Archiefverordening Alphen aan den Rijn 1999 (Alphen aan den Rijn)

Archiefverordening Alphen aan den Rijn 1999 HOOFDSTUK I BEGRIPSBEPALINGEN ARCHIEFVERORDENING ALPHEN AAN DEN RIJN 1999 (vastgesteld door de gemeenteraad op 3 juni 1999) Verordening voor de zorg voor de archiefbescheiden die nog berusten onder de gemeentelijke organen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a de wet: de Archiefwet 1995; b gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet voor zover behorende tot de gemeente; c de archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van het streekarchief Rijnlands Midden; d de archivaris: de overeenkomstig artikel 8 van de samenwerkingsovereenkomst streekarchief Rijnlands Midden jo. artikel 32 van de wet benoemde streekarchivaris; e beheerder: degene die ingevolge artikel 4 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; g informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HOOFDSTUK II DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 2 Als de in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het streekarchief Rijnlands Midden, die zich bevindt in gedeelten van het perceel Burgemeester Visserpark 28 te Alphen aan den Rijn. HOOFDSTUK III DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEF BE SCHEIDEN Artikel 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel 5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen. Artikel 6 1 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2 Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel 9 Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hen is uitgebracht in verband met het toezicht, bedoeld in artikel

1. HOOFDSTUK IV TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 10 De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel 11 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 12 1 De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2 De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 13 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 14 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot: a opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; b bouw, verbouwing, inrichting, of verandering en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; d ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; c voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel 15 De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht. HOOFDSTUK V SLOTBEPALINGEN Artikel 16 Deze verordening treedt in werking met ingang van de derde dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari
2. Artikel 17 Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Alphen aan den Rijn 1999.