Verordening Auditcommissie gemeente Zundert (Zundert)

Verordening Auditcommissie gemeente ZundertDe raad van de gemeente Zundert; gelezen het voorstel van de griffie; gehoord het advies van de Ronde d.d. 25-04-2018 en 20-06-2018; gelet op de betreffende bepalingen in de Gemeentewet; besluit: 1. De Verordening Auditcommissie gemeente Zundert, vastgesteld op 10 december 2013, in te trekken; 2. De Verordening Auditcommissie gemeente Zundert 2018, vast te stellen, luidend als volgt; Verordening Auditcommissie 2018 Artikel1:Instelling en begripsbepalingen 1.Er is een auditcommissie; 2.In deze verordening wordt verstaan onder: Auditcommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet Accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening: Controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening. Artikel2:Doel Kwaliteitsbewaking van de financiële en controlerende functie van de gemeenteraad die van belang zijn voor een adequate beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel3:Taken 1.Overleg voeren met college en accountant over kwaliteitsverbetering van de beleids- en begrotingscyclus, waaronder de beoordeling van de informatiewaarde van de planning- en control producten; 2.Voorstellen doen voor het wijzigen en actualiseren van de verordeningen 212, 213, 213a van de Gemeentewet (financiële-, controle- en onderzoeksverordening); 3.Adviseren over beoordeling van de jaarrekening en jaarverslag; 4.Afstemmingsoverleg met de accountant over aandachtspunten voor de controle (pre-auditgesprek, voorafgaande aan controle); over de boardletter en het accountantsrapport en –verklaring (na afronding van de controle); 5.Voorstellen te doen voor aanpassing van het programma van eisen voor de accountantscontrole, controleprotocol en normenkader; 6.Bewaking, monitoren en rapporteren ten aanzien van opvolging van opmerkingen, adviezen en aanbevelingen van accountant en andere externe toezichthouders; 7.Beoordelen van en rapporteren over het functioneren van de accountant; 8.Advisering over de keuze van de accountant en contractverlenging; 9.Verschillende onderzoeken binnen de gemeente op elkaar afstemmen en hiertoe overleg voeren met de rekenkamer en het college; 10.Is namens de gemeenteraad aanspreekpunt voor de rekenkamer (commissie); 11.Gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeenteraad en rapporteren over ontwikkeling van de financiële (positie) en controlerende functie van de gemeenteraad. Artikel4:Bevoegdheden 1.Adviseert en rapporteert rechtstreeks aan de gemeenteraad en de deelnemende wethouder informeert het college; 2.Op verzoek van de gemeenteraad geeft de voorzitter een toelichting. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten raadsvergadering gedaan. 3.Heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie; 4.Treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en/of college. Artikel5:Samenstelling en benoeming 1.De gemeenteraad benoemt maximaal vijf raads- of burgerleden op voordracht van de fracties in de raad; 2.De wethouder Financiën is als vaste adviseur toegevoegd; 3.De wethouder Financiën wijst eventueel ander ambtelijke adviseurs aan voor zijn/haar ondersteuning; 4.Facultatief kan op verzoek van de voorzitter of secretaris van de rekenkamer(commissie), de accountant en/of andere interne en externe adviseurs deelnemen aan de beraadslagingen en advies uit te brengen; 5.De Loco-griffier is secretaris en neemt aan de beraadslagingen deel. Bij verhindering treedt de griffier dan wel de tweede loco-griffier op als secretaris. Artikel6:Zittingsduur 1.De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de gemeenteraad of bij ontslag als lid van de gemeenteraad dan wel als burgerlid; 2.De raad kan een lid tussentijds ontslaan; 3.Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel7:Voorzitter 1.Uit haar midden kiezen de leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter; 2.Draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de auditcommissie; 3.Samen met de secretaris voorbereiden van de agenda en de agendapunten; 4.Technisch leiden van de vergaderingen; neemt niet deel aan de inhoudelijke beraadslagingen; 5.Bewaken dat de taken als genoemd in artikel 3 van deze verordening op een juiste en correcte manier worden uitgevoerd. Artikel8:Vergaderingen en verslaglegging 1.Minimaal 6 keer per jaar, waarbij aangesloten wordt op de planning van de P&C-producten, zodat er voldoende tijd beschikbaar is om op een ordentelijke manier te kunnen adviseren aan de gemeenteraad; 2.De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt op grond van een uitsluitingsgrond genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur; 3.De adviezen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt; 4.Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst met een actiepuntenoverzicht gemaakt; 5.De vastgestelde besluitenlijst van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college, de leden van het presidium en ligt voor de overige raadsleden vertrouwelijk ter inzage bij de secretaris. Artikel9:Inwerkingtreding 1.Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 16 mei 2018. 2.Onder gelijktijdige intrekking van de verordening (2013/18100), vastgesteld op 10 december 2013; 3.Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening Auditcommissie gemeente Zundert”. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 03-07-2018, de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, drs. J.J. Rochat L.C. Poppe-de LooffArtikelsgewijze toelichting Artikel 2 In feite is dit de omschrijving van het Engelse “auditing”, maar dan toegespitst op de financiële en controlerende, duale rol van de gemeenteraad. Artikel 3, lid 2 Intern beheersingssysteem Bespreekt samen met de accountant en de adviseur(

1. s)genoemd in art. 5 de reikwijdte en kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving. Beoordeelt het proces van de gemeente voor het vaststellen van risico’s en invloeden van bevestigde en niet-bevestigde rechtszaken en claims en van niet-naleving van wet- en regelgeving. Artikel 3, leden 3 en 4 Verslaggeving Bespreekt met de externe accountant en de adviseur(
2. s)de bevindingen van de accountant zoals verwoord in de boardletter en verlag van bevindingen. Monitort de opvolging, die het college hieraan geeft ter verbetering van de beheersmaatregelen op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Beoordeelt samen met de wethouder Financiën en de externe accountant, na voltooiing van zijn controle, de kwaliteit van de verslaglegging; De beoordeling omvat het jaarverslag van de gemeente en de jaarrekening met toelichting. Het gaat om de jaarrekening zoals deze is vereist volgens de algemeen aanvaarde grondslagen voor verslaggeving, inclusief: Belangrijke transacties, die normaal geen deel uitmaken van de bedrijfsvoering van de gemeente; Keuze van en eventuele wijzigingen in de waarderingsgrondslagen van de gemeente gedurende het jaar; Belangrijke aanpassingen, die het college of de externe accountant voorstellen; Discussiepunten tussen de externe accountant en het college over zaken, die van belang kunnen zijn voor de jaarrekening van de gemeente of de accountantsverklaring; Moeilijkheden bij de uitvoering van de accountantscontrole; Belangrijke zaken die zijn besproken tussen de accountant en het college voordat de controleopdracht van de accountant is verlengd. Artikel 3, lid 5 Accountantscontrole Beoordeelt voorafgaande aan de start van de jaarlijkse accountantscontrole, de reikwijdte en algehele omvang van het onderzoek dat de externe accountant plant, inclusief zijn opdrachtbevestiging. Het controlebudget van de accountant komt hij overeen met het college en wordt jaarlijks samengevat, zodat de auditcommissie dit kan beoordelen. De beoordeling strekt zich uit over de mening van de externe accountant over de factoren, die hij bij het vaststellen van de reikwijdte in overweging nam. Dit zijn: Risicokenmerken van de organisatie: Externe rapporteringvereisten; De kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen voor de verslaggeving en de naleving van wet- en regelgeving; De mate van betrokkenheid van de interne accountant of controleur bij de accountantscontrole; Andere zaken die bij de accountantscontrole betrokken moeten worden. Adviseert de gemeenteraad over de omvang van geplande adviesdiensten, die de externe accountant verleent. Dit doet zij in het licht van de objectiviteit en onafhankelijkheid die nodig is tijdens de accountantscontrole. Evalueert de samenwerking die de externe accountant heeft ondervonden tijdens zijn accountantscontrole, inclusief zijn toegang tot alle aangevraagde documenten, gegevens en informatie. Bespreekt met de externe accountant de kwaliteit van het financiële en verslaggevingsproces van de gemeente. Ook bespreekt zij aanbevelingen, die de externe accountant mogelijk heeft. Onderwerpen die tijdens deze bespreking aan de orde kunnen komen zijn verbetering van de interne beheersingsmaatregelen, beheersingsmaatregelen voor de naleving van wet- en regelgeving, de keuze van waarderingsgrondslagen en management rapportagesystemen. Beoordeelt schriftelijke antwoorden van het college op managementletter van de interne accountant of controleur en bespreekt met de accountant en de adviseurs genoemd in art. 5 de voortgang van de invoering van aanbevelingen en verbeteringsplannen van het voorgaande jaar. Beoordeelt samen met de externe accountant en de adviseur(
3. s)genoemd in art. 5 gevallen waar het management second opinions heeft gekregen van andere accountants, bijvoorbeeld over waarderingsgrondslagen. Artikel 5 Met 5 leden, waarvan 1 technisch voorzitter, nemen vier raad- en/of burgerleden (bij voorkeur 2 uit coalitie- en 2 uit de oppositiepartijen) deel aan de beraadslagingen. Zie ook de toelichting bij artikel 7, lid 4. Artikel 7, lid 4 Voor het effectief en doelmatig leiden van een vergadering is het niet verstandig om “2 petten op te hebben”; voorzitten en tegelijk een inhoudelijke bijdrage leveren. Dat geeft rolconflicten. Daarom is gekozen voor een technisch voorzitter. Overigens heeft die wel een inhoudelijke inbreng, maar dan meer aan de voorkant bij het samenstellen van de agenda en voorbereiden van de agendapunten samen met de secretaris. Artikel 8, lid 1 De hoeveelheid vergaderingen is gebonden aan de producten in de P&C Planning. In ieder geval komt de commissie zes maal bijeen voor adviezen over de drie bestuursrapportages, de voorjaarsnota, de begroting en de jaarstukken.