Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Altena houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Altena 2019 (Altena)

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Altena houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Altena 2019De raad van de gemeente Altena; gelezen het voorstel van de Altenacolleges; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Besluit: Vervallen te verklaren: Archiefverordening gemeente Aalburg 2017, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Aalburg d.d. 28 maart 2017; Archiefverordening gemeente Werkendam 2016, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Werkendam d.d. 4 oktober 2016; Archiefverordening gemeente Woudrichem 2016, vastgesteld door de raad van de voormalige gemeente Woudrichem d.d. 25 oktober 2016; Vast te stellen: Archiefverordening Altena

1. Archiefverordening Altena 2019 betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop. Hoofdstuk I Definities Artikel1.Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet; archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte; archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet juncto artikel 20 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena benoemde gemeente streekarchivaris; beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel; wet: de Archiefwet
2. Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2.Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3.Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel4.Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel5.Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6.Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7.Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel8.Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris Artikel9.Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel10.Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel11.Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel12.Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel13.Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel14.Inkennisstelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. Artikel15.Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel16.Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel17.Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en
3. Hoofdstuk V Slotbepalingen Artikel18.Inwerkingtreding De Archiefverordening Altena 2019 treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel19.Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Altena
4. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van 8 januari 2019De voorzitter, M.A. Fränzel MSc de raadsgriffier,Drs. S.J. Peet