Archiefverordening gemeente Westerkwartier 2019 (Westerkwartier)

Archiefverordening gemeente Westerkwartier 2019De raad van de gemeente Westerkwartier; gelezen het voorstel van de Raadsgroep Herindeling van 29 oktober 2018; overwegende de noodzaak van een verordening over de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeente, zowel voor de overgebrachte als de niet overgebrachte archiefbescheiden, alsmede het beheer van de archiefbewaarplaats; gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet; B E S L U I T: vast te stellen de Archiefverordening gemeente Westerkwartier

1. Hoofdstuk1Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: Archiefbescheiden: bescheiden zoals genoemd in artikel 1, lid c van de wet. De archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats. Archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1° van de wet, voor zover behorende tot de gemeente. E-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel databeheer databeveiliging en aanwezige hard- en software dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. Beheerder: degene die ingevolge artikel 3 Archiefbesluit 1995 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een ar-chiefbewaarplaats. De wet: de Archiefwet
2. Hoofdstuk2De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond Artikel3.Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4.Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5.Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6.Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7.Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden voor de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden voor het be-heer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de gemeentesecretaris. Artikel9.Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een of meerdere archiefbewaarplaatsen aan. Hoofdstuk3Verslaglegging door de gemeentesecretaris aan het college van burgemeester en wethouders Artikel10.Verslag van de gemeentesecretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De gemeentesecretaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11.Verantwoording van de gemeentesecretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De gemeentesecretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk4Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel12.Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt éénmaal in de twee jaar verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentesecretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en
3. Hoofdstuk5Slotbepalingen Artikel13 1.Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan. 2.Deze verordening werkt terug tot en met 1 januari
4. 3.Gelijktijdig met het in werking treden van deze verordening worden de volgende verordeningen vervallen verklaard: Archiefverordening gemeente Grootegast
5. Archiefverordening Leek
6. Archiefverordening gemeente Marum
7. Archiefverordening van de gemeente Winsum
8. Archiefverordening gemeente Zuidhorn
9. Artikel14 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening gemeente Westerkwartier
10. Aldus besloten in de openbare vergaderingvan de raad van de gemeente Westerkwartier,d.d. 2 januari 2019.F.H. Wiersma, voorzitter, J.L. de Jong, griffier