Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019 (Shared Service Center Zuid-Limburg)

Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019Het Bestuur van het Shared Service Center Zuid-Limburg; OVERWEGING gelet op het bepaalde in hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC-ZL; mede gelet op het bepaalde in artikel 34 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); mede gelet op het bepaalde in de Financiële verordening SSC-ZL; BESLUIT vast te stellen de navolgende beleidsregels: Nota P&C-cyclus SSC-ZL 2019 Beleidsinhoud Doelstelling van deze notitie is om heldere afspraken te maken tussen enerzijds de leden van het bestuur en het Opdrachtgeversoverleg (OGO) en anderzijds de directeur en de financiële adviseur van het SSC-ZL over de momenten waarop de verschillende instrumenten van de planning & control cyclus (P&C-cyclus) besproken worden en besluitvorming hieromtrent dient plaats te vinden voor het jaar

1. Instrumenten van de P&C-cyclus In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de instrumenten van de P&C-cyclus. Naast de vermelding van het instrument is tevens de volgende toelichting opgenomen: een verwijzing naar de regeling/verordening waaruit de verplichting van het instrument blijkt; de periode waarvoor het bestuur/de directeur de instrumenten vaststelt; de uiterlijke datum waarop besluitvorming door het bestuur plaats dient te vinden; de uiterlijke datum van indiening bij de raden van de deelnemende gemeenten en de gedeputeerde staten. Overlegagenda P&C-cyclus Bij het plannen van de bespreekmomenten worden de volgende uitgangspunten gehanteerd; De bespreking van een instrument door het bestuur vindt plaats tijdens het bestuursoverleg dat voorafgaat aan de gestelde uiterste datum in de betreffende regeling/verordening; De bespreking van de (concept)instrumenten door de leden van het OGO vindt plaats tijdens de OGO-vergadering voorafgaande aan de bestuursvergadering waarin het instrument door het bestuur wordt besproken. De (concept)instrumenten worden voorafgaande aan het OGO-overleg tevens besproken met de controllers van de deelnemende gemeenten. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het SSC-ZL op 6 december 2018,Namens dezen,De voorzitterJ.M. JanssenDe SecretarisW.G.J. LousbergBijlage1- Planning & Control Cyclus SSZ-ZL 2019 Nr. Naam GR WGR Kadernota Rechtmatigheid BBV Financiële verordening Controle verordening Periodiciteit vaststellen Raden deelnemende gemeenten Gedeputeerde staten Deadline vaststelling bestuur 1 Kadernota art 19 en 19 art 34b en 34 jaarlijks 20 december van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend, zienswijze uiterlijk 1 maart van jaar waarin begroting moet worden ingediend Vatstelling voor zienswijze in laatste bestuursoverleg van het jaar voorafgaand waarin de begroting moet worden ingediend. Vaststelling na zienswijze eerste bestuursvergadering na 1 maart 2 Algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening art 19 en 20 art 34b en 35 jaarlijks vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient 3 Begroting inclusief meerjarenraming art 19 art 34 jaarlijks acht weken voordat deze wordt vastgesteld vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient 4 Liquiditeitsbegroting artikel 14 jaarlijks 15-12-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen. 5 Jaarrekening art 20 art 34 jaarlijks vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft 6 Verdeelsleutels inkomsten en uitgaven art 17 4-jaarlijks Tegelijk laten vaststellen met de begroting voorafgaande aan het eerste jaar van de 4-jaars cyclus 7 Financieringsstatuut art 22 lid 1 incidenteel 15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is. 8 Regeling omtrent de verzekering van de gelden van SSC-ZL tegen benadeling art 22 lid 3 incidenteel 9 Financiële verordening art 22 lid 4 incidenteel 15-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is. 9a Mandaatregeling -> Directiebesluit art 18 incidenteel 13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is. 9b Procuratieregeling -> Directiebesluit art 18 incidenteel 13-12-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is. 9c Aanbestedingsbeleid (tabel) -> Directiebesluit art 19 jaarlijks 16-11-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen. 10 Beleidsnota weerstandsvermogen art 12 + 14 incidenteel 15-02-2017 vastgesteld. Herijking vindt plaats indien hiertoe noodzaak is. 11 Controleverordening par 3.4.
2. 4-jaarlijks 15-02-2017 vastgesteld. Deze verordening zal minimaal elke vier jaren worden beoordeeld en geactualiseerd. De controleverordening geldt voor onbepaalde tijd. 12 Controleprotocol (met normenkader als bijlage) par 3.4.
3. jaarlijks 16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen. 13 Normenkader rechtmatigheidscontrole (opnemen als bijlage bij het controleprotocol) par 3.2.3 jaarlijks 16-11-2017 vastgesteld.31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen. 14 Directiestatuut artikel 12 incidenteel nog niet vastgesteld, nog op te stellen door bestuur 15 1e Tussentijdse rapportage art 8 jaarlijks voor 1 juli van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling 16 2e Tussentijdse rapportage art 8 jaarlijks voor 1 november van het lopende boekjaar aanbieden aan Bestuur ter vaststelling 16 Tussentijdse begrotingswijzigingen jaarlijks opnemen in de voortgangsrapportages 17 Benoeming accountant voor de jaarrekeningcontrole van het SSC-ZL art 2 4-jaarlijks 1 juli van het eerste jaar van de 4-jaars cyclus aanbieden aan Bestuur ter vaststelling 18 Nota Planning & Control Cyclus art 5 jaarlijks 15-02-2017 vastgesteld. 31 december voorafgaande aan het begrotingsjaar opnieuw laten vaststellen.