Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke organisatie (Regeling ambtelijke organisatie Noord-Bra

Regeling van Gedeputeerde Staten van provincie Noord-Brabant houdende regels omtrent ambtelijke organisatie (Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018)Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Gelet op de artikelen 100 en 158, eerste lid, onder c, van de Provinciewet; Overwegende dat Gedeputeerde Staten op 10 december 2013 de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant hebben vastgesteld; Overwegende dat de provincie Noord-Brabant zich voor nieuwe taken en opgaven gesteld ziet en Gedeputeerde Staten de ambtelijke organisatie daarop wensen in te richten; Overwegende dat Gedeputeerde Staten omwille van die herinrichting van de ambtelijke organisatie de voornoemde regeling wensen te wijzigen; Overwegende dat vanwege de aard en de omvang van de wijzigingen Gedeputeerde Staten een geheel nieuwe regeling wensen vast te stellen; besluiten vast te stellen de volgende regeling: §1Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen ambtelijke organisatie: personen die in dienst van de provincie onder het gezag van Gedeputeerde Staten werkzaam zijn; capaciteit: door Provinciale Staten vastgestelde personeelsomvang voor de gehele ambtelijke organisatie; directeur: functionaris die met de secretaris de directie vormt; eenheid: groep medewerkers aangestuurd door een H-manager; H-manager: manager van een eenheid; opdrachtgever: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen definiëren van een te bereiken concreet resultaat, projectresultaat of doel; opdrachtnemer: degene die verantwoordelijk is voor het binnen vastgestelde kaders en richtlijnen realiseren van een vooraf door een opdrachtgever gedefinieerd concreet resultaat, projectresultaat of doel; programma: uniek en tijdelijk geheel van activiteiten, gericht op het bereiken van één of meerdere complexe of strategische doelen; programmamanager: opdrachtnemer van een programma; project: geheel aan activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken; projectleider: opdrachtnemer van een project; secretaris: secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. §2Organisatie van de ambtelijke organisatie Artikel2Opgavegestuurde organisatie 1.Gedeputeerde Staten leggen de sturingsfilosofie van de opgavegestuurde organisatie en de daaraan gekoppelde hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast. 2.De sturingsfilosofie, genoemd in het eerste lid, hanteert onder meer de volgende uitgangspunten: de opgaven worden vertaald naar concrete doelen of resultaten; de doelen, respectievelijk resultaten, bedoeld onder a, worden in de vorm van in te stellen programma’s en projecten gerealiseerd. Artikel3Structuur ambtelijke organisatie 1.De ambtelijke organisatie is onderverdeeld in: een directie; eenheden; programma’s. 2.Een programmamanager kan besluiten tot het instellen van projecten binnen zijn programma. Artikel4Taken organisatieonderdelen 1.De directie is belast met de concernbrede, strategische sturing van de ambtelijke organisatie. 2.De eenheden herbergen de capaciteit waarover de programma’s beschikken om hun doel te bereiken. 3.De programma’s zijn belast met de voorbereiding en de uitvoering van het beleid. Artikel5De directie 1.De directie bestaat uit de secretaris en een of meer directeuren. 2.De secretaris is voorzitter van de directie. 3.De directie beraadslaagt over de toewijzing van de maximale capaciteit aan de programma’s, alsmede over de inrichting van de eenheden. 4.De directie geeft organisatiebreed sturing aan en is eindverantwoordelijk voor het geheel van: de voorbereiding en de uitvoering van het beleid; de inhoudelijke strategie van de organisatie; de bedrijfsvoering en financiën; de organisatieontwikkeling. 5.Onverminderd het derde en het vierde lid is de directie eindverantwoordelijk voor het realiseren van de provinciale opgaven. Artikel6Eenheden Een eenheid bestaat uit medewerkers die worden ingezet voor de uitvoering van een of meer programma’s. Artikel7Programma’s 1.De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een programma. 2.De secretaris besluit tot het instellen van een programma om een doel als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, te bereiken. 3.Bij het besluit tot instelling van een programma: worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en definieert de secretaris vanuit zijn rol van opdrachtgever tevens het te bereiken doel. 4.Indien het besluit tot het instellen van een programma tevens het verlenen van mandaat aan de programmamanager omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd. 5.Het mandaat, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat. Artikel8Projecten 1.De secretaris stelt kaders en richtlijnen vast om te komen tot een project. 2.Een programmamanager kan besluiten om een resultaat als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a, te bereiken in de vorm van een project. 3.Bij het besluit tot het instellen van een project: worden de kaders en richtlijnen, bedoeld in het eerste lid, in acht genomen; en definieert de programmamanager tevens het te bereiken resultaat. 4.Indien het besluit tot het instellen van een project tevens het verlenen van mandaat aan de projectleider omvat, wordt in het instellingsbesluit de aard en de omvang van dat mandaat vastgelegd. 5.Het mandaat, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend met inachtneming van de door Gedeputeerde Staten vastgestelde regeling inzake mandaat. §3Management Artikel9De secretaris 1.De secretaris geeft samen met de directeuren, op strategisch niveau leiding aan de ambtelijke organisatie. 2.De secretaris geeft hiërarchisch leiding aan: de directeur; de overige rechtstreeks onder hem ressorterende functionarissen.

1. De secretaris treedt op als naasthogere hiërarchisch leidinggevende van de programmamanagers en de H-manager die hiërarchisch leidinggeeft aan de eenheid waarin de overige H-managers zijn ondergebracht. 4.De secretaris is jegens Gedeputeerde Staten eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het functioneren van de ambtelijke organisatie als geheel en neemt daarbij de adviezen, bedoeld in artikel 10, eerste lid, in acht. 5.Onverminderd het vierde lid is de secretaris eindverantwoordelijk voor: een goed functionerende planning- en controlcyclus; de kwaliteit van de integrale beleidsadvisering aan Gedeputeerde Staten. 6.Met inachtneming van de uitkomst van de beraadslaging, bedoeld in artikel 5, derde lid: wijst de secretaris de capaciteit toe aan de programma’s; stelt de secretaris eenheden in en bepaalt daarbij hun omvang en samenstelling. 7.De secretaris stelt kaders en richtlijnen op concernniveau vast. 8.Gedeputeerde Staten stellen nadere regels vast omtrent de control. Artikel10De directeur
2. De directeur geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de secretaris.
3. De directeur geeft hiërarchisch leiding aan: de programmamanager; de H-manager die hiërarchisch leidinggeeft aan de eenheid waarin de overige H-managers zijn ondergebracht.
4. De directeur treedt op als naasthogere hiërarchisch leidinggevende van de H-manager.
5. De directeur geeft binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen op strategisch niveau sturing aan: de inhoudelijke strategie van de organisatie; het ontwikkelen, implementeren en operationaliseren van beleid; agenderen en programmeren via programma’s; de integrale afstemming en verbinding tussen de inhoudelijke beleidsterreinen; de integrale afstemming en verbinding tussen de strategische, tactische en operationele doelstellingen van de organisatie; toedelen en beheersen van capaciteit van programma’s; sturen op verbinding, op integraliteit en op strategische beleidsontwikkeling en daarbij het bevorderen en bewaken van integraal organiseren en (samen)werken. Artikel11De programmamanager
6. De programmamanager staat aan het hoofd van zijn programma.
7. De programmamanager is verantwoordelijk voor het bereiken van de vastgestelde doelen.
8. De programmamanager geeft operationeel leiding aan de projectleiders en medewerkers binnen zijn programma. Artikel12De H-manager 1.De H-manager is binnen zijn eenheid en binnen de vastgestelde kaders en richtlijnen, ten aanzien van de onder hem ressorterende medewerkers eindverantwoordelijk voor: de hiërarchische aansturing; het begeleiden van hen in hun persoonlijke ontwikkeling; en het op peil houden van hun kennis. 2.De H-manager is verantwoordelijk voor de match tussen vraag en aanbod naar capaciteit vanuit de programma’s. 3.Gelet op artikel 10, tweede lid, wordt met de H-manager gelijkgesteld de directeur voor zover het een eenheid betreft waarin de in dat artikel genoemde functionarissen zijn ondergebracht. Artikel13Vervangingsregeling 1.Vervanging bij afwezigheid of verhindering vindt als volgt plaats: de directeuren vervangen elkaar onderling; de H-managers vervangen elkaar onderling; de programmamanagers vervangen elkaar onderling. 2.Bij gelijktijdige afwezigheid of verhindering van de directeuren, vindt vervanging plaats door de secretaris. §4Instructie secretaris Artikel14Wettelijke basis De secretaris handelt overeenkomstig hetgeen ten aanzien van hem is bepaald in de wet, de reglementen van orde voor de vergaderingen van Gedeputeerde Staten of enig ander wettelijk voorschrift van rijk of provincie. Artikel15Aanwijzings- en informatiebevoegdheid De secretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van Gedeputeerde Staten bij de aan dit orgaan ondergeschikte medewerkers inlichtingen in te winnen en hen aanwijzingen te geven. Artikel17Bewaking integriteit De secretaris draagt een bijzondere zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie van de provincie. Artikel18Beheer van de archieven 1.De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van Provinciale Staten en van Gedeputeerde Staten, alsmede van die van de commissaris van de Koning voor zover deze hem ter bewaring zijn gegeven. 2.Voor de in het eerste lid bedoelde taak, is de secretaris verantwoordelijk tegenover Gedeputeerde Staten voor zover het de archiefbescheiden van Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten betreft en tegenover de commissaris van de Koning voor zover het betreft het hem in beheer gegeven deel van diens archiefbescheiden. §5Slotbepalingen Artikel19Intrekking De Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant wordt ingetrokken. Artikel20Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2018 Artikel21Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant
9. ’s-Hertogenbosch, 5 juni 2018Gedeputeerde Staten voornoemd,de voorzitter de prof. dr. W.B.H.J. van de Donk secretaris drs. M.J.A. van Bijnen MBA