Vrordening op de organisatie van het ambtelijk apparaat Organisatieverordening gemeente Harlingen Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harlingen: gelet op de artikelen 160 en 212 van de Gemeentewet; gelezen Wet op de Ondernemingsraden, Rechtspositieregeling Harlingen, Verordening op de ambtelijke bijstand, Treasury Statuut en Regeling organieke functiebeschrijving en functiewaardering en Regeling budgethouders. B E S L U 1 T vast te stellen de volgende: "VERORDENING OP DE ORGANISATIE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT" De indeling van deze verordening is als volgt:
- Hoofdkenmerken en structuur ambtelijke organisatie.
- Gemeentesecretaris.
- Afdelingen.
- Overlegvormen.
- Integraal begrotingsproces.
- Administratie en beheer.
- Inwerkingtreding. HOOFDSTUK 1 HOOFDKENMERKEN EN STRUCTUUR AMBTELIJKE ORGANISATIE Artikel 1.
- Hoofdindeling
- Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de gemeentesecretaris. In de bijlage is het organisatieschema opgenomen. 2 De organisatie is verdeeld in afdelingen. Op voorstel van de gemeentesecretaris kunnen afdelingen worden onderverdeeld. De hoofdstructuur van de organisatie is verder: afdeling Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu afdeling Openbare Werken afdeling Publiekszaken afdeling Havenbeheer afdeling Middelen en Ondersteuning stafafdeling Bestuur en Managementondersteuning 3 De medewerkers zijn werkzaam op basis van een vastgestelde functieomschrijving Artikel 1.
- Hoofdkenmerken De bedrijfsvoering stoelt op de volgende vier hoofdkenmerken: Bedrijfsmatig werken; integraal management; productgericht werken; human resource management. HOOFDSTUK 2 GEMEENTESECRETARIS. Paragraaf 1.Taken en bevoegdheden gemeentesecretaris Artikel 2.1.l. Hoofdtaken Hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn: ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders; leidinggeven aan de organisatie; leidinggeven aan de stafafdeling; verantwoordelijk zijn voor de planning en control; het zorgdragen voor goede informatiestromen tussen bestuursorganen en ambtelijk apparaat. Artikel 2.2.2 Vervanging Het college wijst de loco-secretaris(sen) aan. Artikel 2.2.
- Bevoegdheden
- De gemeentesecretaris kan richtlijnen en aanwijzingen geven aan alle medewerkers. verstrekt.
- Hij kan aan alle medewerkers informatie vragen. Deze informatie wordt terstond Paragraaf
- Algemene ondersteuning aan de bestuursorganen Artikel 2.3.
- Ondersteuning college De gemeentesecretaris ziet toe op een goede voorbereiding van de collegevergaderingen en op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan het college. Hij zorgt ervoor dat de collegebesluiten vast worden gelegd in een besluitenlijst. Hij ziet erop toe dat de collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd. Gevraagd en ongevraagd zorgt hij voor informatie die voor de collegeleden individueel en gezamenlijk noodzakelijk is om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Artikel 2.3.
- Ondersteuning burgemeester De gemeentesecretaris ziet toe op een gedegen, tijdige en geïntegreerde advisering aan de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan. Hij draagt er zorg voor dat de besluiten van de burgemeester als zelfstandig gemeentelijk bestuursorgaan voortvarend en correct worden uitgevoerd. Hij zorgt (gevraagd en ongevraagd) voor informatie die voor de burgemeester noodzakelijk is om zijn functie als zelfstandig bestuursorgaan en als voorzitter van het college en de raad goed te kunnen vervullen. Paragraaf 4Ambtelijke coördinatie Artikel 2.3.
- Coördinatie Met het oog op eenheid van beleid ziet de gemeentesecretaris toe op de coördinatie van ambtelijke adviezen aan het college van burgemeester en wethouders. De gemeentesecretaris ziet toe op de ambtelijke coördinatie van de voorstellen van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad. Voorts ziet de gemeentesecretaris toe op de coördinatie van de uitvoering van de besluiten. Artikel 2.4.
- Toetsing adviezen
- Voor de uitvoering van artikel 2.
- toetst de gemeentesecretaris ambtelijke adviezen aan: hoofdlijnen van beleid; overige vastgestelde kaders en richtlijnen; eenheid van beleid; besluitrijpheid
- Als het advies niet voldoet aan de eisen in het vorige lid kan hij het advies, met vermelding van zijn bevindingen, terugsture Artikel 2.4.
- Nadere regels De gemeentesecretaris kan in aansluiting op de organisatieverordening nadere regels stellen voor zaken die door een van de bestuursorganen aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen. Artikel 2.4.
- Verantwoording Voor de uitvoering van zijn werkzaamheden is de gemeentesecretaris verantwoording schuldig aan het college van burgemeester en wethouders. HOOFDSTUK 3 DE AFDELINGEN Artikel
- 1.Taken afdelingen 1.De in hoofdstuk 1 genoemde afdelingen hebben de navolgende hoofdtaken: De afdeling Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieu: Voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van: ruimtelijke ordening; volkshuisvesting en stadsvernieuwing; economische ontwikkeling en recreatie en toerisme; bouw- en woningtoezicht en monumentenzorg; milieu; grondzaken. De afdeling Openbare Werken: Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van: civiele techniek, verkeer, inclusief parkeerbeleid; bouwkunde; reiniging en tractie; groenvoorziening; onderhoud infrastructuur binnen de “Sas”, wegen, gebouwen en sportaccommodaties. De afdeling Publiekszaken: Voorbereiding en uitvoering van het beleid en/of het beheer op het gebied van: openbaar en bijzonder primair en voortgezet onderwijs; het bestuur van het openbaar onderwijs; sport(accommodaties) inclusief het zwembad; algemeen welzijnswerk op de terreinen kunst, cultuur, muzikale vorming, museum, bibliotheek, ouderenwerk, jeugd- en jongerenwerk, inburgering, verblijfs-vreemdelingen, sociaal cultureel werk, vrijwilligerswerk, emancipatie, ontwikkelingssamenwerking, kinderopvang, maatschappelijke dienstverlening, crisis-hulpverlening,slachtofferhulp en volksgezondheid; burgerzaken inclusief vergunningverlening; inkomensvoorzieningen, werkgelegenheid; De afdeling Havenbeheer: Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van: grootschalige (reconstructie) havengebonden projecten; het promoten van de haven; het innen van de haven- en kadegelden; het toezicht op en het regelen van het scheepvaartverkeer in de haven; het toewijzen van ligplaatsen voorzieningen in het havengebied; onderhoud havengebonden infrastructuur buiten de “Sas”. De afdeling Middelen en Ondersteuning: Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van: voorbereiding, coördinatie en begeleiding van begroting, jaarrekening, voorjaarsnota en najaarsdoorlichting, financiën inclusief het grondbedrijf; automatisering; facilitaire dienstverlening; salarisadministratie met uitzondering van het beleid; voorbereiding en uitvoering van het beleid op het gebied van belastingen en heffingen; toezicht en handhaving van het parkeerbeleid. De stafdeling Bestuur- en managementondersteuning: Voorbereiding en uitvoering van het beleid inclusief het beheer op het gebied van: personeel en organisatie; juridische en bestuurlijke zaken, informatiebeleid voor wat betreft de algemene promotie; voorlichting en secretariaat; interne en externe veiligheid, waaronder de bedrijfshulpverlening; integrale veiligheid en brandweer. Artikel 3.1.
- De afdelingshoofden Elke afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd. Artikel 3.1.
- Vervanging Het college wijst de plaatsvervangende afdelingshoofden en de bijbehorende verantwoordelijk-heden aan. Artikel 3.1.
- Hoofdtaak afdelingshoofd De taken en verantwoordelijkheden van het afdelingshoofd zijn opgenomen in de door het college vastgestelde functiebeschrijving. Artikel 3.1.
- Hoofdtaak coördinatoren De taken van de respectieve coördinatoren zijn opgenomen in de door het college vastgestelde functiebeschrijving Artikel 3.1.6 Voor de uitvoering van de werkzaamheden zijn de afdelingshoofden, respectievelijk de coördinatoren verantwoording schuldig aan de gemeentesecretaris respectievelijk de afdelings-hoofden. Artikel 3.1.
- Concerncontroller De functie van concerncontroller wordt door het hoofd van de afdeling Middelen en Ondersteuning vervuld. Hij is verantwoordelijk voor de informatievoorziening bij het integrale begrotingsproces. De uitvoering van bepaalde controllingtaken kan de concerncontroller aan andere functionarissen van de afdeling Middelen en Ondersteuning opdragen. De concerncontroller heeft een eigen functionele verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en doelmatigheidsaspecten van het integrale begrotingsproces. Hij toetst beleidsvoorstellen aan vastgestelde kaders voor het begrotingsproces. Indien de concerncontroller bij de uitoefening van zijn werkzaamheden een ten opzichte van de gemeentesecretaris of een afdelingshoofd afwijkend standpunt inneemt, doet hij hiervan mededeling aan het college. Artikel 3.1.
- Eerstverantwoordelijke afdeling Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris zonodig een afdeling aan die als trekker verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering en ook voor de tijdsplanning en bewaking van de voortgang. Indien bij een zaak meer afdelingen direct zijn betrokken, is de trekkende afdeling, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de andere betrokken afdelingen, eindverantwoordelijk voor de voortgangsbewaking en de bewaking van de integraliteit van het project. HOOFDSTUK 4 OVERLEGVORMEN Artikel 4.
- Samenstelling Managementberaad De gemeentesecretaris en de hoofden van de afdelingen vormen gezamenlijk het Managementberaad. De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementberaad. Bij gebrek aan overeenstemming binnen het managementberaad, beslist hij. Artikel 4.
- Status en taken managementberaad Het managementberaad is de vergadering, waarin onder leiding en verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris bespreking en coördinatie plaatsvindt van de diverse bedrijfsprocessen. In het managementberaad kunnen ook voorgenomen of door te voeren wijzigingen in de werkwijze worden besproken. Artikel 4.
- Werkwijze managementberaad
- De vergaderingen van het managementberaad vinden in principe wekelijks plaats.
- De voorzitter stelt de agenda van de vergadering vast. Ieder afdelingshoofd kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen.
- Agenda en verslagen zijn algemeen beschikbaar. Artikel 4.
- Overleg managementberaad en het college van burgemeester en wethouders Tenminste 4 keer per jaar worden werkbesprekingen gehouden tussen het managementberaad en het college van burgemeester en wethouders (de zogenaamde Tobberaad). Artikel 4.
- Mandaat Mandatering wordt geregeld in een afzonderlijke statuut. HOOFDSTUK 5 INTEGRAAL BEGROTINGSPROCES Artikel 5.1.
- Begrotingscyclus Het integrale begrotingsproces omvat: het algemeen beleidsplan (voorjaarsnota); de begroting en meerjarenraming; najaarsdoorlichting van de begroting; de jaarrekening met jaarverslag De procedure wordt zover nodig geregeld in een aparte verordening. Artikel 5.1.
- Jaarplanning Jaarlijks biedt de gemeentesecretaris aan het college een planning aan van de in artikel 5.1.
- genoemde stukken. HOOFDSTUK 6 ADMINISTRATIE EN BEHEER Artikel 6.
- Administratie en beheer Het college ziet toe op de organisatie van de administratie en het beheer van vermogenswaarden. Dit toezicht betreft zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid. Artikel 6.
- Budgetbeheer In een afzonderlijke statuut regelt het college het gemeentelijke budgetbeheer. Artikel 6.
- Budgetbeheerders In een afzonderlijk statuut zijn de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkzaamheden van de budgethouders door het college vastgesteld. HOOFDSTUK 7 INWERKINGTREDING Artikel 7.
- Inwerkingtreding Deze verordening treedt heden in werking en werkt terug tot 1 januari
- Artikel 7.
- Naam Deze verordening wordt aangehaald als "Organisatieverordening 2003” Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van 27 november
- Burgemeester en wethouders van Harlingen, de secretaris, de burgemeester, Mr. W.L. van Harinxma thoe Slooten. Chr. Arlman.