Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Simpelveld houdende regels omtrent bijstand en fractieondersteuning Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Simpelveld 2018De raad van de gemeente Simpelveld; gelezen het voorstel van het presidium van 11 september 2018; gezien het advies van de commissie van 27 september 2018 gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; besluit de volgende verordening vast te stellen: Verordening van de raad van de gemeente Simpelveld houdende bepalingen over ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 (Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Simpelveld 2018) Paragraaf1.Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie; ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie; document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur; fractie: fractie als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad; fractie assistent: persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties uit de raad en door de betreffende fractie bij de griffie formeel is aangemeld als assistent; wet: Gemeentewet. Paragraaf2.Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand Artikel2.Verzoek om informatie 1.Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet is opgelegd. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractie assistent. 2.De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken. Artikel3.Verzoek om ambtelijke bijstand 1.Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand. 2.De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen. 3.De secretaris wijst geen ambtenaar aan als: naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden, of het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van de hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde ambtelijke bijstand. 4.Als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek. Artikel4.Geschil over ambtelijke bijstand 1.Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris. 2.Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie. Artikel5.Omvang en register ambtelijke bijstand 1.Een raadslid heeft per jaar recht op maximaal 4 uren (dagdeel) door ambtenaren te verlenen ambtelijke bijstand. 2.De secretaris houdt een register bij van verzoeken om door ambtenaren te verlenen ambtelijke bijstand, waarin wordt opgenomen: de naam van het raadslid door wie het verzoek is ingediend; het onderwerp van het verzoek; de met de verzochte ambtelijke bijstand gemoeide tijd, en indien van toepassing, de reden waarom een verzoek is geweigerd. Artikel6.Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand 1.De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek. 2.Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid. Paragraaf3.Fractieondersteuning Artikel7.Recht op financiële bijdrage 1.De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie. 2.De financiële bijdrage bestaat uit een basisbedrag van € 100,00 voor elke fractie en een variabel deel van € 100,00 per raadszetel. 3.In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat. Artikel8.Besteding financiële bijdrage 1.Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. 2.De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van: uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling; betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst; giften, leningen, beleggingen en voorschotten; uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd. Artikel9Vaststelling en verantwoording financiële bijdrage 1.Indien een fractie aanspraak wil maken op (een deel van) de bijdrage als bedoeld in artikel 7, dient zij een gespecificeerde factuur/declaratie in bij de griffier. De griffier zorgt voor uitbetaling en houdt per fractie een overzicht bij van de uitbetaalde bedragen. 2.In geval van twijfel beslist de burgemeester omtrent een ingediende declaratie. 3.Binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, maakt de griffier een overzicht op van de uitbetaalde fractievergoedingen en legt deze aan de raad voor. De raad stelt na ontvangst van het overzicht de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn. Artikel10.Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie 1.Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt. 2.Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan. 3.Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt. Artikel11Reserve Indien de bijdrage als bedoeld in artikel 7 niet volledig wordt besteed, vervalt de aanspraak op het restant bedrag en vloeit dit terug in de algemene reserve. Paragraaf4.Slotbepalingen Artikel12.Intrekking oude verordening en overgangsrecht 1.De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Simpelveld 2003, gewijzigd 2005, wordt ingetrokken. Artikel13.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking. 2.Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Simpelveld 2018 Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 oktober 2018.De voorzitter,De griffier,Toelichting N.B.: Deze toelichting is geschreven met de (mogelijke) keuzes die in de Modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemaakt zijn in gedachte. Als een individuele gemeente op punten andere keuzes maakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelverordening in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief gelezen te worden. Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hier uitvoering aan gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat in aanvulling op deze verordening ook titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 14) vatbaar is voor bezwaar en beroep. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; hij of zij is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming als procescoördinator, raadsassistent of commissiegriffier) vallen wel onder het gezag van de griffier. De commissiegriffiers die niet formeel ondergebracht zijn bij de griffie handelen in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. De griffier vervult via de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.