Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeen

Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Amstelveen 2018)Z18-008482; D18-081176 De raad van gemeente Amstelveen, gelezen het advies van 30 oktober 2018; gelet op artikel 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; besluit vast te stellen de Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. Hoofdstuk1.Definities Artikel1.Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a.archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; b.archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; c.archiefruimte: een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de wet; d.archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris; e.beheerder: het hoofd van afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente, belast met het beheer van de archiefbescheiden van de ambtelijke organisatie Amstelveen en Aalsmeer; f.wet: de Archiefwet 1995; g.centrumgemeente: gemeente Amstelveen. Hoofdstuk2.De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden, zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3.Kwaliteitssysteem Het college van de centrumgemeente bepaalt dat een kwaliteitssysteem wordt gehanteerd, waarvan het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) de kern vormt. Artikel4.Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5.Personeel Het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden die verbonden zijn aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6.Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7.Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders van de centrumgemeente wijst taken en verantwoordelijkheden ten aan zien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8.Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel9.Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaats van de gemeente Amstelveen bevindt zich bij het Stadsarchief Amsterdam, gevestigd te Amsterdam op de locatie Vijzelstraat

1. De digitale archiefbewaarplaats (e-depot) van de gemeente Amstelveen zal niet noodzakelijkerwijs op dit adres zijn gevestigd. Hoofdstuk3.Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel10.Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11.Uitvoering toezicht De archivaris kan uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel12.Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13.Toegang tot de archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel14.In kennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15.Verslag van de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16.Verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titels zijn opgenomen. Hoofdstuk4.Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17.Verslag van het college van burgemeester en wethouders aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en
2. Hoofdstuk5.Slotbepalingen Artikel18.Intrekking De Archiefverordening gemeente Amstelveen van 25 september 2013 wordt ingetrokken per de datum dat de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2018 in werking treedt. Artikel19.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking een dag na de bekendmaking en heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari
3. Artikel20.Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Amstelveen
4. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 december 2018.de griffier,drs. M.C.C. Philipsde voorzitter, drs. H.B. Eenhoorn