergoeding: Vast € Variabel (aantal fractieleden) € ---------------- Totaal € Uitgaven fractie: *) Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) € fractievergaderingen (werkbesprekingen) Werkbezoeken Porti/drukwerk Kantoorbenodigdheden Relatiegeschenken Fractie teamdag ___________ *) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven per onderwerp € __________ -/+ € Saldo 31-12- 20.. € Rente € Spaarrekening (evt) € Totaal saldo 31-12-20.. € Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.