Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Breda houdende regels omtrent spelregels gemeenteraad Spelregels gemeenteraad BredaInleiding Vanaf september 2017 vergadert de gemeenteraad van Breda op een nieuwe manier. Hiervoor zijn toen nieuwe spelregels opgesteld. De raad heeft er bewust voor gekozen die ruim te verwoorden, want juist in de beginfase moet er ruimte zijn om uit te proberen wat het beste werkt voor Breda. Destijds is aangegeven dat de tekst later nog zou kunnen worden bijgesteld. Bij elke aanpassing is toen aangegeven dat de volgende hoofddoelen leidend moeten zijn: De rol van de inwoner moet beter tot zijn recht komen: meer zinvolle interactie; De gemeenteraad wil meer zijn eigen agenda bepalen; De raad voert onderling een beter debat op politieke standpunten. Het geheel aan samenhangende nieuwe spelregels noemen we het ‘Bredaas beRaad’ om aan te geven dat het om meer gaat dan besluiten alleen; de raad wil in beraad met de inwoners. Om redenen van efficiency kan overal waar ‘hij’ en ‘zijn’ staat, ook ‘zij’ en ‘haar’ worden gelezen. Eerste wijziging spelregels 2018 Op advies van het Fractievoorzittersoverleg en gebruikmakend van de input van de monitoringsgroep is in het voorjaar van 2018 besloten om de Spelregels voor een eerste keer te wijzigen. De onderstaande tekst betreft de nieuwe vergaderspelregels regels na wijziging. Opbouw en status spelregels Deze spelregels, die de status hebben van een verordening als bedoeld in artikel 16 Gemeentewet, zijn opgebouwd uit 5 hoofdstukken; Definities en taken (bv. voorzitter, agendacommissie, fractievoorzittersoverleg, griffie, monitoringsgroep) Informatie en instrumenten: hoe komen raadsleden aan hun informatie en hoe maken ze bekend waar ze vergaderen en wat ze besloten hebben? En welke instrumenten hebben inwoners en organisaties om een rol te spelen bij vergaderingen? Vergaderavonden Bredaas beRaad: wat moet er klaarstaan, worden er beelden en/of notulen gemaakt, uit welke fases bestaat de avond, hoe wordt er gestemd en wat zijn de spreekregels? Geheimhouding en besloten vergaderingen: hoe gaan raad en college om met documenten en besprekingen die niet in openbaarheid kunnen worden behandeld? Overgangs- en slotbepalingen Kern van de zaak in één alinea Verderop in de spelregels staat het uitgebreid omschreven, maar in het kort komt het hierop neer: De raad van Breda komt elke week op donderdagavond samen in het Stadhuis aan het Stadserf. Driemaal per maand wordt vergaderd in parallelle sessies, in drie ruimtes tegelijk, elk rondom één onderwerp. Die sessies kunnen beeld-, oordeels- of besluitvormend van aard zijn. Eenmaal per maand vindt op donderdag de debatraad plaats met àlle raadsleden waarin de onderwerpen worden behandeld die in eerdere weken zijn besproken en waarover moties en/of amendementen zijn aangekondigd. Tijdens de beeldvorming wordt aan informatie-overdracht gedaan: vanuit de inwoners, het college of een deel van de raad zelf wordt kennis overgedragen aan de gemeenteraad. Er zijn veel soorten informatieoverdracht denkbaar en we willen geen uitputtende opsomming maken. Tijdens de oordeelsvorming gaan raadsleden, wederom in tegelijkertijd plaatsvindende sessies, onderling en met het college in debat. Dan gaat het dus om het uitwisselen van inhoudelijke argumenten en het innemen van politieke standpunten op basis van eerder verkregen informatie. Tijdens de besluitvorming komt de raad als geheel bijeen. Dat gebeurt op twee manieren: elke week is er mogelijkheid om zonder verder debat eerder behandelde voorstellen af te hameren en eens per maand wordt daarnaast besloten over moties en amendementen over eerder behandelde onderwerpen. HOOFDSTUK1:definities en taken Artikel1.begripsomschrijvingen Voorzitter: de voorzitter van de gemeenteraad of diens plaatsvervanger Sessievoorzitter: de voorzitter van een beeld- of oordeelsvormende sessie Raadsgriffier: de griffier als bedoeld in art. 100 Gemeentewet, ondersteund door de overige medewerkers van de raadsgriffie Fractie: de leden van de raad die tot een en dezelfde politieke partij of stroming behoren en die hebben afgesproken in het raadswerk gezamenlijk op te trekken, het werk te verdelen en discussie te voeren, en de bij de fractie behorende burgerraadsleden Burgerraadsleden: de personen, niet zijnde raadsleden, die namens de fractie kunnen deelnemen aan beeld- en oordeelsvormende sessies Fractie-ondersteuning: de financiële vergoeding als bedoeld in artikel 33, lid 2 Gemeentewet Fractievoorzittersoverleg: de vergadering van voorzitters van in de raad vertegenwoordigde fracties, voorgezeten door de raadsvoorzitter of diens plaatsvervanger Agendacommissie: het overleg bestaande uit de plaatsvervangend raadsvoorzitter en vier raadsleden, bijgewoond door de raadsvoorzitter als adviseur en ondersteund door de griffier Amendement: als bedoeld in art. 147 sub b Gemeentewet Subamendement: voorstel tot wijziging van een ingediend amendement, geschikt om direct te worden opgenomen in het betreffende amendement Motie: een voorstel van een of meerdere raadsleden over een onderwerp waarvoor een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken Voorstel van orde: voorstel dat betrekking heeft op de orde van de vergadering Initiatiefvoorstel: als bedoeld in art. 147 sub a Gemeentewet Interpellatie: als bedoeld in art. 155, lid 2 Gemeentewet Raadsenquête: als bedoeld in art. 155a Gemeentewet Rekenkamer: de rekenkamer als bedoeld in art. 81, lid a Gemeentewet RIS: het digitale raadsinformatiesysteem waarin de griffier voor de (burger)raadsleden en anderen de vergaderstukken en andere informatie plaatst Spoeddebat: een debat over een actueel onderwerp met andere (burger)raadsleden of het college in de vorm van een parallelle sessie, voorgezeten door de raadsvoorzitter. Vragenhalfuur: de gelegenheid voor raadsleden om tijdens de maandelijkse debatraad vragen te stellen aan het college, zonder dat daar een motie over wordt ingediend. Beeldvormende sessie: een bijeenkomst van de raad waarin de informatie-overdracht centraal staat en die tegelijk kan plaatsvinden met andere sessies; er is geen minimum aantal (burger)raadsleden vereist. Oordeelsvormende sessie: een bijeenkomst van de raad waarin het onderlinge debat tussen (burger)raadsleden / -fracties centraal staat en tegelijkertijd kan plaatsvinden met andere sessies; er is geen minimum aantal (burger)raadsleden vereist Besluitvormende sessie: een plenaire bijeenkomst van de raad (hamerraad of debatraad) waarin besluiten genomen worden en waarvoor volgens de gemeentewet een minimum aantal raadsleden nodig is om de vergadering te kunnen starten Artikel2.Voorzitter van de raad en sessievoorzitter De voorzitter van de hamerraad en de debatraad is de burgemeester. Als die afwezig is en bij behandeling van agendapunten die de portefeuille van de burgemeester betreffen wordt het voorzitterschap ingevuld door een van de plaatsvervangers. De raad benoemt minimaal één maar bij voorkeur twee raadsleden als plaatsvervangend (of: vice-) raadsvoorzitter. Er is een profiel voor deze functie. De voorzitter zorgt voor naleving van de spelregels; laat de bijeenkomst op tijd beginnen en let goed op de tijd zodat deze ook op tijd afloopt; leidt kort het onderwerp in, zodat voor gasten en publiek duidelijk is waarover het gaat; bewaakt de orde van de vergadering, vat samen en concludeert wat de eventuele vervolgstap in het besluitvormingsproces is; bevordert dat elke deelnemer inbreng in de vergadering kan hebben; deelt, indien van toepassing, het onderwerp en de uitslag van stemmingen mede; let goed op het vergaderdoel van elke sessie: zorgt tijdens beeldvorming dat er geen meningen uitgewisseld worden maar slechts feitelijke informatie, tijdens oordeelsvorming geeft hij geen ruimte voor technische vragen maar stimuleert dat raadsleden op elkaars argumenten ingaan, tijdens besluitvorming dat er geen discussies worden herhaald; beoordeelt verzoeken om te mogen inspreken (kan alleen in sessies) die worden ontvangen na het vaststellen van de vergaderagenda door de agendacommissie zorgt, met de deelnemers, voor een omgeving waarin deelnemers en publiek zich veilig voelen. Zowel de raadsleden als de burgerraadsleden mogen een niet-plenaire sessie voorzitten. De gemeenteraad benoemt voldoende sessievoorzitters om ervoor te zorgen dat deze personen ook hun politieke werk als raadslid goed kunnen blijven doen. Artikel3.Raadsgriffier, taken De raadsgriffier is bij elke raadsvergadering van de raad en bij alle parallelle sessies aanwezig. Hij kan worden vervangen door de raadsadviseurs. Hij adviseert voorafgaande aan en tijdens de vergaderingen de voorzitter en fungeert als secretaris van de bijeenkomst. De raadsgriffier of diens vervanger kan op uitnodiging van de vergadering of van de voorzitter aan beraadslagingen deelnemen. Artikel4.Fractie De leden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij de start van de raadsperiode als één fractie beschouwd. Als onder een lijstnummer slechts één lid verkozen is, is dat lid een afzonderlijke fractie. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding stond, is dat de naam van de fractie. Zo niet dan deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee wat de naam van de fractie is. De fractie geeft zo snel mogelijk aan de raadsvoorzitter door wie de fractievoorzitter is. Als één of meer leden van een fractie een zelfstandige fractie vormen, twee of meer fracties samengaan tot één fractie of als één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie wordt dit door de fracties die het aangaat zo spoedig mogelijk schriftelijk medegedeeld aan de raadsvoorzitter. Daarbij wordt de nieuwe naam van de fractie vermeld. Fractie-ondersteuning: Elke fractie krijgt jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in het functioneren van de fractie. Dat is een vast bedrag van €1250, vermeerderd met een bedrag van €3750 maal het aantal raadsleden in de fractie (prijspeil 1-1-2016). Het bedrag per fractielid wordt jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag wordt voor 1 maart als voorschot op dat hele jaar verstrekt, met uitzondering van verkiezingsjaren waarin het tot de verkiezingsdag wordt verstrekt aan de oude fractie en vanaf de verkiezingsdag aan de nieuwe. Het voorschot wordt verrekend met eerder teveel ontvangen voorschotten. De fractiebijdrage mag worden gebruikt voor: personeel fractiesecretariaat (inclusief inhuur stagiaires); materiële voorzieningen en huishoudelijke faciliteiten fractie en fractiesecretariaat (hardware, telefoonkosten) die ten dienste van de fractie als geheel staan; representatie fractie; communicatie-uitgaven fractie zoals bouw, onderhoud en hosting website, training in social media, fractiebijeenkomsten (zaalhuur, organisatie, PR etc. met uitzondering van verkiezingsbijeenkomsten; opleidingen gericht op functioneren van fractie als geheel; inhuren van extern advies in algemene zin. (met uitzondering van hetgeen hieronder onder d is vermeld.); De fractiebijdrage mag niet worden gebruikt voor: uitgaven in strijd met wettelijke bepalingen en overige regelingen; materiële voorzieningen en huishoudelijke faciliteiten (zoals computer-, tablet-, telefoon-, reiskosten) die voor individuele (burger)raadsleden zijn. Hier is nl. de vaste onkostenvergoeding raadsleden voor bedoeld. uitgaven die een directe relatie hebben met een verkiezingscampagne; inhuren van extern advies bedoeld voor contra-expertise bij onderzoeken die door of namens de raad of de lokale rekenkamer zijn ingesteld; betalingen aan politieke partijen, met die partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten/ goederen) geleverd aan de fractie op basis van een gespecificeerde declaratie; betalingen aan raadsleden of familieleden van raadsleden in de eerste tot en met de derde graad of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten; giften anders dan attenties van geringe financiële waarde in het kader van representatie; uitgaven die bekostigd moeten worden uit vergoedingen op grond van het rechtspositiebesluit zoals hardware, telefoon/ tablet, reis- en verblijfskosten; individuele opleidingen voor raads- en burgerraadsleden. Veranderingen in het aantal zetels van de fractie (door verkiezingen of afsplitsing) zorgen voor een wijziging van het fractieondersteuning vanaf de eerste dag van de volgende maand. Bij afscheiding van een raadslid wordt de hoogte van het bedrag voor de oorspronkelijke fractie aangepast vanaf de eerste dag van de volgende maand. Een raadslid dat zich van een fractie afscheidt ontvangt fractie-ondersteuning vanaf de eerste dag van de volgende maand. Dit is wettelijk voorgeschreven 1 Artikel 33, lid 2 Gemeentewet / ingewonnen juridisch advies VNG door griffie Breda 2016 . Autorisatie en verantwoording: bestedingen uit de fractieondersteuning worden geautoriseerd door de fractievoorzitter of diens plaatsvervanger. Van elke uitgave bewaart de fractie een bewijsstuk met daarop vermeld het fractiebelang waarvoor de uitgave is gedaan. Jaarlijks legt elke fractie vòòr 1 maart verantwoording af aan de raad, via de griffier, over de besteding van de fractieondersteuning. Daartoe overlegt de fractie een verslag waarvan door de griffier een model wordt verstrekt, samen met alle relevante bewijsstukken en facturen. Controle van de verslagen per fractie vindt plaats door een accountant. Die beoordeelt of de bestedingen in overeenstemming zijn met deze spelregels en meldt zijn bevindingen aan de gemeenteraad. Fracties zijn verplicht mee te werken aan de controle; bij onvoldoende medewerking kan de raad op voorstel van het fractievoorzittersoverleg sancties opleggen voor een volgend begrotingsjaar. In een jaar niet uitgegeven gelden blijven beschikbaar voor die fractie, aan het einde van de raadsperiode mag het bedrag niet groter zijn dan 50% van de voor het afgelopen jaar ontvangen fractievergoeding. Een reserve blijft beschikbaar voor een fractie die na verkiezingen terugkomt in de raad. Een fractie die na verkiezingen niet terugkeert stort niet uitgegeven gelden uit de fractieondersteuning terug aan de gemeente. Artikel5.Fractievoorzittersoverleg (FVO) De voorzitters van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde politieke fracties komen minimaal om de zes weken samen onder voorzitterschap van de raadsvoorzitter of diens plaatsvervanger. Een fractievoorzitter mag bij alleen bij hoge uitzondering vervangen worden door een ander fractielid. De raadsgriffier is hierbij aanwezig en maakt beknopte notulen. Het FVO houdt zich bezig met zaken die te maken hebben met de vergadercultuur van de raad, zoals de algemene wijze waarop en sfeer waarin de gemeenteraad vergadert, van informatie voorzien en ondersteund wordt. Het FVO adviseert de voorzitter in alle andere aangelegenheden als die daarom verzoekt. Ook zaken van persoonlijke aard, bv. onderzoeken naar of meldingen van vermeende schendingen van integriteitsregels, worden in het FVO behandeld. Tenslotte stelt het FVO op voorstel van de griffier de begroting en jaarrekening vast van raad en griffie. Het FVO houdt zich niet bezig met de feitelijke agendering en organisatie van de vergaderavonden van het Bredaas beRaad. Als de voorzitter of de fractievoorzitters dit nodig vinden, wordt het overleg besloten gevoerd. Als in het fractievoorzittersoverleg gestemd moet worden, gebeurt dat gewogen, op basis van het aantal zetels dat een fractie in de raad heeft. De raadsvoorzitter en diens plaatsvervangers hebben geen stemrecht in het FVO. Alleen bij staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Artikel6.Agendacommissie taken, samenstelling en werkwijze De raad benoemt leden in een agendacommissie, die behalve de plaatsvervangend raadsvoorzitter bestaat uit maximaal zeven raadsleden. Dit kunnen tevens sessievoorzitters zijn, dat hoeft niet. Als het nodig is om te stemmen, hebben zij allen gelijk stemrecht. De agendacommissie vergadert telkens aansluitend op de vergaderavond van het Bredaas beRaad in het openbaar en wordt ondersteund door de raadsgriffier. De burgemeester kan het overleg bijwonen, zonder stemrecht, evenals een ambtelijk vertegenwoordiger van het college. Werkwijze agendacommissie: Tijdens elke Bredaas beRaad-avond legt de griffier aan de agendacommissie een concept-vergaderagenda voor de volgende week en de week erna voor. De agendacommissie besluit daarover, rekening houdend met voorstellen en initiatieven uit de raad, voorstellen en ingekomen stukken afkomstig van het college, initiatieven en verzoeken uit de stad, voorstellen en/of brieven van de Rekenkamer reeds bekende aanmeldingen van insprekers, de opbrengst van het voorafgaande Bredaas beRaad, teruggekoppeld door sessievoorzitters in te plannen vergaderingen van raadswerkgroepen, die behalve in de blokken op donderdagavond kunnen plaatsvinden tussen 17.00 en 19.00 uur, voorafgaand aan de hamerraad. de langetermijnplanning van de raad de benodigde lees- en voorbereidingstijd voor raadsleden en anderen de tijd die nodig is voor de beantwoording van gestelde vragen zo mogelijk clustering van verwante onderwerpen de kwaliteit van stukken die aan de raad voorgelegd worden, waarbij onder andere wordt bezien of het stuk passend is bij de beoogde fase in het besluitvormingsproces vlotte afwikkeling van dossiers en het voorkomen van een te grote werkvoorraad aan dossiers. Hiertoe worden zonodig diverse middelen ingezet zoals kortere sessies, een extra ronde sessies op één avond, een ronde sessies voorafgaande aan de debatraad. In de agenda staat bij de sessies een toedeling van voorzitters aan onderwerpen, worden aanvangs- en eindtijden toegekend aan bespreking van onderwerpen en eventueel spreektijden per fractie. De griffier maakt een korte besluitenlijst van de vergadering van de agendacommissie. Uiterlijk vrijdagmiddag worden de definitieve agenda van de volgende week en de conceptagenda van de week erna vastgesteld en digitaal bekendgemaakt. De agenda kan daarna alleen nog worden aangepast op basis van een gemotiveerd en uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergaderavond schriftelijk bij de griffier ingediend verzoek dat door minimaal 1/5 van de zitting hebbende raadsleden ondersteund wordt. De voorzitter van de agendacommissie besluit over het honoreren van zo’n verzoek. Bij aanmeldingen van insprekers bij een onderwerp in de beeldvormingsfase die worden ontvangen na het vaststellen van de definitieve agenda, overweegt de sessievoorzitter of het inspreken in de al geplande sessie wordt ingepast. Als dat niet mogelijk is, wordt overlegd met de agendacommissie. Artikel7.Toelating nieuwe raadsleden en wethouders Er is een commissie geloofsbrieven, gebaseerd op art. 84 van de Gemeentewet. Deze onderzoekt aan de raad overgelegde geloofsbrieven van tot leden van de raad benoemde personen, alsmede de overige door de Kieswet geëiste stukken de benoembaarheid van kandidaten die aan de raad worden voorgesteld om tot wethouder te worden benoemd, waarbij getoetst wordt aan de eisen van Gemeentewet, de gedragscode zoals geldend voor wethouders. Bij het advies hierover aan de gemeenteraad is tevens beschikbaar de onder verantwoordelijkheid van de burgemeester over de kandidaat-wethouder opgestelde risico-analyse integriteit. De commissie bestaat uit drie raadsleden waarvan één voorzitter is. De raad benoemt de commissie en minimaal één plaatsvervangend lid in de eerste vergadering na de verkiezingen. De benoeming geldt voor de duur van de raadsperiode tenzij een lid eerder ontslag vraagt of van de raad ontslag krijgt. Bij een verzoek om ontslag duurt het lidmaatschap tot de opvolger benoemd is. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden en wethouders onderzoekt de commissie de geloofsbrieven, bijbehorende stukken, de nevenactiviteiten en het proces-verbaal van het stembureau. De commissie brengt na het onderzoek schriftelijk en mondeling verslag uit omtrent de benoembaarheid van de onderzochte(n). Daarin wordt een eventueel minderheidsstandpunt gemeld. De raad besluit in dezelfde vergadering , behalve in het geval zoals bedoeld in art. 32, lid 4 Gemeentewet, over toelating van de benoemde of, als uitstel nodig is, op een later door de raad op voorstel van de voorzitter bepaald tijdstip. De voorzitter roept een toegelaten raadslid op om in de eerste vergadering waarin hij zijn functie volgens de Kieswet kan aanvaarden, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. Artikel8.Burgerraadsleden, selectie, taken, beloning en benoeming Elke fractie tot drie raadsleden mag drie en overige fracties mogen twee niet-raadsleden voordragen die namens de fractie kunnen deelnemen aan beeld- en oordeelsvormende sessies van het Bredaas beRaad. Achtergrond daarvan is dat elke fractie de maximaal drie tegelijkertijd plaatsvindende sessies moet kunnen bemensen. In elke parallelle sessie mag slechts één vertegenwoordiger van een fractie het woord voeren en deelnemen aan het gesprek. Overige fractieleden zijn welkom op de publieke tribune. Elke fractie gaat over het aanwijzen en ontslaan van zijn eigen burgerraadsleden. Een burgerraadslid moet afkomstig zijn van de lijst zoals die is ontstaan na de laatstgehouden verkiezingen voor de gemeenteraad. Daarop wordt éénmaal per fractie per raadsperiode een uitzondering toegestaan: door verhuizing, ziekte of anderszins kan die lijst uitgeput raken. Eens per raadsperiode mag een fractie daarom een persoon aanwijzen die niet van de lijst afkomstig is. Een raadslid dat zich afsplitst van een bestaande fractie heeft geen recht op burgerraadsleden. Na aanwijzing legt een burgerraadslid tijdens de plenaire raadsvergadering de op deze functie toegesneden eed of gelofte af. Burgerraadsleden hebben op sommige punten immers dezelfde status als gekozen raadsleden. Burgerraadsleden ontvangen een vaste vergoeding van €250,- per maand. Het is aan iedere fractie zelf om te bepalen hoe de burgerraadsleden bij parallelle sessies ingezet worden. HOOFDSTUK2:informatie en instrumenten Artikel9.Vormen van informatie verkrijgen voor (burger)raadsleden Er zijn voor gemeenteraadsleden diverse informatiemogelijkheden, onderverdeeld naar herkomst: informatie kan uit de stad of dorpen komen, uit de gemeenteraad zelf, of uit het college van burgemeester en wethouders. INFORMATIE UIT DE STAD Inspraakbijdrage: al dan niet over een onderwerp op de agenda. De agenda-commissie beoordeelt bij het vaststellen van de agenda of de bijdrage van een aangemelde inspreker wordt gecombineerd met het beeldvormende gesprek met portefeuillehouder en evt. derden/ experts, of dat een aparte sessie wordt gepland. Insprekers mogen zich dan gedurende een door de sessievoorzitter vast te stellen aantal minuten tot de raad richten. Als insprekers zich pas na het vaststellen van de agenda aanmelden, besluit de sessievoorzitter over het inpassen in de al geplande sessie (zie art. 6). Ingekomen brief: een inwoner of organisatie kan een brief of email aan de raad richten, die door de griffie op het RIS wordt geplaatst. Burgersessie: een bespreking op basis van een door inwoners of een organisatie aangeleverde samenhangende bespreeknotitie, los van een voorstel van raad of college. Voorwaarden: bespreeknotitie wordt ondersteund door 50 of meer handtekeningen, over het onderwerp is geen rechtsgeding aanhangig en het gaat om Bredase inwoners die iets aandragen en/of om Bredase belangen. De raadsgriffie gaat steekproefsgewijs na of aan deze voorwaarden wordt voldaan. Voorafgaand aan een geplande burgersessie vindt desgewenst procedureel vooroverleg tussen sessievoorzitter en portefeuillehouder plaats; de portefeuillehouder bepaalt zelf of burgersessies worden bijgewoond Burgergesprek: bijeenkomst met een beperkt aantal belanghebbenden bij een voorgenomen besluit of beleid dat het karakter heeft van een gesprek: zij nemen dan plaats aan de tafel naast de raadsleden. Marktkraam: inwoners of organisaties mogen gebruikmaken van een marktkraam in de centrale hal van het Stadhuis om politici met beeldmateriaal te attenderen op hun initiatief of probleem. Werkbezoeken: (burger)raadsleden kunnen gezamenlijk organisaties of situaties in de gemeente bezoeken om zich een beeld te vormen van een opgave of probleem in de stad. De werkbezoeken worden donderdag in de namiddag georganiseerd. Hoorzitting: bijeenkomsten met veel (>5) bezwaarmakers tegen voorgenomen beleid of besluiten die op de agenda staan, die het karakter hebben van een hoorcommissie: elke bezwaarmaker krijgt dan enkele minuten gelegenheid om het bezwaar toe te lichten. INFORMATIE UIT DE RAAD (Burger)raadsleden of -fracties kunnen de agendacommissie verzoeken een informerende bijeenkomst te beleggen over eigen initiatiefvoorstellen of bespreeknotities of voorstellen die het college aan de raad heeft voorgelegd. Hierbij kunnen zij de agendacommissie verzoeken belanghebbenden of experts uit te nodigen. INFORMATIE VAN HET COLLEGE Schriftelijke vragen: raads- en burgerraadsleden kunnen schriftelijke vragen aan college of burgemeester indienen via de griffier. Deze zorgt ervoor dat de vragen worden doorgespeeld aan college of burgemeester en verspreid worden onder de overige raadsleden. Het college zorgt ervoor dat bij alle bestuurlijke besluiten een ambtelijk contactpersoon wordt vermeld, via de nieuwe BBV-module zal deze informatie beschikbaar zijn voor de raadsgriffie.Het college streeft ernaar vragen die te maken hebben met een dossier dat is geagendeerd voor een sessie, te beantwoorden binnen een week. Andere vragen dienen zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen dertig dagen beantwoord te worden. De griffier plaatst de antwoorden samen met de vragen op het RIS. Mondelinge vragen: een raads- of burgerraadslid kan het college of de burgemeester tijdens de beeldvormende sessie mondeling vragen stellen. De voorzitter beoordeelt in overleg met het college of de burgemeester of deze vragen ter plekke worden beantwoord of in een later stadium schriftelijk. De antwoorden worden dan aan alle raadsleden gestuurd en op het RIS geplaatst. Informatie op eigen initiatief van college of burgemeester: het college en elk van zijn leden zijn verplicht om de raad alle inlichtingen te geven die de raad voor de uitvoering van zijn taak nodig heeft (art. 169 en 180 Gemeentewet). Alleen strijdigheid met het openbaar belang kan een reden zijn om gevraagde informatie niet te geven 2 Memorie van Toelichting bij artikel 60 Gemeentewet Informerende sessies over voorstellen, bespreeknotities of anderszins van het college van B&W, het college kan aanbieden de raad tijdens een beeldvormende sessie bij te praten over de stand van zaken in een dossier of traject. Het is aan het college om hierin de meest gepaste vorm te zoeken. Als het college naast het informeren van de raad ook het polsen van het gevoelen van de raad of het aftasten van draagvlak voor een bepaalde lijn wenst, wordt daartoe een oordeelsvormende sessie belegd waarbij een of meer concrete vragen aan de raad worden gesteld Raadsbrieven: een raadsbrief is een brief van het college of de burgemeester aan de raad, al dan niet als antwoord op gestelde vragen of opgevraagde informatie Besluitenlijst college van B&W: het college verstrekt de raad wekelijks op dinsdag de besluitenlijst van de collegevergadering, incl. de openbare stukken die daarbij horen. Dit is essentieel omdat (burger)raadsleden zo inzicht hebben in de voorstellen die er binnenkort aan komen. Vragenhalfuurtje: tijdens de debatraad kunnen raadsleden vragen stellen aan het college. Er is geen gelegenheid voor onderling debat. De vragen worden kort gesteld en beantwoord. INFORMATIE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT Een (burger-)raadslid kan zich via de griffier wenden tot ambtenaren van de griffie of de ambtelijk ondersteuners van het college om Te vragen om feitelijke informatie van geringe omvang Inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn De griffier kan via de gemeentesecretaris voor het verkrijgen van informatie een beroep doen op het ambtelijk apparaat. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het in kennis stellen van de verantwoordelijk portefeuillehouder en wijst een ambtenaar aan voor de behandeling van de hulpvraag van het raadslid.De gemeentesecretaris kan medewerkers aanwijzen aan wie de verzoeken van de griffier geadresseerd worden. De voor behandeling aangewezen ambtenaar zorgt ervoor dat de informatie zo snel mogelijk wordt gegeven. Bijstand bij initiatiefvoorstellen, moties of amendementen: als een raadslid bijstand wil bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, moties, amendementen of andere bijstand dan wendt hij zich tot de griffier. Als de griffier de bijstand niet kan verlenen verzoekt hij de gemeentesecretaris om één of meer ambtelijk ondersteuners van het college aan te wijzen om de bijstand te verlenen. Hiervoor worden geen kosten verrekend.Ambtelijke bijstand wordt alleen geweigerd als de verzoeken geen betrekking hebben op het raadswerk, het belang van de gemeente of het functioneren van de betrokken ambtenaar erdoor geschaad wordt. In alle gevallen wordt het besluit tot weigering genomen door de gemeentesecretaris (als het een ambtenaar van het college betreft) of de griffier (als het een medewerker van de griffie betreft). Het raadslid kan een weigering van gemeentesecretaris of griffier voorleggen aan de burgemeester, die als voorzitter van college respectievelijk raad het laatste woord hierin heeft. INFORMATIE VAN DE REKENKAMER De Rekenkamer kan op eigen initiatief rapporten en adviezen in het politiek-bestuurlijke proces inbrengen. De werkwijze van de rekenkamer is behalve in deze Spelregels geregeld in het Reglement van Orde van de rekenkamer Breda . Inpassing in de werkwijze van de Bredase gemeenteraad ziet er als volgt uit: de rekenkamer doet zijn onafhankelijke onderzoekswerk en levert een product, zijnde een rapport, brief of presentatie, eventueel inclusief raadsvoorstel op bij de agendacommissie; De rekenkamer presenteert haar resultaten indien nodig tijdens een beeldvormende sessie en geeft toelichting aan de hand van vragen van (burger-)raadsleden; In principe vindt bestuurlijke hoor en wederhoor plaats voorafgaande aan de fases van het B-O-B-model. Als van dit principe wordt afgeweken wordt dit aan het begin van een onderzoek gemeld aan de raad. Van hoor en wederhoor wordt afgezien als een of meerdere van de volgende criteria zich voordoen: Een ex-ante, vooruitkijkend onderzoek; een adviserend onderzoek; Een onderwerp dat niet of weinig politiek gevoelig is; een kortdurend, beleidsarm onderzoek. In die gevallen wijkt de behandelwijze in zoverre af dat het college in de beeldvormende fase over het voorstel van de rekenkamer een reactie geeft. Die reactie wordt mede ten grondslag gelegd aan de oordeelsvormende sessie over het rekenkamer-product , waarbij de raadsleden met elkaar en het college in debat kunnen gaan. RAADSENQUETE Op basis van artikel 155a kan de raad op voorstel van een of meer raadsleden een onderzoek doen naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur. Er wordt dan een onderzoekscommissie samengesteld uit raadsleden. Deze commissie heeft bijzondere bevoegdheden zoals het recht om (ex)bestuurders en ambtenaren van de gemeente onder ede te horen. Artikel10.Instrumenten rondom of tijdens de vergaderingen:
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.