.
Een medewerker die door een budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de budgethouder toegewezen budget uit te voeren, rekening houdende met de daarvoor nader vastgestelde regelingen c.q. beperkingen. Handtekeningenkaart Document waarop gegevens worden vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en
s, zulks onder toevoeging van originele handtekeningen en parafen van de personen wie de bevoegdheden hebben gemandateerd alsmede aan wie de bevoegdheden gemandateerd zijn. 2.Aanwijzing budgethouders en
s alsmede toekenning budgetten Artikel2 De raad draagt door het vaststellen van de programmabegroting, burgemeester en wethouders op de in de programmabegroting opgenomen beleidsdoelstellingen te vertalen tot producten dan wel activiteiten in een financiële begroting, waarna burgemeester en wethouders de financiële begroting vaststellen en vervolgens tot uitvoering kunnen (laten) brengen. Artikel3 Burgemeester en wethouders wijzen onverminderd de eigen verantwoordelijkheid als budgethouders aan, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, Adjunct directeur en afdelingshoofden. Door het vaststellen van de financiële begroting voor enig begrotingsjaar door burgemeester en wethouders, vindt toekenning van de hierbij behorende budgetten plaats aan de in lid 1 aangewezen budgethouders. Vastlegging van de genoemde aanwijzing als budgethouder wordt gedaan op de handtekeningenkaart. De originele handtekeningenkaart wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. De budgethouder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de handtekeningenkaart. Artikel4 De budgethouders (art. 3, lid 1) kunnen schriftelijk zelfstandig bevoegdheden en taken en budgetten aangaande de hun toegekende budgetten mandateren aan de onder hen functionerende
s, zulks onder de nader vastgestelde richtlijnen binnen deze regeling. Vastlegging van de genoemde aanwijzing als
wordt gedaan op de handtekeningenkaart. Artikel5 De door de gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct directeur en afdelingshoofden aangewezen
s kunnen voorstellen doen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct directeur . c.q. afdelingshoofden om bevoegdheden en taken aangaande de hun toegekende budgetten te mandateren aan de onder of naast hen functionerende medewerkers. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en afdelingshoofden accorderen het voorstel of wijzen dit af. Door middel van schriftelijke mededeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, of afdelingshoofd aan de betreffende medewerker vindt mandatering van taken plaats. De inhoud van de schriftelijke mededeling moet duidelijke richtlijnen, taakomschrijvingen en omschrijvingen van de reikwijdte van de mandatering herbergen. De schriftelijke mededeling moet worden gehecht aan de handtekeningenkaart, waarop de handtekeningen en parafen van de verantwoordelijke en aangewezen personen zijn vastgelegd. Artikel6 Mandatering van een budget c.q. meerdere budgetten aan budgethouders en
s vindt binnen de begroting en de financiële systeem plaats op het niveau van kostenplaatsen, programma¬onderdelen (met daaraan gekoppeld producten/activiteiten) en (investerings-/exploitatie)projecten. Binnen de financiële applicatie worden de budgethouders en
s op bovengenoemd niveau gekoppeld aan de budgetten. Budgetten worden toegekend voor de duur van één begrotings-/verslagjaar, tenzij het projectbudgetten (investeringen en exploitatie) betreft die qua uitvoeringsduur meer dan één begrotings-/verslagjaar beslaan. Deze budgetten worden voor de totale uitvoeringsduur toegekend. 3.Vervanging van budgethouders en
s Artikel7 De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt een regeling van onderlinge vervanging op ter afdekking van afwezigheidsituaties door verlof en ziekte met betrekking tot de budgethouders. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd, ondertekent door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en ter kennis gesteld van burgemeester en wethouders. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. Artikel8 De budgethouders stellen voor de eigen afdelingen een regeling van onderlinge vervanging op met betrekking tot de
s. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekent door de budgethouders. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. Artikel9 De
s stellen regelingen van vervanging op ter afdekking van afwezigheidsituaties door betreffende medewerkers aan wie taken zijn gemandateerd. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de
. Het afdelingshoofdhoofd van de afdeling keurt de regeling goed door deze mede te ondertekenen. De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle. 4.Doel van de functie van budgethouder /
Binnen de gegeven bevoegdheden van deze regeling, is de budgethouder /
verantwoordelijk voor de uitvoering van de binnen dat budget afgesproken taakstelling, zulks door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten –hierna te noemen verplichtingen- alsmede het verkrijgen en realiseren van inkomsten. Artikel11 De budgethouder c.q.
draagt zodanig zorg voor het aan hem toegewezen budget dat er een goede en efficiënte aanwending van de aan hem toegewezen middelen plaatsvindt. 5.Plaats in de organisatie van de budgethouder /
De budgethouder is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan burgemeester en wethouders. De
is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder die de budgetten aan hem heeft gemandateerd. Artikel13 De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de registrerende functie en de interne controle functie. 6.Aangaan van verplichtingen door de budgethouder /
De budgethouders c.q.
s kunnen verplichtingen aangaan met leveranciers op basis van het alsdan geldende “handboek inkoop/aanbestedingen”. Dit handboek maakt onlosmakelijk deel uit van deze regeling. De budgethouders c.q.
s zorgen voor een goede archivering van de bescheiden zoals dit is vastgelegd in het “handboek inkoop/aanbestedingen”. Indien een verzoek wordt gedaan de in artikel 14, lid 2 genoemde archivering ter inzage te geven ten behoeve van de interne controle (te verrichten door de IC-medewerker van de afdeling Financiën en Belastingen) dan wel externe controle (te verrichten door de externe accountant), dan dient de budget¬houder c.q.
dit ter beschikking te stellen. 7.Afleggen verantwoording Artikel15 Het afleggen van verantwoording omtrent de realisatie van de in de budgetten opgenomen doelstellingen en de uitputting van de toegekende financiële middelen om deze doelstellingen te kunnen realiseren, dan wel de realisatie van de geraamde opbrengsten, vindt plaats door middel van schriftelijke rapportages. Rapportage vindt in principe plaats op de in de planning- & controlcyclus opgenomen momenten (jaarrekening, voorjaarsnota, begroting en najaarsbijstelling). De rapportage geschiedt aan het naast hogere hiërarchische niveau. Voor zover vooraf overeengekomen kunnen andere rapportagemomenten gelden voor specifieke budgetten. Rapportage dient ook tussentijds te geschieden als er duidelijke aanwijzingen zijn dat budgetten in financiële zin substantieel (zullen) worden overschreden (met name uitgaven) dan wel niet worden gehaald (met name ontvangsten), waarbij tevens het behalen van de vooraf vastgelegde doelstellingen, mede gerelateerd aan de financiële mogelijkheden, niet worden gerealiseerd. Artikel16 De vorm en inhoud van de schriftelijke rapportages wordt in onderling overleg bepaald tussen budgethouders /
s en de ondersteunende medewerkers van de afdeling Financiën en Belastingen. Artikel17 De budgethouder /
is verantwoordelijk voor het opstellen, alsmede de inhoud van de schriftelijke rapportages met betrekking tot de hem toegekende budgetten. De afdeling Financiën en Belastingen draagt zorg voor de financiële informatie (begroting / werkelijk), met uitzondering van de door of namens de budgethouder /
niet in het financiële systeem gecodeerd vastgelegde crediteuren en debiteurenfacturen. Hiervoor blijft de budgethouder /
zelfstandig verantwoordelijk. De ondersteunende medewerkers van de afdeling Financiën en Belastingen helpen de budgethouder / budget¬beheerder bij het opstellen van de rapportages. 8.Verwerking gegevens in financiële applicatie Artikel18 Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen is aangewezen als beheerder van de financiële applicatie. De beheerder draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicatie en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de in te brengen gegevens. De beheerder draagt zorg voor goede (en juist beveiligde) toegang voor de budgethouders en
s, opdat deze de hun toegekende verantwoordelijkheden en opgelegde taken op de juiste wijze kunnen vervullen. Artikel19 De gegevensverwerking is onder te verdelen naar drie aandachtsgebieden. De verantwoordelijkheid aan¬gaande de gegevensverwerking is dienovereenkomstig te verdelen. Het betreft: Registreren en muteren van begrotingsgegevens; Registreren en muteren van werkelijke gegevens. Artikel20 De afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor de primaire registratie en mutatie van de vastgestelde begroting en de daarmee samenhangende dossiervorming. De afdeling Financiën en Belastingen is tevens verantwoordelijk voor de registratie van begrotingswijzigingen en de daarmee samenhangende dossiervorming. Onverlet genoemde verantwoordelijkheden met betrekking tot de juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrotingsmutaties is de budgethouder c.q.
gehouden de hem toegewezen budgetten te controleren op volledigheid en juistheid van verwerking. Artikel21 De afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige verwerking van werkelijke gegevens (debiteuren, crediteuren en overige mutaties) en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hiertoe treft de afdeling toereikende ( interne controle) maatregelen. Onverlet genoemde verantwoordelijkheden met betrekking tot de juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke mutaties is de budgethouder /
gehouden de hem aangeboden bescheiden te controleren op juistheid (levering van goederen en/of diensten, bestelbon,contract en/of offerte en vervolgens te accorderen door middel van een paraaf c.q. handtekening) en te voorzien van de juiste coderingen. Artikel22 De budgethouders c.q.
s zijn verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige registratie van de voorgeregistreerde facturen betreffende inkomsten en uitgaven en de daarmee samen¬hangende dossiervorming, voor zover het de hun toegekende budgetten betreft. 9.Interne controle op naleving van de regeling Artikel23 De afdeling Financiën en Belastingen voert de interne controle uit op naleving van alle facetten van de regeling en nader vastgestelde richtlijnen. De bevindingen van de interne controle worden samengevat in een rapportage. Deze rapportage wordt door het afdelingshoofd Financiën en Belastingen in eerste aanleg besproken met de betrokken budgethouders en
s. Onder toevoeging van mogelijke opmerkingen van de budgethouders wordt de rapportage overgedragen en in behandeling genomen door het management team. 10.Slotbepalingen Artikel24 Beroep op eventuele onvolledigheid van de regeling of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitvoering van deze regeling behoort te geschieden. Artikel25 Burgemeester en wethouders kunnen te allen tijde nadere regels en voorschriften vaststellen aangaande de aanwijzing van budgethouders en
s, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uit¬voering dient te worden gegeven aan deze regeling. Artikel26 Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2007
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.