Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH 1.Inleiding De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (hierna de ‘BUCH-gemeenten’ genoemd) zijn op 1 januari 2017 ambtelijk gefuseerd en vormen dan samen de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH (hierna ‘de werkorganisatie’ genoemd). De werkorganisatie is belast met het uitvoeren van alle gemeentelijke taken voor de colleges, voor zover deze niet – al dan niet met toepassing van de wet – aan derden zijn of worden opgedragen. De uitvoering ziet in ieder geval op het verrichten van bedrijfsvoeringstaken, o.a. op het gebied van inkoop en aanbesteding. De uitvoering van de inkoop van jeugdhulp en Wmo valt buiten dit beleid. Dit geschiedt namelijk in breder verband (BUCH- en HAL-gemeenten) door een regionale contractmanagementorganisatie. De ambtelijke fusie per 1-1-2017 en de wijzigingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de Aanbestedingswet 2012 (per 1 juli 2016), zijn aanleiding om het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de afzonderlijke BUCH-gemeenten te actualiseren en harmoniseren. Het voorliggende actuele inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor zowel de afzonderlijke BUCH-gemeenten als de werkorganisatie. Bij het opstellen van deze nota is gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de VNG. Deze nota, het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie is een belangrijk beleidsdocument op het gebied van inkoop en beschrijft de doelstellingen die wij hebben bij het professioneel verwerven van de inkooppakketten voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast schetst deze nota de achtergronden die bij het bepalen en realiseren van de gemeentelijke doelstellingen relevant zijn. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie behoren op doelmatige, rechtmatige en integere wijze in te kopen, zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de werkorganisatie om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt bij aan mogelijke besparingen, maar levert ook verbetering van de kwaliteit van opdrachten op (denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen). Met het voorliggende inkoop- en aanbestedingsbeleid willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt aanmoedigen en uitnodigen om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te ontwikkelen en leveren. Via innovatiegericht inkopen willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt stimuleren, ver voor het aanbestedingstraject van start gaat, om innovatieve duurzame oplossingen te ontwikkelen en leveren. Het uitdagen en aanmoedigen van de markt kan door als bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper gezamenlijk de dialoog met deze markt te voeren, in partnership innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen. Het aanbestedingsproces biedt ruimte voor deze oplossingen. Deze nota is primair geschreven voor de eigen organisatie, voor de inkoopadviseurs en de medewerkers van de werkorganisatie die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces. De nota beschrijft de wijze waarop inkoopactiviteiten moeten plaatsvinden en licht de beleidsaspecten van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie toe waar de ingekochte diensten, leveringen of werken aan moeten voldoen. Ter ondersteuning van de inkoopadviseurs en alle betrokkenen bij de correcte uitvoering van de verwerving van de inkooppakketten en het beheer van de overeenkomsten wordt een Procedurehandboek Inkoop opgesteld. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het procedurehandboek zijn bindend voor alle organisatieonderdelen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast informeert deze nota de markt over hoe de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie wensen in te kopen en welke aspecten zij daarbij belangrijk vinden. 2.Gemeentelijke doelstellingen 2.1Algemeen Bij inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden ingezet. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben de verantwoordelijkheid om deze gelden op een rechtmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden. Daaruit volgt de volgende missie: De inkoopfunctie ondersteunt de besturen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie om hun strategische doelen te bereiken door op de leveranciersmarkt maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest optimale voorwaarden te realiseren. Om dit doel te bereiken zijn er uitgangspunten geformuleerd: maximale maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme prijs rechtmatigheid professioneel en goed opdrachtgeverschap optimalisatie van ketenkosten Hierbij moet een balans worden gevonden tussen beschikbare budgetten, in de markt beschikbare oplossingen, de door de organisatie uit te voeren taken en de gestelde (beleids)doelen. Genoemde uitgangspunten zijn uitgewerkt in beginselen of beleidsdoelstellingen. Waar deze nota zich formeel richt op het inkopen en aanbesteden van opdrachten door de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie, maakt dit proces onderdeel uit van een groter geheel. Het opdrachtgeverschap van de gemeente strekt zich uit over het gehele inkooptraject, van eerste ideevorming en voorbereiding, via aanbesteding en contractbeheer tot gebruik en uiteindelijke afstoting van wat werd ingekocht. In al deze fasen ambiëren de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zich op te stellen als een professionele opdrachtgever naar de markt, de marktpartijen en in het bijzonder de opdrachtnemers. Om kostenbewust om te gaan met gemeenschapsgeld, hanteren de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie bij haar inkoop de volgende doelstellingen: 2.2Optimale kwaliteit-/prijsverhouding Het verwerven van een inkooppakket tegen de laagste prijs, wil niet zeggen dat de gemeente of werkorganisatie de beste deal heeft gesloten voor haar inwoners of de eigen organisatie. Uitgangspunt is om de diensten, leveringen of werken te verkrijgen met een passend kwaliteitsniveau naar behoefte en tegen marktconforme condities. 2.3Doelmatigheid en effectiviteit Er kan alleen worden overgegaan tot het verstrekken van een opdracht (en veelal dus ook het starten van een aanbesteding) indien de financiële middelen daarvoor zijn vastgelegd. Dit kan enerzijds gebeuren in de begroting en anderzijds via kredieten. In beide gevallen wordt een bestemming voor de financiële middelen vastgesteld (beleidsdoel). De doelmatigheidsdoelstelling brengt met zich mee dat er controle wordt uitgeoefend op de juiste besteding. 2.4Efficiëntie De professionalisering en coördinatie van de inkoopfunctie is voortdurend in ontwikkeling. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals beschreven in deze nota, dient deze ontwikkeling te kunnen volgen, te faciliteren en te stimuleren. Dit maakt het wenselijk dat deze nota zich beperkt tot het geven van richting aan inkopen en aanbesteden in plaats van het in detail voorschrijven daarvan. Het Procedurehandboek Inkoop voor de werkorganisatie gaat verder in op en biedt handvatten voor het daadwerkelijke inkoopproces. De administratieve lasten dienen hierbij beperkt te worden, zowel aan de zijde van aanbestedende dienst als aan de zijde van de markt. 2.5Optimalisatie van ketenkosten en levenscycluskosten Onderdeel van het professioneel opdrachtgeverschap is het optimaliseren van de ketenkosten die ontstaan door de aanbesteding en uitvoering van de opdracht. Het verder kijken dan moment van aanbesteding en de impact van de aankoop op het totale bedrijfsproces, leidt uiteindelijk tot lagere kosten voor alle ketenpartners. Het is ook van belang om de focus te leggen op de totale kosten van de levenscyclus of ingeschatte gebruiksperiode van de ingekochte leveringen of werken (bijvoorbeeld de totale kosten vanaf het ontwerp, de bouw, het (her)gebruik tot en met de sloop van een gebouw). De inkoopadviseur of de bij de aanbesteding betrokken medewerker verwerkt deze overwegingen, indien mogelijk en wenselijk, in de vraagstelling aan de markt of in het gunningscriterium laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. 3.Juridische uitgangspunten 3.1Rechtmatigheid De gemeente is een bestuurlijke organisatie. Dit brengt met zich mee dat in beginsel alle (rechts)handelingen onderhevig zijn aan bestuurlijke besluitvorming. Deze besluitvorming kan voorafgaand aan de aanbesteding, maar zal veelal (deels) na afloop van de aanbesteding, plaatsvinden. Bij het voorbereiden van het inkoop- en aanbestedingsproces dient rekening te worden gehouden met de diverse benodigde bestuurlijke besluiten. Hierbij bestaat onderscheid tussen de volgende besluiten: het goedkeuren van een voorgestelde aanbesteding en/of aanbestedingsprocedure het besluit financiële middelen te bestemmen (krediet of begroting etc.) de gunningsbeslissing betreffende de uitslag van de aanbestedingsprocedure de beslissing daadwerkelijk opdracht te verlenen (de overeenkomst aan te gaan) Van geval tot geval kunnen de bevoegdheden en te volgen procedures betreffende deze besluiten verschillen. 3.2Contractuele voorwaarden In de aanbestedingsdocumenten dient een eenduidig contractueel kader te worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel. In deze nota worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten verplichtend opgelegd. In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden, oftewel voorwaarden die gezamenlijk (aanbesteder en inschrijver) tot stand zijn gekomen, worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente of werkorganisatie in bepaalde gevallen afwijkingen toepassen maar hiervoor geldt een verzwaarde motivatieplicht. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. In het kader van het eenduidige contractuele kader worden leveringsvoorwaarden van aanbieders in beginsel afgewezen. 3.3Klachtenregeling Voor klachten kennen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de betreffende BUCH-gemeente of werkorganisatie de klacht zal behandelen. 4.Ethische en ideële uitgangspunten 4.1Maatschappelijk verantwoord ondernemen De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (people), de ecologische kwaliteit (planet) en de economische welvaart (profit). Dit is een integrale verantwoordelijkheid voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie en wordt ook gevraagd van partners, leveranciers etc. 4.2Duurzaam inkopen De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam inkopen. Het is aan de ambtelijk opdrachtgever om op inhoud te bepalen, geadviseerd door de inkoopadviseur, welke duurzaamheidsthema’s relevant zijn bij een voornemen tot inkoop van een product of dienst en dit te vertalen naar een heldere opdracht voor de inkoopadviseur die vervolgens de vertaalslag kan maken naar een uitdagende uitvraag voor de markt. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie streven hierbij de doelstellingen na die zijn opgenomen in het in 2015 door de afzonderlijke BUCH-gemeenten ondertekende burgemeestersconvenant voor Klimaat en Energie. Het gaat om de volgende doelstellingen: 20% CO2-reductie in 2020 20% energiebesparing in 2020 20% energieopwekking in 2020 4.3Circulair inkopen De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van circulair inkopen. Dit houdt in dat de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zich inspannen op het optimaal inzetten en hergebruiken van grondstoffen in de verschillende schakels van productieketens. Doel van de circulaire economie is het hergebruiken van producten en grondstoffen waarbij afval en schadelijke emissies naar bodem, water en lucht zo veel mogelijk worden voorkomen; het is meer dan recycling. Daar waar mogelijk wordt het voldoen van producten aan ‘circulair’ produceren meegenomen in de selectie- en gunningseisen. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie streven in het kader van circulair inkopen de volgende doelstellingen na: In 2017 starten met de organisatie van twee circulaire inkooptrajecten 10% circulair inkopen in 2020 4.4Social return De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie spannen zich in, ook bij inkopen en aanbestedingen, om de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt1Iemand behoort tot de doelgroep social return wanneer hij/zij (langdurig) werkloos is en staat ingeschreven bij het UWV Werkbedrijf, de gemeente of een vergelijkbare instantie (Participatiewet, WW-, WSW-, WGA-/WIA-/WAO-, Wajong- of NUG-regeling). Afhankelijk van actuele ontwikkelingen kunnen, in overleg, ook andere groepen als doelgroep worden opgenomen. Denk hierbij aan voortijdig schoolverlaters, statushouders en MBO-studenten niveau 1 en
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.