Archiefverordening (Onderbanken)

ArchiefverordeningDe raad van de gemeente Onderbanken. gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van d.d. mede gezien het advies van de commissie Samenleving en Algemene Zaken (SAZ) gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening) HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b. informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente; c. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; d. beheerder: degene die is belast met het beheer van de informatie van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel; e. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte f. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de informatie Artikel2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3 Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie. Artikel6 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie. Artikel7 Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie zowel voorafgaand aan overbrenging naar de archiefbewaarplaats als na overbrenging toe aan de beheerder. Artikel8 Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan. Artikel9 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast HoofdstukIII Het toezicht op het beheer en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders Artikel 10 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11 De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers. Artikel12 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13 De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt. Artikel14 De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel15 De archivaris brengt om de twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archief bewaar plaats als mede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer HoofdstukIVHet afleggen van horizontale verantwoordingdoor burgemeester en wethouders aan de raad Artikel16 Burgemeester en wethouders informeren om de twee jaar de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij het verslag die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 Hoofdstuk V Slotbepalingen De Archiefverordening 2013, die op 31 maart 2013 is vastgesteld wordt ingetrokken. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de datum van bekendmaking. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2016 van de gemeente Onderbanken. Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente de gemeente Onderbanken d.d. 03-03-2016 De raad voornoemd,de voorzitterO.M.T. Wolfsde griffierM. RichterMemorie van toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatie die een gemeente ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet

1. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt,kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende (digitale)bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van informatiebeheer door burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het horizontale toezicht op het informatiebeheer en de wijze waarop burgemeester en wethouders worden geïnformeerd over het informatiebeheer en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad. Burgemeester en wethouders nemen op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van de artikelen 2 tot en met
2. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeente archivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Informatie: archiefwettelijke begrippen als ‘archiefbescheiden’ en ‘archief’ suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van ‘archiefbescheiden’ het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip ‘informatie’ te hanteren wordt gepoogd dit te voorkomen. Archiefruimte: ruimte waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. De archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen: duurzaamheid: de informatie en de informatiedragers en andere materialen en bewaarvoorzieningen moeten duurzaam genoeg zijn om voortijdig verval te voorkomen ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeelden gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers, of bedrijfsvoeringsystemen zoals een financieel systeem toegankelijkheid: informatie dient door daartoe bevoegden binnen een redelijke termijn te kunnen worden gevonden bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie Artikel 3De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem. Artikel 15 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad. Hoofdstuk IV, artikel 16 Dit vloeit voort uit de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.