Verordening bezwaarschriftencommissie raad 2010 (Soest)

Kenmerk BV/740201 Nummer RB 10-31A Agendapunt De raad der gemeente Soest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 20 september 2010, nr. RV 10-31; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet ; b e s l u i t: Vast te stellen : de Verordening bezwaarschriftencommissie raad 2010 Artikel1Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder verwerend orgaan: de raad; commissie: vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften bestemd voor de raad; college: het college van burgemeester en wethouders. Artikel2Inleidende bepaling commissie 1.Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaar tegen besluiten van de raad. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van bezwaren die zijn ingediend tegen besluiten op grond van: regelingen terzake gemeentelijke belastingen (incl. de Wet waardering onroerende zaken); de beleidsterreinen sociale zaken en leerplicht (voorzover betreft de bevoegdheid van de leerplichtambtenaar); rechtspostitionele regelingen. Artikel3Samenstelling commissie De commissie bestaat uit tenminste één voorzitter, tenminste één plaatsvervangend voorzitter en tenminste twee leden. De voorzitter(s), de plaatsvervangend voorzitter(

1. s)en de leden worden door de raad benoemd, geschorst en ontslagen. Artikel3aKamers De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bezwaarschriften. De commissie bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie of categorieën bezwaarschriften door haar zullen worden behandeld. Elke kamer bestaat uit tenminste drie leden: Een voorzitter of plaatsvervangend voorzitter; tenminste twee leden, door de commissie aangewezen uit haar midden. Een (plaatsvervangend) voorzitter kan ook als lid optreden. Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze regeling zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel4Secretaris De secretaris van de commissie en haar kamers is een door het college aangewezen ambtenaar. Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan. Artikel5Zittingsduur De voorzitter(s), de plaatsvervangend voorzitter(
2. s)en de leden van de commissie treden af op de dag van het aftreden van het college. De voorzitter(s), de plaatsvervangend voorzitter(
3. s)en de leden van de commissie kunnen op elk moment ontslag nemen. De aftredende voorzitter(s), de aftredende plaatsvervangend voorzitter(
4. s)en de aftredende leden van de commissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien. De voorzitter(s), de plaatsvervangend voorzitter(
5. s)en de leden kunnen twee keer herbenoemd worden. Artikel6Ingediend bezwaarschrift Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend. Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de commissie gesteld. Artikel7Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor toepassing van deze regeling uitgeoefend door de (secretaris van de commissie, namens
6. de)voorzitter van de commissie: artikel 2:1, tweede lid; artikel 6:6, wat betreft de indiener stellen van een termijn; artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie; artikel 7:4, tweede lid; artikel 7:6, vierde lid; artikel 7:10, derde en vierde lid; artikel 7:13, tweede lid. Artikel8Vooronderzoek De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen. De (plaatsvervangend) voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan onkosten zijn verbonden, is machtiging van het college vereist. Artikel9Hoorzitting De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de belanghebbenden en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. De (plaatsvervangend) voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 Awb. Indien de (plaatsvervangend) voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan. Artikel10Uitnodiging zitting De (plaatsvervangend) voorzitter nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan tenminste twee weken voor de zitting schriftelijk uit. Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbenden of het verwerend orgaan onder opgaaf van redenen de (plaatsvervangend) voorzitter verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen. De beslissing van de (plaatsvervangend) voorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de zitting aan belanghebbenden en het verwerend orgaan medegedeeld. De (plaatsvervangend) voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid. Artikel11Quorum Voor het houden van een zitting is vereist dat een meerderheid van het aantal leden onder wie in elk een (plaatsvervangend) voorzitter aanwezig is. Artikel12Niet-deelneming aan de behandeling . De (plaatsvervangend) voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Artikel13Openbaarheid zitting De zitting van de commissie is openbaar. De deuren kunnen worden gesloten indien de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe het verzoek doet. Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen de openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats met gesloten deuren. Artikel14Schriftelijke verslaglegging Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. Indien de zitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding. Het verslag verwijst naar de op de zitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. Het verslag wordt ondertekend door de (plaatsvervangend) voorzitter en de secretaris van de commissie. Artikel15Nader onderzoek Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de (plaatsvervangend) voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden. De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen binnen een week na de verzending van de nadere informatie aan de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De (plaatsvervangend) voorzitter beslist op zo’n verzoek. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze regeling die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel16Raadkamer en advies De commissie beslist en beraadslaagt achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. 2.a. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. Indien bij de stemming de stemmen staken, beslist de stem van de (plaatsvervangend) voorzitter. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die minderheid dat verlangt. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. Het advies wordt door de (plaatsvervangend) voorzitter en de secretaris ondertekend. Artikel17Uitbrenging advies en verdaging Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 14 en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verdaagt hij, namens het bestuursorgaan, de beslissing. Van een besluit tot verdaging ontvangt het bestuursorgaan en de belanghebbenden een afschrift. Artikel18Intrekken oude regeling Tegelijkertijd met het tijdstip van inwerkingtreding, zoals bedoeld in artikel 19, wordt de Verordening behandeling bezwaarschriften raad 2009 ingetrokken. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking zes weken na de datum van haar bekendmaking. Artikel20Citeerartikel Deze regeling wordt aangehaald als: Verordening bezwaarschriftencommissie raad 2010. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 oktober 2010 Soest, 28 oktober 2010 de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, M.van Vliet MPM AA A. Noordergraaf Toelichting Artikelsgewijze toelichting op de regeling commissie bezwaarschriften In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, het college en de burgemeester, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de regeling vast te stellen. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de twee bestuursorganen. Artikel1Begripsbepaling In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de regeling voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de regeling aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester zijn. Artikel 2 Inleidende bepaling commissie In de algemene toelichting is de keuze ver(ant)woord voor het horen en adviseren door een gemeentelijke commissie. Deze commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan. Uiteraard is het tweede lid een facultatieve bepaling. Denkbaar is dat van de hier geboden mogelijkheid gebruik wordt gemaakt voor die bezwaarschriften die betrekking hebben op een zo specifieke materie of voor onderwerpen waarover zulke grote aantallen bezwaarschriften te verwachten zijn dat het wenselijk is daarvoor een andere methodiek van horen en adviseren te hanteren. Hierbij kan gedacht worden aan sociale zaken, belastingzaken en WOZ-zaken. Over de twee laatstgenoemde zaken dient opgemerkt te worden dat de Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ afwijkende of aanvullende bepalingen bevatten over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee hebben wij ervoor gekozen ze in elk geval uit te zonderen. Artikel 3 Samenstelling van de commissie Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. Voor de samenstelling van een commissie voor bezwaarschriften ex artikel 7:13 Awb gelden niet de eisen van artikel 7:5 Awb (Raad van State, 31-5-99, JG 1999/179). Artikel 3a Kamers Als, bijvoorbeeld gelet op het aantal te behandelen bezwaarschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoeft bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers. De commissie is zelf bevoegd om kamers in te stellen. Artikel4Secretaris Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. Artikel5Zittingsduur Deze bepaling kan eventueel worden aangevuld met een lid waarin tot uitdrukking wordt gebracht dat leden van een commissie die daarin zijn benoemd in verband met een bepaalde hoedanigheid, aftreden indien zij deze hoedanigheid verliezen. Uiteraard is het mogelijk voor een ander moment van aftreden te kiezen dan bedoeld in het eerste lid. Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het derde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen. Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift Dit artikel spreekt voor zich. In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. Hieronder wordt beknopt aangegeven welke onderwerpen in de Awb aan de orde komen: Vereisten te stellen aan het bezwaarschrift (artikel 6:5). De indieningstermijn (artikel 6:7 tot en met 6:12): De indieningstermijn bedraagt zes weken (artikel 6:7). De indieningstermijn vangt aan met ingang van de dag na die waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt (artikel 6:8). De ontvangsttheorie (artikel 6:9, eerste lid) of een combinatie van de verzend- en ontvangsttheorie is van toepassing (artikel 6:9, tweede lid). Regeling voor de ontvankelijkheid van te vroeg of te laat ingediende bezwaarschriften (artikel 6:10 en 6:11). Bezwaar dat gericht is tegen het niet-tijdig nemen van een besluit, is niet aan een termijn gebonden (artikel 6:12). De procedure na ontvangst van een bezwaarschrift (artikel 6:14 tot en met 6:15): Schriftelijk bevestigen van de ontvangst door het orgaan waarbij het bezwaarschrift is ingediend. Hierbij kan worden vermeld dat een commissie over het bezwaar zal adviseren. Dit kan ook in een later stadium: zie ook de opmerkingen in paragraaf 3 onder ambtelijke commissie (artikel 6:14). Doorzendplicht (artikel 6:15). Over de ontvangstbevestiging wordt nog opgemerkt dat naast verzending per post ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking komt. Het ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het bezwaarschrift kan worden gedaan. Het verdient aanbeveling om bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het faxen zijn aangevangen vóór 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de zendende als de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325). Een bezwaarschrift verzenden per e-mail is (nog) niet mogelijk. Er is een voorontwerp van wet om de Awb te wijzigen opdat e-mailverkeer mogelijk wordt (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer). Wordt een bezwaarschrift per e-mail ingediend, dan dient u de verzender op de hoogte te brengen van het feit dat dit wettelijk nog niet mogelijk is en de verzender te verzoeken het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te versturen. Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan niet automatisch niet-ontvankelijk worden verklaard. Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst bij het bevoegd orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende. Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen. Eventueel kunnen deze woorden vervangen worden door een concrete aanduiding, bijvoorbeeld: [¼] met de daarbij overgelegde stukken worden binnen twee weken in handen van de commissie gesteld. De in artikel 7:13, tweede lid, bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (artikel 7:10). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure. Artikel7Uitoefening bevoegdheden Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd. De in dit artikel aangehaalde artikelen of artikelleden van de Awb luiden als volgt. Artikel 2:1, tweede lid Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. Toelichting: Deze bepaling is facultatief geformuleerd: de voorzitter is dan ook vrij al dan niet van deze bevoegdheid gebruik te maken. Artikel 6:6 Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn. Toelichting: De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd dient te worden. Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het niet-voldoen aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' niet-ontvankelijk worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt dus bij het bestuursorgaan. Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien. Ten slotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken. Artikel 6:17 Indien iemand zich laat vertegenwoordigen, zendt het orgaan dat bevoegd is op het bezwaar te beslissen, de op de zaak betrekking hebbende stukken in elk geval aan de gemachtigde. Toelichting: Deze bepaling spreekt voor zich. Voorzover het de behandeling door de commissie betreft, ligt deze taak bij de voorzitter. Het is niet nodig om in de bezwaarfase ook de stukken aan de vertegenwoordigers van de belanghebbende toe te zenden die zijn geproduceerd in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit (CRvB 24 juni 1997, JB 1997/196). Artikel 7:4, vierde lid Awb staat toe om leges te heffen voor het verstrekken van afschriften van de desbetreffende stukken aan de gemachtigde van een belanghebbende (HR 20 september 2000, JG 2001/30). Artikel 7:4, tweede lid Het bestuursorgaan legt het bezwaarschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. Toelichting: Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging. Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus 1995, Awb katern 1996, 19). Artikel 7:6, vierde lid Het bestuursorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het derde lid achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden [...]. Het derde lid van dit artikel luidt: Wanneer belanghebbenden afzonderlijk zijn gehoord, wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid. Artikel 7:10, derde en vierde lid Dit artikel regelt de bevoegdheid om de beslissing (op bezwaar) met ten hoogst zes weken te verdagen. Verder uitstel is mogelijk voor zover alle belanghebbenden daarmee instemmen. Artikel 7:13, tweede lid Indien een commissie over het bezwaar zal adviseren, deelt het bestuursorgaan dit zo spoedig mogelijk mede aan de indiener van het bezwaarschrift. Artikel8Vooronderzoek Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de klager in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken. De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat. Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat dat college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in deze bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast. In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden. Artikel 9 Hoorzitting Voor het bepaalde in het eerste lid: zie de toelichting op artikel 10 van deze regeling. Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Voor een ingediend bezwaarschrift is dat indien: het bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk is; het bezwaar kennelijk ongegrond is; de belanghebbenden verklaard hebben geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord, of aan het bezwaar volledig tegemoet wordt gekomen en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad. Ad d. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb. In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar. De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de regeling toegekend aan de voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3. Het bepaalde in het derde lid spreekt voor zich. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied. Artikel 10 Uitnodiging zitting Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken. Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd. Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 10 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 Awb (zie hierna). Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen. Een verzoek om uitstel moet niet automatisch gehonoreerd worden. Een gemotiveerd verzoek om uitstel kan ingewilligd worden, maar dient dan wel te worden beperkt tot een eenmalig uitstel omdat anders de afwikkeling van het bezwaarschrift een te grote vertraging kan ondervinden. De toelichting op dit artikel van deze verordening is ook de plaats om te wijzen op het bepaalde in artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling om van de inhoud van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting mededeling te doen. Omdat de inhoud van deze artikelen voor zich spreekt, is ermee volstaan de tekst ervan hier integraal op te nemen (zie ook de toelichting bij artikel 7). Artikel 7:4 Tot 10 dagen voor het horen kunnen belanghebbenden nadere stukken indienen. Het bestuursorgaan/beroepsorgaan legt het bezwaarschrift/beroepschrift en alle verder op de zaak betrekking hebbende stukken, voorafgaand aan het horen, gedurende ten minste één week voor belanghebbenden ter inzage. Bij de oproeping voor het horen worden belanghebbenden gewezen op het eerste lid en wordt vermeld waar en wanneer de stukken ter inzage zullen liggen. Belanghebbenden kunnen van deze stukken tegen vergoeding van ten hoogste de kosten afschriften verkrijgen. Voorzover de belanghebbenden daarmee instemmen, kan toepassing van het tweede lid achterwege worden gelaten. Het bestuursorgaan/beroepsorgaan kan, al dan niet op verzoek van een belanghebbende, toepassing van het tweede lid voorts achterwege laten, voorzover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden. Van de toepassing van deze bepaling wordt mededeling gedaan. Gewichtige redenen zijn in elk geval niet aanwezig, voorzover ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze stukken, in te willigen. Indien een gewichtige reden is gelegen in de vrees voor schade aan de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een belanghebbende, kan inzage van de desbetreffende stukken worden voorbehouden aan een gemachtigde die hetzij advocaat, hetzij arts is. Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden (zie ook: Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43). In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad 1998, 7). Artikel 7:8 Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord. De kosten van getuigen en deskundigen zijn voor rekening van de belanghebbende die hen heeft meegebracht. Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in de bezwaarschriftprocedure is een beginsel van goede procesorde (JG 2000/122). Artikel11Quorum Dit artikel spreekt voor zich. In principe wordt gehoord door de (plaatsvervangend) voorzitter en twee leden. Er is echter geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/ 7119, 3). Artikel12Niet-deelneming aan de behandeling Dit artikel behoeft geen toelichting. Zie ook artikel 2:4 Awb. Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is (Rb. Leeuwarden 8 februari 1996, JB, 3